MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF-

Transcripción

1 MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF- i

2 ÍNDICE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIONES DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA FONDO ROTATIVO.. 1 PAGO A PROVEEDORES. 3 TRANSFERENCIAS INTERNAS.. 6 TRANSFERENCIAS EXTERNAS.. 8 CUOTA FINANCIERA 10 INGRESOS PRIVATIVOS. 12 REGISTRO DE METAS. 14 ii

3 Proceso para la repoción de Fondo Rotativo FR03 liquidado por los Departamentos Financieros Contabilidad Recibe el listado FR03 donde los Departamentos Financieros detallan los gastos efectuados con fondo Rotativo, Sella las Copias y recibe el original traslada documentación completa a. Verifica existencia de saldo Presupuestario existe saldo traslada a no realiza boleta de rechazo para que Departamento Financiero gestione Transferencia Interna y pueda regularizar el gasto. Departamento Financiero que esta ingresando la regularización, para realizar las gestiones correspondientes. Verifica la cuota agnada de la Dirección a la que pertenece el Fondo Rotativo, comprobando que exista cuota mensual tanto de compromiso como de Devengado de no existir se rechaza para que gestione reprogramación de cuota. Si existe saldo traslada a Contabilidad. Departamento Financiero que esta ingresando la regularización, para realizar las gestiones correspondientes. Revisa y verifica toda la documentación que se adjunta en la regularización de los gastos, que sea de acuerdo a las normas establecidas, encuentra errores rechaza para que se realicen las correcciones correspondientes, al encontrarse todo en orden traslada a Departamento Financiero que esta ingresando la regularización, para realizar las correcciones correspondientes. Consolida los listado de FR03 existiesen mas de uno en el correspondiente FR02 y genera CUR en estado de Solicitado. Traslada a Contabilidad. 1

4 Contabilidad Ministerio de Finanzas Públicas Revisa partidas congnadas en CUR de regularización y Actualiza estatus a APROBADO, solicita Repoción en caso de tratarse de fuente ingresos Corrientes en caso Contrato solamente Aprueba el CUR operado en SICOIN. Recibe solicitud y de acuerdo a Recursos Disponibles Acredita vía electrónica el Monto del FR03 en Cuenta de Fondos Rotativos del Ministerio de Energía y Minas. 2

5 Unidad de Administración Financiera Proceso para la repoción de Fondo Rotativo FR03 liquidado por los Departamentos Financieros MESA ENTRADA PRESUPUESTO de TESORERÍA de CONTABILIDAD de Recibe FR03 de Financiero Sella Copias, Registra documento en control Verifica Saldos Existe saldo Verifica saldo de Cuota Financiera Mensual de Compromiso y Devengado Existe Cuota Verifica documentación de respaldo Esta correcto Traslada FR03 con documentación de Respaldo a Entrega Rechazo a Unidad Ejecutora Rechaza por insuficiencia de saldo, Unidad Ejecutora debe realizar transferencia Rechaza por falta de cuota Financiera, Unidad Ejecutora debe realizar reprogramación Consolida en FR02 y traslada CUR en estado de solicitado Rechaza para corrección o completar documentación de respaldo Aprueba CUR consolidado y Solicita Repoción es fuente MFP Depota en cuenta del MEM 3

6 Proceso para pago a proveedores Ejecutado en SIGES por los Departamentos Financieros Astente UDAF Recibe Orden de Compra y Cur de Compromiso en estado Solicitado, Sella copias y traslada Originales a. Verifica existencia de saldo Presupuestario existe saldo traslada a no realiza boleta de rechazo para que Departamento Financiero gestione Transferencia Interna y pueda regularizar el gasto. Departamento Financiero que esta gestionando el pago, para realizar las correcciones correspondientes. Verifica la cuota agnada de la Dirección a la que pertenece el documento para pago, comprueba que exista cuota mensual tanto de compromiso como de Devengado de no existir se rechaza para que gestione reprogramación o ampliación de cuota según corresponda. Si existe saldo traslada a Contabilidad. Departamento Financiero que esta gestionando el Pago, para realizar las correcciones correspondientes. Revisa y verifica toda la documentación que se adjunta en la Orden de Compra y Cur de Compromiso, todo esta bien actualiza Estatus de Aprobado y traslada a de lo contrario genera boleta de Rechazo. Departamento Financiero que esta gestionando el Pago, para realizar las correcciones correspondientes. Solicita liquidación de Orden de Compra por medio de SIGES A Departamento Financiero Recibe Documentación de liquidación para el pago a proveedor, traslada a. 4

