Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN 1

2 ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 7 2

3 I. Función General (Art. 48 del ROF) Es el órgano responsable de administrar los recursos humanos, ejecutar y controlar los recursos presupuestales, financieros, contables y manejo de fondos de conformidad con los sistemas administrativos correspondientes, así como planificar, organizar y ejecutar los requerimientos de servicios generales, transporte liviano y mantenimiento de la infraestructura de la Sede Central del INDECI. II. Funciones Específicas (Art. 49 del ROF) a. Conducir y controlar los procesos técnicos de personal, tesorería, contabilidad y abastecimiento de servicios generales y otros componentes que forman parte del sistema integrado de gestión administrativa; b. Conducir y controlar la ejecución del presupuesto institucional del INDECI, en coordinación con los órganos e instituciones correspondientes; c. Conducir y preparar la elaboración de los balances y estados financieros de la institución de acuerdo a los dispositivos legales vigentes; d. Administrar los recursos humanos, fondos, valores y legados especiales financieros del INDECI, efectuando el control previo para la ejecución presupuestal respectiva; e. Informar en forma oportuna a la Alta Dirección y a los órganos y organismos que establece la ley sobre la situación contable, económica y financiera del Instituto; f. Proponer a la Alta Dirección la política a seguir en materia de administración de personal y de los recursos económico-financieros de acuerdo a las normas gubernamentales sobre la materia; g. Ejecutar los procesos técnicos de ingreso, desplazamiento y término de servicios de personal, así como lo referente a pago de las planillas, pensiones y otros de su competencia; h. Proponer, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar las acciones de bienestar del personal; i. Programar, organizar y difundir las actividades culturales, sociales y recreativas que se realicen en el INDECI; j. Participar en la formulación de la estructura programática y del presupuesto del INDECI, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto; k. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil; l. Atender los requerimientos de transporte de flota liviana, mantenimiento, reparación de las instalaciones y equipos, así como el funcionamiento de los servicios básicos del edificio de la Sede Central del INDECI; m. Expedir las resoluciones que son de su competencia; n. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. 3

4 III. Organigrama Estructural JEFATURA SUB JEFATURA OFICINA DE ADMINISTRACION Unidad de Personal Unidad de Economía Unidad de Servicios Generales 4

5 IV.- Cuadro Para Asignación de Personal (R.S. N PCM) SITUACION DEL CARGO Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto OFICINA DE ADMINISTRACION 038 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D SECRETARIA I T UNIDAD DE PERSONAL 040 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D TECNICO ADMINISTRATIVO II T PROGRAMADOR SISTEMA PAD III T ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV P ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV P TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO II T TECNICO EN SEGURIDAD II T TECNICO ADMINISTRATIVO II T ASISTENTE SOCIAL I P TECNICO EN ENFERMERIA II T UNIDAD DE ECONOMIA 053 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D PLANIFICADOR IV P CONTADOR III P ASISTENTE ADMINISTRATIVO II P ASISTENTE ADMINISTRATIVO II P TECNICO ADMINISTRATIVO III T

6 059 CONTADOR II P CONTADOR IV P CAJERO II T TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO EN FINANZAS I T TECNICO ADMINISTRATIVO III T UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES 066 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D TECNICO ADMINISTRATIVO III T CHOFER III T CHOFER III T CHOFER III T

7 V.- HOJAS DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III Jefe de la Oficina de Administración N de Orden: 038 Código D Planificar, dirigir y coordinar actividades propias de la Oficina de Administración, correspondientes a los Sistemas de Personal, Contabilidad, Tesorería y la fase de Ejecución Presupuestaria; así como de servicios generales, transporte liviano y mantenimiento de la infraestructura institucional. Dirigir y supervisar la elaboración de los balances y estados financieros del INDECI, y presentarlos a la Alta Dirección y a los organismos que establece la normatividad legal vigente. Dirigir la administración de los recursos humanos del INDECI y todos los programas de bienestar social, culturales y de recreación que se aprueben sobre el particular. Formular y proponer políticas en el ámbito de su competencia. Proponer y/o aprobar normas y directivas en el ámbito funcional de su competencia. Refrendar documentos de su competencia. Proponer e integrar Comisiones de Trabajo. Expedir resoluciones directorales que le corresponda. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto los aspectos vinculados a la fase de ejecución del Sistema de Gestión Presupuestaria. Coordinar con las Direcciones Nacionales, Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil los aspectos vinculados a las remesas de recursos presupuestarios para el cumplimiento de metas, así como el proceso de control de rendición de cuentas documentadas. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son a signados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección. 7

