PLAN ESTRATEGICO

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1 FONDO NACIONAL DE BECAS PLAN ESTRATEGICO AUDITORIA INTERNA

2 PRESENTACION Consciente de que el proceso de Auditoría Interna es fundamental para la fiscalización independiente y objetiva del marco normativo, de la eficiencia de los controles internos y del manejo de los recursos; la Auditoría Interna se complace en presentar el Plan Estratégico , con la finalidad de contar con un instrumento que oriente su accionar, hacia las necesidades de fiscalización y asesoría que requiere el Fondo Nacional de Becas. El Plan Estratégico es la base para un efectivo control y aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios que brinda, para coadyuvar en la gestión del riesgo, y el fortalecimiento de los controles institucionales, con el fin de lograr la Misión y Visión definidas, y contribuir a la consecución de los objetivos que le corresponde cumplir al FONABE en el desarrollo económico y social del país. Roxana Rodríguez De La Peña.. 2

3 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCION 4 II. MARCO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Misión y Visión del Fondo Nacional de Becas Valores del Fondo Nacional de Becas 5 III. SOBRE LA AUDITORIA INTERNA Base Legal Misión Visión Estructura Orgánica Compromisos Valores 8 IV. SITUACIÓN ACTUAL Análisis del entorno Factores de riesgo inherente 10 V. UNIVERSO AUDITABLE: 11 VI. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: 12 VII. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO 16 VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 17 3

4 Plan Estratégico de la Auditoría Interna I. INTRODUCCION La auditoría interna es una actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones, contribuyendo con el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, aportando un enfoque sistemático y profesional; que le permite evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, al proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca, titulares subordinados y el resto de la administración se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas, lo anterior de conformidad con lo que establece el artículo 21 de la Ley General de Control Interno N La labor de la Auditoría Interna del Fondo Nacional de Becas ( FONABE ), está inspirada en los principios de responsabilidad, honestidad y de rendición de cuentas que deben prevalecer en la función pública. Los procesos ejercidos por la Auditoría Interna, son parte fundamental del control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública y deben estar orientados a garantizar la efectividad del manejo de los fondos públicos y a colaborar en la reducción de los riesgos institucionales. En la formulación de este plan se consideró como herramienta de gestión estratégica el Cuadro de Mando Integral (CMI). 4

5 II. MARCO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Ajustar información de auerdo a la nueva aprobación de junta directiva 2.1. Misión y Visión del Fondo Nacional de Becas De acuerdo con el Plan Operativo Institucional 2010, la Misión y Visión del FONABE se define de la siguiente forma: MISION: FONABE es el órgano de máxima desconcentración, con personería jurídica instrumental y adscrito al Ministerio de Educación Pública, que busca la cristalización de sueños y proyectos de vida de estudiantes de escasos recursos económicos, concediéndoles becas que les permitan realizar o continuar con sus estudios. VISION: Ser una Institución con fuerza integradora, comprometida, consolidada, que busca edificar sueños y proyectos que contribuyan a reducir la pobreza y las desigualdades sociales por medio del acceso a la educación Valores del Fondo Nacional de Becas Eficiencia: La eficiencia es el aplauso que recibimos por ocuparnos de nuestros usuarios y por crear un ambiente motivador para nuestros funcionarios. Enfoque sincero al usuario: No solo escuchamos y respondemos a los usuarios, sino que nos obsesiona la idea de dar un paso extra para hacerlos felices. Energía Positiva: Trabajamos con energía e intensidad positiva, detestamos la burocracia y todo el esfuerzo sin sentido que ésta genera. 5

