El Nuevo Proceso de Planilla de Tiempo para el Programa de Servicios de Apoyo en el Hogar

Transcripción

1 El Nuevo Proceso de Planilla de Tiempo para el Programa de Servicios de Apoyo en el Hogar (In-Home Supportive Services) Departamento de Servicios Sociales Públicos Programa de IHSS/ Proyecto de CMIPS II Personal Assistance Services Council (PASC) Service Employees International Union United Long Term Care Workers (SEIU ULTCW) 1

2 Cambios Para IHSS A partir del 31 de Julio del 2013, el programa de IHSS del Condado de Los Ángeles implementará un nuevo sistema de computadoras que mejorara el procesamiento de la nomina y de la planilla de tiempo Case Management, Information and Payrolling System II (CMIPS II). Este nuevo sistema será utilizado por todos los condados del estado de California. La planilla de tiempo de IHSS será distinta. Ya no podrá entregar ó enviar la planilla de tiempo a su oficina local de IHSS. Las oficinas locales no aceptaran ni procesaran las planilla de tiempo. Su número de proveedor cambiará (ya no será el número de seguro social). El número del recipiente cambiará. 2

3 En esta presentación usted aprenderá: El nuevo proceso para la planilla de tiempo: Cuales son los cambios a la planilla de tiempo de IHSS Donde usted debe enviar su nueva planilla de tiempo Centro de Procesamiento de Planillas, conocido como el TPF, en Chico, California. Y como las nuevas planillas serán procesadas. También aprenderá como: Completar su planilla de tiempo sin errores. Evitar que su planilla sea rechazada y como obtener una nueva. Reportar un cambio de dirección/domicilio. 3

4 Nueva Planilla de Tiempo(Frente) Como llenar las horas Información sobre todas las deducciones (incluyendo las del impuesto) Solo complete y mande por correo la parte de abajo de la planilla. 4

5 Nueva Planilla de Tiempo(Frente) Numero del Proveedor Nombre del Proveedor Numero de Caso del Recipiente Nombre del Recipiente Horas Autorizadas del Proveedor (Mensuales)* Código de Barras Número de Planilla y Quincena 5

6 Nueva Planilla de Tiempo(parte posterior) Instrucciones de como llenar la planilla de tiempo en Español, Armenio y Chino Firma del Recipiente Firma del Proveedor Planillas de tiempo que no lleven la firma de ambos (el proveedor y recipiente) serán rechazadas y los pagos se retrasarán 6

7 Donde envío la nueva planilla de tiempo? IHSS Timesheet Processing Facility P.O. Box 2380 Chico, CA Todas las nuevas planillas de tiempo debe ser enviadas por CORREO en el sobre adjunto a el IHSS Timesheet Processing Facility. Las oficinas locales de IHSS no aceptarán ni procesarán las nuevas planillas de tiempo. 7

8 Centro de Procesamiento o TPF El Proveedor envía la planilla La planilla llega al Centro de Procesamiento, o TPF La planilla es digitalizada (scanned) y procesada CMIPS II manda la información electrónicamente a la Oficina del Contralor del Estado, o SCO SCO envía el cheque de pago y la declaración de deposito directo Siempre y cuando la planilla de tiempo sea completada sin errores, su pago puede demorar hasta 10 días laborables. 8

9 Planilla de Tiempo con Errores Proveedor envía la planilla de tiempo La planilla llega al Centro de Procesamiento, o TPF El TPF digitaliza (scans) la planilla de tiempo pero hay un error La planilla de tiempo es enviada al Condado de Los Ángeles electrónicamente Dependiendo del error, el Condado de Los Ángeles enviara una nueva planilla de tiempo al proveedor Pero si hay un problema de elegibilidad, el condado decidirá el próximo paso necesario 9

10 Completando la Nueva Planilla de Tiempo Una maquina de escanear estará leyendo las nuevas planillas de tiempo. Es importante que usted imprima los números claramente Si los números no están escritos claramente en la nueva planilla de tiempo su cheque de pago se retrasará. 10

11 Como completar la nueva planilla de tiempo Solo use tinta negra. El usar cualquier otro color de tinta o lápiz demorará su cheque de pago. Escriba las horas que trabajó junto a la fecha trabajada. Días del mes Escriba el tiempo en horas y minutos(hh:mm) Como un reloj digital: Sin decimales! Sume las horas trabajadas No escriba mas de 24 horas trabajadas en un solo día. No doble su planilla de tiempo Su recipiente de IHSS le dirá cuantas horas está autorizado a trabajar. Al reclamar mas horas de las autorizadas para trabajar en cada quincena, hará que su cheque de pago se demore! 11

12 Correcto Cuando complete la planilla de tiempo Acuérdese de: Probar la pluma en otro papel antes de completar la planilla de tiempo Escribir solo un número por casilla Mantenerse dentro de las líneas Firmar y fechar la parte posterior de la planilla de tiempo! (usted y el recipiente) 12

