EasyCourse. - el módulo para la generación automática del horario de las clases universitarias - Powered by EasyStaff

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1 EasyCourse - el módulo para la generación automática del horario de las clases universitarias - Powered by EasyStaff

2 Pag. 1 Que levante la mano quien no ha asistido nunca a las clases superpobladas en la Universidad, donde el único lugar disponible se encontraba o entre los peldaños de las escaleras de la clase o de pie aplastado contra la jamba de la puerta. El problema no son sólo los viejos edificios y de capacidad insuficiente; muy a menudo el problema real es la gestión de los recursos. No habéis visto nunca una clase con trescientos asientos medio desierta mientras que un profesor un poco confundido busca con los ojos los pocos estudiantes repartidos entre los asientos vacíos? Gobernar la complejidad derivada de la organización de los recursos humanos es, hoy en día, uno de los objetivos más importantes para construir la ventaja competitiva de un organismo público o una empresa privada; cuestiones relativas a la organización de los calendarios están en el orden del día y la capacidad de optimizar los recursos disponibles simultáneamente trae beneficios económicos, la satisfacción del empleado del departamento y la agilización de los procedimientos de realización de los planes de programación. Los productos EasyStaff se basan en la investigación más avanzada en el campo de la optimización combinatoria y se benefician de muchos años de experiencia de los investigadores que participan en proyectos de resolución de problemas de los turnos en ámbito académico e industrial. Organizar el horario de las clases universitarias es una tarea costosa y difícil si no se apoya en una herramienta informática; EasyCourse nace con el doble objetivo de reducir drásticamente el tiempo necesario para la generación del horario y contemporáneamente para encontrar una solución que satisfaga las demandas de los profesores y armonice la carga de trabajo de los estudiantes.

3 Pag. 2» Permite cargar las informaciones iniciales, como los espacios de los que dispone la Estructura Didáctica para la planificación de las actividades didácticas y las informaciones sobre los cursos de grado ofrecidos.» Permite recoger las preferencias de los profesores, como la asignación del horario en días consecutivos, disponibilidades semanales y preferencia en el utilizo de las aulas, mediante un simple e intuitivo procedimiento online personalizable por el usuario administrador.» Por cada horario producido permite ejecutar, evaluar y proponer cambios en el calendario de forma interactiva arrastrando con drag&drop e intercambiando clases;» En cada momento es posible conocer la ocupación y la disponibilidad temporal de las aulas.» Permite evaluar los conflictos de superposición temporal entre asignaturas de un mismo plan de estudios y gestionar el mejor posible la asignación de las aulas en base a su sede y aforo.» Permite generar el horario de las clases respetando todas las restricciones impuestas por el sistema universitario y calibrando las exigencias específicas de la Estructura Universitaria en base a su importancia.» Con la modalidad mostrar conflictos es posible visualizar las preferencias temporales establecidas por el profesor y comprobar instantáneamente la existencia de superposiciones temporales entre asignaturas obligatorias o opcionales.» Comunica al usuario las violaciones del calendario de los exámenes de frente a un cambio manual a través de una completa sección dedicada a los informes;» Ofrece un simple servicio de mailing para informar a los profesores sobre el estado del calendario y la posibilidad de inserir las preferencias desde la interfaz usuario.» Permite consultar el calendario de los exámenes a través de la realización automática de páginas web interactivas y accesibles para profesores y estudiantes.» Consiente recargar las informaciones en el sistema rellenando simples folios electrónicos (XLS).» La prestación del servicio trámite web lo hace accesible a todas las informaciones sin necesidad de instalar el aplicativo en el pc del usuario; el sistema será accesible desde cualquier posición conectada a internet trámite la autenticación de usuario.» El sistema puede ser integrado con los Software de gestión de la oferta formativa, con aplicaciones informáticas para la gestión de los espacios y con plataformas de la Universidad para la centralización de los usuarios de los servicios informáticos.

4 Pag. 3 El módulo online para los profesores de EasyCourse es muy importante ya que permite al administrador de los horarios recibir las peticiones de los profesores de forma automática, evitando la necesidad de interpretar e introducir manualmente las preferencias recibidas. Las solicitudes de los profesores se almacenan el sistema y están inmediatamente disponibles durante la elaboración del horario de las clases. SOLICITUD DÍAS SUCESIVOS El profesor puede indicar su preferencia para impartir clases en días consecutivos; por lo general esta solicitud se concede a los profesores viajeros, para los que también es necesario comprobar el comienzo y el final de las clases en el primer y último día. SOLICITUD DISPONIBILIDADES TEMPORALES El profesor introduce su disponibilidad definiendo los niveles de preferencia. Se puede introducir un nivel imposible, en el que no se planificará ninguna clase, uno no deseado, en el que en la medida de lo posible, el sistema no asignará actividades, o uno asignable, en el que el profesor declara que puede estar disponible para impartir las clases. El número de casillas imposibles e no deseadas están limitadas por el responsable de los horarios después de que hayan sido acordadas con los responsables de la estructura. PREFERENCIA UTILIZO AULAS El profesor puede incluir restricciones sobre las aulas que se utilizará para cada una de sus asignaturas. Generalmente, el profesor declara el deseo de usar un aula para asegurar que la lección se realice en espacios bastante amplios y que se utilicen los equipamientos necesarios para el correcto desarrollo de la actividad.

