Procesos entrega de premios en la Estación

Transcripción

1 Procesos entrega de premios en la Estación 1

2 Recepción de premios en la EESS Entrega de premios en EESS La distribución es por rondas, cada 15 o 60 días (según demanda en cada EESS). La mercadería llega a la EESS en cajas normalizadas conteniendo varios PREMIOS. Las cajas viajan con REMITO GUIA detallando (nombre, apellido y DNI del socio, cod de producto SC) Las cajas solo permanecerán en la EESS hasta la siguiente ronda logística, a fin de evitar la acumulación de PREMIOS y facilitar el control de los mismos Remito Guía 2

3 Entrega de premios en la EESS El Responsable de Operación recibe la caja y verifica el estado de la misma En caso de RECHAZA de la caja => caja se encuentre Rota o mojada La EESS debe rechazar la caja, para ello: No debe abrir la caja Debe firmar el remito guía con la observación de RECHAZO Debe generar una incidencia al SAC con derivación al operador logístico 3

4 Recepción de premios en la EESS Si ACEPTA la entrega => Controla que las cantidades indicadas en el remito guía coincida con la la cantidad de unidades que se encuentran en la caja Si las cantidades coinciden Firma el remito guía y se lo entrega al Operador Logístico procede a ingresar y registrar en Back Office los productos a costo cero a fin de poder realizar un control de stock de productos en la EESS Si existe diferencia de unidades => la cantidad de unidades no coincide con la cantidades expresadas en el remito guía la EESS debe: observar el remito indicando la diferencia de unidades en cantidad. Para ello firma el remito que le brinda el operador logístico y lo observa en el espacio destinado a ese fin. aceptar la caja Genera una incidencia al SAC procede a ingresar y registrar en Back Office los productos a costo cero a fin de poder realizar un control de stock de productos en la EESS Si la caja fue aceptada y el remito fue firmado pero no observado=> el faltante de unidades se asume como extraviado por la estación. Se cobra al operador el faltante del premio a través de una nota de débito (el costo de 1 premio + el delivery a la EESS + delivery del socio ) Importante => Si la caja se abre se debe firmar el remito con observación o no, pero si o si recibirla Cantidad de remitos que recibe son => 2 copias del Remito Guía para la Estación y 2 copias para el transporte. Una vez que la EESS recibió el premio (firmo el remito guía) => se le envía un mail al socio indicándole que tiene su premio disponible en la EESS y la cantidad de días que tiene para retirarlo.

5 Procesos entrega de premios al Socio en la Estación

6 Entrega de premio al socio en la EESS El socio se presenta en la EESS para retirar su premio Condición para la entrega del premio => presentar con Tarjeta + DNI Casos que se pueden presentar 1- El socio se presenta con su DNI, su Tarjeta SC y el premio se encuentra en la EESS El Responsable de Operación Coteja los datos del socio contra el remito guía Verifica que el premio se encuentre en la EESS Le solicita al socio que abra el embalaje, verifique el estado general del premio y que firme el remito de entrega Efectiviza el canje ingresando la tarjeta en el pos de Serviclub, entrega el comprobante al socio. La EESS emite una factura a valor cero a fin de disminuir el stock de premios registrados en el Back Office Firma el remito guía en la columna de entregado Archiva en la caja de entrega la documentación que respalda la entrega (El remito Guia + el remito de entrega firmado por el socio) El socio Firma el remito de entrega prestando conformidad del estado general del premio y se lo entrega al Responsable de la Operación. Remito de entrega Si el DNI no es correcto, se le indica que debe presentarse el titular a retirar el premio

7 Entrega de premio al socio en la EESS 2- El socio se presenta con su DNI, su Tarjeta SC y el premio No encuentra en la EESS ( se verifica que en el remito guía no este el premio) El Responsable de la Operación le sugiere al socio Serviclub que verifique si ha recibido el mail de confirmación del premio en su casilla ( o en casilla de correo no deseado ), en el que le confirmaría la fecha y hora de entrega del premio en la Estación de Servicio por parte del Operador Logístico En caso de no haberlo recibido, el socio debe llamar al *YPF y a fin de verificar el estado del envío del premio según la fecha de solicitud registrada en el portal. 3 - El socio se presenta con su DNI, sin Tarjeta SC y el premio se encuentra en la EESS Si el motivo de ausencia de tarjeta es que se la olvido => se le debe indicar que vuelva a retirar su premio con la Tarjeta Si el motivo es que la perdió o pidió la nueva tarjeta ya un no le llego => debe efectivizar el premio en la Extranet de SC Efectiviza el premio en la extranet de la EESS => entrega de premio programado. 4 EL socio se presenta con su DNI + con o sin Tarjeta SC el premio se encuentra en la EESS y no se puede entregar por: El pos de SC no funciona El premio no se encuentra visible en el post de la EESS Efectiviza el premio en la extranet de la EESS => entrega de premio programado.

