DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Transcripción

1

2 OBJETIVO Garantizar que el suministro de bienes y servicios que requieren las unidades administrativas y académicas de la universidad la Gran Colombia se de bajo parámetros de calidad, agilidad y transparencia, con proveedores calificados, para el desarrollo de sus funciones institucionales.

3 ALGUNAS POLITICAS DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Toda Compra es procesada por medio de una Orden de Compra o una orden de servicio; y esta centralizada en el departamento de Compras. Toda compra tiene un requerimiento o invitación formal a cotizar. Todo proveedor debe estar inscrito en la Base de Proveedores.

4 ESTRUCTURA DEL DEPATAMENTO DE COMPRAS DIRECTOR MARIA DEL PILAR GALAT CHEDIAK ASISTENTE DE COMPRAS Y SUMINISTROS LUZ YADIRA VARGAS M ASISTENTE DE COMPRAS Y FONDO UNIGRAN AMPARO JIMENEZ ASISTENTE DE ALMACEN MARCELA DIAZ Q. SECRETARIA KAREN LORENA ORJUELA AUXILIAR DE ALMACEN LEONARDO BENITEZ

5

6

7 Este formato se debe diligenciar únicamente si el producto no conforme, tiene las siguientes características: a) No cumple con las características de su solicitud. b) se debe imprimir (opcional) y entregarlo en el almacén calle , al igual que el elemento físico

8 Este formato se debe diligenciar únicamente si el producto que va a devolver, tiene las siguientes características: a) Esta en mal estado b) No lo necesita en su dependencia c) se debe imprimir diligenciar y entregarlo en el almacén calle al igual que el elemento físico

9 1. Solicitar con tiempo suficiente el evento a realizar 2.Solicitar evento en el formato, REGISTRO SOLICITUD DE EVENTOS, con los vistos buenos correspondientes. 3.SOLO TRAMITARAN AQUELLAS CUMPLAN REQUSISTOS SE QUE LOS

10 1.Diligenciar formulario 2.Imprimirlo (opcional) el 3.Entregar el elemento en la calle

11

12

13

14

15

16

17

18 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES COMUNICACIÓN Y EQUIPOS DE AUDIO Y VIDEO CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

19 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES LICENCIAS, EQUIPO DE COMPUTO Y TECNOLOGIA DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y SISTEMAS

20 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES LIBROS, SUSCRIPCIONES Y BASE DE DATOS ACADEMICAS DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

21 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES MUEBLES MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES

22 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES PUBLICIDAD IMPRESA (FOLLETOS, PENDONES, AFICHES) DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO De acuerdo al procedimiento establecido por esta área

23 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES DOTACIONES DESARROLLO HUMANO

24 du.co NUEVO PROCESO No aceptado INICIO Tiempo promedio: 15 días. Solicitud del usuario 1 DOCUMENTO IMPRESO Recepción del suministro 2 Solicitud de cotización a los proveedores 3 Evaluación y adjudicación de ofertas 4 Existencia en el almacén Aprobación por el ordenador del gasto 5 Recibo de producto o servicio 6 Tiempo máximo: 2 días. Seguimiento y monitoreo de la compra 7

25 SISTEMA DE INFORMACION ICEBERG LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION/DESTINOS DATOS IMPORTANTES CONCEPTO DESTINO FUNCION CENTROS DE COSTOS 2014 INVESTIGACION PROYECTOS DE INVESTIGACION DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO EXTENSION O PROYECCION SOCIAL EGRESADOS PROYECTOS DE PROYECCION SOCIAL APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 2 164

26 SISTEMA DE INFORMACION ICEBERG MODULO DE SUMINISTROS El modulo de suministros permite que el usuario de cada dependencia realice directamente la solicitud de las referencias que requiere. 1. Al iniciar su sesión, como usuario autorizado, encontrara el siguiente menú 2. Debe ingresar a la opción de Elaboración de suministro

