PROCEDIMIENTO PARA SUMA ASEGURADA, AUXILIO DE SOBREVIVENCIA Y BENEFICIO POR MUERTE DEL PARTICIPANTE

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA SUMA ASEGURADA, AUXILIO DE SOBREVIVENCIA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Beneficiario (s) Entrega al Auxiliar de la *documentación que se describe a continuación: Para FF.AA, Fuerza Aérea, Naval y Bomberos: Certificado de defunción; Certificado de nacimiento del fallecido y de los beneficiarios; Fotocopia de Tarjeta de Identidad del fallecido y de los beneficiarios; Constancia del último sueldo; Informe de la unidad de origen sobre lo ocurrido en el fallecimiento del afiliado; Constancia del Ministerio Publico (muerte accidental) o constancia médica (muerte natural); Para Policía Nacional: Certificado de defunción; Certificado de nacimiento del fallecido y de los beneficiarios; Fotocopia de Tarjeta de Identidad del fallecido y de los beneficiarios; Constancia del último sueldo; Informe de la unidad de origen sobre lo ocurrido en el fallecimiento del afiliado; Constancia del Ministerio Público (muerte accidental) o constancia médica (muerte natural); Acuerdo de nombramiento; Acuerdo de cancelación por defunción. 2. Auxiliar de la *documentación, verifica los derechohabientes consignados en la respectiva póliza por el fallecido e informa a los mismos de los beneficios que tendrán derecho; realiza cálculos preliminares para información de los beneficiarios, considerando el salario básico mensual (de conformidad con lo establecido en la Ley del Instituto de Previsión Militar); entrega al beneficiario formulario de Solicitud de Otorgamiento de Prestaciones Sociales para que sea llenado por éste; 3. Beneficiario Recibe, llena, firma y devuelve formulario de Solicitud de Otorgamiento de Prestaciones Sociales; 4. Auxiliar de Recibe formulario debidamente llenado y lo adjunta *documentos de en el expediente del afiliado fallecido; Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 1

2 5. Auxiliar de 6. Trabajadora Social 7. Jefe del Depto. de Desarrollo Social 8. Jefe de la Div. de Prest. Eco. y Servicios Sociales 9. Auxiliar de 10. Auxiliar de 11. Auxiliar de 12. Jefe del Depto. de y Beneficios 13. Auxiliar de 14. Auxiliar de 15. Unidad de 16. Auxiliar de Conduce los beneficiarios al Departamento de Desarrollo Social para que sean entrevistados por la Trabajadora Social; Recibe los beneficiarios, recopila todos los datos necesarios, elabora, firma y remite informe socioeconómico al Jefe del Depto. de Desarrollo Social; Recibe, revisa, firma y remite informe socioeconómico al Jefe de la División de Prestaciones Económicas y Servicios Sociales; remite informe socioeconómico al Auxiliar de ; Recibe informe socioeconómico, realiza cálculos del beneficio; plasma los datos y valores en el formulario Pago de Prestaciones Auxilio de Sobrevivencia y ejecuta la distribución de conformidad con lo descrito en la póliza de seguro; Adjunta informe socioeconómico al expediente del fallecido; Remite formulario Pago de Prestaciones Auxilio de Sobrevivencia junto con expediente del fallecido al Jefe del Depto. de y Beneficios; Recibe, revisa, firma y devuelve formulario para Pago de Prestaciones Auxilio de Sobrevivencia expediente del fallecido al Auxiliar de ; Recibe y registra documentos en el libro de correspondencia; Remite formulario para Pago de Prestaciones Auxilio de Sobrevivencia copia del expediente a la Unidad de ; verifica que los datos y valores estén correctos en el formulario que contiene la orden de pago y que la *documentación que es requisito para este trámite este correcta; si no están correctos, anota observaciones y devuelve al Departamento de y Beneficio para las correcciones respectivas; Recibe documentos con observaciones y realiza las correcciones respectivas; (Continua en paso 14 del actual procedimiento). Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 2

3 17. Unidad de 18. Sección de 19. Sección de 20. Unidad de 21. Sección de 22. Unidad de 23. División de Finanzas e Inversiones Si los datos y valores en el formulario de pago están correctos, anota V B en el mismo y lo remite a la Sección de ; formulario de pago ; el Auxiliar de elabora cheque conforme el formulario de pago; El Jefe de la Sección de revisa los datos y valores en el cheque, anota V B en el mismo y lo remite a la Unidad de ; Recibe el cheque, registra en libro respectivo, revisa y verifica que los datos y valores en el cheque estén conforme los ; si no están correctos, anota observaciones y devuelve a la Sección de para la corrección respectiva; Recibe cheque observaciones y, elabora cheque conforme las observaciones; (Continua en paso 19 del actual procedimiento). Si los datos y valores están correctos en el cheque, anota V B en el mismo y lo remite a la División de Finanzas e Inversiones; Recibe, revisa, firma cheque y lo remite a la Gerencia para firma; 24. Gerencia Recibe cheque firmado y registra en libro respectivo; el Gerente revisa, firma cheque y lo devuelve a la Sección de ; 25. Sección de Recibe cheque debidamente firmado, lo clasifica y custodia temporalmente hasta que el beneficiario se presente a retirarlo; el Auxiliar de entrega cheque al beneficiario previa presentación de la Tarjeta de Identidad y solicita la firma de éste en el Voucher; 26. Beneficiario (s) Recibe el cheque previa presentación de Identificación y firma respectiva; 27. Sección de Remite Voucher original al Departamento de Contabilidad; Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 3

