Configuración de Hangouts de Google para administradores

Transcripción

1 Configuración de Hangouts de Google para administradores En esta guía 1. Instala Hangouts de Google y personaliza la configuración 2. Inicia un chat y una videollamada 3. Explora las funciones y Hangouts para móviles 4. Configura Hangouts para tu equipo Qué necesitas Un ordenador con cámara y micrófono Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

2 Descubre Hangouts Devuelve la diversión a las reuniones: inicia una videollamada con un compañero de trabajo o hasta con 25 personas. Con Hangouts, puedes chatear con una persona o añadir hasta 150 participantes. Inicia una reunión o un chat de Hangouts en tu ordenador y continúa desde tu teléfono: lo único que necesitas es un navegador web (o la aplicación Hangouts, si utilizas un dispositivo móvil). En este vídeo, te mostramos todo lo que puedes hacer con Hangouts.

3 1. 2. Empieza a hablar Localiza Hangouts en la Consola de Administración de Google Haz clic en un paso para consultarlo. Para empezar, vayamos a la página de Hangouts en la Consola de Administración: 1. Inicia sesión en la Consola de Administración con tu contraseña y tu dirección de correo electrónico completa de G Suite. 2. En el panel de control, haz clic en Aplicaciones. 3. Haz clic en G Suite. 4. Haz clic en Google Talk/Hangouts en la lista de servicios. Tanto las videollamadas como el chat de Hangouts están activados de forma predeterminada (para los dominios nuevos de G Suite). G Suite

4 1. 2. Empieza a hablar Selecciona la configuración recomendada de Hangouts Los ajustes indicados a continuación son los que recomendamos para ofrecer una experiencia óptima a tus usuarios, pero puedes cambiar algunos de ellos para cumplir con las políticas de tu empresa. En la página Google Talk/Hangouts, haz clic en Configuración avanzada y desplázate hacia abajo para localizar los ajustes siguientes. No olvides hacer clic en Guardar cambios una vez que hayas terminado. (Los usuarios podrán volver a habilitar el historial a menos que selecciones la casilla No permitir que los usuarios cambien esta configuración). Más información: Configuración del chat de Hangouts

5 1. 2. Empieza a hablar Configuración de Hangouts en otros servicios de G Suite Puedes incorporar Hangouts a otros servicios de G Suite. Por ejemplo, puedes añadir videollamadas de Hangouts a todos los eventos de calendario nuevos de tus usuarios. Para elegir la configuración de Hangouts más recomendable, visita las páginas Configuración para compartir de otros servicios de G Suite, como Google Calendar y Contactos de Google. 1. En la parte superior, haz clic en Aplicaciones y, a continuación, en G Suite en el menú de la barra de herramientas. 2. Desde aquí, puedes acceder a los ajustes de otros muchos servicios de G Suite, como Calendar y Contactos. Haz clic en Calendar para empezar.

6 1. 2. Empieza a hablar Configuración de Hangouts recomendada en Calendar 1. En la página Calendar, haz clic en Configuración para compartir. 2. Desplázate hasta la sección Videollamadas y marca la casilla Añadir automáticamente videollamadas a eventos creados por un usuario.

7 1. 2. Empieza a hablar Configuración de Hangouts recomendada en Contactos También puedes ofrecer a tus usuarios la posibilidad de chatear con Hangouts desde Gmail. Para poder hacerlo, debes habilitar la opción de compartir contactos en la página Contactos. 1. En la página G Suite, haz clic en Contactos. 2. Haz clic en Configuración para compartir. 3. Marca la opción Habilitar la función de compartir contactos. Ahora, los miembros de tu equipo podrán utilizar Hangouts para comunicarse unos con otros, y recibirán una advertencia en caso de chatear con alguna persona ajena al dominio de tu empresa.

8 2. Empieza a hablar Prueba Hangouts en tu ordenador Ya has activado Hangouts y has elegido algunos ajustes clave para utilizar la aplicación en tu dominio. Ahora veremos cómo puedes usar Hangouts para comunicarte dentro de la organización, con tus partners y con tus clientes. Hangouts permite comunicarse de dos formas: mediante chat y a través de videollamadas.

9 2. Empieza a hablar Empieza a hablar con Hangouts Comprueba que tienes todo lo necesario para usar Hangouts. Esto es lo que necesitas: 1. Con Chrome Ya estás listo para empezar. Con otro navegador Cuando entres en un chat o una videollamada de Hangouts, tu navegador te solicitará que instales el complemento de dicha aplicación. Deberás instalarlo y luego volver a la videollamada. 2. Una cuenta de G Suite o una cuenta personal de Google, o bien el enlace de la reunión, para poder invitar a otras personas a un chat o una videollamada de Hangouts.

10 2. Empieza a hablar Empieza a hablar de Hangouts desde Gmail También puedes empezar un chat de Hangouts directamente desde Gmail. 1. Abre Gmail. 2. Para seleccionar a la persona con la que quieres hablar de tu lista de chat, situada en el lateral, haz clic en su imagen de perfil. 3. Aparecerá una ventana de chat. Escribe el mensaje que quieras y pulsa Intro. La respuesta de la otra persona se mostrará en la ventana de chat. Para añadir a más interlocutores a la conversación, en la ventana de chat de Hangouts haz clic en y selecciona usuarios de la lista o escribe los nombres de las personas que quieras añadir.

