GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARACTERIZACION PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

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1 Pág. 1 de 6 OBJETIVO: ALCANCE: DEPENDENCIAS PARTICIPANTES: RESPONSABLE: Definir y hacer seguimiento a la planeación estratégica de la entidad mejorando la interacción de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, asignando los recursos necesarios para lograr consolidar un sistema eficiente, eficaz y efectivo al interior de la Gobernación del Tolima. Incluye desde la planeación de actividades para el direccionamiento estratégico de la entidad, acorde con el enfoque de Sistema Integrado de Gestión, hasta la gestión para la toma de acciones de mejora provenientes de la revisión por la dirección. Despacho Gobernador, Secretarías, Direcciones y Departamentos Administrativos. Gobernador PROVEEDORES Entidades Públicas ENTRADAS Diagnósticos existentes Informes de gestión y resultados Planes de Desarrollo Políticas de desarrollo Mapas de riesgos Informes de empalme SUBPROCESOS /ACTIVIDADES 1. IDENTIFICACION Y PRIORIZACION DE NECESIDADES Y RECURSOS APLICANDO POLITICAS DE GOBIERNO SALIDAS Diagnóstico DOFA Priorización de las necesidades CLIENTES Estratégico Entidades públicas Marco Legal estratégico anterior (Principios, Misión, Visión, Objetivos, Política de Calidad, necesidades de recursos) Revisiones por la dirección anteriores 2. REVISION Y AJUSTES DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Equipo MECI-CALIDAD Equipo MECI-CALIDAD Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Septiembre de 2010 Fecha: Noviembre de 2010 Fecha: Noviembre de 2010 estratégico institucional ajustado (Principios, Misión, Visión, Objetivos, Política de Calidad, necesidades de recursos, código de ética y buen gobierno)

2 Pág. 2 de 6 PROVEEDORES ENTRADAS Resultados de las auditorías internas y externas del Sistema Integrado de Gestión. Experiencias de anteriores administraciones. Planes Estratégicos nacionales y regionales. SUBPROCESOS /ACTIVIDADES 2. REVISION Y AJUSTES DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO (Continuación ) SALIDAS CLIENTES Estratégico Mejoramiento Continuo Gestión Talento Humano Evaluación Independiente estratégico ajustado (Principios, Misión, Visión, Objetivos, Política de Calidad, necesidades de recursos) Necesidades de ajustes a los documentos del SIG 3. ESTABLECER ESTRATEGIAS Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN Políticas de operación Estructura organizacional flexible y efectiva al modelo de operación por procesos. Modelo de operación por procesos Ajustes a los documentos del SIG Comunidad Sociedad Civil Entidades Públicas Organismos de Control

3 Pág. 3 de 6 PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES del SGC Procedimiento Revisión por la Dirección Información para la revisión por la dirección 4. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (Cumplimiento del numeral de la norma NTCGP 1000:2004) Informe de revisión por la dirección Comunidad Sociedad Civil Entidades Públicas Organismos de Control Estratégico Diagnóstico DOFA estratégico institucional ajustado Políticas y Parámetros Modelo de operación por procesos Ajustes a los documentos de operación Informe de revisión por la dirección 5. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO Informe de gestión y resultados Reporte de acciones de mejora. Mapa de riesgos actualizado Mejoramiento Continuo Evaluación Independiente Estratégico. Control disciplinario.

4 Pág. 4 de 6 REQUISITOS MECI 1000: , 1.1.3, 1.2.2, 1.2.3, 1.3.1, 1.3.5, 2.1, 3.1 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma del proceso NOR-MC-001. REQUISITOS NTCGP 1000: , 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 6.1, 6.3, 6.4, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5 DOCUMENTOS MAN-MC-001 Manual de Calidad MAN-MC-003 Manual de Procedimientos MAN-TH-001 Manual de Funciones MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción MAP-MC-001 Mapa de procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos MAT-MC-001 Matriz de Indicadores NOR-MC-001 Normograma COD-MC-003 Código de buen gobierno. COD-MC-001 Código de ética. PRO-MC-007 Procedimiento revisión por la dirección. Reglamento Interno Diagnósticos existentes Informes de gestión y resultados Plan de Desarrollo Políticas de operación REGISTROS FOR-DE-001 Diagnóstico DOFA FOR-MC-010 Informe de revisión por la dirección FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora

5 Pág. 5 de 6 RECURSOS GENERALES: Hardware Software Infraestructura Recursos Físicos Recursos Financieros Talento Humano CONTROLES Efectuar seguimiento l cumplimiento de las políticas de operación Revisar los objetivos, metas e indicadores del SIG Asignar el presupuesto para el Sistema Integrado de Gestión, que garantice el mantenimiento del mismo. PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-DE-001 ASIGNACIÓN DE RECURSOS EFICIENCIA IND-DE-002 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS EFICACIA IND-DE-003 EFECTIVIDAD EN LA REVISION POR LA DIRECCION EFECTIVIDAD POLITICAS DE OPERACIÓN: Con el fin de evaluar la operación del SIG y trazar los planes de mejoramiento y acciones para el año siguiente, la reunión de revisión por la dirección se realizará en el último trimestre del año, una vez se haya realizado el ciclo de auditorías internas. La reunión de revisión por la dirección se realizará en reunión del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Mínimo una vez al año, se estará revisando el direccionamiento estratégico de la Entidad. El Equipo MECI-CALIDAD podrá realizar recomendaciones para la actualización del direccionamiento estratégico de la Entidad, las cuales serán presentadas al equipo directivo de la Entidad.

6 Pág. 6 de 6 RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO: (Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002) IDENTIFICACION DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 30/03/ /11/2010 Actualización del encabezado y pie de página del documento Codificación del documento Actualización por cambio de la versión de la norma NTCGP 1000 Cambio en los nombres de los procesos: Gestión de Calidad por Mejoramiento Continuo y Control Interno por Evaluación Independiente. Codificación de los registros y documentos adscritos a la caracterización Inclusión de las políticas de operación del proceso. Actualización de políticas de operación Codificación de los documentos y registros 02 03

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