7 Contabilidad Genera CUR de Devengado en estado de Solicitado por medio de SIGES imprime CUR y traslada a Contabilidad Verifica toda la documentación que se adjunta, actualiza el Estatus a Aprobado, encuentra errores rechaza para que se realicen las correcciones correspondientes, al encontrarse todo en orden traslada a, de lo contrario genera rechazo. Ministerio de Finanzas Públicas Departamento Financiero que esta gestionando el Pago, para realizar las correcciones correspondientes. Actualiza estatus de solicitud de pago en SICOIN y electrónicamente finanzas recibe solicitud. Recibe solicitud y de acuerdo a Recursos Disponibles Acredita vía electrónica a la cuenta del proveedor registrada en Ministerio de Finanzas Públicas. 5

8 Unidad de Administración Financiera Proceso para Pago a Proveedores Ejecutado en SIGES por los Departamentos Financieros MESA ENTRADA PRESUPUESTO de TESORERÍA de ASISTENTE UDAF CONTABILIDAD de Contabilidad Recibe OC y CUR de Compromiso en estado solicitado Sella Copias, Registra documento en control Verifica Saldos Existe saldo Verifica saldo de Cuota Financiera Mensual de Compromiso y Devengado Existe Cuota Revisa documentación de Compromiso. Actualiza estatus de Aprobado en SICOIN Traslada documentación completa a Rechaza por insuficiencia de saldo, Unidad Ejecutora debe realizar transferencia Rechaza por falta de cuota Financiera, Unidad Ejecutora debe realizar reprogramación Existe Cuota Verifica documentación de respaldo Entrega Rechazo a Unidad Ejecutora Esta correcto Recibe Documentos para devengar CUR de compromiso, traslada a Entrega Rechazo a Unidad Ejecutora tifica a Financiero, para liquidar OC y devengarla Genera CUR de Devengado Solicitado por SIGES Traslada a Contabilidad Traslada CUR de compromiso aprobado a Rechaza para corrección o completar documentación de respaldo Actualiza estatus de solicitud de Pago traslada a MFP Traslada Documento a MFP Depota en cuenta del proveedor 6

9 Proceso para la Aprobación de Transferencias Internas Solicitadas por los Departamentos Financieros UDAF Despacho Viceministro Recibe Oficios con detalle de partidas presupuestarias y justificaciones, Sella copias y traslada Originales a. Realiza anális de Partidas Presupuestarias, verifica existencia de saldo Presupuestario para los Debitos no existe saldo genera boleta de rechazo para que Departamento Financiero incluya un renglón que tenga saldo. Verifica las justificaciones para los Créditos de las partidas presupuestarias de existir incongruencias con los renglones de gastos utilizados genera rechazo Departamento Financiero que solicita la transferencia, para realizar las correcciones correspondientes. Con la información corregida se consolida la solicitud de todos los departamentos financieros con sus respectivas justificaciones y se ingresa al SICOIN, en estado de Solicitado. Se traslada a Unidad de Administración Financiera, Si existen correcciones las realiza y regresa a. Revisa los documentos impresos, las justificaciones y verifica la información ingresada en SICOIN, esta correcto regresa a para trámite de firmas del despacho no esta correcto sugiere las correcciones necesarias a. Realiza impreones y gestiona firmas en el Despacho y de Unidad de Administración Financiera, Numero de Resolución para aprobación. Recibe documentación completa consolidada de transferencia en estado solicitado, Si esta de acuerdo Firma CO2 correspondiente y traslada a para aprobación por medio de Resolución Interna, de lo contrario devuelve a para correcciones 7

10 Dirección Técnica de Ingresa. De Resolución Interna para actualizar estado de Aprobación en SICOIN, traslada documentación original a DTP e informa a los Departamentos Financieros para que incluyan en sus controles respectivos. Recibe originales e realiza informe a donde corresponde de los debitos y créditos operados en SICOIN. 8

11 Unidad de Administración Financiera Proceso Aprobación de Transferencias Internas Solicitadas por los Departamentos Financieros MESA ENTRADA secretaria PRESUPUESTO de COORDINACIÓN de UDAF DESPACHO Viceministro Recibe solicitud de Transferencia Sella Copias, Registra documento en control Anális de Partidas Presupuestarias Verifica Justificaciones de gasto Revisa Documentos Impresos, Justificación e Información en el SICOIN Correcto Traslada a datos correctos Genera Rechazo Traslada a para correcciones Firma de CO2 impreso del Sistema en estado de Solicitud, Resolución para Aprobación Entrega Rechazo a Unidad Ejecutora Ingreso a SICOIN, Traslada en estado solicitado a Realiza Correcciones y Devuelve a Traslada a presupuesto Esta de acuerdo Regresa Documento para Correcciones Realiza impreones y gestiona Firmas del Despacho Coordina Correcciones y Devuelve para Firma Traslada a Ingresa Resolución para Aprobación Traslada documentación original a DTP DTP informa a donde corresponde 9