8 Depende de la Alta Dirección. Tiene mando directo sobre las Unidades de Personal, Economía y Servicios Generales. Título profesional universitario de Licenciado en Administración, Economista o Contador Público. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínima de 15 años en labores de su especialidad profesional. 8

9 SECRETARIA I N de Orden: 039 Código: T Secretaria Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Oficina de Administración. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la oficina de Administración, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Oficina de Administración. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Administración. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Administración. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información Oficina de Administración. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Oficina de Administración. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la oficina de Administración. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Oficina de Administración. Título de Secretaria de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 5 años. 9

10 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I N de Orden: 040 Código: D Jefe de la Unidad de Personal : Proponer a la Alta Dirección políticas en materia de administración de personal en concordancia a la normatividad vigente. Administrar los recursos humanos del INDECI en concordancia con las normas y disposiciones administrativas vigentes. Proponer normas y directivas en el ámbito de su competencia. Dirigir la formulación de documentos técnicos de personal. Dirigir, coordinar y controlar la aplicación de normas y procedimientos para el proceso de selección, nombramiento, promoción, ascenso, cese, destaque y evaluación de personal. Dirigir y controlar la formulación de las planillas de activos y pensionistas del INDECI. Expedir resoluciones de su competencia de acuerdo al ordenamiento legal del Sistema de Personal. Programar, dirigir y controlar las actividades de bienestar y capacitación del personal del INDECI. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Administración. Depende directamente del Jede de la Oficina de Administración. Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Unidad de Personal. Título profesional universitario de: Licenciado en Administración de Empresas o Relaciones Industriales. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo de 10 años en labores de su especialidad profesional. 10

11 TECNICO ADMINISTRATIVO II N de Orden: 041 / 048 / 050 Código: T Técnico Administrativo Atender las comunicaciones de la Unidad de Personal y proporcionar la información requerida. Recepcionar, distribuir y archivar la documentación propia del área, coordinando y clasificando los documentos para el Archivo General. Efectuar el seguimiento de los documentos internos y externos de la Unidad y mantener informado al Jefe de ala Unidad. Recepcionar y llevar el control del registro y distribución del material asignado a la Unidad de Personal. Recepcionar, entregar y controlar los equipos y mobiliarios de oficina, llevando el inventario actualizado de la Unidad de Personal. Controlar la asistencia del personal del INDECI y formular el parte diario. Confeccionar mensualmente el récord de asistencia de cada uno de los servidores del INDECI mediante el módulo de control de asistencia. Elaborar mensualmente el reporte de asistencia y el proyecto de resolución para los descuentos administrativos a que hubiera lugar. Entregar y recepcionar papeletas de permiso. Consolidar el listado de vacaciones del personal del INDECI para el siguiente año fiscal y formular el proyecto de resolución para su aprobación. Elaborar mensualmente las papeletas de vacaciones de acuerdo al rol aprobado para el ejercicio fiscal. Llevar el control de los archivos clasificados de reportes o listas de control de asistencia, papeletas de permisos y de vacaciones, parte diario, resoluciones administrativas de descuentos y otros que le corresponda. Elaborar documentos e informes de su competencia. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Título no universitario vinculado a la Administración o Relaciones Industriales Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica. 11

