SECRETARÍA ACADÉMICA DE VETERINARIA Y ZOOTECNIA MOF - MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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1 Página : Página 1 de 8 SECRETARÍA ACADÉMICA DE VETERINARIA Y ZOOTECNIA MOF - MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Av. Honorio Delgado 430 Urb. Ingeniería San Martin de Porres Elaboración: Revisión: Aprobación: Fecha de Secretaría Académica Consejo de Facultad Emisión Administración 21 de noviembre de de noviembre de

2 Página : Página 2 de 8 CONTENIDO Página I. PRESENTACION II. OBJETIVOS DEL MOF III. BASE LEGAL IV. ALCANCE V. FORMULACIÓN, APROBACION, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACION VI. ORGANIZACIÓN DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE VETERINARIA Y ZOOTECNIA..5 A. Órgano de Gestión A.1. Secretario Académico B. Órgano de Apoyo B.1 Secretaria VII. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS VIII. FUNCIONES ESPECIFICAS DE CADA CARGO IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS...12 X. ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE VETERINARIA Y ZOOTECNIA

3 Página : Página 3 de 8 I. PRESENTACION La Secretaria Académica es un órgano de apoyo, que organiza la documentación académica de la Facultad. El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Secretaría Académica de Veterinaria y Zootecnia es un documento normativo que describe las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos o puestos de trabajo, dentro de su estructura funcional. II. OBJETIVOS DEL MOF 1. Servir de fuente de información, para conocer la organización formal de la Secretaría Académica 2. Precisar, respecto al cargo funcional su propósito, funciones específicas, relaciones jerárquicas, principales relaciones interpersonales, especificaciones mínimas de formación y competencias requeridas 3. Constituir un instrumento eficaz para apoyar en la organización, dirección, supervisión y control de los procesos, sub-procesos y actividades en los sistemas administrativos de la Dirección 4. Proporcionar información confiable a los funcionarios y trabajadores en general sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus responsabilidades y funciones 5. Facilita el proceso de inducción y capacitación del personal, además de permitir el perfeccionamiento u orientación de las funciones y responsabilidades del cargo que le han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación III. BASE LEGAL - Ley Universitaria y sus modificatorias - Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - Reglamento de Universidad Peruana Cayetano Heredia - Reglamento de Organización y Funciones de la Facultad 2012.

4 Página : Página 4 de 8 IV. ALCANCE El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Secretaría Académica de Veterinaria y Zootecnia, es de aplicación en el ámbito de la Facultad. V. FORMULACIÓN, APROBACION Y ACTUALIZACION 1. Formulación 1.1. La Secretaría Académica conforma una Comisión para la formulación del Manual de Organización y Funciones 1.2. La Comisión formula un proyecto de Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Secretaría Académica El proyecto de MOF es revisado por el Secretario Académico de la Facultad de Veterinaria y Zootecnia y por el Comité Académico, señalando sus observaciones 2. Aprobación 2.1. El MOF debe ser revisado y aprobado por el Consejo de la Facultad 2.2. El Decano debe elevar el MOF al Consejo Universitario para su conocimiento 3. Difusión 3.1. La publicación del Manual de Organización y Funciones, se realizará de acuerdo a la disponibilidad de recursos de la Facultad La distribución del MOF, debe comprender a: - Órganos de Gobierno - Archivo de la Facultad - Dirección de Planificación de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - Miembros del Comité Académico de la Facultad - Dirección de Carrera/Pregrado - Dirección de Postgrado - Personal administrativo de la Dirección 4. Actualización 4.1. El Secretario Académico de la Facultad de Veterinaria y Zootecnia, es el responsable de la actualización del Manual de Organización y Funciones 4.2. La modificación del Manual de Organización y Funciones procede cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza,

