GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARACTERIZACION PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO

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1 Pág. 1 de 10 OBJETIVO: ALCANCE: DEPENDENCIAS PARTICIPANTES: RESPONSABLES: Administrar de manera eficaz, eficiente y efectiva el Talento de la Gobernación, buscando contribuir permanentemente a la mejora de las competencias y el ambiente de trabajo, aplicando la normatividad vigente, de acuerdo con las necesidades de la entidad. Comprende desde la planeación de actividades, hasta el seguimiento y evaluación del proceso. Dirección Talento Secretaría de Educación Talento Director Talento Director Administrativo (Sec. Educación) Director del Fondo Territorial de pensiones PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Proceso Direccionamiento Estratégico Direccionamiento estratégico Diagnósticos del estado del talento humano en la entidad. Requerimientos Comisión Nacional del Servicio Civil, DAFP Normatividad vigente 1. PLANEACION DE ACTIVIDADES Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Programa de Salud Ocupacional Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Necesidades de ajustes a documentos como Código de Ética, manual de funciones, reglamento interno, manual de procedimientos, manual de inducción y reinducción, etc. Necesidades de personal Todos los procesos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Equipo MECI-CALIDAD Equipo MECI-CALIDAD Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Septiembre de 2010 Fecha: Noviembre de 2010 Fecha: Noviembre de 2010

2 Pág. 2 de 10 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Aspirante Requerimientos Comisión Nacional del Servicio Civil, DAFP Planta de personal Estructura orgánica Necesidades de personal Hojas de vida Manual de funciones Requerimientos legales Normatividad vigente 2. CONVOCATORIA, SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO Listado de aspirantes Decretos de nombramiento Acta de nombramiento Acta de posesión Historia laboral Información detallada para la CNSC Registro en carrera administrativa o docente Todos los procesos Servidor Público Proceso Direccionamiento Estratégico Normatividad vigente Reglamento Interno Código de Ética Manual de funciones Manual de inducción y reinducción Manual de procedimientos 3. INDUCCION Y REINDUCCION DE PERSONAL Servidor público capacitado y preparado para iniciar labores Registro de inducción Servidores Públicos Acta de Nombramiento Acta de posesión Evaluación de desempeño Certificado de haber superado periodo de prueba 4. INSCRIPCION EN CARRERA (ADMINISTRATIVA Y DOCENTE) Resolución de inscripción en Carrera (CNSC)

3 Pág. 3 de 10 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Proceso Direccionamiento Estratégico Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Programa de Salud Ocupacional Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Encuesta de Clima organizacional Normatividad vigente 5. PROMOCION Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Evaluación de desempeño Acuerdos de gestión Resultados encuesta de Clima organizacional Registro de actividades desarrolladas Servidor público competente Ascensos y promociones Todos los procesos Servidor Público Todos los procesos Situaciones administrativas 6. ADMINISTRACION DE NOVEDADES Actos administrativos de novedades Historias laborales actualizadas Todos los procesos Servidor Público Sector privado Actos administrativos de novedades Descuentos por libranzas Embargos 7. GESTIÓN DE NÓMINA Nómina liquidada Reportes de nómina Gestión Financiera

4 Pág. 4 de 10 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Pensionados Solicitud de reconocimiento de prestaciones Resolución de pago firmada ó recursos de no aceptación de resolución de pago Reclamación o queja del servicio de salud Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Programa de Salud Ocupacional Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Resultados encuesta de Clima organizacional Reportes de nómina Actos administrativos de novedades 8. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL 9. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO Certificado salarial Certificado de historia laboral Expediente con resolución de pago Notificación de resolución de pago Resolución de reconocimiento de prestaciones Informe de gestión y resultados Reporte de acciones de mejora. Mapa de riesgos actualizado Tratamiento de Producto/servicio no conforme Pensionados Fiduciaria Gestión Financiera Proceso Mejoramiento Continuo Proceso Evaluación Independiente Proceso Direccionamiento Estratégico. Proceso Control disciplinario.