12 PROGRAMADOR SISTEMA PAD III Programador de Sistema N de Orden: 042 Código: T Diseñar sofwares inherentes al Sistema de Personal y mantenerlos actualizados. Efectuar diseños gráficos para exposiciones y documentos inherentes a la Oficina de Administración y sus unidades. Procesar mensualmente la Planilla Única de Pagos (PUP) del personal activo y pensionista del INDECI. Procesar de acuerdo con la Planilla Única de Pagos (PUP) el Programa de Declaración Telemática (PDT) de remuneraciones y pensiones del INDECI para entregar la información de Declaración Mensual de Retenciones y Contribuciones a la SUNAT a través del Área de Tesorería. Procesar los aportes de pagos previsionales a las AFP. Mantener el sistema PAD operativo de la Unidad de Personal. Elaborar documentos técnicos de su competencia. Mantener el archivo del Área de Remuneraciones. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Título profesional no universitario de un Centro de Estudios Superiores. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica 12

13 Especialista Administrativo ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV N de Orden: 043 Código: P Dirigir y coordinar la formulación del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) del INDECI, proponiendo modificaciones o la actualización correspondiente en concordancia con los dispositivos legales vigentes. Planificar y dirigir la ejecución de acciones de personal inherentes a la organización y mantenimiento del escalafón del INDECI. Coordinar y supervisar la elaboración del diagnóstico de capacitación del personal del INDECI, evaluar los resultados y proponer cursos, seminarios o talleres tendientes a su desarrollo y especialización. Absolver las consultas relacionadas al otorgamiento de beneficios de acuerdo a las normas vigentes. Coordinar y proponer políticas de personal. Participar en la formulación y evaluación del proyecto de presupuesto de la Unidad de Personal. Evaluar y formular directivas y procedimientos que regulen las acciones de personal. Participar en reuniones o Comisiones de Trabajo. Elaborar documentos e informes de su competencia. Dictar cursos y charlas propias del Sistema de Personal. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Título profesional universitario de Licenciado en Administración de Empresas o Relacionista Industrial. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 7 años en sistemas administrativos y manejo de personal. 13

14 Especialista Administrativo ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV N de Orden: 044 Código: P Coordinar, controlar y evaluar la modificación y/o actualización del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) del INDECI, en concordancia con los dispositivos legales vigentes. Dirigir y evaluar los procesos técnicos de personal. Participar en la formulación del diagnostico de capacitación del INDECI. Asesorar y absolver consultas relacionadas al otorgamiento de beneficios de acuerdo a las normas vigentes. Participar en la formulación de políticas relacionadas con la administración de personal del INDECI. Participar en la formulación y evaluación del proyecto de presupuesto de la Unidad de Personal. Presentar informes técnicos sobre directivas y procedimientos que regulen las acciones de personal. Participar en reuniones o comisiones de trabajo. Dictar cursos y charlas propias del sistema de personal. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Título profesional universitario de Licenciado en Administración de Empresas o Relacionista Industrial. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 7 años en sistemas administrativos y manejo de personal. 14

15 TECNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 045 / 046 / 047 Código: T CARGO CLASIFICADO Técnico Administrativo Mantener actualizado los legajos de personales y el registro de funcionarios del INDECI. Confeccionar y actualizar el cuadro nominativo del personal activo (número de plazas ocupadas, vacantes, encargadas, reservadas y licencias); y del personal pasivo (número de altas, bajas y pensiones suspendidas) del INDECI. Mantener actualizado el escalafón del INDECI. Elaborar informes presupuestarios del área personal, técnicos escalafonarios del INDECI, liquidación de tiempo de servicio del personal y otros de su competencia. Elaborar proyectos de resoluciones jefaturales inherentes a acciones de personal. Actualizar y/o controlar el cronograma para la elaboración de la Planilla Única de Pagos (PUP) en concordancia con las normas administrativas Supervisar mensualmente el proceso de la Planilla Única de Pagos (PUP) en concordancia con las disposiciones legales y administrativas vigentes. Supervisar el proceso del Programa de Declaración Telemática (PDT) de remuneraciones y pensiones para entregar la información de Declaración Mensual de Retenciones y Contribuciones al área de Tesorería a través de la Unidad de Personal para la remisión y el pago a la SUNAT. Supervisar el proceso de los aportes de pago previsionales a las AFP s. Visar la lanilla Única de Pagos (PUP) y refrendar documentos de su competencia. Participar en reuniones y Comisiones de Trabajo, y actuar como instructor del personal de su área. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. 15

