UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA. 60 Años

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1 UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA 60 Años Oficina Control Interno de Gestión INFORME ASISTENCIA JORNADA DE DIFUSIÓN Y APLICACIÓN DEL NUEVO MODELO DE CONTROL INTERNO PARA UNIVERSIDADES PÚBLICAS FECHA: : Bogotá, 11 de marzo de 2005 Período del evento : Marzo 3 y 4 de 2005 Elaborado por : Dr. Guillermo Salas Toro Jefe Oficina Control Interno CONTENIDO DEL INFORME: El Comité Interinstitucional de Control Interno de las Universidades Públicas CIUP organizó una jornada de 2 días para difundir el nuevo modelo de Control Interno de las universidades públicas, La Rectoría tuvo a bien asignar al Jefe de la Oficina de Control Interno para asistir a este evento, por lo cual se rinde el informe de los principales temas tratados: PRESENTACIÓN DEL MODELO: Dr Jaime Andrés Ortega Mazorra: Jefe e Control Interno de la Función Pública. TIPO DE CONTROL CONTROL INTERNO CONSTITUCIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS ARTÍCULO DE LA C.P. LEY DECRETO REGLAMENTARIO Art / /94 S.C.I. Art / /01 Riesgos Art / /99 S.N.C.I. Art CONTROL Art. 267

2 FISCAL C.G.R. Art. 268 CONTABLE C.G.N. DISCIPLINARIO P.G.N. CALIDAD PARA ENTIDADES DEL ESTADO Art. 354 Art /02 872/ /04 Los controles han venido desarrollándose en el País a partir de la Constitución de 1.991, que en sus artículos 209, 269 y 189 se refiere al tema concreto del Control Interno. El Control Interno es un elemento de las organizaciones que está presente en la mayoría de los países del Mundo. En los Estados Unidos se ha venido aplicando el MODELO COSO, el cual hace énfasis en el manejo del riesgo. Ante la presencia de riesgos se prepara el control funcional para que no ocurran. En cuanto a la contraloría gubernamental GAO de ese País, ésta utiliza el método de auditoria independiente. MODELO COCO de Canadá: Se fundamenta mucho en sistemas comunicacionales y en el control social, con planes de mejoramiento individuales. MODELO CADBURY del Reino Unido. Le da importancia al control de gestión financiera, Control Interno Contable, a partir de estándares internacionales. MODELO COBIT de Australia: Enfatiza en los estándares internacionales. MODELO CASALS Naciones Unidas contrató firmas para que crearan el modelo de control interno de universidades, la Empresa CASALS, es responsable, para el efecto, en Suramérica y en concreto de Colombia. FUNDAMENTOS DEL NUEVO MODELO ( CASALS ) DE CONTROL INTERNO PARA LAS UNIVERSIDADES DEL ESTADO EN COLOMBIA: 1. AUTORREGULACIÓN: Es la capacidad que tiene la Entidad de generar sus propias reglas del juego. 2. AUTOCONTROL: Capacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente a sus responsabilidades.

3 3. AUTOGESTIÓN: Capacidad de la Entidad para interrelacionar AUTOGESTIÓN AUTOCONTROL. 4. VALIDACIÓN TÉCNICA APLICATIVA DEL MODELO: 4.1. Ética institucional Código de valores Autoconfianza: 4.3. Prevención de riesgos Organización por procesos y visión holística Encauza la entidad a un autocontrol corporativo. Pensamiento acción verificación Mide la gestión en tiempo real en cualquier momento Generación de información suficiente para la organización y la sociedad Control de procesos de comunicación y de publicidad y rendición de cuentas (transparencia) Fortalece la función de evaluación Standarización de metodologías y procedimientos Alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento. 5. VALIDEZ CONCEPTUAL: Art. 1 Ley 87/93. El C.I. es un sistema: ARTICULO 1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO (C. I.) : Se entiende por C.I. el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El sistema se refiere desde el pensamiento, la acción, la organización hasta la evaluación. 6. VALIDEZ ESTRUCTURAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS UNIVERSIDADES DEL ESTADO: 6.1. Estratégico De gestión Evaluación del sistema Relación con el sistema de gestión de calidad. Ley 872/ Elementos: Compromisos, protocolos y acuerdos éticos.

