Cuándo cambiar de selección con papel a sin papel

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1 Optimización del surtido de pedidos Cuándo cambiar de selección con papel a sin papel automatización 1 Optimización que del genera surtido resultados de pedidos

2 Optimización del surtido de pedidos Cuándo cambiar de selección con papel a sin papel Por Lance Reese, director de soluciones técnicas, surtido de pedidos, Intelligrated En el caso de la operación de surtido que actualmente utiliza selección manual con papel, surge la pregunta inevitablemente: cuándo es el momento adecuado para pasar de la selección manual con papel a la selección sin papel, como la selección por medio de luces o voz? Y qué podemos esperar en caso de que lo hagamos y cuando lo hagamos? Este informe técnico detalla los factores a considerar, los beneficios de las tecnologías de selección automatizada actuales y revisa algunas de las mejoras en la eficacia y el retorno de la inversión (ROI) que pueden ofrecer estas tecnologías a una operación. Los negocios de siempre: una revisión de algunos de los desafíos del surtido actual El administrador del centro de distribución actual enfrenta muchos desafíos. Algunos son parte del territorio, y otros son consecuencias esperadas (e inesperadas) de la economía global. Estas presiones económicas y del negocio se interponen entre el administrador de centros de distribución y su objetivo de alcanzar mayor productividad y precisión. La precisión es otro impulsor del surtido de pedidos que nunca desaparecerá. En el caso de algunos negocios, como las empresas farmacéuticas, la precisión sobrepasa todo lo demás en el centro de distribución. Independientemente del producto, garantizar que la selección, la verificación y el empaque sean precisos es de suma importancia cuando el surtido preciso puede construir una base de fidelidad del cliente, y cuando los errores pueden costarle los valiosos clientes a una empresa. Algunos de los desafíos más nuevos que realmente se han fortalecido en los últimos años son la necesidad de adaptar a los empleados que no hablan inglés como lengua materna y la necesidad de aumentar la flexibilidad para adaptarse a los cambios en el crecimiento, las influencias económicas y el aumento de las curvas de demandas estacionales. Finalmente, el aumento en el uso de software de administración de negocios sofisticado, desde sistemas ERP hasta aplicaciones de inteligencia de negocios, está impulsando una mayor automatización en el 2 Optimización del surtido de pedidos

3 centro de distribución y asegurando una visibilidad de administración superior de esta parte de la cadena de suministros. Para superar estos desafíos, cada vez más administradores de centros de distribución están buscando soluciones de surtido de pedidos automatizadas, incluidas la selección por medio de luces y voz. Pero cuál es el mejor lugar para comenzar y qué debe considerarse al realizar el cambio? Comience donde esté ahora El viejo dicho Cómo puede llegar adonde quiere ir si no sabe dónde está? ciertamente se aplica en la evaluación de la viabilidad de la transición del surtido manual al automatizado. La mejor opción para comenzar es con un análisis profundo del funcionamiento actual del centro de distribución. Esto incluiría, al menos, 6 meses de datos para las operaciones no estacionales y, al menos, 12 meses en el caso de operaciones con un componente estacional. La mayoría de los integradores de manejo automatizado de materiales sofisticados tienen cuestionarios de análisis operacional detallados que pueden ayudar a completar a la administración de los centros de distribución. Los datos de estas encuestas generalmente indicarán una dirección clara para obtener los sistemas y la tecnología más adecuados. La información que comúnmente se buscará incluye: Datos de la ubicación (estantes, estanterías, cantidad de SKU, etc.) Datos de la mano de obra (cantidad de turnos, cantidad de recolectores, verificadores y empaquetadores) Costos (mano de obra y devoluciones) Métodos de selección actuales Perfil de pedido típico (cantidad de pedidos, líneas, piezas, datos de envío, tasas de error, costos de error) WMS u otro software implementado Problemas clave enfrentados Después de haber completado la encuesta con un proveedor, el administrador del centro de distribución habrá establecido una línea de base y habrá identificado también debilidades y áreas donde las soluciones automatizadas podrían producir un ROI. 3 Optimización del surtido de pedidos

