RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL TALENTO HUMANO CONTROL DE CAMBIOS: DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

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1 Página 1 de 15 CONTROL DE CAMBIOS: VERSIÓN Y FECHA VIGENCIA 01 Se crea documento DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN /05/ /04/ /05/ /11/ /06/ /10/ /03/13 Se modifica cargo de responsable de aplicación por Coordinadora de Talento Modificación Numeral 4: Se adicionan definiciones de Entrenamiento y Re-entrenamiento. Modificación Numeral 5.1: Se adicionan parámetros para reclutamiento mixto; y se crea formato para consignar los resultados del reclutamiento de personal. Modificación Numeral 5.2: Se diferencian los parámetros para la selección de personal dependiendo del tipo de reclutamiento utilizado; se crean formatos para consignar los resultados de la selección de personal Adición de parámetros para realizar el entrenamiento y el re-entrenamiento del personal en los numerales 5.5 y 5.6 Se adiciona en numeral 5.1. Reclutamiento interno: se publica la vacante en cartelera institucional durante una semana. Reclutamiento externo: se publica la vacante en cartelera institucional o página web durante una semana. Se adiciona en numeral 5.2. Selección por reclutamiento interno: aprobación de la selección en caso de no cumplir con todo el perfil. Selección por reclutamiento mixto: aplicación de pruebas técnicas y de conocimiento. Se modifica en numeral 5.3 la forma de evaluar el periodo de prueba del empleado Se reemplaza durante todo el procedimiento la palabra funcionarios por empleados Numeral 5.3 se modifica la metodología para la programación de la inducción del nuevo empleado Numeral 5.7 se modifica que los registros de la capacitación interna se consignan en el formato FO13 Lista de asistencia Numeral 5.7 se adiciona que las capacitaciones realizadas por personas externas a la cooperativa, deben presentar certificados que acrediten la competencia en el tema a capacitar. Se adiciona que todas las capacitaciones deben ser programadas en conjunto con el área de talento humano Se modifica el código del procedimiento cambia de PR23 a TH-PR002 Se modifican los códigos de los documentos referencia de acuerdo a nueva codificación Se modifican los códigos de los formatos que hace referencia este documento: FO76 por TH-FO011; FO62 por TH- FO010; FO77 por THFO012; FO13 por TH-FO001; FO125 por TH-FO019; FO126 porth-fo020; FO60 por TH-FO009 Se realizan ajustes en la selección por reclutamiento interno, mixto y externo. Se modifican parámetros de selección Se realizan ajustes en la inducción y entrenamiento Se adiciona anexo de calificación de criterios para cumplimiento de perfil durante la selección Numeral 5.3 se adiciona nota aclaratoria que para el caso de los coordinadores no se realiza entrenamiento debido a la naturaleza de su cargo. Numeral 5.1 se eliminan los criterios del reclutamiento mixto. Se adiciona nota aclaratoria sobre la realización de convocatoria para los reclutamientos externos. Numeral 5.2 Se eliminan criterios de selección mixta. Se modifican criterios y calificación del anexo 1 en cuanto a formación y competencias. Se cambia durante todo el procedimiento la palabra personal por talento humano Numeral 5.2. Para la selección por reclutamiento externo, se elimina la aplicación de pruebas de conocimiento. Numeral 5.2. Se adiciona nota aclaratoria sobre la aplicación de las pruebas psicotécnicas Numeral 5.3. Se elimina la evaluación de los conocimientos impartidos al empleado y la retroalimentación de las falencias detectadas, durante la inducción. Numeral 5.3. Se adiciona nota aclaratoria para el periodo de prueba de los empleados vinculados con contrato a término fijo. Numeral 5.7 Se realizan ajustes a las capacitaciones internas y externas. Revisó Aprobó Nombre: Alexandra María Arcila S. Cargo: Fecha: Nombre: Miguel Ángel Rendón Cargo: Gerente Fecha:

2 Página 2 de OBJETO Establecer el procedimiento para realizar el reclutamiento, selección, inducción, reinducción, entrenamiento, re-entrenamiento y capacitación, que permita mantener o incrementar las competencias en el empleado, con miras a alcanzar la visión, la misión de la empresa y por ende el desarrollo personal y corporativo. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a todo el talento humano que labora en la cooperativa y cubre desde el momento que se genera la vacante, hasta que se detectan necesidades de capacitación de los empleados. El establecimiento y adecuación de los procesos de reclutamiento, selección, inducción, reinducción, entrenamiento, re-entrenamiento y capacitación es responsabilidad del Gerente y la Coordinadora de Talento, involucrando todos los procesos de la Cooperativa. 3. REFERENCIAS TH-PR003 Evaluación del desempeño del personal 4. DEFINICIONES 4.1 RECLUTAMIENTO DEL : Actividades desarrolladas en el momento de presentarse una vacante en la Cooperativa, con el fin de seleccionar a los empleados que cumplan con los requisitos establecidos para el cargo.

3 Página 3 de SELECCIÓN DEL : Secuencia de actividades que describen los pasos necesarios para realizar la consecución del talento humano idóneo para la organización 4.3 INDUCCIÓN: Pasos a seguir en el momento de involucrar al talento humano a una vacante, con el fin de brindar conocimiento de la cultura organizacional y un empalme inicial con el cargo a ejercer. 4.4 REINDUCCIÓN: Actividad periódica cuyo fin es direccionar los objetivos organizacionales e involucrar al talento humano con las metas establecidas para el período. 4.5 ENTRENAMIENTO: Actividades de enseñanza aprendizaje que permite al empleado adquirir y/o desarrollar conocimientos, destrezas y actitudes con el fin de que logre un eficiente desempeño en su puesto de trabajo al momento de ingresar a la Cooperativa. 4.6 RE-ENTRENAMIENTO: Actividades de enseñanza aprendizaje que permite al empleado mejorar su desempeño en el puesto de trabajo, luego de un determinado tiempo de haber ingresado a la Cooperativa. 4.7 CAPACITACIÓN: Acciones tendientes a elevar el nivel de desempeño y el desarrollo de competencias personales tanto a nivel laboral como personal. 4.8 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Metodología implementada para determinar el rendimiento, capacidad, comportamiento de los empleados, conocer y destacar los de mejor desempeño, y tomar medidas de seguimiento, capacitación y reentrenamiento para los de rendimiento mas bajo.

4 Página 4 de DESARROLLO En COODESURIS, la Política de Talento está basada en la consecución y permanencia del talento humano que cumpla con los lineamientos definidos por la organización, personas idóneas en cuanto a comportamiento y desempeño de sus funciones que colaboren con la satisfacción de las necesidades y expectativas de las entidades asociadas en cuanto al suministro de insumos hospitalarios y servicios de alta calidad. 5.1 RECLUTAMIENTO DEL Las actividades de reclutamiento tienen su origen en el momento de presentarse una vacante, ya sea generada por aumento de la capacidad, reemplazo (terminación contrato y/o incapacidades), creación y estructuración de cargos. El reclutamiento puede darse de diferentes formas: - Reclutamiento interno: La Coordinadora de Talento, verifica si dentro de la Cooperativa existen personas con el perfil requerido por el cargo; si existe se les comunica la oportunidad de participar en concurso (puede ser por escrito, telefónica o personalmente). Nota: Si existe solo un candidato y esta persona cumple con los requisitos de la organización se iniciará el proceso de selección; si no existen candidatos o los existentes no cumplen con los requisitos exigidos se recurre a reclutamiento externo).