4 7. SUBSISTEMAS: 7. Control estratégico Ambiente de control Direccionamiento estratégico Administración del riesgo Control de gestión Actividades de control Información Comunicación pública Control de evaluación Autocontrol Evaluación independiente Planes de mejoramiento Institucional Funcional Individual. 8. VALIDEZ METODOLÓGICA DEL MODELO: 8.1. Manual de implementación del Control Interno Plan general de implantación Metodologías de diseño de implantación Procedimientos de implantación Guías Formatos Herramienta técnica. (Modelo CASALS). 9. VALIDACIÓN DEL MODELO: ROLES Y RESPONSABILIDADES El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Es la máxima instancia Rector. Responsable del sistema de control interno. Delega la coordinación de la implantación del sistema en un directivo distinto del Jefe de la Oficina de Control Interno Directivos. Diseño de métodos y procedimientos Oficina de Control Interno. Evaluación y asesoramiento Servidores públicos. Responsables de la aplicación del sistema Jefes de Planeación. Implantación de la calidad. Ley872/ Consecuencias. Ley 134 (Destitución.)

5 10. PROYECTO DE DECRETO REGLAMENTARIO PARA IMPLANTAR EL NUEVO MODELO. Se encuentra en redacción basado en el modelo CASALS. Trata de los siguientes aspectos Fundamentos Objetivos Estructura Subsistemas Roles Varios. 11. ES UN MODELO INTEGRAL DE GESTIÓN PÚBLICA EFICIENTE Y TRANSPARENTE Contexto institucional Contexto legal Contexto político Contexto comunitario Dimensión Estrategia Gestión. (Calidad, gestión y control.) Evaluación. INTERVENCIÓN DEL DOCTOR LUIS OVIDIO RAMÍREZ ARBOLEDA de la Oficina de Control Interno de la Universidad de Antioquia. Modelo significa sistema a escala. El modelo CASALS de Control Interno para las universidades oficiales es eso, un modelo para establecer el sistema de control interno en cada universidad pública que tiene aspectos muy individuales. Sin embargo, dentro del sistema, un elemento cualquiera tiene que ver con los demás del mismo sistema, un elemento de control de una universidad tiene que ver con el sistema de control interno de las universidades públicas. Hay algunos elementos que se consideran básicos dentro del MODELO CASALS : POLÍTICAS DE OPERACIÓN: (Guías de acción): Definen límites y parámetros, se componen de: Procedimientos, Manual de operaciones, controles e indicadores. PROCEDIMIENTOS: Son especificaciones de las tareas a realizar, el modo de hacerlas. Tienen en cuenta los perfiles de los cargos y la autonomía que se tiene en la ejecución de actividades.

6 ACTIVIDADES DE CONTROL: Mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los riesgos que tienen que ver con la aplicación del Manual de Operaciones. SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN: Es un elemento del control interno compuesto por los datos que al ser ordenados y procesados tienen un significado para los grupos de interés que los utiliza, es el elemento básico para la toma de decisiones: Objetiva, relevante, verificable, significativa (comprensible), pertinente, consistente, uniforme y equitativa (imparcial). La información es primaria cuando se procesa en la Entidad pero viene de fuente externa o del entorno al cual sirve la organización sea inmediato o lejano. Por ejemplo las fuentes de empleo para los egresados. Información secundaria, cuando se genera en el interior de la Universidad. Ejemplo: Número de estudiantes del programa tal. SUBSISTEMA DE REGISTRO: La información debe tener un registro oportuno, exacto y confiable. Los registros deben estar disponibles para la consulta con destino a la toma de decisiones. Se debe organizar los recursos técnicos y humanos usados en obtener y registrar la información. SUBSISTEMA DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN: Se debe utilizar para comunicarse con la sociedad a la cual se sirve o con los clientes internos. Se divide en pública (externa) y organizacional (interna). Permite ubicar objetivos y planes. La comunicación informativa fortalece la rendición de cuentas, especialmente a la sociedad (clientes externos) y a los clientes internos. El uso de medios de comunicación debe centrarse en cumplir con la publicidad necesaria para el logro de los objetivos. INTERVENCIÓN DEL DOCTOR ORLANDO SIERRA ORDÓÑEZ, jefe de Control Interno de la Universidad Distrital: Aspectos a tener en cuenta dentro del modelo CASALS : PLANES DE MEJORAMIENTO: Se prevén planes de mejoramiento que consoliden las acciones propicias requeridas para corregir desviaciones encontradas en el sistema de control interno, en el direccionamiento estratégico y en la gestión y resultados. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN: La Universidad Distrital cuenta con un software para medir las tareas individuales y de dependencias en toda la Universidad, el software cuenta con indicadores y semáforos que señalan incumplimientos y riesgos.