13 Como evitar que su planilla de tiempo sea rechazada: INCORRECTO No use fracciones (1/2, 3/4), decimales (1.25) o símbolos (x, *, -, /). No borre, no escriba sobre lo que ya ha escrito, ni haga garabatos en la planilla de tiempo. No use líquidodo corrector para corregir un error(white-out). No incluya nada mas con su planilla de tiempo (cambio de dirección/domicilio o notas para su trabajador social). Cometer estos errores harán que su planilla de tiempo sea rechazada y demorará su cheque de pago. 13

14 Qué pasa si cometo un error en mi planilla de tiempo? Usted puede: 1. Enviar su planilla de tiempo de todos modos Ó usted puede: 2. Solicitar una nueva planilla de tiempo Trace una línea sobre su error y corrija sus horas. Llame al número local de Servicio al Cliente de su oficina de IHSS o a su trabajador a cargo de proveedores especializados para solicitar una nueva planilla de tiempo. Números de Servicio al Cliente Pero NO ponga sus iniciales en la corrección Burbank (866) Chatsworth (888) Lancaster (866) El Monte (888) Pomona (866) Metro (866) Hawthorne (866) Rancho Dominguez (888)

15 Cuándo puedo enviar mi planilla de tiempo? Marzo 2013 Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Envíe la planilla Envíe su planilla de tiempo al final del periodo de pago (quincena). Apunte sus horas trabajadas en un calendario. Esto le ayudará minimizar errores cuando le toque llenar su planilla de tiempo. Si envía su planilla de tiempo ANTES del final del periodo de pago, su planilla será rechazada y su pago se demorará! 15

16 Cuando enviar su planilla de tiempo Mes/Año Envíe la Parte A (1-15) de la planilla en: Envíe la Parte B (16-30/31) de la planilla en: Abril 2013 Abril 15 Abril 30 Mayo 2013 Mayo 15 Mayo 31 Junio 2013 Junio 15 Julio 1 Julio 2013 Julio15 Julio 31 Agosto 2013 Agosto15 Agosto 31 Septiembre 2013 Septiembre 16 * Septiembre 30 Octubre 2013 Octubre 15 Octubre 31 Noviembre 2013 Noviembre15 Noviembre 30 Diciembre 2013 Diciembre16 * Diciembre 31 * El 15 ó el 30/31 del mes cae en Domingo o en un día feriado 16

17 Que permanecerá igual: Usted continuará recibiendo la planilla de tiempo por correo con su cheque de pago o con su talón de cheque, si usted recibe deposito directo. Si su planilla de tiempo no contiene errores, usted recibirá su pago dentro de10 días laborales. Si han pasado mas de 10 días laborales desde que envió su planilla de tiempo y aun no a recibido su pago, llame a su oficina local de IHSS. 17

18 Que hago si tengo una planilla de tiempo vieja? Por favor mande la planilla de tiempo vieja inmediatamente a: Los Angeles County DPSS P.O. Box Los Angeles, CA Complete la planilla vieja "tal y como lo hace actualmente. 18

19 Como puedo saber el estado de mi planilla de tiempo? Después de Agosto 15, 2013, usted puede llamar al número de Servicio al Cliente de su oficina local de IHSS o a su trabajador a cargo de proveedores especializados. Antes de llamar a su oficina local de IHSS, por favor permita que pasen por lo menos 10 días laborales desde que envió por correo su planilla de tiempo. Números de Servicio al Cliente de IHSS Burbank (866) Chatsworth (888) Lancaster (866) El Monte (888) Pomona (866) Metro (866) Hawthorne (866) Rancho Dominguez (888)

20 Cual esta correcta? Si No 20

21 Haga Complete su planilla cuidadosamente. Escriba las horas trabajadas en el formato de horas y minutos (HH:MM). Use solamente tinta negra cuando llene su planilla. Escriba solo un numero por casilla. Acuérdese que la planilla debe ser firmada y fechada por el recipiente y usted. En Repaso Envíe su planilla al final del de la quincena. No Haga X No use pluma con tinta de color o lápiz en su planilla. X No use decimales (1.18). X No borre, haga garabatos o use liquido corrector en la planilla. X No escriba fuera de las casillas. X No escriba sobre las casillas que contienen un cero (0). X No doble su planilla de tiempo. X No envíe su planilla de tiempo antes del final de la quincena. 21

22 Cómo informo un cambio de dirección? Usted tendrá que completar un nuevo formulario, Cambio de Dirección/Teléfono del Proveedor o del Beneficiaros(SOC 840) para reportar un cambio de dirección. El formulario SOC 840 estará disponible en: en la página web de DPSS No envié el formulario de Cambio de Dirección junto con su planilla de tiempo. Enviar la forma de Cambio de Dirección junto con su planilla de demorará su cheque de pago. Ó: Contactando a su trabajador a cargo de proveedores especializados para que le envíen una copia por correo. Cuando haya completado la forma, envíela a su oficina local de IHSS. 22

23 Preguntas? Esta presentación junto con información adicional están disponible las 24 horas al día, siete días a la semana en la pagina web del programa de IHSS: 23