5 Página 5 de 15 - Reclutamiento externo: La Coordinadora de Talento ó la empresa que lleva a cabo el proceso de selección; realizan convocatorias a través de contactos con universidades, centros educativos, avisos en diarios y/o otros medios informativos. Nota: A discreción de la gerencia se definirá si se hace o no la convocatoria. Posteriormente se realiza revisión de las hojas de vida recepcionadas y selecciona cuales personas serán citadas para iniciar el proceso de selección. Los resultados del reclutamiento se deben consignar en el formato TH-FO011 Reclutamiento de personal 5.2 SELECCIÓN DEL Selección por reclutamiento interno: En caso de que las personas seleccionadas para cubrir la vacante correspondan a empleados internos de la Cooperativa se inicia el proceso verificando el cumplimiento del perfil (ver anexo 1), el desempeño histórico, aplicando pruebas psicotécnicas, y evaluando los candidatos bajo los siguientes requisitos: CRITERIO Cumplimiento de perfil Cargos de nivel ejecutivo Cargos de nivel de apoyo Cargos de nivel operativo 60% 50% 40% Educación 30% 30% 30% Formación 30% 30% 30% Habilidades 20% 20% 20% Experiencia 20% 20% 20% Histórico de Desempeño 40% 50% 60%

6 Página 6 de 15 Luego de obtener una calificación definitiva (debe ser superior o igual a 3.5) y la aprobación de Gerencia, se le informa al empleado su cambio de cargo. En caso de no cumplimiento de todo el perfil, el Gerente puede aprobar la contratación al analizar el costo beneficio que representa la antigüedad y la experiencia del empleado en la cooperativa. Luego de obtener una calificación definitiva de acuerdo a los siguientes criterios, se toma la decisión de la persona a contratar: CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN 5.0 a 4.0 Candidato competente para el cargo 3.9 a 3.0 Candidato aún no competente para el cargo, pero puede ser tenido en cuenta en próximas selecciones 2.9 a 0 Candidato no competente para el cargo Los resultados de esta selección, se consignan en el formato TH-FO010 Selección por reclutamiento interno; en caso de detectar falencias del candidato durante el proceso, se consignan en el campo de Observaciones aclarando el tiempo en el cual se realizará seguimiento. Selección por reclutamiento externo: Se citan las personas seleccionadas para iniciar el proceso; se verifica el cumplimiento del perfil (ver anexo 1); se aplican pruebas psicotécnicas; y se evalúan los candidatos bajo los siguientes requisitos:

7 Página 7 de 15 CRITERIO % DE CUMPLIMIENTO Cumplimiento de perfil 100% Educación 40% Formación 30% Habilidades 15% Experiencia 15% Los candidatos que superan las pruebas psicotécnicas, son enviados a entrevista con el coordinador del área y/o quién será su jefe inmediato. NOTA: Dependiendo del grado de responsabilidad del cargo, la gerencia definirá si se aplican pruebas psicotécnicas, en este caso el proceso de selección se registra en el formato establecido sin evaluar las habilidades en el cumplimiento del perfil; y durante el periodo de prueba se evalúa el desempeño de la persona.. Luego de obtener una calificación definitiva de acuerdo a los siguientes criterios, se toma la decisión de la persona a contratar: CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN 5.0 a 4.0 Candidato competente para el cargo 3.9 a 3.0 Candidato aún no competente para el cargo, pero puede ser tenido en cuenta en próximas selecciones 2.9 a 0 Candidato no competente para el cargo Los resultados de esta selección se deben consignar en el formato TH-FO012 Selección por reclutamiento externo. En el momento que se seleccione un candidato la coordinadora de talento humano llama a este para verificar su aceptación y la empresa que lleva a cabo el

8 Página 8 de 15 proceso de selección se encarga de notificar a los demás candidatos la decisión tomada. Si el candidato seleccionado no acepta, se contacta el segundo siempre y cuando cumpla con el perfil requerido, o se inicia nuevamente el proceso de selección. 5.3 INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL Una vez seleccionado el empleado que ingresa a la Cooperativa, la Coordinadora de Talento, debe informar a la Asistente de Talento para la elaboración del contrato y las afiliaciones que la legislación laboral exige Se programa la presentación del nuevo empleado realizando recorrido por la sede principal y se le informa el horario de inducción (esta actividad se programa máximo para tres días). Los registros de la inducción deben quedar consignados en el formato TH-FO001 Lista de asistencia y estos se guardan en la hoja de vida del empleado. Se comunica al empleado que el proceso de entrenamiento tiene una duración de dos semanas y que se realiza en acompañamiento del empleado que designe el coordinador del área correspondiente. El registro de este entrenamiento se realiza en los formatos TH-FO019 Lista de chequeo entrenamiento Regentes, Jefes y Auxiliares de Farmacia, TH-FO020 Lista de chequeo entrenamiento Auxiliares de Digitación, TH-FO026 Lista de chequeo entrenamiento Auxiliares de Bodega, TH-FO027 Lista de chequeo entrenamiento Auxiliares comerciales. NOTA: Para el caso de los Coordinadores, debido a la naturaleza de su cargo, no se realiza entrenamiento, y el puesto de trabajo es entregado por el responsable.