12 Proceso para la Aprobación de Transferencias Externas Solicitadas por los Departamentos Financieros UDAF Despacho Viceministro Recibe Oficios con detalle de partidas presupuestarias y justificaciones, Sella copias y traslada Originales a. Realiza anális de Partidas Presupuestarias, verifica existencia de saldo Presupuestario para los Debitos no existe saldo genera boleta de rechazo para que Departamento Financiero incluya un renglón que tenga saldo. Verifica las justificaciones para los Créditos de las partidas presupuestarias de existir incongruencias con los renglones de gastos utilizados genera rechazo Departamento Financiero que solicita la transferencia, para realizar las correcciones correspondientes. Con la información corregida se consolida la solicitud de todos los departamentos financieros con sus respectivas justificaciones y se ingresa al SICOIN, en estado de Solicitado. Se traslada a Unidad de Administración Financiera, Si existen correcciones las realiza y regresa a. Revisa los documentos impresos, las justificaciones y verifica la información ingresada en SICOIN, esta correcto regresa a para trámite de firmas del despacho no esta correcto sugiere las correcciones necesarias a. Realiza impreones y gestiona firmas del Comprobante CO2 en el Despacho y de Unidad de Administración Financiera. Recibe documentación completa consolidada de transferencia en estado solicitado, Si esta de acuerdo Firma CO2 correspondiente y traslada a gestionar ante Ministerio de Finanzas Públicas la aprobación correspondiente. 10

13 Dirección Técnica de Traslada documentación original a DTP solicitando la aprobación de la Transferencia. Recibe documentación original realiza anális y Aprueba en SICOIN, informa a Ministerio de Energía y Minas. Recibe notificación de DTP e informa a Departamentos Financieros para que ingresen los Debitos y Créditos en su control. 11

14 Unidad de Administración Financiera Proceso Aprobación de Transferencias Externas Solicitadas por los Departamentos Financieros MESA ENTRADA secretaria PRESUPUESTO de COORDINACIÓN de UDAF DESPACHO Viceministro Recibe solicitud de Transferencia Anális de Partidas Presupuestarias Revisa Documentos Impresos, Justificación e Información en el SICOIN Firma de CO2 impreso del Sistema en estado de Solicitud, Resolución para Aprobación Sella Copias, Registra documento en control Verifica Justificaciones de gasto Correcto Esta de acuerdo Traslada a datos correctos Rechaza para corrección de partidas o justificaciones Traslada a para correcciones Regresa Documento para Correcciones Entrega Rechazo a Unidad Ejecutora Ingreso de Datos al Sistema (SICOIN), Traslada en estado solicitado a Devuelve a tramite de firmas Realiza Correcciones y Devuelve a Traslada para gestión en DTP Realiza impreones y Gestiona Firmas Traslada documentación original a DTP, solicita aprobación DTP analiza, aprueba y tifica a MEM tifica a Departamentos financieros 12

15 Proceso para Solicitud de Cuota Financiera Ampliación/Reprogramación Solicitadas por los Departamentos Financieros UDAF Despacho Viceministro Dirección Técnica de Recibe Oficios con detalle de Grupos y Fuentes de Financiamiento con sus respectivas justificaciones, Sella copias y traslada Originales a. Realiza anális de Créditos y Debitos para reprogramación, verifica existencia de saldo para los Debitos no existe genera boleta de rechazo para que Departamento Financiero verifique su ejecución o solicite Ampliación. Departamento Financiero que realiza solicitud, para que corrija lo que corresponde. Consolida solicitudes de los departamentos Financieros, establece es ampliación o Reprogramación, ingresa información utilizando utilitario de SICOIN, genera el CO3 respectivo traslada a. Revisa los documentos impresos, las justificaciones y verifica la información ingresada en SICOIN, esta correcto regresa a para trámite de firmas del Despacho no esta correcto sugiere las correcciones necesarias. Realiza impreones y gestiona firmas del Comprobante CO3 en el Despacho y de Unidad de Administración Financiera. Recibe documentación completa consolidada en estado solicitado, Si esta de acuerdo Firma CO3 correspondiente y traslada a para que gestione ante Ministerio de Finanzas Públicas la aprobación correspondiente. Traslada documentación original a DTP solicitando la aprobación de la Ampliación o Reprogramación. Recibe documentación original realiza anális es Reprogramación Aprueba es ampliación traslada a COPEP para que emita dictamen y apruebe, en cualquiera de los dos 13