27 Sitio Almacenamiento: Lista de valores que contiene los sitios de almacenamiento existentes en el sistema. Se selecciona el sitio donde se va a realizar el suministro. Organización: Se muestra la organización al seleccionar el registro de Sitio Almacenamiento. Suministro: Número consecutivo del suministro. Se actualiza automáticamente cuando se guarda el registro. Elaboración: Fecha de elaboración del suministro. Al momento de guardar se asigna automáticamente la fecha del sistema. Movimiento: Fecha y hora en que se autoriza la solicitud de suministro. Se actualiza automáticamente cuando se guarda el suministro. Radicación: Número de radicación de la requisición. Campo alfanumérico de 16 posiciones Estado: Estado de la solicitud de suministro Confirmado. C.Costo: Lista de valores de los centro de costo a los cuales el usuario que se encuentra registrando el suministro tiene permiso. Al seleccionarse actualiza el código y nombre del centro de costo. REGISTRO DE SOLICITUD Autorizado: Identificación de la persona que esta autorizada por el Jefe Director o Decano para realizar los suministros (pedidos), contiene una lista de valores con todas las personas activas de la organización. Buscar por identificación la persona responsable de aprobar los suministros para el centro de costo, una vez sea seleccionado ésta, actualiza el nombre (nombre y apellidos). Concepto: no aplica. Observaciones: justificación de la solicitud de suministro Autoriza. Indica el usuario que autoriza el suministro. La lista de valores mostrará aquellos usuarios que tienen permisos sobre el centro de costo del suministro.

28 REGISTRO DE SOLICITUD Anular. Anula la solicitud de la referencia. Tipo: Tipo de referencia que se va a solicitar: Todos, Stock, Activos y Otros. Este campo sirve como filtro para que al consultar la referencia muestre solo las que pertenecen a este. Referencia: Código de la referencia a solicitar. Contiene una lista de valores que al consultarse muestra las referencias según el tipo solicitado. Al seleccionar la referencia, se muestra automáticamente su descripción en el siguiente campo Descripción: este campo es utilizado de forma opcional. El campo DESCRIPCION se utiliza como un detalle ADICIONAL al momento de solicitar los elementos de forma que según la codificación definida de las REFERENCIAS, sirva como complemento al momento de solicitar elementos. Cantidad: Número de referencias que se desea solicitar. La cantidad debe ser mayor a cero. Saldo Actual: Indica las cantidades actuales que se encuentran en el almacén de dicha referencia. Este saldo es en línea. Unidad: Nombre de la unidad de medida de la referencia. Este campo se actualiza al seleccionar la referencia. Presentación: Nombre de la presentación de la referencia. Este campo se actualiza al seleccionar la referencia. Destino: Código del destino de la mercancía (puede o no ser requerida). Fecha: Indica la fecha en la que la Unidad espera el suministro. Causa: Código de la causa de la transacción (puede o no ser requerida). Responsable: Identificación del responsable de la referencia que se solicita, si ésta es un ACTIVO. Director Jefe o Decano Estado: Indica el estado del detalle del suministro y no es manipulado por el usuario, cuando se está ingresando, el estado por defecto es Grabado. Si se anula el suministro, los detalles pasan a Anulado. Fondo: Código del fondo donde se cargará el detalle solicitado. (ver listado, según destinación de la solicitud) Función: Código de la función donde se cargará el detalle solicitado. ver listado, según destinación de la solicitud) Gestor: Indica el usuario que realizará la atención de la referencia solicitada.

29 REPORTE SUMINISTRO

30 CONSULTA DE SOLICITUD La siguiente es una forma de consulta de suministros se podrá realizar por cualquiera de los campos que se encuentran en esta tabla. se podrá observar el número consecutivo del suministro, el estado, fecha requerida, cantidad requerida, centro de costo, cantidad asignada, etc. Solo mostrará aquellas solicitudes de suministro donde el usuario que esta realizando la consulta tiene permisos sobre los centros de costo del suministro, ó los suministros que fueron elaborados por él.

31 CONSULTA DE SOLICITUD El usuario podrá consultar si su suministro ya fue atendido, si se hizo la salida de almacén u orden de compra

32 ENTREGAS El suministro (pedido) debe estar firmado por el Jefe, Director o Decano. EN CASO DE AUSENCIA DEL DIRECTOR, JEFE O DECANO, se deberá enviar un correo electrónico desde el usuario (Director, Jefe, o Decano)informando quien va a firmar los suministros y un tiempo aproximado de encargo de esta tarea Carnet que lo identifique como miembro de la universidad La persona que retira el bien o material debe estar autorizada; por el Director, Jefe, o Decano. (de acuerdo a la información registrada en el formulario de entregas en almacén NO está autorizada: no entrega.

33 PARA TENER EN CUENTA Si se presenta error de asignación presupuestal en el momento de aprobar su suministro, Debe informar a la Jefatura de Presupuesto. Aprobar nuevamente su solicitud. Para un código nuevo, debe solicitar la creación al correo luzyadira.vargas@ugc.edu.co o al formato establecido. Dudas o inquietudes, con el personal del Departamento de compras

34 RECUERDE Un pedido comienza su proceso, en el momento en que se recibe en el almacén. Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que máximo será de 15 días hábiles.

35 GRACIAS POR SU ATENCIÓN