9 Página 9 de 15 Se informa al empleado sobre la evaluación del periodo de prueba, la cual se realiza dos meses después de su vinculación. Para su aprobación, el Jefe inmediato realiza seguimiento periódico a las falencias detectadas durante la selección, el entrenamiento, y durante la ejecución de las actividades en el puesto de trabajo. NOTA: Para los empleados vinculados con contrato a término fijo, se calcula en días la quinta parte de la duración del contrato, y en ese tiempo se evalúa el periodo de prueba. Los resultados de la evaluación del periodo de prueba, se diligencian en el formato TH-FO022 Evaluación periodo de prueba. 5.4 REINDUCCIÓN DE PERSONAL La reinducción de personal se lleva a cabo mínimo una vez al año con todos los empleados de la Cooperativa y su objetivo principal es mantener al personal informado sobre cambios en la plataforma estratégica, en la estructura organizacional, la planta de personal, actividades de trabajo, nuevos procesos que se llevan a cabo, o refuerzo de conceptos y principios básicos, además de fortalecer el clima organizacional, retroalimentar problemas existentes y buscar medios para solucionarlos. La logística necesaria para la realización de la reinducción del personal es responsabilidad de la Coordinación de Apoyo para el Asociado y Comunicación. 5.6 RE-ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

10 Página 10 de 15 Se determina con los coordinadores de área las necesidades e intensidad de reentrenamiento de cada área según los resultados de la evaluación por competencias. El registro de este entrenamiento se realiza en los formatos TH-FO019 Lista de chequeo entrenamiento Regentes, Jefes y Auxiliares de Farmacia, TH-FO020 Lista de chequeo entrenamiento Auxiliares de Digitación, TH-FO026 Lista de chequeo entrenamiento Auxiliares de Bodega, TH-FO027 Lista de chequeo entrenamiento Auxiliares comerciales 5.7 CAPACITACIÓN DE PERSONAL De acuerdo con las necesidades detectadas por los Coordinadores de Área, los resultados de la evaluación de desempeño, los resultados de medición del clima organizacional, ó necesidades manifiestas por los empleados; la Coordinadora de Talento, diseña el programa de capacitación anual y lo presenta a la Gerencia para su aprobación. Las capacitaciones pueden ser: - Interna: cuando se realiza en conjunto con el talento humano de la Cooperativa. - Externa: puede ser cuando se realiza en conjunto con instituciones educativas; o cuando es ofrecida por personas ajenas a la Cooperativa a un número representativo de los empleados. En este último caso debe solicitar certificado que acredite la competencia en el tema a capacitar. Todas las capacitaciones para los empleados de la cooperativa deben ser programadas en conjunto con el área de talento humano

11 Página 11 de 15 Los registros de las capacitaciones internas deben ser consignados en el formato TH-FO001 Lista de asistencia. El registro de las capacitaciones internas virtuales, estará a cargo del responsable del curso quien deberá informar por escrito a la coordinadora de talento humano la asistencia al curso, la entrega oportuna de las actividades propuestas y los resultados de la evaluación final del curso. 6. FLUJOGRAMA 6.1 RECLUTAMIENTO DEL FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1 1. Generación de vacante Verificación de reclutamiento interno SI 3 INTERNO? NO 3. Revisión de cumplimiento de perfil SI CUMPLE? NO 4 4. Aplicación de reclutamiento externo Revisión de base de datos y realización de convocatoria 6. Revisión de hojas de vida y cumplimiento de perfil 7. Programación de candidatos para proceso de selección / Coordinador de Área 8 8. Documentación de resultados de reclutamiento FIN