4 Cómo establecer las expectativas: qué esperar del surtido automatizado Cuando uno se compromete con una inversión en nuevas tecnologías, es importante saber exactamente qué se debe esperar del ROI, tanto en números finales como en cualquier beneficio subjetivo. Comúnmente, cuando se calcula el ROI, se incluyen la productividad y la precisión, mientras que los beneficios adicionales incluyen flexibilidad, información de la administración e integración de WMS. Cómo calcular el retorno de la inversión (ROI): productividad y precisión La determinación del retorno de la inversión estimado es crucial para cualquier operación que considere un cambio de selección manual a una solución de selección sin papel. Todo método simple para calcular el ROI debe comenzar validando dónde se encuentra la operación actualmente, y con un ejemplo de una empresa que esté pasando de una solución basada en papel a una solución de selección sin papel. ROI de aumento de productividad Muchas empresas están buscando aumentar la eficacia para mantener el control de los costos. Al pasar de papel a la selección por medio de luces, las empresas pueden alcanzar tasas de productividad de hasta un 50 % o más; las empresas que pasan de papel a radiofrecuencia (RF) o voz alcanzan aumentos de alrededor del 25 %. Con un software para monitorear la productividad de trabajadores de manera individual o por zonas, las tecnologías de surtido automatizado ofrecen muchas de opciones de administración no disponibles en un sistema de generación de informes y selección mediante papel, lo que incluye la administración adecuada Figura 1: ejemplo del cálculo de ROI de aumento de productividad Costo actual Encargados de procesamiento de pedidos 6 totales Promedio Horas/años 2080 Salario/hora (con beneficios) USD 30,00 Total de horas de mano de obra de surtido/ año Salarios totales/año USD Aumento Aumento de productividad 30 % Ahorro de horas laborales anual 3744 Ahorro de dólares por mano de obra anual USD La importancia de poder elegir: una descripción general de las tecnologías actuales de selección y colocación automatizada La selección por medio de luces se desarrolló hace aproximadamente 30 años y ofrece la solución de selección más eficaz para el surtido de pedidos a alta velocidad. En función del uso de luces de colores para informar al recolector sobre la ranura de selección y la cantidad, la selección por medio de luces ha permitido el desarrollo de una multitud de procesos de surtido de pedidos modernos, incluida la selección de grupos, la cadena de brigada de cubetas y la colocación dinámica. La selección por medio de luces también ha permitido el desarrollo de algoritmos de selección sofisticados, lo que garantiza la reducción de los tiempos de desplazamiento y la adaptación de selecciones inmediatas. Los sistemas de surtido de pedidos de selección por medio de luces ofrecen, de manera rutinaria, una ventana de administración sofisticada en todas las actividades del centro de distribución, integrándose con los sistemas de software anteriores, ERP o WMS existentes para darle al administrador del centro de distribución una visión clara y en tiempo real de la operación total. - Continúa en la próxima página. 4 Optimización del surtido de pedidos