16 Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Título no universitario vinculado a la Administración o Relaciones Industriales Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica. 16

17 TECNICO EN SEGURIDAD II N de Orden: 049 Código: T Técnico en Seguridad Realizar estudios periódicos de seguridad de las instalaciones de la sede central del INDECI y de sus órganos desconcentrados. Emitir un diagnóstico de las vulnerabilidades contra robo, asalto e incendio, y proyectar planes de seguridad. Proyectar directivas internas de seguridad para uso de los servidores del INDECI. Coordinar y supervisar las acciones del servicio de vigilancia. Emitir informes de las ocurrencias habidas. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Supervisa al servicio de vigilancia. Título no universitario vinculado a la Administración o Ingeniería. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica. 17

18 Asistente Social : ASISTENTE SOCIAL I N de Orden: 051 Código: P Recopilar, clasificar y procesar información necesaria para ejecutar actividades de servicio social. Formular y ejecutar programas de recreación, culturales y deportivos para el personal y sus familias. Realizar coordinaciones permanentes con las dependencias de ESSALUD para tener hábil el derecho de atención del servidor y sus familiares. Participar el la formulación del proyecto de presupuesto de la Unidad de Personal para mantener hábil el seguro oncológico y el otorgamiento de vestuario de los servidores del INDECI. Coordinar con especialistas profesionales la dación de charlas de interés social y familiar. Efectuar coordinaciones con instituciones públicas y embajadas para el otorgamiento de becas en apoyo a los programas de capacitación. Realizar visitas domiciliarias indicadas por la superioridad. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Titulo profesional universitario de Asistenta Social. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad profesional. 18

19 TECNICO EN ENFERMERIA II N de Orden: 052 Código: T Técnico en Enfermería Aplicar técnicas y métodos vigentes en curaciones a pacientes ambulatorios bajo indicación profesional. Elaborar el cuadro de necesidades de medicamentos de acuerdo con los datos estadísticos que contribuyan a la atención del personal. Realizar periódicamente el control de presión arterial al personal activo y pasivo del INDECI. Confeccionar la ficha médica del personal del INDECI. Coordinar con ESSALUD y/o centros hospitalarios el chequeo médico preventivo del personal. Controlar diariamente el estado de higiene del servicio de cafetería y sus alimentos Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de ala Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Personal. Titulo Profesional No Universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con enfermería. Experiencia mínima de 4 años en labores técnicas de enfermería. 19

20 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Jefe de la Unidad de Economía : 20 N de Orden: 053 Código: D Conducir la fase de ejecución presupuestaria del Pliego. Supervisar la correcta aplicación de los Sistemas de Contabilidad y Tesorería. Supervisar la elaboración de los estados financieros del INDECI. Recepcionar y administrar la documentación de egresos. Evaluar y refrendar comprobantes de pago y otros documentos de su competencia. Coordinar e informar la situación financiera del Pliego en los plazos previstos por los Sistemas Administrativos correspondientes. Proponer políticas para la administración de los recursos asignados al INDECI. Supervisar y controlar las operaciones ejecutadas en el programa Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) en el módulo administrativo: fase pagado; y en el módulo contable: compromiso, devengado y pagado. Disponer la ejecución de arqueos mensuales a los fondos y valores que administra la Oficina de Administración en concordancia con las normas técnicas de control. Preparar y formular directivas de procedimientos internos para mejorar la administración financiera. Supervisar el estado de ejecución de las rendiciones de la cuenta 38 Encargos. Supervisar y controlar las rendiciones de cuenta del uso de la Línea de Crédito Interno Permanente y Revolvente suscrito con el Banco de la Nación y mantener coordinaciones con los funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas para mantenerla activa. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde.