6 Confianza en los funcionarios: Creemos en los funcionarios, confiamos en sus buenas intenciones, incentivamos las ideas de todos y desarrollamos activamente una fuerza laboral con diversos estilos y antecedentes. Reconocimiento, entrenamiento y Apoyo: Encontramos razones para celebrar los logros de los demás y nos divierte hacerlo. Nos entrenamos y apoyamos mutuamente. Excelencia: Superamos los resultados anteriores mejorando e innovando continuamente, en un continuo e intenso seguimiento. III. SOBRE LA AUDITORIA INTERNA 3.1 Base Legal La organización y funcionamiento de la Auditoría Interna se establece en el capítulo IV de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, publicada en la Gaceta N 169 de 04 de setiembre del Asimismo, le son aplicables las regulaciones para las auditorías internas del sector público contenidas en la Ley Nº 7428 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República", publicada en la Gaceta Nº 210 del 4 de noviembre de 1994 y en la Ley 8422, Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, publicada en La Gaceta N 212 del 29 de octubre del Misión Brindar un servicio de fiscalización y asesoría por medio de un enfoque integral y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección proporcionando en forma oportuna recomendaciones, asesorías o advertencias, que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos y la misión 6

7 del FONABE en el desarrollo económico y social del país, y dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y demás funcionarios en su labor pública se ejecuta conforme con el marco legal y técnico, y a las sanas prácticas administrativas. 3.3 Visión Su visión es conformar una auditoría interna con recursos humanos y materiales de excelencia, consolidada en su papel de asesoría y fiscalización; que propicie la generación de servicios con altos estándares de calidad y productividad; agregando valor a las actividades desarrolladas por FONABE. 3.4 Estructura Orgánica La auditoría interna es una sola unidad funcional por lo que ejerce en forma integrada las funciones que fija el marco legal existente. Para su cumplimiento, se utiliza la normativa emitida por la Contraloría General de la República, y por otras instancias técnicas así como políticas y procedimientos internos que le permiten guiar en forma profesional la labor. 3.5 Compromisos Velar por la eficiencia y el uso adecuado de los recursos de la Institución Promover que se dé una cultura de control y de ética en FONABE Actuar con responsabilidad y objetividad patrimonio institucional. 7 frente a quienes atenten contra el

8 Investigar y denunciar actos indebidos así como desviaciones en el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normativas. 3.6 Valores LEALTAD: actitud fundamental que se manifiesta en la identificación con la misión y la visión institucional, el esfuerzo realizado para lograrlas y la responsabilidad que nos compete. HONESTIDAD: accionar que nos motiva a realizar nuestro trabajo con integridad, diligencia y responsabilidad; con observancia de las normas legales, éticas y morales que rigen la profesión, inspirando y transmitiendo confianza hacia los demás al momento de emitir nuestro juicio. ESPÍRITU DE SERVICIO: asumimos una actitud permanente de colaboración hacia lo interno y externo de nuestra institución. 8

9 IV. SITUACIÓN ACTUAL 4.1. Análisis del entorno FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS Interés del Jerarca por fortalecer la fiscalización Ambiente laboral positivo Experiencia profesional Marco legal que fortalece el desempeño de la gestión Disposición a capacitación y actualización profesional Recursos financieros, materiales y humanos asignados Necesidad de elaborar reglamentos, manuales y procedimientos de trabajo Necesidad de aumentar el recurso humano Unidad de reciente creación Normativa compleja que requiere de análisis Necesidad de capacitación y actualización profesional en diferentes materias Necesidad de documentar algunos procedimientos Respaldo técnico y asesoría que brinda la C.G.R. Coordinación permanente con el Área de Fiscalización de la Contraloría General de la República Implantación de las Normas técnicas para la gestión y control de tecnologías de información, facilita la función de auditoría Implantación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), Decreto H., facilita la función de auditoría Eventos de capacitación de actualización permanente Marco legal actual que obliga a la Administración activa a vincularse a las actividades y procesos de fiscalización Distorsiones que se dan del concepto de fiscalización y del papel de las auditorías Partiendo de su función asesora, el riesgo de involucrarse en posiciones de coadministración Avances tecnológicos institucionales requieren mayor capacidad técnica del personal de la Auditoría Los sistemas de control interno no están completos ni integrados, y proceso lento en la implementación SEVRI Limitaciones presupuestarias Eventos de capacitación que no cumplen las expectativas trazadas 9

