2. EINES DE PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS

Transcripción

1 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 30. EINES DE PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS Tal i com s ha definit en apartats precedents, el procés de planificació orientada a resultats requereix la seva seqüenciació i calendarització per tal de poder fer el seguiment de les accions desenvolupades, l avenç en l execució dels recursos, i la consecució parcial dels resultats i dels objectius. Per realitzar aquesta seqüenciació i calendarització, el comandament disposa de dues eines: Diagrames de barres o de Gantt. Informes PERT..1. DIAGRAMES DE GANTT El diagrama de barres o diagrama de Gantt va ser desenvolupat per planificar i fer el seguiment de les activitats. Definició El diagrama de Gantt és un gràfic que reprodueix, per a cadascuna de les activitats, la seva realització temporal, tant la prevista com la realitzada, i permet controlar i preveure l evolució en el temps de l execució. Pots veure un exemple de diagrama de barres al quadre 11. Fases 1. Concreció i presentació del projecte Setmanes 1 1 h h h h Anàlisi de la situació actual 3 3. Definició de l estratègia i pla d implantació 3 4. Elaboració de les fitxes 1 Reunió de presentació Sessions de treball 3 Sessions de validació Coordinació l Oficina Tècnica amb Tancament del projecte, presentació i lliurament de la documentació definitiva Quadre 11. Exemple de diagrama de Gantt simple per blocs d activitats

2 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 31 Cal dir que és recomanable en processos de cicle o projectes que comencen i acaben, en què les activitats essencialment es succeeixen una darrera l altra. Aquesta recomanació es fonamenta en el fet que visualment és difícil identificar la dependència entre les activitats, o si existeixen dependència i/o limitacions temporals a l hora de començar una activitat només a partir del gràfic. Per a quines activitats hauràs de crear un diagrama de Gantt? Per superar-ho, el comandament podrà acompanyar el diagrama amb una taula de seguiment (hores d esforç per activitat, durada temporal, dependències/limitacions temporals, responsables, i accions correctives) i/o podrà optar per emprar una eina informàtica de programació. En tot cas, per construir-lo, el comandament haurà de rescatar la matriu de responsabilitats (veure el quadre 7, p. 1) que va elaborar per calcular l esforç que cal invertir en cada activitat, i es centrarà en la columna d esforç. A aquesta matriu de responsabilitats, com pot observar-se al quadre 1, el comandament hi afegirà les columnes de: Precedència. Durada i tipologia d activitat. Limitacions temporals. Persona A Persona B Persona C Persona D Esforç Precedència Tipologia d activitat i durada Límits temporals Activitats 1 8 h 1 h 15 h 5 h 40 h Treball fix. 1 de novembre Activitats 0 h 0 h 0 h 60 h 60 h Treball fix. Activitats 3 Activitats 4 5 h 1 h 8 h 40 h 35 h Al finalitzar l activitat Al finalitzar l activitat 3 Demanda fixa. Treball fix. Període de vacances d hivern. Data límit de finalització 31 de gener. Quadre 1. Matriu de responsabilitats ampliada La columna precedència permetrà concretar la relació que hi ha entre dues activitats, és a dir, si ha d acabar una per tal que comenci l altra. La columna durada i tipologia d activitat concretarà el temps (hores o dies) que caldrà emprar per desenvolupar l acció. La durada dependrà del tipus d activitat i també del nombre de persones que hi participen. El comandament es pot trobar davant d activitats de: Durada fixa, en què, independentment del nombre de recursos que siguin adscrits, aquesta tindrà la mateixa durada: per exemple, una reunió de treball.

3 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 3 Treball fix, en les quals un augment dels recursos destinats redueix el total d hores de durada: per exemple, preparar el mailing. La columna de limitacions temporals inclourà informació sobre les dates concretes en les quals: Ha de començar o finalitzar una acció: per exemple, la data de finalització del procés de justificació de subvencions. No es treballarà: per exemple, vacances i períodes no laborables. És impossible realitzar l acció: per exemple, actes de l àmbit, fires, etc. Així doncs, per exemple, en el quadre 1, s hi observa que l activitat 1 implica un esforç de 40 hores i no té cap activitat precedent, així que es podrà començar en la data d inici del projecte (1 de novembre). És una activitat de treball fixa de tal manera que el treball (esforç) es divideix entre totes les persones integrants de l equip, les quals executen els passos de treball que tenen assignats de forma paral lela, al mateix moment; la durada serà de 0 hores. En el cas de l activitat 3, en canvi, la situació és diferent: l activitat requereix un esforç de 40 hores; és necessari que s hagi finalitzat l activitat 3 per poder-la desenvolupar; és de durada fixa, és a dir, independentment de les hores assignades a cadascun dels recursos, la durada sempre serà la mateixa; té una durada de 10 hores; per últim, està condicionada temporalment per les dates de vacances d hivern. Un cop desenvolupada la matriu de responsabilitats, s està en disposició d elaborar el seu diagrama de Gantt (quadre 13): A la primera fila d encapçalament (direcció horitzontal), s hi posarà el rang temporal, és a dir, hores, dies, etc. A la primera columna (direcció vertical), s hi anirà introduint els blocs d activitats, les activitats individuals i/o els passos de treball, fins el grau de desagregació que permeti fer el seu seguiment. Bloc d activitats 1. Analisi i redisseny de processos Durada (dies) Anterior Constitucio de grups de treball Definició de responsables de grups de treball Inventari de proces Quadre 13. Diagrama de Gantt A la graella, hi recollirà, com a mínim, les antecedències entre les activitats i la seva durada; complementàriament, podrà incloure-hi el nom de les persones assignades a cada activitat, així com l esforç que cal dedicar en cada activitat.