21 Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Oficina de Administración. Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Unidad de Economía. Título profesional universitario de Contador, Licenciado en Administración o Economista. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad profesional. 21

22 PLANIFICADOR IV N de Orden: 054 Código: P Planificador Elaborar el proyecto de presupuesto de la Oficina de Administración. Proyectar, formular y evaluar directivas de procedimientos administrativos. Recepcionar, analizar y efectuar el control previo de los documentos que generan egresos en las diferentes fuentes de financiamiento asignadas al Pliego, en concordancia con las normas administrativas vigentes para la prosecución de pagos que de éstos se generen. Participar en reuniones y Comisiones de Trabajo. Optimizar los procedimientos internos de trabajo de la Oficina de Administración. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Unidad de Economía. Título profesional universitario de Contador, Licenciado en Administración o Economista. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional. 22

23 CONTADOR III Contador N de Orden: 055 Código: P Contabilizar en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) los registros administrativos de documentos de ingresos y egresos, por fuentes de financiamiento y en sus diferentes fases: comprometido, devengado, girado y pagado. Efectuar provisiones contables que sean formalizadas con oportunidad. Revisar y analizar, en forma mensual, la contabilización de los registros administrativos. Elaborar notas de contabilidad mensuales para asientos de regularización de cuentas contables. Revisar los recibos de ingresos por captación de recursos por la fuente de financiamiento de Recursos Directamente Recaudado y por la aplicación del IGV. Efectuar las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes aperturadas en el Pliego. Efectuar la conciliación mensual de la ejecución presupuestal de ingresos, egresos y anulaciones con las áreas involucradas. Analizar los registros de entradas y salidas de bienes de almacén (suministros de funcionamiento). Analizar la información valorada de los bienes de activo fijo que controla la Unidad de Control Patrimonial. Analizar los desembolsos por concepto de estudios y obras que ejecuta el Pliego. Efectuar asientos de ajuste en las cuentas que correspondan. Recepcionar y archivar documentación clasificada y sustentatoria de las operaciones registradas en el SIAF, de las conciliaciones bancarias realizadas, balances y otros. 23

24 Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía. O el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Economía. Título profesional universitario de Contador Público. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en administración y contabilidad gubernamental. Amplia experiencia, mínima de 5 años en el manejo del SIAF SP. 24

25 Asistente Administrativo ASISTENTE ADMINISTRATIVO II N de Orden:056 / 057 Código: P Recepcionar documentos de egresos (órdenes de compra, guías de internamiento, órdenes de servicios, oficios de transferencias, planillas única de pagos, etc.), debidamente fiscalizados con el sello y refrendo correspondiente para su registro contable, registro SIAF y control presupuestario. Supervisar que los documentos de egresos estén refrendados en originales y copias por funcionarios autorizados responsables que los generen. Elaborar comprobantes de pagos y cheques respaldados con la debida documentación sustentatoria del gasto (facturas, guías de remisión, partes diarios de trabajo, planilla única de pagos, etc.); y realizar la tercera fase en el SIAF (giro pago). Confeccionar cartas órdenes para realizar transferencias de fondos del Banco de la Nación al Banco de Crédito del Perú para abonar en las cuentas de ahorro personal de los servidores del INDECI el pago sus remuneraciones o pensiones. Elaborar documentos oficiales para efectuar transferencias de la sub cuenta a la cuenta centralizadora del INDECI y posterior transferencia a las cuentas de reversión. Confeccionar cartas órdenes de la sub cuenta del Tesoro Público para transferir al Banco de Crédito el pago de honorarios profesionales al personal contratado bajo la modalidad de servicios no personales mediante cuentas individuales. Confeccionar mensualmente el registro de transferencia de fondos al Banco de Crédito para el pago de honorarios profesionales al personal contratado bajo la modalidad de servicios no personales mediante cuentas individuales. Elaborar la relación de remesas regionales remitidas. Recepcionar, analizar y evaluar los expedientes de las rendiciones de cuenta de los órganos desconcentrados del INDECI. Proyectar notas de observación e informes inherentes a las rendiciones de cuenta cuando correspondan. 25