10 4.2. Factores de riesgo inherente El riesgo inherente se da cuando no se puede evitar que un error material suceda debido a que no existen controles compensatorios relacionados que se puedan establecer. Así las cosas se puede decir que los riesgos a los que se estaría expuesto son los siguientes: Cobertura institucional: es el riesgo de no lograr la cobertura institucional en forma permanente, es un riesgo que se origina en el escaso recurso humano del que dispone esta Auditoría y en las debilidades y amenazas expuestas en el punto anterior. Oportunidad de los informes: es el riesgo que se origina por la probabilidad de que existan factores y externos que afecten la prioridad de los estudios y el tiempo de desarrollo, entre los que podemos citar: disponibilidad de recursos, actualización profesional, la cultura de control, el acceso a la información y el de no disponer de un Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI),lo cual constituye una limitación a la función y consecuentemente, podría limitar la asesoría oportuna a la Administración para el logro de los objetivos institucionales. Aceptación e implantación de las recomendaciones: para que la Auditoría Interna agregue valor, es necesario que las recomendaciones de ésta no sólo sean aceptadas, sino que sean implantadas, con la finalidad de que el resultado de la fiscalización que se ejerce, constituya mejoras en el sistema de control, la gestión del riesgo, y los procesos de dirección. 10

11 V. UNIVERSO AUDITABLE: La estructura organizativa del FONABE se compone de la siguiente forma: Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Auditoría Interna, Asesoría Legal, Unidad de Planificación, Proveeduría Institucional, Dirección Administrativo Financiera, Dirección de Desarrollo Tecnológico, Dirección de Gestión de Becas. Para definir la valoración de riesgos se tomó como parámetro la labor sustantiva de la institución y se consideró como punto medular el proceso que se sigue para la gestión y asignación de becas y con ello los procesos asociados al mismo. De forma tal que se considera que para la planificación y ejecución de los estudios de auditoría es necesaria efectuarlo de forma integral involucrando la Dirección Administrativo Financiero y la Dirección de Desarrollo Tecnológico. En virtud de lo anterior los objetivos estratégicos están orientados, entre otras cosas, a controlar, evaluar y fiscalizar los procesos de dirección de FONABE. 11

12 VI. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: 1. Evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección del FONABE proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de la correcta utilización de los recursos asignados. Indicador de gestión objetivo 1: Mide Cantidad de informes de auditoría emitidos/cantidad de informes planeados: 3(2010)-5(2011)-5(2012)-5(2013) ESTRATEGIA LINEAS DE ACCIÓN META RESPONSABLE 1.1. Realizar estudios que permitan evaluar en forma permanente y oportuna el sistema de control interno de FONABE Evaluación del control interno institucional Evaluación y verificación de los controles relativos en el proceso de asignación de becas 5 Informe de auditoría cada año Evaluación de los controles existentes en los sistemas de información Evaluar la razonabilidad de la información que muestran los estados financieros y de ejecución presupuestaria. 12

13 Objetivo Estratégico: 2. Estructurar una organización adecuada con procesos de actualización permanente, que le permita mejorar la labor fiscalizadora Indicador de gestión objetivo 2: Mide las Actividades Ejecutadas/Actividades Planeadas ESTRATEGIA 2.1. Ajustar la Organización funcional de la Auditoría Interna 2.2. Promover la asignación de personal suficiente en cantidad y calidad para la Auditoría Interna 2.3. Divulgación sobre la función de la Auditoría Interna del FONABE como LINEAS DE ACCIÓN 1.1. Elaboración del Reglamento de organización y funciones de la Auditoría Interna de FONABE, así como los manuales, procedimientos, directrices y otros que le permitan normar la gestión de acuerdo con las necesidades institucionales y la normativa vigente Realizar un estudio de necesidades y propuesta a la Junta Directiva para la asignación de plazas a la Auditoría Interna Efectuar una actividad anual de divulgación 13 META Reglamento de Organización y Funcionamiento Manual de Organización y Funciones Manual de atención de informes Manual para la atención de denuncias Manual para la legalización de libros Estudio técnico sobre los recursos humanos requeridos para atender universo fiscalizable 1 Actividad de divulgación. por año : RESPONSABLE

