Guía Simple del Archivo de Trámite 2007

Transcripción

1 Guía Simple del Archivo de Trámite 2007 Fecha: OCTUBRE 1 DE Órgano Responsable: 1.2 Área de Procedencia del archivo: 1.3 Nombre del responsable y cargo: 1.4 Domicilio: 1.5 Teléfono: 1.6 Correo electrónico: JUNTA DISTRITAL EJECUTIVA 02 DEL ESTADO DE TLAXCALA JUNTA DISTRITAL EJECUTIVA 02 DEL ESTADO DE TLAXCALA Lic. Jerónimo Pérez Pérez, Vocal Secretario CARRETERA OCOTLAN SANTA ANA KM, 2.5 TLAXCALA jeronimop@jd02-tlax.ife.org.mx 1. Área de Identificación 2.1 Fondo: Instituito Federal Electoral 2. Área de Contexto y Contenido 2.2 Sección: Junta Distrital Ejecutiva 02 del Estado de Tlaxcala Vocalía Ejecutiva informes mensuales, trimestrales, anuales presentados a la Secretaría Ejecutiva, a la Junta Distrital, al Consejo y la documentación que sustenta el cumplimiento de las actividades del Calendario anual de actividades. EJECUTIVA Junta, de la Junta Local, de Oficinas Centrales, en materia de recursos humanos, financieros o materiales EXPEDIENTES EJECUTIVA COORESPONDENCIA DE SALIDA Acuses de oficios y comunicaciones oficiales enviadas. EJECUTIVA Vocal Secretario Documentación que avala la realización y entrega de informes, el cumplimiento de las actividades del Calendario Anual de Actividades. Junta, de la Junta Local, de Oficinas Centrales, en materia de recursos humanos, financieros o materiales oficiales enviadas CONSEJO DISTRITAL Documentación generada por el accionar del Consejo Distrital en cada una de sus sesiones, convocatorias, actas, acuerdos, listas de asistencia y reportes de sistemas EXPEDIENTES Hoja 1 de 6

2 Guía Simple del Archivo de Trámite 2007 SESIONES DE CONSEJO DISTRITAL COMISIÓN MIXTA DE SEGURIDAD E HIGIENE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL NÓMINAS SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES Documentación generada por el accionar del Consejo Distrital en cada una de sus sesiones, convocatorias, actas, acuerdos, listas de asistencia y reportes de sistemas. Documentación generada por la Comisión, actas de verificación ordinaria, Enat-1. Documentación generada por estas actividades y por las gestiones para ocupar plazas administrativas y operativas de la Junta (honorarios permanentes). Copias de las nóminas quincenales y acuses CARPETA CARPETAS Documentación generada por las sesiones del subcomité, actas, acuerdos, órdenes del día CONTRATOS ARRENDAMIENTO Contratos jurídicos con prestadores de servicios. Documentación que sustenta el pago al arrendatario dueño del local en el que se encuentre la Junta ADQUISICIONES Expedientes de las adquisiciones que haya realizado la junta por directa, invitación a tres o licitación pública. INVENTARIO FÍSICO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES Inventario total de bienes muebles y bienes de computo que conserve la junta, documentación sobre los movimientos (altas y bajas) de este mobiliario y constancia de la revisión y firma de los resguardos correspondientes a cada uno de los funcionarios de la Junta CARPETAS CONTROL DEL PARQUE VEHÍCULAR ALMACÉN SERVICIOS BÁSICOS SERVICIO TELEFÓNICO VALES DE GASOLINA PROTECCIÓN CIVIL EGRESOS POR PARTIDA PRESUPUESTAL Bitacoras de uso de gasolina, asignaciones de vehículos, servicios realizados, pago de tenencias, placas o mantenimiento. Controles de entrada y de salida de suministros (papelería, material de limipieza,), constancia de requerimientos. Constancia de los pagos realizados por concepto de servicios (luz, agua,) Pago de estos servicios y controles. Constancias de recepción y entrega, folios, controles. Acciones realizadas, visitas, recomendaciones CARPETAS EXPEDIENTES EXPEDIENTES Documentación financiera asociada al gasto de la Junta por las diferentes partidas asignadas CARPETAS CONCILIACIONES BANCARIAS Conciliaciones bancarias mensuales ASUNTOS JURÍDICOS MEDIOS DE IMPUGNACIÓN Tramitados ante diversas instancias a petición de ciudadanos, partidos políticos. Hoja 2 de 6