26 Coordinar con los responsables de los órganos desconcentrados del INDECI la subsanación a las observaciones administrativas para dar cumplimiento a las normas legales dentro de los plazos establecidos. Formular el análisis de los estados de cuentas de los órganos desconcentrados del INDECI. Formular notas de contabilidad para la regularización de la cuenta 38 Anticipos Concedidos. Participar en la formulación de directivas de procedimientos. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Unidad de Economía. Grado académico de bachiller o egresado universitario en ciencias contables, económicas o administrativas. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad profesional. 26

27 TECNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 058 / 062 / 063 /065 Código: T Técnico Administrativo Brindar apoyo a la fiscalización de documentos de egresos verificando la correcta aplicación de las asignaciones específicas. Efectuar registros presupuestarios en el software de Proceso Presupuestario. Evaluar y conciliar la información para la remisión a la Oficina de Planificación y Presupuesto del INDECI dentro de los plazos establecidos. Coordinar el giro de las remesas y transferencias regionales. Controlar y evaluar permanentemente la ejecución de los calendarios de compromisos por toda fuente de financiamiento. Recepcionar, analizar y evaluar los expedientes de las rendiciones de cuentas del personal que sale en comisión de servicios y de los convenios suscritos por el INDECI. Proyectar notas de observación e informes inherentes a las rendiciones de cuentas cuando correspondan. Formular notas de contabilidad para la regularización de la Cuenta 38 Anticipos Concedidos. Recepcionar la captación de ingresos por diversos conceptos y fuentes de financiamiento para la formulación de los recibos de ingresos y T6 Papeleta de Depósitos que correspondan debidamente sustentados. Efectuar el registro diario en el SIAF de los recibos de ingresos y T6 de todas las cuentas corrientes y sub cuentas de encargo. Coordinar con las unidades orgánicas captadoras de ingresos propios por Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil y la Unidad Ejecutora la programación de uso a través de los calendarios de compromisos mensuales. Efectuar el análisis de la Cta. Cte Nº Inspecciones Técnicas de Seguridad y Multas. Realizar la venta de bases por los diferentes procesos de selección convocados, expidiendo la boleta o factura que corresponda. 27

28 Efectuar el análisis de los reportes de los Libros Auxiliares y Bancos de todas las cuentas corrientes. Efectuar el registro y control del Libro de Registro de Ventas. Llevar el control de la documentación de ingresos, los mismo que deberán estar debidamente sellados, refrendados y documentados. Participar en la formulación de directivas de procedimientos. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Unidad de Economía. Título de bachiller en ciencias contables. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 4 años en labores de su especialidad técnica. 28

29 CONTADOR II N de Orden: 059 Código: P Contador Revisar, analizar y evaluar los expedientes de las rendiciones de cuentas de los órganos desconcentrados y comisionados del INDECI, así como de las personas jurídicas por los convenios suscritos con el Pliego. Coordinar con los órganos desconcentrados del INDECI aspectos presupuestarios y contables de las rendiciones de cuenta. Formular notas de observación e informes relacionados con las rendiciones de cuentas. Formular y refrendar notas de contabilidad de regularización de la cuenta 38 Anticipos Concedidos. Revisar, analizar e informar mensualmente el estado de avance en que se encuentra la cuenta 38 Anticipos Concedidos. Formular mensualmente la información contable para el Balance de Comprobación y efectuar la conciliación de la cuenta 38. Participar en la formulación de procedimientos para mejorar la presentación de las rendiciones de cuenta. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o el Jefe de la Oficina de Administración. Depende directamente del Jede de la Unidad de Economía. Título profesional universitario de Contador o Licenciado en Administración. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad profesional. 29