5 Pag. 4 El usuario administrador puede pilotar la solución final del horario de las clases calibrando la importancia de diferentes reglas del cálculo. AULAS Reglas que determinan la correcta ocupación de los espacios y la gestión de las aulas en vídeo conferencia. PROFESORES Reglas que determinar el respeto de los días consecutivos de los profesores viajeros, las preferencias temporales, la preferencia de utilizo de las aulas, evitan cambios diarios de sede para el profesor ASIGNATURAS Reglas que determinan el respeto de la distribución de las horas de clases semanales de las asignaturas, la asignación de aulas adecuadas, la estabilidad del aula para la asignatura, la organización ordenada de los espacios de clase, etc. ESTUDIANTES Reglas que determinan el respeto de las exigencias de los estudiantes como la pausa almuerzo asegurada, la distribución compacta de las clases, el equilibrio de la carga diaria del estudiante, etc. EasyCourse utiliza algoritmos de optimización innovadores basados en el paradigma de la búsqueda local. Las técnicas meta-heurísticas de búsqueda local le permiten encontrar soluciones de alta calidad en un tiempo relativamente corto, lo que permite al usuario generar el cálculo del horario en diferentes escenarios, modificando cada vez las reglas de la búsqueda o alterando las restricciones de los profesores o introduciendo restricciones en el uso de los espacios. El algoritmo de EasyCourse es el resultado de la búsqueda desarrollada en ámbito académico por el grupo de investigación SATT de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Udine

6 Pag. 5 Tras la generación del horario de las clases el usuario de EasyCourse puede analizar la solución producida visualizando el plan por:» Sede - vista diaria» Aula - vista semanal» Plan de estudios - vista semanal» Profesor - vista semanal» Aulas libres - vista semanal La cuadrícula interactiva del horario de las clases tiene una serie de características interesantes, incluyendo la visión de conjunto de las clases que no pueden solaparse con una asignatura seleccionada, las aulas libres de un espacio específico de clases, la recuperación inmediata de las restricciones de tiempo del profesor, introducir y eliminar las clases, la desactivación de ciertos horarios, la regeneración del plan de clases que se muestra, etc... Se pueden exportar los horarios en HTML y PDF; las páginas son interactivas y permiten la transición de un horario de clases de forma rápida. Los horarios exportan por clase, sede, plan de estudios único o asignatura. También se ofrece al público una página de resumen de los horarios en orden alfabético por asignatura, por profesor y por curso de grado. Una característica muy importante es la posibilidad de revisar el horario de las clases producido con cambios manuales arrastrando (drag&drop) y soltando la clase en otro período y en otra aula y el intercambio con otra clase. El sistema informa sobre violaciones producidas por la revisión destacando las reglas rotas con el mayor peso.

7 Pag. 6 EasyCourse ofrece interesantes integraciones con otros sistemas informáticos de la Universidad. La integración con otros softwares puede hacer más rápida la fase de carga de las informaciones en entrada a EasyCourse y puede hacer más fácil la extracción de las informaciones en salida. La integración con otros sistemas informáticos hace referencia a las siguientes áreas: SW GESTIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA La carga de información en entrada es la fase más larga del proceso de generación del horario. Poder integrar EasyCourse con el sistema de gestión de la oferta formativa de la Universidad permite agilizar los procedimientos iniciales y asegurar el uso de la información definida en el Manifiesto de los Estudios de la Estructura Didáctica. EasyCourse está integrado con el módulo SIADI y con el sistema informático ESSE3 del Cineca. SW AUTENTICACIÓN DE LOS USARIOS Con el uso de protocolos de intercambio de datos apropiados EasyCourse pueden permitirse el lujo de usar la autenticación de los usuarios de otros sistemas con el fin de reducir el número de nombres de usuario y contraseñas en posesión de los docentes y garantizar la seguridad y protección de los datos personales. EasyCourse se integra con los protocolos de autenticación CAS, LDAP y SHIBBOLETH. SW - GESTIÓN Y RESERVA DE LOS ESPACIOS El horario de las clases producido en EasyCourse puede distribuirse en la agenda del software de gestión y reserva de las aulas que utiliza la universidad o la Estructura Didáctica. Este procedimiento tiene que estar acompañado de la evaluación de posibles conflictos con reservas preexistentes en el aula. EasyCourse está integrado totalmente con el módulo de gestión de los espacios EasyRoom y con el software open source MRBS. CONSULTA DE LOS HORARIOS PARA LOS ESTUDIANTES EasyCourse se integra con EasyApp, la aplicación móvil de EasyStaff, compatible con IOS y Android, que permite la consulta de las actividades diarias del estudiantes y las comunicaciones de actualización de los horarios hacia los estudiantes.