16 casos informa a Ministerio de Energía y Minas. Recibe notificación de DTP e informa a Departamentos Financieros para que ingresen documentos pendientes de operación por falta de cuota. 14

17 Unidad de Administración Financiera Proceso para solicitud de Cuota Financiera Ampliación/Reprogramación Solicitadas por los Departamentos Financieros MESA ENTRADA secretaria TESORERÍA de COORDINACIÓN de UDAF DESPACHO Viceministro Recibe solicitudes Anális de Grupos y fuentes solicitadas Revisa Documentos Impresos, Justificación e Información en el SICOIN Firma de CO3 impreso del Sistema en estado de Solicitud Sella Copias, Registra documento en control Verifica Justificaciones y montos establece tipo Correcto Esta de acuerdo Traslada a datos correctos Regresa a para correcciones Rechaza para corrección montos o justificaciones Regresa Documento para Correcciones Entrega Rechazo a Unidad Ejecutora Ingresa al SICOIN, Genera CO3 Traslada solicitado a Coordina Correcciones y Devuelve para Firma Realiza Correcciones y Devuelve a Gestiona Firmas Traslada para Solicitud para aprobación DTP o COPEP Traslada documentación original y Fotocopia a DTP DTP y COPEP aprueban Y notifican a MEM tifica a Departamentos financieros 15

18 Proceso para registro Ingresos Privativos Recaudado por Departamento Financiero Despacho Superior Astente UDAF Astente UDAF UDAF Recibe Orden de Pago, 63A y Boletas de depoto, Sella copias y traslada Originales a. Registra datos en SICOIN, y traslada a Astente UDAF en estado de Registrado. Revisa Documentación de Boletas de Depoto y Ordenes de Pago, todo esta correcto traslada a, encuentra errores genera rechazo a Departamento Financiero DSP. Departamento Financiero, para que corrija lo que corresponde. Con las correcciones realizadas Actualiza estatus de Solicitado y traslada a UDAF. Verifica Documentación y datos registrado en SICOIN, todo esta correcto actualiza estatus de Aprobado y traslada para archivo a, de lo contrario genera rechazo a Astente UDAF Recibe documentación y archiva con CUR impresos, sellados y firmados 16

19 Unidad de Administración Financiera Proceso para Registro de Ingresos Privativos Recaudados por Financiero Despacho Superior MESA ENTRADA TESORERÍA de ASISTENTE UDAF de UDAF Recibe Orden de Pago y Boleta de Depótos Registra datos en SICOIN Traslada a Astente UDAF Revisa documentación de Boletas y Ordenes de Pago Sella Copias, Registra documento en control Traslada documentación completa a Esta correcto Rechaza a Financiero para Correcciones Verifica documentación Esta correcto Entrega Rechazo a Financiero DSP Actualiza estatus de Solicitado en SICOIN y traslada a Rechaza para corrección Actualiza Estatus de Aprobado y Traslada para Archivo Archiva Documentación con CUR Firmados 17

20 Proceso para registro de Metas Ejecutadas por Direcciones del Ministerio de Energía y Minas Planificación Planificación Jefe Planificación Planificación Jefe Solicita Ejecución de Metas a Direcciones, Recibe oficios y traslada documentación a Jefe. Revisa Información, esta correcto consolida la información y traslada a, de lo contrario rechaza a Direcciones. Entrega rechazos a Direcciones encargadas de ejecutar metas, reingresa las correcciones. Revisa información de saldos contra programación mensual y cuatrimestral, existen saldos registra en SICOIN, de lo contrario rechaza para que Planificación solicite reprogramación mensual. Solicita a Direcciones Reprogramación de Metas de acuerdo al Total Anual programado, gestiona oficio a presupuesto Opera Reprogramación de Metas en SICOIN, actualiza estatus de solicitado y aprobado. Opera Ejecución de Metas en SICOIN, actualiza estatus de solicitado y aprobado. Archiva CUR con firmas y sellos. 18

21 Unidad de Administración Financiera Proceso para Registro de Metas Ejecutadas por Direcciones del Ministerio de Energía y Minas PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN Jefe PRESUPUESTO coordinador Solicita Ejecución de Metas a Direcciones Revisa información Recibe Oficio de Metas Traslada documentación a Jefe Planificacion Esta correcto Rechaza información, por medio de secretaria Revisa datos con saldos de programación mensual y cuatrimestral Entrega Rechazo a Financiero DSP Consolida información y traslada a Esta correcto Solicita a Direcciones Reprogramación de Metas Rechaza para solicitar reprogramación Gestiona por oficio reprogramación de Metas Ingresa Ejecución Mensual en SICOIN Actualiza estatus de Solicitado y Aprobado, gestiona firmas Archiva Documentación 19