5 Página : Página 5 de 8 organización, funciones, atribuciones o servicios de la Secretaría Académica de Veterinaria y Zootecnia de la Facultad VI. ORGANIZACIÓN DE LA A. ORGANO DE GESTIÓN A.1 Secretario Académico B. ORGANO DE APOYO B. 1 Secretaria de la Secretaria Académica VII. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N Orden Cargo Total Observaciones 1 Secretario Académico de la Facultad de Veterinaria y Zootecnia. 1 Docente Contratado, Auxiliar, Asociado, a tiempo indeterminado. 2 Secretaria. 1 Contratada a tiempo indeterminado. VIII. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE CADA CARGO A. ORGANO DE GESTIÓN A.1 DEL SECRETARIO ACADÉMICO DE VETERINARIA Y ZOOTECNIA Son funciones del Secretario Académico: a) Citar por encargo del Decano a sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Facultad. b) Firmar conjuntamente con el Decano, las actas aprobadas de las sesiones del Consejo de Facultad. c) Mantener al día el archivo de actas de sesiones del Consejo de Facultad. d) Organizar y gestionar el proceso de matrícula de la Facultad. e) Coordinar con la Oficina de Admisión, Matrícula y Registro Académico (OAMRA), conjuntamente con la Unidad de Marketing de la Facultad el Proceso de Admisión de la Facultad. f) Atención y asesoría de estudiantes de la Facultad para los procesos de registro académico.

6 Página : Página 6 de 8 g) Elaborar las listas de los alumnos con reserva de matrícula, retiro o separación de la Universidad y hacerlo conocer a las dependencias correspondientes. h) Mantener actualizado el registro de matrícula y las actas de notas de la Facultad. i) Controlar y verificar que las calificaciones finales estén ingresadas en el sistema académico, una vez culminada los exámenes a fin de cada semestre académico. j) Enviar al Departamento Académico las actas finales para su firma del Jefe del Departamento y Coordinador del curso y su posterior entrega de una copia a la Secretaría Académica. k) Verificar la conformidad de los certificados y constancias emitidos por la Facultad, mediante un visto bueno en la última copia, para la firma del Decano. l) Proponer al Decano, en coordinación con el Director de carrera, los requerimientos académicos para la obtención del título profesional, cuando sea necesario. m) Solicitar a la Dirección Universitaria de Informática (DUI), la generación de usuarios y cuenta de correo electrónico institucional a los ingresantes. n) Evaluar los expedientes para la obtención de Diplomas, Grados y Títulos que corresponden a la Facultad. o) Mantener actualizada la base de datos académicos y la del personal docente de la Facultad. p) Supervisar y mantener actualizado el registro de notas en el sistema académico. q) Elaborar los horarios de clases en coordinación con el Departamento Académico y coordinadores responsables. r) Coordinar con la Clínica Médica para la programación de exámenes médicos anuales para los ingresantes y estudiantes, como prerrequisito para la matrícula. s) Otras funciones que le encargue el Decano o el Consejo de Facultad.

7 Página : Página 7 de 8 B. ORGANO DE APOYO B.1 SECRETARIA DE LA 1.1. Depende del Secretario Académico de la Facultad Los requisitos para ser secretaria son: tener estudios de secretariado y de informática básica 1.3. Son sus funciones: a) Elaborar la Agenda de las sesiones de Consejo de Facultad y enviar a cada miembro para su conocimiento y sea visto en la sesión programada. b) Redactar documentos con criterio propio, de acuerdo a las indicaciones generales de los acuerdos tomados en el Consejo de Facultad y enviar a las dependencias respectivas. c) Atender en la Mesa de Partes de la FAVEZ, la recepción de documentos, registrar y elevar a las áreas correspondientes. d) Atender en forma personalizada y vía telefónica a los usuarios, con derivación a las áreas correspondientes, de ser necesario. e) Elaborar certificados de estudios y constancias solicitadas por el interesado. f) Hacer seguimiento del trámite realizado de Diplomas, Grados y Títulos ante las instancias correspondientes. g) Entregar los documentos emitidos y gestionados por la Secretaría Académica a los usuarios: estudiantes, profesores. h) Brindar información académica a estudiantes, egresados o padres de familia. i) Mantener actualizado la base de datos de: alumnos activos, ingresantes, egresados, titulados, reservas, retiros y separaciones de la universidad. j) Organizar y mantener actualizado el archivo físico de la documentación tramitada. k) Mantener el control de uso de aulas de la Facultad, solicitadas por otras dependencias de la UPCH. l) Revisar, organizar y archivar los expedientes de ingresantes. m) Mantener actualizada la base de datos de estudiantes y egresados. n) Mantener actualizada la base de datos de grados y títulos otorgados. o) Otras funciones o apoyo que le encargue el Secretario Académico.

8 Página : Página 8 de 8 X. ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE LA FACULTAD SECRETARIO ACADÉMICO SECRETARIA

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