TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO DE INDUCCION, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO: Definir y atender los criterios y las actividades necesarias para la inducción y/o entrenamiento y capacitación del personal de nuevo ingreso a Fundación Caminos IPS. 2. ALCANCE: Para todo el personal vinculado a fundación caminos IPS y nuevo personal de ingreso 3. DEFINICIONES: Inducción : Actividad que permite dar a conocer al nuevo funcionario la filosofía de la institución, su organización y estructura Entrenamiento: Adiestramiento y preparación que se realiza para aprender o perfeccionar las tareas o funciones propias del cargo asignado. Esta actividad la realiza el jede inmediato o delegado. Capacitación: Actualización o mejoramiento de conocimiento que se obtiene mediante recursos teóricos prácticos relacionados en el área específica. 4. ACTIVIDADS ACTIVIDAD N DESCRIPCION RESPONSABLE RESULTADOS 1. Brindar Información corporativa (Misión, Visión, Coordinador Inducción inducción al Objetivos, valores, breve reseña administrativo/dueñ personal. historia, estructura del plan estratégico, os de Proceso. derechos y deberes y código de ética), realizado por el coordinador administrativo. Entregando al empleado catálogo con la reseña histórica, valores, misión visión, reglamento interno, manual de funciones, política y objetivo de calidad, código de ética y derechos y deberes Realiza la inducción al personal del sistema de gestión de calidad de la empresa, objetivos, política de calidad, indicadores de gestión, procedimientos, instructivos, formatos, guías y demás documentos del sistema de gestión, esta información la brinda el dueño de proceso al que pertenece el funcionario. El jefe inmediato realiza la inducción de las actividades operativas. Del proceso de inducción se debe dejar

2 Página 2 de 6 2. Brindar entrenamiento al personal. 3. Programar capacitacione s. evidencia en el formato correspondiente. Se utiliza como referencia la guía de inducción en el que se describen cada uno de los cargos, el programa que se debe recibir de inducción y los funcionarios de la organización que deben proporcionarlo. Los formatos resultantes de la inducción se archivan en cada una de las hojas de vida del nuevo empleado. El entrenamiento al personal se realiza en un periodo de 15 días, en el cual el funcionario recibe acompañamiento para realiza las actividades administrativas, operativas y/o asistenciales por jefe inmediato o la persona que este delegue para tal fin. Es necesario que el funcionario que realiza el entrenamiento deje evidencie del seguimiento en el formato establecido y emita un concepto del nuevo empleado, la información se entrega al coordinador administrativo para tomar las decisiones pertinentes. Para las capacitaciones de los empleados es necesario consolidar en el cronograma de capacitación del personal el formato correspondiente. La información pertinente para su realización: Definir perfiles de cargo, teniendo en cuenta la educación, habilidades conductuales, físicas e intelectuales y experiencia. Esta actividad la realiza el coordinador administrativo. Todos los dueños de proceso socializan en el comité de calidad las necesidades de capacitación, y se deben consolidar en el formato establecido durante el primer mes de cada año, según el perfil del cargo para las personas que tengan bajo su custodia. Salen necesidades de formación de Dueños de Procesos. psicólogo Entrenamient o de personal Capacitaciones

3 Página 3 de 6 4. Publicar cronograma. pruebas psicotécnicas, auditorías internas, comparación de perfiles reales con ideales, acciones correctivas o preventivas en reuniones de comité de calidad, resultados de indicadores de gestión y otros. El cronograma de capacitaciones se realiza anualmente y cada trimestre se evalúa modificaciones. En caso de que se presente alguna formación fuera de la empresa que no se encuentre contemplada en el cronograma de capacitaciones el empleado debe enviar la invitación o información del evento al coordinador administrativo, si la formación tiene algún costo y la empresa autoriza la asistencia, se realizan todos los registros correspondientes tramitando el pago con la coordinador administrativo. Una vez el empleado haya asistido a la formación debe presentar certificado ante el coordinador administrativo y este debe archivarse en su hoja de vida. El coordinador administrativo debe consolidar el cronograma de capacitaciones. Psicólogo publica los cronogramas de capacitación al finalizar el mes de enero u junio de cada año, e informa al personal el día, hora, lugar y duración, con una semana de anticipación para su asistencia. Haciendo seguimiento periódico al cronograma, para velar por su cumplimiento. Se selecciona la persona capacitadora que puede ser un funcionario de fundación caminos IPS. Siempre que se presenten capacitaciones no programadas pero requeridas se deben incluir al cronograma correspondiente. Psicólogo Cronograma de capacitaciones 5. Tramitar desembolsos. Tramitar el desembolso con el coordinador administrativo el Coordinador administrativo. Desembolso