30 CONTADOR IV N de Orden: 060 Código: P Contador Contabilizar en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) los registros administrativos de documentos de ingresos y egresos por fuente de financiamiento en sus diferentes fases: comprometido, devengado, girado y pagado. Evaluar la documentación de egresos y refrendar los comprobantes de pago. Revisar y analizar en forma mensual la contabilización de los registros administrativos Analizar la cuenta 42 (421 Bienes, 422 Servicios, 423 Estudios, 424 Obras, 427 Depósitos de Garantía 5%) y otras. Efectuar asientos de ajuste en las cuentas que correspondan. Analizar los registros de entradas y salidas de bienes de almacén (suministros de funcionamiento). Analizar la información valorada de los bienes de activos fijo que controla la Unidad de Control Patrimonial. Analizar los desembolsos por concepto de estudios y obras que ejecuta el Pliego. Elaborar las hojas de trabajo de los ajustes por corrección monetaria mensual. Efectuar el cálculo de los ajustes por inflación de las cuentas del Balance y del Estado de Gestión. Elaborar los Balances de Comprobación Mensual a valores históricos. Preparar, revisar y refrendar los estados financieros. Coordinar con asesores del SIAF SP del Ministerio de Economía y Finanzas y con funcionarios de la Contaduría Pública de la Nación sobre el manejo de cuentas contables presupuestarias, y con el Área de Soporte Técnico para las correcciones en la Base de Datos. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o el Jefe de la Oficina de Administración. 30

31 Depende del Jede de la Unidad de Economía. Título profesional de Contador Público Colegiado. Colegiatura profesional. Conocimiento de administración gubernamental y normas técnicas de control. Amplia experiencia, mínima de 7 años en el manejo del SIAF SP. 31

32 CAJERO II N de Orden: 061 Código: T Cajero Administrar el Fondo para Pagos en Efectivo y la Caja Chica de acuerdo con las disposiciones del Tesoro Público y directivas internas de la Oficina de Administración. Elaborar mensualmente la relación de gastos con cargo a la Línea de Crédito Permanente y Revolvente suscrito con el Banco de la Nación, para ser remitida a la Dirección General de Crédito Público (DGCP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) dentro de los plazos establecidos. Confeccionar mensualmente las notas de recepción de préstamos de los cheques cancelados por el Banco de la Nación para ser remitidos a la DGCP del MEF dentro de los plazos establecidos. Conciliar mensualmente con las áreas involucradas los ingresos, gastos y anulaciones ejecutadas por la fuente de financiamiento de Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Interno. Custodiar en la caja fuerte: cheques, documentos valorados y otros relacionados con el área de giros, fondos y pagaduría. Revisar y analizar el movimiento financiero del Libro Caja. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Economía.. Estudio superior afín al Sistema de Tesorería. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 32

33 Técnico en Finanzas. TÉCNICO EN FINANZAS I N de Orden: 064 Código: T Recepcionar los comprobantes de pago y cheques debidamente autorizados y con la respectiva documentación sustentatoria, los que además contarán con la afectación presupuestaria y registros SIAF. Efectuar el pago a proveedores y consignar en los documentos de egresos el sello fechador pagado, con el número de la cuenta. corriente, de cheque y comprobante de pago con el que se ha cancelado; debiendo ser puesto en custodia al finalizar la jornada de trabajo. Registrar en el SIAF las fechas de pago de los compromisos cancelados en el día con cargo a todas las cuentas corrientes y sub cuentas. Remitir diariamente copia de las facturas (SUNAT) a la Dirección Nacional de Logística para la confección del COA, de todas las fuentes de financiamiento. Exigir Carta Poder legalizada a las personas naturales que cobran por terceros. Efectuar depósitos bancarios con la documentación sustentatoria de ingresos (RR.II.). Recoger notas de abono, estados bancarios y otros del Banco de la Nación. Tramitar transferencias de fondos del Banco de la Nación al Banco de Crédito con la Carta Orden para efectivizar depósitos en cuentas individuales por concepto de pago de remuneraciones, pensiones, servicios profesionales y no personales; así como la atención de remesas regionales. Pagar a las AFPs., retenciones por cargas sociales (ESSALUD, Impuesto a la Renta, de Solidaridad, FOSCECMI, COSERMIN, Cooperativas, Retenciones y otros), dentro de sus plazos. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Economía o Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Unidad de Economía. 33