7 Cada objetivo tiene sus estrategias, éstas sus actividades y las actividades se concretan en tareas. Los indicadores miden el cumplimiento de los objetivos, estrategias, actividades y tareas. Hay indicativos de impacto en los diferentes niveles al interior de la Universidad y en el entorno. Los semáforos son colores que se prenden cuando no se ha realizado alguna de las cosas del sistema y detecta responsables individuales y dependencias. La base de la medida enlaza los 3 subsistemas: Estratégico, de gestión y de evaluación y control. Es decir que el software sirve para medir calidad, gestión y control interno. Mi propuesta en la sesión del viernes fue la de recomendar un software que enlace toda la información tal como lo está haciendo la Universidad Distrital para evitar duplicidad y pérdida de tiempo y en cambio actuar con eficacia y eficiencia al respecto. INTERVENCIÓN DEL DOCTOR RAMÓN ELÍAS BUSTAMANTE VÉLEZ, Ingeniero Eléctrico de la Universidad de Antioquia sobre el tema: SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD: La Universidad de Antioquia, hace varios años inició un programa de extensión: GRUPO ISO. En estudió las 66 características de acreditación del C.N.A. contra las normas ISO y encontró similitud como normas de calidad, no de excelencia sino de organización. El se propuso concentrarse en las normas de calidad ISO 9000 para ayudar a los empresarios en el logro de la calidad para el lucro de las empresas. Se encontró que la acreditación es un cambio de cultura, una manera de trabajar, evidencia objetiva del respeto del acuerdo (normas de calidad), compromiso de mejoramiento de la gestión para recuperación de la inversión. En había en Colombia 200 empresas certificadas, hoy hay más de y la Ley 872/03 exige la certificación de las entidades oficiales, el Decreto Reglamentario 4110 del 9 de diciembre del contiene normas de calidad NTC GP basadas en las ISO Consideramos que la Universidad debe participar en esa demanda para también aplicarlo a la misma Institución. La Universidad de Antioquia entró en este tema y hoy cuenta con 200 organizaciones capacitadas, 50 de ellas se encuentran certificadas. Con este programa de extensión se ayuda a la sociedad y se obtienen ingresos para el Alma Máter. Una de nuestras metas es la asesoría de 5 universidades para que en diciembre de este año logren su certificación de calidad en la parte administrativa. Tenemos un diplomado de 180 horas para profesionales sobre las normas ISO 9000 e ISO de gestión ambiental. Adjunto encontrará las conclusiones del evento académico realizado el 3 y 4 de marzo de 2005 enviadas a este Despacho por el Comité Interinstitucional de Control Interno de

8 las Universidades Públicas en correo electrónico el pasado 10 de marzo de la presente anualidad. Cordialmente: GUILLERMO SALAS TORO Jefe Oficina Control Interno Adjunto: Lo enunciado en uno (1) folio

9 CONCLUSIONES DEL EVENTO ACADÉMICO REALIZADO LOS DÍAS 3 Y 4 DE MARZO DE 2005, EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS 1. Es necesario divulgar, promocionar, discutir y enriquecer el nuevo modelo de Control Interno, enfatizando en su enfoque sistémico y en la necesidad de adaptarlos a los entes universitarios autónomos. 2. Los rectores, como responsables directos en la implementación del citado modelo, deben apoyar la realización de actividades, a fin de consolidar un sentido de pertenencia institucional alrededor del mismo. 3. Motivar acciones que conduzcan a la integración del modelo de Control Interno con el modelo de Gestión de calidad en armonía con los requerimientos del Consejo Nacional de Acreditación CNA. 4. Impulsar el debate del proyecto que modifica la Ley 80, en especial los aspectos que vulneran la autonomía universitaria y el marco presupuestal (Decreto 111/96), buscando la formulación de un marco común para las universidades públicas en estos temas. 5. Promover la definición de las universidades públicas como sujetos especiales de control fiscal en el proyecto de ley 181 de Reiterar la importancia del trabajo conjunto entre las oficinas de control interno y de planeación. Bogotá, 4 de marzo de 2005