4 Página 4 de 6 funcionario que recibirá la capacitación debe entregar una cotización de gastos que se incurren en el proceso (viáticos) y el costo de la capacitación, para llevar a cabo la programación de las capacitaciones, y hacer los anticipos necesarios a los asistentes y/o ponentes en caso de requerirse. Las capacitaciones se tramitan a través de una orden de servicio aprobada y liquidada por el coordinador administrativo. 6. Evaluar la eficacia de capacitacione s. Al ser aprobadas las cotizaciones, se realiza una orden de servicio en hoja membreteada, la cual servirá como soporte al proveedor para su facturación. Esta debe ser aprobada y enviada con anticipación, a establecimientos como hoteles, clubes, entre otros. Siempre que se realicen capacitaciones se diligencia el formato de asistencia para inducción y capacitación. El jefe inmediato y/o quien solicite la capacitación debe realizar una lista de chequeo para verificar la eficacia de la capacitación, un mes posterior a la capacitación, definiendo criterios de eficacia para cada uno de los casos, con el fin de garantizar el aprendizaje y que el funcionario aplique de acuerdo al tema propuesto las actividades aprendidas durante la capacitación. Dueños de procesos. Formato eficacia de capacitaciones Se analizan cada uno de los casos de las personas que no cumplan con la eficacia y se toman las acciones pertinentes entre el jefe inmediato, el coordinador administrativo y el psicólogo, tales como: reprogramar capacitaciones, acompañamientos, llamados de atención, manuales o instructivos de trabajo y otros.

5 Página 5 de 6 Cuando los resultados no cumplen con los esperados, se realiza un plan de acción para afianzar el aprendizaje. Todas las capacitaciones deben evaluarse teniendo en cuenta el formato evaluación para capacitación, donde las personas capacitadas emitan su concepto con relación a la capacitación. Para esto se toma una muestra de los funcionarios para la realización de los cuestionarios y/o informes correspondientes. Teniendo en cuenta el tipo de capacitación se realiza un cuestionario de tipo teórico o practico. Para el caso de capacitaciones especializadas o técnicas que un funcionario solicite para el efectivo desarrollo del cargo, este ha debido entregar previamente al Dueño de proceso, el esquema con el cual se verifica la eficacia de la capacitación que requirió estableciendo metas u objetivos de cumplimiento, con esta información el hace el seguimiento a su cumplimiento, y debe quedar registrado en un informe o lista de chequeo. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS CODIGO NOMBRE F06-05 Formato eficacia de capacitaciones F06-02 Cronograma de capacitaciones F06-03 Asistencia a capacitaciones F06-07 Formato de evaluación de competencia F06-09 Formato guía de inducción F06-17 Formato perfil del cargo

6 Página 6 de 6 6. MATERIALES Equipo de cómputo, software, formatos, procedimientos. 7. CONTROL DE CAMBIOS CAMBIO N DESCRIPCION CAMBIO ELABORA APRUEBA 01 Creación del documento según el nuevo esquema de procedimiento. No se tenía establecido un procedimiento de entrenamiento y capacitaciones Se anexa dentro de los documentos a entregar al aspirante del cargo, el código de ética y derechos y deberes Dra. Milena Fonseca Dra. Milena Fonseca Ernesto Martínez Ernesto Martínez. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: MILENA FONSECA IVONNET PULIDO ERNESTO MARTINEZ PSICOLOGA ASESORA DE CALIDADA COORD. ADMINISTRATIVO