INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO Servicio de Contabilidad y Presupuestos

Transcripción

1 INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO SERVICIO/UNIDAD Servicio de Contabilidad y Presupuestos FECHA: DÍA Y HORA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. Viernes, 3 de Octubre de 2014 a las 9.00 horas Auditor coordinador: Francisco David Susí García (FDSG) EQUIPO AUDITOR DEL PROCESO: Auditor/es: Luis Espinosa de los Monteros Moreno (LEMM) Roberto J. Pastor Izquierdo Salvador Santiago Plaza Alarcón RESPONSABLES: Antonio Porcuna Contreras Tomás García Lendínez RELACIÓN DE PERSONAS AUDITADAS/ASISTENTES Salvador Santiago Plaza Alarcón ACTIVIDADES DE AUDITORÍA: OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS de las acciones de Comunicación Interna de las acciones de Mejora de Comunicación 1.- PLAN DE COMUNICACIÓN Interna Implantadas e Identificadas Resultados de la auditoría de modificaciones del Catálogo de Elementos del PSD para el Servicio/Unidad 2.- PLAN DE SEGURIDAD de actuaciones llevadas a cabo, sobre el DOCUMENTAL informe de auditoría interna de seguimiento del Plan realizada en ciclo anterior de estado de copias de seguridad 3.- TELEMATIZACIÓN DE PROCESOS Incorporación de procedimientos telematizados a los procesos del SIGC-SUA

2 INFORME EJECUTIVO PLAN DE COMUNICACIÓN DEL SIG-CSUA DEL SERVICIO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS Se verifica la aplicación del plan de comunicación con carácter general, con los elementos claves del ciclo de gestión, que se realiza mediante reuniones para todas las personas de la Unidad, correos electrónicos, y su reflejo en Actas. PLAN DE SEGURIDAD DOCUMENTAL DEL SERVICIO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS Se verifica la aplicación del Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA de acuerdo con los objetivos y acciones del mismo, así como la aplicación de mejoras generales y específicas del Servicio de Contabilidad y Presupuestos.

3 1B.- PLAN DE COMUNICACIÓN VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES DE COMUNICACIÓN INTERNA Ámbito/Objeto de comunicación Responsable unidad. -. Despliegue Estratégico (alineamiento SIGC-SUA con Plan Estratégico) Medio/Evidencia del rectorado enviado a la comunidad universitaria (l-riuja) el 30/4/ Despliegue Estratégico (alineamiento SIGC-SUA con Planes y Objetivos Funcionales). -. Despliegue de la planificación del Ciclo de Gestión anual del SIGC-SUA (Instrucciones de coordinación y despliegue de la planificación). -. Despliegue de las instrucciones de coordinación y actividades para el desarrollo de la Planificación del ciclo de gestión anual del SIGC-SUA. Difusión específica de los resultados del ciclo de gestión anual del SIGC-SUA. Interna del Servicio (Personal del Servicio) -. Iniciativas, propuestas de mejora, actividades, no conformidades, relaciones con usuarios. -.Planificación, coordinación, desarrollo y resultados de los grupos internos de calidad de los Servicios y Unidades -. Coordinación de la planificación, desarrollo y resultados de los Equipos de Procesos Claves. (Propuestas de procesos, modificaciones ) -. Iniciativas de relaciones entre Servicios / Unidades para la mejora conjunta de los procesos. interno del servicio a todos sus miembros el 5/5/2014 de 30/1/2014 con borrador del POA a todos los miembros del servicio. Acta de reunión del 7/2/2014 con Análisis de los objetivos y resultados del ciclo anterior. del rector con fecha de 7/4/2014 del rector con fecha de 13/3/2014 con resultado de auditoría de certificación externa. Zona web privada con documentación sobre propuestas de mejora (existen 5, la última se realizó en 2009) así como el impreso para solicitar (proponer) propuestas de mejora. Actas de reunión con fechas de 4/3/2014 y 18/2/2014 Acta de reunión de 15/1/2014 a la que asisten varios miembros del servicio. Reunión celebrada el 14/7/2014 con asistencia de personas de varios servicios y unidades administrativas VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA DE COMUNICACIÓN INTERNA IMPLANTADAS Aplicada Descripción de la mejora (informe 2013) Explicación/Evidencia/Resultados Mejoras identificadas pendiente de implantar Previsión

4 RESULTADOS DE AUDITORÍA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN. INTERNA Resultado de Auditoría. Grado de implantación. Resultado Valoración Auditor SÍ No -. Se verifica la aplicación del plan de comunicación interna en la Unidad de forma adecuada respecto a: 1. Todos los elementos claves del ciclo de gestión. 2. Las actividades programadas en las fichas de comunicación. -. Se verifica la aplicación del plan de comunicación horizontal: 1. Equipos de procesos claves Se verifica la aplicación del Plan de comunicación interna de forma adecuada, con los elementos claves clave del ciclo de gestión. Se dispone de un Plan Operativo anual con los objetivos funcionales del servicio, los principales acuerdos se recogen en Actas. Se verifica la aplicación del plan de comunicación horizontal que se reflejan en actas del Equipo de procesos. 2. Interrelaciones entre Unidades. En cuanto a mejora conjunta de procesos no se han realizado a fecha de auditoría actuaciones. -. Se verifica la mejora en la aplicación del Plan de comunicación:. No se plantearon en el informe de seguimiento del plan de comunicación del ciclo anterior. Valoración/ Se verifica la aplicación del Plan de comunicación Interna de forma adecuada. Recomendaciones de Mejora

5 2.- PLAN DE SEGURIDAD DOCUMENTAL VERIFICACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CATÁLOGO DE ELEMENTOS DEL PSD DEL SERVICIO ACTUACION SOBRE EL CATÁLOGO Alta de nuevos elementos/recursos a incorporar en el catálogo Modificación de recursos: Baja de elementos/recursos: VERIFICACIÓN DE ACTUACIONES REFLEJADAS EN EL INFORME DE SEGUIMIENTO ACTUACIÓN - Actualización Software Antivirus (Todos) La actualización del Software Antivirus se llevó a cabo de forma automática en el proceso de migración a Windows PROCEDIMIENTOS TELEMATIZADOS PARA SU INCLUSIÓN EN EL SIGC-SUA VERIFICACIÓN DE ACTUACIONES REFLEJADAS EN EL INFORME DE SEGUIMIENTO ACTUACIÓN No existe ningún procedimiento telematizado catalogado que se encuentre fuera de la e- administración.