REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE INMUEBLES

Transcripción

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2 C O N T E N I D O 1. Objetivo 2. Glosario de términos 3. Normatividad aplicable 4. Alcance 5. Periodicidad 6. Responsabilidades 7. Políticas 8. Descripción del procedimiento 9. Diagrama de flujo del procedimiento 10. Anexos y registros 11. Revisión histórica VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 2/6

3 1. Objetivo Mantener en condiciones óptimas el inmueble que ocupa la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, mediante su reparación y/ó mantenimiento preventivo. 2. Glosario de términos DGRM: Dirección General de Materiales, perteneciente a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México. Dictamen Técnico: Documento que expide la Dirección General de Materiales mediante el cual autoriza la factibilidad de llevar a cabo la reparación y/ó mantenimiento preventivo al inmueble. Inmueble(s): Bienes raíces que no pueden ser trasladados ó separados del suelo sin alterar, en algún modo su forma ó sustancia. Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que el inmueble pueda seguir funcionando adecuadamente. Procedimiento Adquisitivo: Conjunto de etapas por las que la convocante adquiere bienes ó contrata servicios para el cumplimento de sus funciones, programas y acciones. Proveedor ó Prestador: Persona Física ó Jurídica Colectiva que celebra contratos de bienes ó de prestación de servicios con la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. SAR: Subdirección de de. SCCP: Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal. SECOGEM: Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. Suficiencia Presupuestal: Capacidad de recursos financieros que tiene una partida con la posibilidad de ser afectada. 3. Normatividad aplicable Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Libro Décimo Tercero, de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Manual General de Organización de la Secretaría de la Contraloría. 4. Alcance Inicia cuando se determina la necesidad de reparar y mantener en óptimas condiciones las instalaciones del inmueble que ocupa la SECOGEM y termina con la obtención del Dictamen Técnico emitido por la DGRM. 5. Periodicidad Este procedimiento se usará cada vez que se presenten reparaciones no programadas ó de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento de Inmuebles. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 3/6

4 6. Responsabilidades En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar, revisar y aprobar la documentación de este procedimiento: Documento Elabora Revisa Aprueba Cotización Solicitud Presupuestal. Suficiencia Solicitud de Mantenimiento, Acondicionamiento, Remodelación y Rehabilitación de Oficinas Públicas. Proveedor ó Prestador de Servicio Personal del Departamento de Materiales y Servicios Generales Personal del Departamento de Materiales y Servicios Generales Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal Coordinador de 7. Políticas 1. Las Unidades Administrativas de la Secretaría de la Contraloría a través de sus Delegaciones Administrativas, podrán reportar al Departamento de Materiales y Servicios Generales las necesidades de reparación que se presenten en el inmueble. 2. Una vez que se conozca el presupuesto autorizado para la SECOGEM, el Departamento de Materiales y Servicios Generales, deberá elaborar el Programa Anual de Mantenimiento de Inmuebles. 8. Descripción del procedimiento Responsable Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal Coordinador de. Coordinador. SAR. de Actividad 1. Determina la necesidad de reparación y/ó mantenimiento al inmueble que ocupa la SECOGEM. 2. Por cada reparación ó mantenimiento a realizarse se obtiene cotización del Proveedor ó Prestador de servicios detallando los conceptos y alcances. (Ver Anexo I). 3. Tramita ante la SCCP la suficiencia presupuestal (Ver Anexo II). 4. Verifica la suficiencia presupuestal, valida y en su caso, compromete el recurso emitiendo oficio de respuesta. 5. Requisita y valida el formato denominado Solicitud de Mantenimiento, Acondicionamiento, Remodelación y Rehabilitación de Oficinas Públicas (Ver Anexo III). 6. Solicita mediante oficio el Dictamen Técnico a la DGRM. 7. Recibe Dictamen Técnico emitido por la DGRM y lo turna a la SAR (Ver Anexo IV). 8. Recibe Dictamen Técnico e inicia el procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios en la modalidad que corresponda. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 4/6

5 9. Diagrama de flujo del Procedimiento Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales. Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal. Coordinador de. Subdirección de de INICIO Determina la necesidad de reparación y/o mantenimiento al inmueble. Obtiene cotización del Proveedor o Prestador de Servicios Tramita ante la SCCP la suficiencia presupuestal. Verifica suficiencia presupuestal, valida y emite oficio de respuesta Requisita y valida Solicitud de Mantenimiento, Acondicionamiento, Remodelación y Rehabilitación de Oficinas Públicas. Solicita Dictamen Técnico. Recibe Dictamen Técnico y turna a la SAR. Recibe Dictamen Técnico e inicia el procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios FIN VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 5/6

6 10. Anexos y registros Anexo I: Cotización. Anexo II: Solicitud de Suficiencia Presupuestal. Anexo III: Solicitud de Mantenimiento, Acondicionamiento, Remodelación y Rehabilitación de Oficinas. Anexo IV: Dictamen Técnico. Anexo V: Programa Anual de Mantenimiento de Inmuebles. FIRMAS DE CONFORMIDAD Y REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS Recibí copia Nombre y firma Fecha Departamento controlada No. 03 Lic. Ricardo Segura Estrada 15/10/2013 Representante de la Dirección 12 Ing. Yasmín Arévalo Athié 15/10/2013 (Original) 11. Revisión histórica Número de Fecha de Revisó Aprobó Descripción del cambio revisión revisión 00 30/06/2010 Subdirector de Primera edición de 01 17/05/2011 Subdirector de de Modificación en el Control de Copias Controladas 02 10/02/2012 Subdirector de de 03 15/10/2013 Subdirector de de Cambio de la imagen institucional (logotipo), cambio de la representante de la dirección en el control de copias controladas. Cambio de la imagen Institucional (logotipo), cambio del nombre del Representante de la Dirección y se efectuaron adecuaciones al procedimiento. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 6/6