4 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 33 Un cop es té tota aquesta informació, es pot començar a pintar les cel les de la graella que representaran la durada de cadascuna de les activitats. Atenció El comandament, en cadascuna de les reunions d equip, haurà de repassar el diagrama de Gantt elaborat per analitzar el compliment de les hores d esforç planificades (si cal ampliar-les o reduir-les), la durada de les accions (si s ha d ampliar el termini o reduir-lo), si han sorgit limitacions (baixa d una persona de l equip, un fet climatològic que pugui afectar la planificació, etc.), així com l efecte d aquests canvis sobre la planificació en global. Per facilitar aquesta revisió, el comandament pot preparar el camí crític de la planificació, és a dir, identificar quines són les activitats crítiques que, si es mouen en el calendari (per una ampliació de l esforç o de la durada), significaran l incompliment dels terminis fixats durant l inici del projecte. En el nostre cas, totes les accions són crítiques perquè estan condicionades entre elles, però podria donar-se el cas que existís una altra activitat, l anomenarem 1.7., que no estigués condicionada i, per tant, poguéssim moure-la en el calendari sense cap efecte sobre la totalitat de la planificació; aquesta seria una activitat no crítica. Les mesures preses quedaran reflectides en l acta de la reunió o en la taula de seguiment, i portaran annex un canvi en el diagrama de Gantt. En tot cas, caldrà que prengui una decisió sobre cadascuna de les desviacions que detecti en la planificació, és a dir, hi introdueixi una mesura correctiva que asseguri l assoliment dels objectius. Per exemple, posar més recursos per desenvolupar una acció, sol licitar un aplaçament al/a la directiu/iva públic/a o a l entitat que requereix el resultat de l acció, etc... INFORMES PERT Definició Els informes PERT (tècnica d avaluació i de revisió de programes) són un sistema ordenat de control de les activitats que formen part d un procés complex. Són útils per a projectes no lineals, és a dir, plans de treball constituïts per diferents activitats interrelacionades en el temps de forma no lineal. Això vol dir que es realitzen de forma simultània.

5 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 34 El PERT no és útil ni recomanable per controlar activitats regulars i que es donen seguint unes pautes temporals molt ben definides (quadre 14). E L 7 4 A B C F G I N K 7 6 F D 5 H J 7 9 M I Inici planificació d activitats F Final planificació d activitats 1 Número seqüencial de successos B Identificador de les activitats 4 Dies de treball per realitzar les activitats Línies de connexió corresponents a la seqüència que cal seguir Quadre 14. Diagrama de PERT simple Amb l ús dels PERT el/la gestor/a públic/a obté una informació que li permet: Conèixer el temps d execució del projecte i de cadascuna de les tasques que l integren. Optimitzar el cost del projecte, a partir d un millor ús dels mitjans disponibles i aplicant-hi nous recursos. Controlar l execució del projecte i preveure les possibles incidències en el cas que es donin modificacions del projecte. Pots ampliar la informació sobre els El PERT permet construir el camí crític de l execució, format per aquelles activitats que no admeten desviacions sobre el programat; representen el termini de Lewis (1995) Planificación, pro- diagrames PERT consultant el llibre mínim de temps que es necessita per desenvolupar les accions i els marges que gramación y control de proyectos. es té (tolerància) per desenvolupar les activitats sense comprometre la data Una guía práctica para una gestión final de finalització del pla de treball. de proyectos eficiente.

6 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 35 En tot cas, per construir-lo, el comandament haurà d elaborar la matriu de responsabilitats ampliada que inclogui informació sobre la precedència de les activitats, la durada i tipologia d activitat, i les limitacions temporals. A partir d aquí està en disposició d elaborar el diagrama de PERT. Així, construirà des de l inici una xarxa de punts interconnectats, cadascun dels quals recollirà el número de succés, moment al més aviat possible des de la data d inici, moment al més tard permissible des de l inici, diferència entre al més aviat possible i al més tard permissible, com s observa al quadre 15. Número de succés Moment més aviat possible des de l inici Moment més tard permissible des de l inici Diferència entre moments Quadre 15. Punt del diagrama PERT Per exemple, en el cas de la taula de responsabilitats ampliada que s ha presentat en l apartat precedent, el punt del diagrama seria el que s adjunta al quadre Inici Activitat 1 0 hores 0 hores 0 hores 0 hores Quadre 16. Exemple de punt del diagrama PERT

7 PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 36 En aquest cas, el moment és l 1: al més aviat possible és un cop assolides les 0 hores de treball de l activitat 1, al més tard permissible, 0 hores, perquè condiciona la següent activitat i, per tant, no existeix diferència/marge d actuació. Atenció Com en el cas precedent, el comandament haurà de definir el camí crític de la planificació, és a dir, les activitats crítiques que no tenen diferència/marge d actuació. Durant les reunions de seguiment, haurà de revisar les desviacions que detecti en la planificació i caldrà que prengui una decisió, és a dir, introdueixi una mesura correctiva que asseguri l assoliment dels objectius.