5 Pág. 5 de 10 REQUISITOS MECI 1000:2005 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTCGP 1000: ,2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3, Ver Normograma del proceso NOR-MC , 6.2, 6.4, 8.2.3, 8.4, DOCUMENTOS MAN-MC-001 Manual de Calidad MAN-MC-003 Manual de Procedimientos MAN-TH-001 Manual de Funciones MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción MAP-MC-001 Mapa de procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos MAT-MC-001 Matriz de Indicadores NOR-MC-001 Normograma COD-MC-003 Código de buen gobierno. COD-MC-001 Código de ética. Manual de procesos y procedimientos del Macroproceso H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Secretaría de Educación y Cultura REGISTROS FOR-AC-001 Encuesta de satisfacción del cliente interno y externo FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Programa de Salud Ocupacional Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Registro de inducción Resolución de inscripción en Carrera Resultados encuesta de Clima organizacional Nómina liquidada Reportes de nómina Actos administrativos de novedades Evaluación de desempeño Registros del Macroproceso H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Secretaría de Educación y Cultura

6 Pág. 6 de 10 Generales Hardware Software HUMANO Infraestructura Recursos Físicos Talento RECURSOS CONTROLES Seguimiento Plan de capacitación Registros de inducción, capacitación y evaluación del personal Verificación de eficiencia desempeño Evaluación de desempeño PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-TH-001 CALIDAD EN LA INDUCCIÓN / CAPACITACION AL SERVICIO EFECTIVIDAD IND-TH-002 COBERTURA EN LA CAPACITACIÓN EFICACIA IND-TH-003 COMPETENCIAS DEL PERSONAL EFECTIVIDAD IND-TH-004 COSTO DE AUSENTISMO EFICIENCIA IND-TH-005 CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR EFICACIA IND-TH-006 CUMPLIMIENTO PANORAMA DE RIESGOS EFICACIA IND-TH-007 CUMPLIMIENTO PLAN DE CAPACITACIÓN EFICACIA IND-TH-008 CUMPLIMIENTO PRESUPUESTO DE CAPACITACIONES EFICIENCIA IND-TH-009 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EFECTIVIDAD IND-TH-010 IMPACTO DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO HUMANO EFECTIVIDAD IND-TH-011 INDUCCIÓN AL SERVICIO EFICACIA IND-TH-012 NOVEDADES REPORTADAS EFICIENCIA

7 Pág. 7 de 10 PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-TH-013 RECONOCIMIENTOS PENSIONALES EFICIENCIA IND-TH-014 ROTACIÓN DE PERSONAL EFICACIA IND-TH-015 SOLICITUDES TRAMITADAS F.T.P EFICACIA H TIEMPO DE FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DE LA PLANTA DE PERSONAL. H H PROPORCIÓN DE CENTROS EDUCATIVOS QUE CUMPLEN CON LA RELACIÓN ALUMNO - DIRECTOR RURAL (SEGÚN LA LEY) PROPORCIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS URBANAS QUE CUMPLEN CON LA RELACIÓN ALUMNO - RECTOR (SEGÚN LA LEY) H PROPORCIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS QUE CUMPLEN CON LA RELACIÓN ALUMNO - COORDINADOR (SEGÚN LA LEY) H ROTACIÓN DE PERSONAL (PERMANENCIA DEL PERSONAL EN LA SE) H DOCENTES AJUSTADOS A PERFILES H TIEMPO DE DURACIÓN DEL CONCURSO H TIEMPO DE DURACIÓN SIN CUBRIR UNA VACANTE H TIEMPO DE DURACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN H NÚMERO DE DÍAS DE APROBACIÓN DE UN NOMBRAMIENTO H NÚMERO DE DÍAS QUE TARDA EL NOMBRAMIENTO DESPUÉS DE SER SELECCIONADO EN EL CONCURSO H MEJORAMIENTO DE LA CALIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS H COBERTURA EN PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN H PROPORCIÓN DE EVALUACIONES DE DESEMPEÑO REALIZADAS Ver hoja de vida indicador - Secretaría de Educación y Cultura del Tolima