12 Página 12 de SELECCIÓN DEL FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1 1. Aplicar selección de acuerdo al tipo de reclutamiento SI 2 3 INTERNO? NO 2. Evaluar criterios de acuerdo al rango del cargo vacante 3. Consolidar calificación, consignar en formato TH-FO011 y aprobar por Gerencia Comunicar a empleado el cambio de su cargo 6 5. Citar a candidatos para entrevista, aplicación de pruebas psicotécnicas y pruebas de conocimiento 7 6. Consolidar calificación de cumplimiento de perfil y entrevista, consignar en formato TH-FO Seleccionar candidato y confirmar 9 8. Comunicar a empleado seleccionado y programar para inducción 9. Informar a demas candidatos la decisión tomada FIN

13 6.3 INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN Página 13 de 15 RESPONSABLE INICIO 1 1. Redactar e imprimir contrato para ingreso del aspirante, realizar las afiliaciones exigidas para el Asistente Talento sistema de seguridad social 2 2. Informar del ingreso de personal a contabilidad Asistente Talento 3 3. Firma del contrato Gerente y seleccionado 4 4. Dar a conocer plataforma estragégica de la institución, entregar reglamento interno, presentación institucional y comentar 5 5. Hacer presentación oficial del nuevo trabajador Asistente Talento 6 6. Organizar la jornada de inducción (en cuanto equipos y documentación de la organización) 7 7. Ubicar al nuevo empleado en el puesto de trabajo que le corresponde, entregarle Asistente Talento documentación, dotación Programar Entrenamiento del empleado y documentar en TH-FO019, TH-FO020, TH-FO026, TH-027. Coordinadores de Área 9 9. Archivar evidencias de Inducción y Entrenamiento Asistente Talento FIN 6.4 REINDUCCIÓN DEL FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Programación de actividad de reinducción de personal 2. Planeación y ejecución de la logística 3. Invitar a cada trabajador de la institución a la reinducción y gastos de viaje 4. Presentación institucional y presentación del personal Gerente / Coordinadora Talento / Asistente Talento / Tesorero Gerente / Asistente Talento / Coordinadores de área 5 5. Presentar cambios o modificaciones en los procesos, nuevos empleados y cambios en funciones de todo el personal si los ha habido Gerente o Coordinadores de Área 6 7 FIN 6. Generar espacio para buscar solución de problemas o diferencias en los procesos de la organización 7. Sacar conclusiones de la jornada y socializarlas, realizar evaluación de la jornada y archivar información del proceso Todos los funcionarios

14 Página 14 de RE-ENTRENAMIENTO DEL FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1 1. Revisar resultados de Evaluación de Desempeño 2 2. Informar resultados a Coordinadores de Área sobre empleados a su cargo Programar re-entrenamiento según necesidades 8. Programar Entrenamiento del empleado y documentar en TH-FO019, TH-FO020, TH-FO026, TH-027. Coordinadores de Área Coordinadores de Área 5 5. Archivar en Hojas de vida de empleados los resultados del re-entrenamiento Asistente Talento FIN 7. ACTIVIDADES CRÍTICAS Actividades de reclutamiento, selección, inducción y entrenamiento del talento humano. 8. ANEXOS Calificación de criterios para cumplimiento de perfil durante la selección del talento humano.

15 Página 15 de 15 ANEXO 1 CALIFICACIÓN DE CRITERIOS PARA CUMPLIMIENTO DE PERFIL DURANTE LA SELECCIÓN DEL CRITERIO CALIFICACIÓN EDUCACIÓN Cumple con requisito establecido 5.0 Está en proceso para cumplimiento de requisito 3.0 No cumple con requisito establecido 1.0 FORMACIÓN Cumple con requisito establecido 5.0 No cumple con requisito establecido 1.0 COMPETENCIAS (Calificada por psicólogo) Es apto para el cargo 5.0 No es apto para el cargo 1.0 EXPERIENCIA Cumple al 100% con experiencia establecida 5.0 Cumple al 50% con experiencia establecida 3.0 No cumple con experiencia establecida 1.0