3 Hoja 3 de 6 Guía Simple del Archivo de Trámite 2007 PARTIDOS POLÍTICOS Solicitudes presentadas al Consejo por Partidos Politicos, Sustituciones y comunicaciones de los Partidos Politicos a la Junta EXPEDIENTES PROCESOS S Actas administrativas al personal de la Junta, Actas Entrega-recepción, actas circunstanciadas EXPEDIENTES. NOTIFICACIONES REPRESENTACIÓN LEGAL TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN VOCAL DE COMISIÓN DEL CONSEJO De resoluciones, por estrados. Poder general Expedientes de las solicitudes presentadas por ciudadanos a través de la Unidad de Enlace o la misma Junta Distrital. Documentación generada en reuniones previas a la presentación de informes ante Consejo, pueden ser minutas o actas de estas reuniones EXPEDIENTE EXPEDIENTES Informes mensuales, trimestrales y anuales que se presentan ante diversas instancias como el Consejo, Junta, Secretaría Ejecutiva, Vocal Ejecutivo, etc. También esta la documentación que avala el cumplimiento y entrega de las actividades conferidas por el Calendario anual de actividades. Junta, de la Junta Local, de Oficinas Centrales. SDE UBICACIÓN DE CASILLAS oficiales enviadas Documentos relativos a los recorridos por el Distrito para ubicar lugares, anuencias de los propietarios o responsables, visitas de examinación de los lugares por parte del Consejo, lista de ubicación de casillas aprobada, entrega de notificaciones a los propietarios o responsables de los inmuebles, ublicación de la lista de ubicación e integración de casillas y del encarte CARPETAS DOCUMENTACIÓN Y MATERIALES ELECTORALES Documentación de las actividades realizadas por la recepción y entrega a los presidentes de las mesas directivas, gestiones para Bodegas donde se conservó la documentación y el material electoral, etc CARPETAS

4 Guía Simple del Archivo de Trámite 2007 LUGARES DE USO COMÚN OBSERVADORES ELECTORALES JORNADA ELECTORAL Documentos generados en relación con los lugares de uso común otorgados por las autoridades mediante convenio para la fijación de propaganda electoral de los partidos políticos y coaliciones, así como su distribución entre los mismos. Solicitudes, acreditaciones y capacitación de ciudadanos que desean participar como observadors electorales Documentos relativos a la instalación y operación del Sistema de Información sobre el Desarrollo de la Jornada Electoral CARPETA CARPETAS CARPETA Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica COMISIÓN DEL CONSEJO Documentación generada en reuniones previas a la presentación de informes ante Consejo, pueden ser minutas o actas de estas reuniones CARPETAS Informes mensuales, trimestrales y anuales que se presentan ante diversas instancias como el Consejo, Junta, Secretaría Ejecutiva, Vocal Ejecutivo, etc. También esta la documentación que avala el cumplimiento y entrega de las actividades conferidas por el Calendario anual de actividades. INTEGRACIÓN DE MESAS DIRECTIVAS DE CASILLA Junta, de la Junta Local, de Oficinas Centrales CARPETAS oficiales enviadas CARPETAS Documentos que avalan desde la convocatoria, reclutamiento, selección, contratación y capacitación de Capacitadores-asistentes y Supervisores electorales hasta la insaculación, integración, autorización, sustitución y capacitación de ciudadanos que integraron las mesas directivas. Supervisión, seguimiento y evaluaciónes: verificaciones en gabinete y campo del avance en la integracion y capacitación de ciudadanos CARPETAS OBSERVADORES ELECTORALES PROGRAMAS DE Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA Reportes de capacitación a ciudadanos acreditados por el Consejo Distrital para fungir como observadores electorales. Cursos, concursos, talleres, proyectos, etc CARPETAS CARPETAS Hoja 4 de 6

5 Hoja 5 de 6 Guía Simple del Archivo de Trámite 2007 DIFUSIÓN DIVULGACIÓN Documentación que sustenta la realización de actividades de difusión de las Campañas institucionales y otras actividades Documentación que avala la función de distribuir material de divulgación de la cultura cívica y la realización de actividades de divulgación de la cultura cívica como Teleconferencias CARPETAS CARPETAS BIBLIOTECA Reportes de operación, movimientos del acervo, compras, donaciones, mantenimiento, seguimiento de acciones relacionadas con la Biblioteca y con la Red Nacional de Bibliotecas CARPETAS Vocal del Registro Federal de Electores COMISIÓN DISTRITAL DE VIGILANCIA POR DISPOSICIÓN LEGAL Expedientes de las sesiones con la documentación generada en cada una de estas como convocatoria, acta, acuerdos. Informes mensuales, trimestrales y anuales que se presentan ante diversas instancias como el Consejo, Junta, Secretaría Ejecutiva, Vocal Ejecutivo, etc. También esta la documentación que avala el cumplimiento y entrega de las actividades conferidas por el Calendario anual de actividades EXPEDIENTES Junta, de la Junta Local, de Oficinas Centrales,etc CARPETAS L L L MÓDULO DE ATENCIÓN CIUDADANA EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES DE ELECTOR ACTUALIZACIÓN DEL PADRÓN ELECTORAL CARTOGRAFÍA ELECTORAL LISTA NOMINAL oficiales enviadas Documentación que avala el funcionamiento del módulo, reportes de actividad y gestión administrativa. Expedientes de las credenciales tramitadas, entregadas, destruidas. Documentos y archivos magnéticos generados en los módulos con el fin de actualiza, depurar el padrón y demás acciones realizadas para esta labor. Documentación generada a partir de los recorridos de campo para actualizar la cartografía distrital electoral Documentacion que avala la entrega de las listas para revisión de los partidos, modificaciones solicitadas y/o realizadas y entrega de lista final a Organización electoral para su distribución a las casillas como material electoral CARPETAS CARPETAS CARPETAS L L L L L L

6 Hoja 6 de 6 Guía Simple del Archivo de Trámite 2007 ELABORÓ VALIDÓ LIC. JERÓNIMO PÉREZ PÉREZ VOCAL SECRETARIO LIC. CÉSAR LARA CANO VOCAL EJECUTIVO