14 parte del Sistema de Control Interno institucional Mantenimiento de un plan de capacitación acorde a las necesidades utilizando la tecnología de información del FONABE Elaborar el Plan de Capacitación y velar por su ejecución Plan de capacitación de la Auditoría Interna actualizado Objetivo Estratégico: 3. Fortalecer la gestión institucional manteniendo e incentivando la confianza de la administración activa en la función fiscalizadora Indicador de gestión objetivo 3: Mide Cantidad de recomendaciones aceptadas/cantidad de recomendaciones emitidas (%) Mide Cantidad de asesorías atendidas / Cantidad de asesorías solicitadas (%) Mide cantidad de autorización de libros/ Cantidad de solicitudes recibidas (%) ESTRATEGIA LINEAS DE ACCIÓN META RESPONSABLE 3.1..Advertencia a la Junta Directiva, al Director Ejecutivo y a los titulares subordinados sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de Emitir advertencias a la Administración Activa cuando las situaciones sean de conocimiento de la Auditoria. 14

15 conocimiento de la Auditoría Interna Asesoramiento en materia de competencia al Junta Directiva, al Director Ejecutivo y a los titulares subordinados 3.3. Autorización mediante razón de apertura, los libros de contabilidad, de actas, apertura de ofertas y otros libros necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno Fiscalización del estado las recomendaciones de la Auditoría Interna y de las disposiciones de la Contraloría General de la República cuando sea requerido, para asegurar que hayan sido efectivamente implantadas o que el jerarca ha aceptado el riesgo de no tomar acción, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes Emitir asesorías verbales o escritas en materia de su competencia al jerarca Legalización de libros Atender 100% asesorías solicitadas Atender 100% solicitudes legalización de libros Un informe anual del estado de recomendaciones y disposiciones 15

16 Objetivo Estratégico: 4. Evaluar el sistema de valoración de riesgos implantado por la administración, su seguimiento y las medidas adoptadas para minimizarlos Indicador de gestión objetivo 4: Mide Cantidad de informes de auditoría emitidos/cantidad de informes planeados: ESTRATEGIA LINEAS DE ACCIÓN META RESPONSABLE 4.1 Fiscalizar las acciones que desarrolla la administración en la valoración de riesgos Realizar estudios de auditoría o estudios especiales, considerando el resultado de la valoración del riesgo, las áreas medulares y obligaciones reglamentarias, técnicas legales, Orientar recursos de auditoría hacia áreas sensibles de la Institución que presenten riesgos significativos VII. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO Los factores críticos de éxito que harán posible el cumplimiento de los objetivos definidos en este Plan Estratégico son los siguientes: Administración Activa identificada con el control: Ley General de Control Interno y Manual de Normas Generales de Control Interno Implantación de las Normas técnicas para la gestión y control de tecnologías de información 16

17 Implantación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) Implantación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI) Implantación efectiva de recomendaciones y disposiciones de los órganos de fiscalización y control. Recursos Humano asignado para la Auditoría Interna VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Ley N 8292 Ley General de Control Interno publicada en La Gaceta N 169 del 04 de setiembre del Ley N 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, publicada en La Gaceta N 212 del 29 de octubre del 2004, y su reglamento Decreto N MP-J publicado en el Alcance N 11 de la Gaceta N 82 del 29 de abril del Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de Auditor y Auditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos, publicados en la Gaceta No. 236, del 08 de diciembre del 2006 Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización (M CO- DDCI) publicado en La Gaceta N 107 del 05 de junio del Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, R-CO , publicada en la Gaceta 119 del 21 de junio del

18 Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público M CO-DDI, emitido por la Contraloría General de la República, publicado en La Gaceta No. 246 del 16 de diciembre del 2004 Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público M CO- DFOE, emitido por la Contraloría General de la República, publicado en La Gaceta No. 236 del 18 de diciembre del Plan Operativo Institucional FONABE y Presupuesto Ordinario 2010, setiembre

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