34 Estudio superior afín al Sistema de Tesorería. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 34

35 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I N de Orden: 066 Código: D Jefe de la Unidad de Servicios Generales Formular el Plan de Trabajo Anual y Proyecto de Presupuesto de la Unidad de Servicios Generales. Proponer y formular directivas que optimice la atención, conservación y mantenimiento de las instalaciones, equipos y servicios de la sede central y anexos del INDECI. Conducir y controlar los procesos técnicos del abastecimiento de los servicios generales. Supervisar el funcionamiento de los servicios básicos esenciales (agua, luz telefonía, etc) del edificio y anexos del INDECI. Atender los requerimientos de transporte y efectuar el control diario de ingresos y salidas de vehículos. Aprobar órdenes de servicios por los trabajos realizados, verificando la conformidad y que la documentación se encuentre con los requisitos de acuerdo a la normatividad vigente para el procedimiento del devengado correspondiente. Evaluar el nivel de ejecución de la gestión de la Unidad de Servicios Generales y emitir informes periódicos. Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Oficina de Administración. Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Unidad de Servicios Generales. 35

36 Título profesional universitario de Ingeniero o Licenciado en Administración. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia experiencia, mínima de 5 años en labores de la especialidad profesional. 36

37 TECNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 067 Código: T Técnico Administrativo Supervisar el servicio permanente de limpieza y conservación de los ambientes y mobiliario de las oficinas de la sede central y anexos del INDECI. Supervisar y controlar el adecuado funcionamiento de los servicios básicos esenciales (agua, luz, teléfonos fijos, celulares, etc.) de la sede central y anexos del INDECI. Coordinar la prestación de servicios técnicos especiales para asegurar el funcionamiento de maquinarias y equipos de las oficinas y anexos de la sede central del INDECI. Efectuar el seguimiento de la ejecución del Plan de Mantenimiento de Equipos, Maquinarias y Vehículos y emitir los informes correspondientes. Efectuar el apoyo para la realización de eventos oficiales: conferencias, seminarios, cursos, charlas, reuniones de trabajo, etc. Otras funciones que le asigne el Jefe de ala Unidad de Servicios Generales o Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jede de la Unidad de Servicios Generales. Título no universitario de estudio superior relacionado a mantenimiento de maquinarias o equipos. Capacitación técnica especializada en el ámbito de su competencia funcional Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 37

38 CHOFER III N de Orden: 068 / 069 / 070 / 071 / 072 / 073 Código: T Chofer Conducir los vehículos del INDECI para el cumplimiento de comisiones de servicio, previa autorización formalizada con la Papeleta de Salida de Vehículos. Mantener en buen estado el vehículo asignado a su cargo, informando las incidencias para su reparación. Cumplir con anotar en el Cuaderno de Control Vehicular, del vehículo asignado, todas las comisiones efectuadas, el kilometraje de desplazamiento, cantidad de combustible consumido, rendimiento del galón por kilometraje, etc., antes y después de cada comisión. Emitir información relacionada a las ocurrencias de los pasajeros de cada comisión de servicio. Efectuar las reparaciones menores que estén a su alcance. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Servicios Generales o Jefe de la Oficina de Administración. Depende del Jefe de la Unidad de Servicios Generales. Instrucción Secundaria completa. Brevete Clase A, Categoría Tres Profesional. Experiencia mínima de 5 años como chofer profesional 38