11 Empieza a hablar Realiza una videollamada de Hangouts Para empezar una videollamada de Hangouts: 1. En Gmail, haz clic en el nombre de la persona con la que quieres hablar en la lista de chat situada en el lateral de la bandeja de entrada. 2. Cuando se abra la ventana de chat, haz clic en el icono de videollamada de la parte superior. También puedes hacer la misma operación si la ventana de chat está abierta. 3. La otra persona escuchará un timbre en su ordenador o dispositivo móvil y podrá aceptar tu llamada.

12 Empieza a hablar Opciones durante una videollamada Estos son algunos iconos importantes que debes recordar cuando participes en una videollamada. Prueba cómo funcionan para poder utilizar Hangouts sin preocupaciones en tu organización. Aplicaciones y extras (como mensajería y compartir la pantalla) Desactivar el micrófono Invitar a personas Apagar la cámara Terminar la llamada Restringir la llamada a tu dominio

13 Empieza a hablar Comparte tu pantalla durante una videollamada Aunque es estupendo chatear con los compañeros de trabajo que se encuentran lejos, a veces es necesario mostrar las cosas y no solo contarlas. Comparte tu pantalla para que puedan ver exactamente lo que haces. 1. Inicia una videollamada. 2. Haz clic en Compartir tu pantalla en el lateral de la pantalla. 3. Elige si quieres compartir todo tu escritorio o solo una ventana concreta. 4. Haz clic en Compartir. Las personas que participen en la videollamada ahora podrán ver tu pantalla.

14 Empieza a hablar Obtén Hangouts en tu escritorio También tienes la posibilidad de chatear directamente desde el escritorio sin necesidad de acceder a Gmail. Para hacerlo, debes añadir a Chrome la extensión de Hangouts. 1. Abre Chrome. 2. Ve a la extensión de Chrome. 3. Haz clic en para instalarla. 4. En la ventana emergente, haz clic en Añadir extensión. La extensión aparecerá como un icono en la parte superior de tu navegador Chrome. Cuando la recibas, la ventana de Hangouts se mostrará en la parte inferior de la pantalla.

15 Empieza a hablr Haz videollamadas Configura Hangouts en otros dispositivos Ahora que ya has probado Hangouts en el ordenador, descarga la aplicación en tus dispositivos móviles para poder utilizarla también cuando estés fuera de la oficina. Podrás incorporarte a las conversaciones en el punto en que las dejaste. 1. En tu teléfono móvil o tablet, ve a google.com/hangouts. 2. Descarga la aplicación para Android o ios. Encontrarás más información sobre Hangouts en el Centro de Aprendizaje.

16 Empieza a hablar Haz videollamadas Programa una videollamada en Google Calendar Las videollamadas se añaden automáticamente a todos los eventos de Google Calendar de tus usuarios de forma predeterminada. Si inhabilitas esta función como administrador, estas son las instrucciones que puedes proporcionar a tus usuarios para que añadan las videollamadas de modo manual a sus eventos. 1. Abre Calendar. 2. En la parte superior de la página, haz clic en Crear. 3. Añade el título, la hora y la fecha de la reunión. 4. Haz clic en Añadir videollamada. 5. Añade a los invitados. 6. Haz clic en Guardar y envía la invitación. Nota: Los invitados pueden unirse a la videollamada en cualquier momento antes o después de que empiece la reunión. Ahora también puedes invitar a personas ajenas a tu organización. Más información: Eventos con videollamadas

17 Empieza a hablar Haz videollamadas Participa en una videollamada desde cualquier lugar Puedes unirte a una videollamada de Hangouts desde tu dispositivo móvil directamente desde Gmail o Calendar. Los usuarios externos también pueden unirse desde la invitación que se les ha enviado por correo electrónico o haciendo clic en el enlace de la reunión. Desde Gmail 1. En la aplicación Gmail de tu dispositivo móvil u ordenador, abre el correo electrónico con la invitación a la reunión. 2. Haz clic en la URL de la videollamada para unirte. Desde Calendar 1. En la aplicación Calendar de tu dispositivo móvil u ordenador, abre la invitación a la reunión de Calendar. 2. En la sección Videollamada, haz clic en Unirse a la reunión.

18 Empieza a hablar Haz videollamadas Descubre las funciones avanzadas Hangouts ofrece aún más funciones para ayudaros a ti y a tu equipo a agilizar el trabajo. Prueba estas opciones: Hangouts en directo/youtube Live: organiza conversaciones interactivas con un grupo más numeroso de personas, guarda la retransmisión y difunde tu mensaje. Escritorio remoto: añade esta aplicación de Chrome para permitir que los usuarios se ayuden unos a otros permitiendo el acceso a sus equipos durante una videollamada.

19 Empieza a hablar Haz videollamadas Explora Hangouts Comunícate con tu equipo Ahora que has configurado Hangouts en tu organización, es el momento de ayudar a todos a que empiecen a utilizar la aplicación. 1. Envía esta plantilla de correo electrónico para presentar Hangouts. 2. Ayuda a tu equipo a hacer estas dos cosas antes de que comiencen a utilizar Hangouts: Empezar a usar Hangouts en Gmail Instalar la extensión de Chrome Si antes utilizabais Google Talk, tenéis que activar el chat de Hangouts en Gmail.

20 Empieza a hablar Haz videollamadas Explora Hangouts Forma a tu equipo Para ver más recursos de formación, visita el Centro de Aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center. Visitar el Centro de Aprendizaje Otros recursos recomendados: Centro de Ayuda de Hangouts

21 Enhorabuena. Has configurado Hangouts en tu organización. Ahora ya sabes cómo: Personalizar la configuración de Hangouts Chatear y hacer videollamadas Usar funciones avanzadas como compartir la pantalla Iniciar Hangouts desde Gmail, Chrome o el escritorio Te ha resultado útil esta guía? Enviar comentarios