5 del tamaño de la fuerza laboral, la estructuración de turnos y el aprovechamiento de un complejo existente. Si hay un aumento de la demanda en el centro de distribución, el costo de la aplicación de la automatización para aumentar la productividad podría derivar en un ROI mayor que si se agregara un costoso turno de mano de obra adicional. Para estimar el ROI a partir del aumento de productividad proporcionado por una solución de selección sin papel, el primer paso es determinar la cantidad total actual de encargados de procesamiento de pedidos de la operación y sus salarios correspondientes. Multiplique estos números por 2080 (las horas totales en un año). En el siguiente ejemplo, los salarios totales por año son de dólares estadounidenses. Como se analizó anteriormente, una inversión en una solución de selección sin papel puede aumentar la productividad entre un 25 y un 50 %. Con un aumento del 30 % en la productividad, el siguiente ejemplo ofrece una reducción del costo de mano de obra de dólares estadounidenses. Esto provoca una reducción de la mano de obra o un aumento en el volumen. ROI de aumento de precisión La precisión tiene una gran función en las métricas de éxito del centro de distribución. La precisión en las tasas de surtido no solo resultará en una alta satisfacción del cliente, sino también en menores costos de devoluciones. Además, como se analizó anteriormente, para empresas como las farmacéuticas, el problema del surtido preciso forma la base del éxito para toda la empresa. Con las cambiantes necesidades de mano de obra, el problema de cuánto se tarda en capacitar recolectores productivos y precisos es siempre una inquietud. Si se agregan personas cuya lengua materna no es el inglés a la combinación de mano de obra, la capacitación eficaz puede convertirse en una de las áreas de mayor estrés del centro de distribución. Con la selección por medio de luces y voz, el tiempo de capacitación puede disminuirse de días a minutos, con tasas de precisión que se acercan al 100 %. En función del aumento del 30 % de la productividad utilizado en el ejemplo anterior, la cantidad total de encargados de procesamiento de pedidos requeridos para este ejemplo se reduce de seis a cuatro, y la cantidad total de líneas de encargados Una descripción general de las tecnologías actuales de selección y colocación automatizada (continuación de la página anterior) La colocación por medio de luces suele denominarse selección por medio de luces en reversa. De la misma manera que el sistema de selección por medio de luces indica a los recolectores cuál es el contenedor correcto para seleccionar un artículo, los sistemas de colocación por medio de luces indican a los recolectores cuál es el contenedor o la ranura adecuados en los que se debe colocar un artículo. La colocación por medio de luces, aplicada principalmente en sistemas en los que los artículos seleccionados en lote requieren una clasificación en pedidos individuales, ofrece los mismos beneficios de aumento de productividad y precisión en comparación con la clasificación y el embalaje manuales. Al reemplazar los tickets de selección, las listas de envío y otros manifiestos basados en papel, un operador de colocación por medio de luces debe simplemente escanear un código de barra del producto para informarse inmediatamente sobre dónde exactamente debe colocar ese artículo. - Continúa en la página siguiente. 5 Optimización del surtido de pedidos

6 de procesamiento de pedidos por hora aumenta de 250 a 325. Este aumento de productividad se refleja a continuación en la Figura 2. Figura 2: ejemplo del cálculo de ROI de aumento de precisión Aumento de precisión Actual Aumento Cantidad de encargados de procesamiento de pedidos 6 4 Líneas de encargados de procesamiento de pedidos/horas (8 h por día) Tasa de precisión 99,90 % 99,95 % Costo/error USD 15,00 USD 15,00 Errores/año (260 días al año) Costo de error/año USD USD Ahorros anuales por precisión USD Para calcular el ROI alcanzado por el aumento de precisión proporcionado por la tecnología de surtido, determine primero la tasa de precisión actual, el costo de un error de selección y la cantidad actual de errores que ocurren por día. Multiplique estos números, y el resultado es el costo de los errores generados por el proceso de surtido actual. En el siguiente ejemplo, el costo de errores calculados por año es de dólares estadounidenses. La implementación de tecnología de surtido resultará en un aumento de la precisión del 0,05 % o más, y algunos índices de precisión mejorarán en un máximo del 10 %. Incluso con un aumento de la precisión tan bajo como lo es el de 0,05 % se ahorran dólares estadounidenses en costos anuales. Una descripción general de las tecnologías actuales de selección y colocación automatizada (continuación de la página anterior) La selección por voz ofrece comandos de voz claros y concisos mediante una red inalámbrica. Al ofrecer una alternativa rentable o tecnología adicional, la selección por voz elimina muchas de las ineficacias relacionadas con listas de selección en papel, mientras que aumenta la velocidad de selección, las tasas de precisión y la productividad general. Un beneficio adicional es la capacidad de los comandos de voz para programarse en idiomas que no sean inglés, lo que disminuye ampliamente los requisitos de capacitación para operadores del centro de distribución. En algunas aplicaciones, la selección por voz puede usarse junto a la selección por medio de luces, con ambas aplicaciones integradas en el sistema mediante el software de surtido de pedidos. Las soluciones de selección en carros con radiofrecuencia (RF) son ideales para ubicaciones de baja velocidad y ubicaciones remotas de paquetes expositores. La selección en carros, diseñada para permitir la selección en lotes o pedidos múltiples de artículos tradicionalmente procesados mediante selección lenta con los consiguientes altos niveles de error, combina elementos de la selección por medio de luces y la tecnología de escaneo por RF en una única plataforma. Ideal para la selección de grandes cantidades de artículos de movimiento lento, el sistema de selección en carros incluye el mismo nivel de integración con el software de surtido de pedidos para una generación de informes y comunicación en tiempo real. 6 Optimización del surtido de pedidos