8 Pág. 8 de 10 PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO H TIEMPO PROMEDIO DE EJECUCIÓN DEL SUBPROCESO DE INSCRIPCIÓN Y ASCENSO EN EL ESCALAFÓN DOCENTE H TIEMPO PROMEDIO DE EJECUCIÓN DEL SUBPROCESO DE INSCRIPCIÓN Y ASCENSO EN CARRERA ADMINISTRATIVA H PORCENTAJE DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS QUE SUPERAN EL PERIODO DE PRUEBA H H FACTORES DE EVALUACIÓN CON MAYOR Y MENOR PUNTAJE EN LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PORCENTAJE DE INSTITUCIONES CON SERVIDORES QUE APRUEBAN EL PERIODO DE PRUEBA Ver hoja de vida indicador - Secretaría de Educación y Cultura del Tolima H TIEMPO PROMEDIO DE TRÁMITE DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES Y ECONÓMICAS H PORCENTAJE DE QUEJAS POR SALUD TRAMITADAS Y SOLUCIONADAS H PARTICIPACIÓN DE NOVEDADES POR CONCEPTOS H PORCENTAJE DE REPORTES DE NOVEDADES LABORALES ENTREGADOS A TIEMPO H PORCENTAJE DE REINTEGROS Y / O AJUSTES EN LA NÓMINA H NÚMERO DE PRENÓMINAS ADICIONALES TRAMITADAS H PORCENTAJE DE HOJAS DE VIDA ACTUALIZADAS EN EL SISTEMA H TIEMPO DE GENERACIÓN DE CERTIFICADOS

9 Pág. 9 de 10 POLITICAS DE OPERACIÓN: Los programas de desarrollo del talento deberán promover el mejoramiento del recurso humano y la transferencia de tecnología tendiente al aumento de la eficiencia y la productividad del trabajo. Para todos los niveles jerárquicos y las diferentes naturalezas de los empleos se dispondrá de una reglamentación sobre los Procesos de reclutamiento, selección, vinculación, promoción, situaciones administrativas, y mejoramiento del recurso humano. El clima laboral deberá ser medido con una periodicidad establecida y establecerse los indicadores para la medición de su mejora. La distribución de los incentivos al recurso humano deberá tener una reglamentación clara, equitativa y previa a su distribución Realización de las evaluaciones de desempeño laboral de conformidad con los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional, a través de la Comisión Nacional del Servicio Civil. La suscripción de los Acuerdos de Gestión con los Gerentes Públicos de la Entidad acatará las normas fijadas por el Gobierno Nacional, siguiendo las instrucciones impartidas en las capacitaciones realizadas por la Dirección de Talento, para su elaboración. El reconocimiento y pago de las obligaciones por concepto de salarios y prestaciones sociales a los funcionarios de la entidad, se realizará en forma oportuna y ajustándose a las normas que regulan la materia. Se propenderá por la participación permanente de los funcionarios en los programas de capacitación y bienestar social, ofrecidos por las entidades del Estado, y por las empresas privadas de acuerdo con la disponibilidad de los recursos económicos. Se entregará la dotación a los funcionarios y los recursos necesarios para el normal desarrollo de sus funciones, actividades o procesos, de acuerdo con la disponibilidad de los recursos económicos. El horario de trabajo definido en la Gobernación del Tolima, será de Lunes a Jueves de 7:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 6:00 p.m. y los Viernes de 7:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 5:00 p.m.

10 Pág. 10 de 10 RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO: (Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002) IDENTIFICACION DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 30/03/ /11/2010 Actualización del encabezado y pie de página del documento Codificación del documento Actualización por cambio de la versión de la norma NTCGP 1000 Cambio en los nombres de los procesos: Gestión de Calidad por Mejoramiento Continuo y Control Interno por Evaluación Independiente. Codificación de los registros y documentos adscritos a la caracterización Se incluyó la actividad Manejo del fondo prestacional Se incluyeron los indicadores del proceso H. TALENTO HUMANO, de la Secretaría de Educación y Cultura. Inclusión de las políticas de operación del proceso. Actualización de políticas de operación Codificación de los documentos y registros 02 03

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