8 Entrega de premio al socio en la EESS Proceso de entrega de premio programado en la EESS Ruta de acceso de menú=> YPF Serviclub / Gestión de premios / Entrega manual de premios programados Al ingresar a dicha opción de menú se visualizan los siguientes filtros de búsqueda: Búsqueda: se puede realizar por cualquiera de los campos y si presionan consultar, despliega todas las entregas pendientes de entrega en la estación Al visualizar las solicitudes, el estacionero podrá seleccionar la que corresponda al socio que se presenta en la estación a retirar su premio.

9 Al presionar el botón Entregar sobre la misma, se visualizará una pantalla auxiliar para completar la siguiente información: Nro de incidencia=> debe indicar el numero de DNI del responsable de la entrega del premio Operador de la estación y Autorizante => genérico En incidencia => Poner el DNI del Responsable de la entrega del premio

10 Entrega de premio al socio en la EESS Contingencias: Si a la EESS no posee conexión de Internet Si el post de SC no funciona el Responsable de la Operación llama al SAC, quien lo deriva al *YPF => le informarán los datos del socio a fin de efectivizar el canje en la Aplicación Central de Serviclub

11 Entrega de premio al socio en la EESS Inconvenientes con el premio 1- Producto defectuoso (roto o con faltante) en la EESS El socio corrobora que el premio no esta en condiciones Solicita el cambio => firma el remito de entrega marcando el ítem 06 de CAMBIO. Deberá aguardar entre 15 y 30 días para recibir el mismo nuevamente en la EESS 2- Disconformidad con el premio en la EESS Solicita la anulación del canje => firma el remito de entrega en el campo 07. ANULACION. Deberá aguadar 35 dias para que se le devuelvan los kms + los $ En ningún caso la Estacion debe ingresar ni la tarjeta en el pos de Serviclub ni en el link de la extranet El premio debe volver a la caja junto con el remito de entrega 3- Solicita devolución => se retiro de la EESS Si pasaron menos de 10 días de la entrega => el socio debe enviar el premio, a costo de BASEONE, a Moldes 2175 CP 1428 CABA Aguarda 35 días y se le realiza la devolución de kms + los $ Si pasaron mas de 10 días de la entrega => Gestiona el reclamo por medio de la garantía del premio. 11

12 Entrega de premio al socio en la EESS- Procesos *YPF El socio se acerca a la EESS para retirar su premio pero el premio no esta disponible: Si el estado del premio es en EESS (Premio perdido por EESS) Se le pide al socio que llame al *YPF para registrar la incidencia y en 120 hs obtendrá una respuesta. *YPF deriva el caso al Representante Comercial (abanderada) y Jefe de Estación (Opessa) Si el RC o JE confirma que el premio se encuentra en la ES (48 hs): Desde *YPF se contacta con el socio para solicitarle que pase a retirar su premio. En los casos que confirme que el premio no se encuentra en la ES: - *YPF deriva el reclamo a la agencia para verificar la recepción del mismo por parte de la ES, en el caso afirmativo realiza el envío al domicilio del socio. - Al cierre del mes, Fidelización emite la Nota de Debito a nombre de la Estación de Servicio (el costo de 1 premio + el costo de envío a la Estación de Servicio + el costo del envío a domicilio del socio + cargos administrativos de agencia). Si el estado del premio es ANULADO En los casos que el premio haya superado el tiempo indicado para ser retirado por el socio, se le informa que el mismo ha sido anulado y que en 35 días se le realizara el reintegro de kms + $. 12

13 Retiro de cajas de la EESS Transcurrido el periodo de 15 o 60 días según la EESS el operador logístico retira la misma caja que entrego. La caja deberá contener: _ Remito Guía _ Remitos de Entrega de premios entregados _ Premios no entregados _ Premios rechazados por solicitud de cambio o anulación de canje junto con sus correspondientes Remitos de Entrega. _ Completar el remito guía con premios devueltos. _ Debe firmar el transporte. Documentación de respaldo => una copia para el transporte, otra para el operador Bajar del Back Office los premios devueltos