7 ROI estimado total Según estos cálculos, el ROI combinado por la implementación de una solución de selección sin papel para esta operación de ejemplo es de dólares estadounidenses. Esto representa un ROI en solo un año para la mayoría de los sistemas de surtido con seis encargados de procesamiento de pedidos. Otros factores determinantes que se sumarán al ROI de la operación son la capacitación simplificada, el costo reducido de artículos consumibles (etiquetas, listas de selección) y la reducción del personal de soporte requerido. Además, el proceso se beneficiará por la flexibilidad, la administración en tiempo real y los informes proporcionados por una solución de selección automatizada, así como la capacidad de la solución para integrarse con un WMS existente. Otros beneficios de una solución automatizada: Flexibilidad Las curvas de demanda dinámica, los factores estacionales y las cifras de crecimiento proyectadas suelen citarse como motivos para reemplazar un sistema de selección basado en papel con el sistema de selección por medio de luces. Los sistemas automatizados pueden adaptarse a pedidos acelerados o inmediatos, que pueden ser un desafío considerable con el que lidiar en un entorno de selección con papel. En las áreas donde el alto remplazo del personal es un problema, la automatización ofrece algunos beneficios reales. Si un equipo capacitado se reduce en tamaño debido a la lentitud de los pedidos o un receso económico, el administrador del centro de distribución puede tener más adelante que recontratar personal potencialmente no capacitado una vez que se recupere la demanda. Según la disponibilidad del personal capacitado y los índices de remplazo del personal, una inversión en tecnología de selección avanzada puede tener un ROI superior que la capacitación extendida y posiciones de calidad adicionales. La capacidad para mantener la flexibilidad en la fuerza laboral, independientemente del remplazo del personal, es un desafío que la tecnología de selección avanzada puede ayudar a superar. Información de administración Los actuales sistemas de selección por medio de luces ofrecen transparencia total de la mano de obra en tiempo real al administrador del centro de distribución. La ubicación de la mano de obra, las tasas de selección y las tasas de precisión están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, mediante virtualmente cualquier tipo de dispositivo de visualización digital, desde PDA de mano hasta teléfonos inteligentes y laptops. Donde sea que esté ubicada la administración, incluso fuera del sitio, la eficacia y productividad de la fuerza laboral del centro de administración está instantáneamente disponible. Como la administración sénior exige mayores niveles de datos de cada aspecto de la empresa, los paneles de la administración deben llenarse de datos precisos en tiempo real. Con los sistemas basados en papel, no se puede cumplir con este requisito. Al pasar a una solución de surtido de pedidos automatizada, el administrador del centro de distribución no solo tiene información en tiempo real para una administración óptima, sino que también puede ofrecer a la administración sénior la integración necesaria con sistemas de datos corporativos. Interfaz de WMS Una de las ventajas clave experimentadas al pasar del papel a la selección por medio de luces u otras soluciones de surtido de pedidos automatizadas es 7 Optimización del surtido de pedidos

8 la capacidad de integración con WMS, ERP u otras aplicaciones de administración anteriores. Luz verde para la solución de selección sin papel Cada empresa, centro de distribución, ubicación geográfica, mano de obra e industria enfrenta desafíos únicos. Determinadas circunstancias son compartidas por aquellos que consideran el paso de la selección manual basada en papel a la selección por medio de luces u otros sistemas de selección automatizados sin papel. Estas circunstancias pueden incluir crecimiento de la empresa, inquietudes relacionadas con el remplazo del personal, una creciente demanda de aumento de la productividad y la precisión, o la necesidad de un mayor grado de información de administración en tiempo real. Trabajar con un integrador de manejo automatizado de materiales y desarrollar una línea de base del desempeño es el primer paso hacia una solución automatizada. El análisis profundo de las demandas actuales sobre los últimos seis a doce meses y los requisitos futuros proyectados para los próximos tres a cinco años ofrecen una base firme para el desarrollo de la solución automatizada ideal, y son la clave para una implementación exitosa. Para obtener más información, comuníquese con Intelligrated escribiendo a info@intelligrated.com, por teléfono al , o visite OFOWP Intelligrated. Todos los derechos reservados.