4 28. Depto. de Contabilidad Recibe Voucher del cheque pagado y respectivo; archiva. realiza el registro contable 29. Sección de 30. Depto. de y Beneficios Remite copia del cheque al Departamento de y Beneficios; Recibe copia del cheque pagado y archiva en el expediente respectivo. Actualizado Septiembre 2010 PROCESO PARA SUMA ASEGURADA, AUXILIO DE SOBREVIVENCIA Página 1 de 4 BENEFICIARIO Entrega documentos que son requisito* para tramitar el beneficio Recibe, llena, firma y devuelve formulario de Solicitud de Otorgamiento de Prestaciones Sociales AUXILIAR DE AFILIACIÓN los documentos Verifica los derechohabientes consignados en la póliza e informa a los mismos de los beneficios que tendrán derecho Realiza cálculos preliminares, considerando el salario básico mensual de conformidad con lo establecido en la Ley del IPM Entrega formulario de Solicitud de Otorgamiento de Prestaciones Sociales Recibe formulario debidamente llenado y adjunta al expediente del afiliado fallecido Conduce los beneficiarios al Depto. de Desarrollo Social para que sean entrevistados por la Trabajadora Social TRABAJADORA SOCIAL Recibe los beneficiario (s) y recopila todos los datos necesarios Elabora y firma informe socioeconómico y lo remite JEFE DEPTO. DESARROLLO SOCIAL remite informe socioeconómico A Para FF.AA, Fuerza Aérea, Naval y Bomberos: *DOCUMENTOS QUE SON REQUISITO: Certificado de defunción; Certificado de nacimiento; Fotocopia de Tarjeta de Identidad del Fallecido y de los beneficiarios ; Constancia del ultimo sueldo; Informe de la unidad de origen de lo ocurrido en el fallecimiento del afiliado ; Constancia del Ministerio Publico (muerte accidental) o constancia medica (muerte natural); Para Policía Nacional: Certificado de defunción; Certificado de nacimiento; Fotocopia de Tarjeta de Identidad del Fallecido y de los beneficiarios ; Constancia del ultimo sueldo; Informe de la unidad de origen de lo ocurrido en el fallecimiento del afiliado ; Constancia del Ministerio Publico (muerte accidental) o constancia medica (muerte natural); Acuerdo de nombramiento; Acuerdo de cancelación por defunción. Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 4

5 Actualizado Septiembre 2010 PROCESO PARA SUMA ASEGURADA, AUXILIO DE SOBREVIVENCIA Página 2 de 4 JEFE DEL DEPTO. DE AF. Y BENEF. Recibe, revisa, firma y devuelve formulario de pago expediente AUXILIAR DE AFILIACIÓN Recibe informe socioeconómico, plasma los datos y valores en el formulario de pago y ejecuta distribución conforme la póliza Adjunta informe socioeconómico en el expediente del afiliado fallecido Remite formulario de Pago de Prestaciones Auxilio de Sobrevivencia expediente del afiliado fallecido Recibe y registra documentos en el libro de correspondencia Remite formulario de Pago copia del expediente del afiliado fallecido Recibe documentos con observaciones y realiza las correcciones respectivas UNIDAD DE CONTROL INTERNO verifica que los datos y valores estén correctos en el formulario y que la doc. para este tramite este correcta Datos y valores correctos? No Anota observaciones en doc. y devuelve para las correcciones respectiva Si B JEFE DEPTO. DESARROLLO SOCIAL A JEFE DIV. PREST. ECON. Y SOCIALES remite informe socioeconómico Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 5

6 Actualizado Septiembre 2010 PROCESO PARA SUMA ASEGURADA, AUXILIO DE SOBREVIVENCIA Página 3 de 4 GERENCIA IPM Recibe, revisa, firma cheque y lo remite C AUXILIAR DE AFILIACIÓN Si UNIDAD DE CONTROL INTERNO B Anota V B en el formulario y lo remite verifica que los datos y valores en cheque estén Datos y valores correctos en el cheque? No Anota observaciones en documentos y devuelve para las correcciones respectivas Anota V B en el cheque y remite DIVISIÓN DE FINANZAS E INVERSIONES Recibe, revisa, firma cheque y lo remite SECCIÓN DE CAJA formulario de Pago, el Aux. de elabora cheque El Jefe de la Sección de revisa datos y valores en cheque, anota V B en el mismo y remite doc. de cheque documentos* y elabora cheque conforme observaciones Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 6

7 Actualizado Septiembre 2010 PROCESO PARA SUMA ASEGURADA, AUXILIO DE SOBREVIVENCIA GERENCIA IPM C DEPTO. DE AFILIACIÓN Y BENEFICIOS Recibe y archiva DEPTO. DE CONTABILIDAD Recibe copia del cheque, realiza el registro contable respectivo Archiva copia del cheque Adjunta Voucher en los SECCIÓN DE CAJA Recibe cheque debidamente firmado, lo clasifica y custodia temporalmente hasta que el beneficiario lo reclame Remite copia del cheque Tarjeta de Identidad, solicita la firma del beneficiario en Voucher y le entrega cheque Remite Remite Voucher del cheque BEFECIARIO Se presenta a reclamar cheque, presentando la Tarjeta de Identidad Recibe cheque Elaborado por la Unidad Técnica de Organización y Métodos Página 7