Informe Final Municipalidad de San José de Maipo

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1 Informe Final Municipalidad de San José de Maipo in 1927 CHILE Fecha : 04 de noviembre de 2011 N Informe : 36 /2011

2 PMET N : /2011 REF N : /2011 DMSAI N : 1.003/2011 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, j4.102 o :10 Adjunto, remito a Ud., copia de Infoíme Final N 36, de 2011, debidamente aprobado, sobre auditoría a los macroprocesos de ingresos presupuestarios y finanzas, de la Municipalidad de San José de Maipo. Saluda atentamente a Ud. dl POR OPDEN DEVCONTRALOR GENERAL PRISCLi/JARA FUENTES / ABOGADO Jefe División de Municipalidades AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO PRESENTE RTE AN'rECED

3 PMET N : /2011 REF N : /2011 DMSAI N : 1.003/2011 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, 3 4. CV Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe Final N 36, de 2011, de esta Contraloría General, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. Saluda /at -ényamente a Ud. POR MEN CONTRALOR GENERAL PRISCIWJARA FUENTES ABOGAD () División do Municipalidades. Jefe AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE SAN JOSÉ DE MAIPO PRESENTE UsmtlECED

4 PMET N : /2011 REF N : DMSAI N : 1.003/2011 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, 0 4. NOV 2 O Adjunto, remito a Ud., copia de Informe Final N 36, de 2011, debidamente aprobado, sobre auditoría a los macroprocesos de ingresos presupuestarios y finanzas, de la Municipalidad de San José de Maipo. Saluda atentamente,á Ud. POR ORDEN DEL,ONTRAI,OR GENERAL PRISCiLA ARA FUENTES Jefe BOGADO )n de Municipalidades AL SEÑOR DIRECTOR DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO PRESENTE

5 PMET. N : /2011 REF. N : /2011 DMSAI N 1.003/2011 INFORME FINAL N 36 DE 2011, SOBRE AUDITORIA A LOS MACROPROCESOS DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS Y FINANZAS, EFECTUADA EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO. SANTIAGO, 0 4 NOV En cumplimiento del plan de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2011, se efectuó una auditoría de transacciones en la Municipalidad de San José de Maipo. Objetivo La auditoría tuvo por finalidad examinar el cumplimiento de la normativa legal y reglamentaria relativa a los macroprocesos de ingresos presupuestarios y finanzas, verificando -en el primer caso- la correcta percepción e inversión de los fondos recibidos y su registro, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, y el decreto ley N 3.063, de 1979, Ley de Rentas Municipales; y, para el segundo, efectuar un análisis financiero y presupuestario de la citada entidad, acorde lo establecido en el decreto ley N de 1975, Ley de Administración Financiera del Estado, y el decreto N 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, sobre Clasificaciones Presupuestarias. Metodología Las labores desarrolladas se llevaron a cabo sobre la base de normas y procedimientos de control aceptados por la Contraloría General de la República, incorporando el análisis de información relevante relacionada con las materias examinadas, una evaluación del entorno de control interno general y de los riesgos de la entidad, la aplicación de pruebas de validación y la utilización de otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias. A LA SEÑORA PRISCILA JARA FUENTES JEFE PRESENTE GCHLICMM

6 -2- Universo De acuerdo con los antecedentes recopilados. durante el período comprendido entre el 1 de julio de 2010 y 30 de abril de 2011, el monto total de ingresos presupuestarios ascendió a , cuyo detalle consta en anexo 1. Sobre el particular, cabe señalar que, según lo informado por el encargado de la dirección de administración y finanzas, mediante certificado SIN, de 22 de junio de 2011, los ingresos de que se trata habrían ascendido a , cifra que difiere de la señalada en el párrafo anterior, debido a errores de imputación, determinados en el curso de la auditoría. Respecto del macroproceso de finanzas, durante el período auditado, los ingresos propios y egresos, ascendieron a y, , respectivamente. Muestra El examen se efectuó mediante muestreo analítico, el que determinó, respecto de los ingresos presupuestarios, una muestra de , equivalente al 43% del universo antes identificado. En este sentido, es del caso mencionar que las transferencias sujetas a revisión por parte de este Organismo de Control. correspondieron a las referidas a la bonificación adicional de la ley N En cuanto al macroproceso de finanzas se consideró una muestra de ingresos y egresos ascendentes a y, , que representan el 56,73% y el 12,7%, respectivamente, del total anteriormente citado. Cabe señalar que, con carácter confidencial, mediante oficio N , de 5 de agosto de 2011, fue puesto en conocimiento de la autoridad comunal el preinforme con las observaciones establecidas al término de la visita, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, lo que se concretó por oficio N 1.051, de 22 de agosto de La información utilizada fue proporcionada por la dirección de administración y finanzas y puesta a disposición de esta Contraloría General el 22 de junio del año en curso. Del examen practicado, y considerando los argumentos y antecedentes aportados por la autoridad comunal en su respuesta respecto de las situaciones observadas, se determinó lo siguiente: I SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO La estructura y organización de la Municipalidad de San José de Maipo se encuentra contenida en el reglamento interno aprobado por decreto exento N 176, de 21 de abril de 2009, el cual establece las funciones generales y específicas asignadas a las distintas unidades, entre las que se encuentra la dirección de administración y finanzas.

7 ÁREA DE AUDITORIA 2-3- En torno a esta materia, se constató que esa unidad municipal carece de manuales de procedimientos que establezcan las principales rutinas administrativas atingentes a las materias de su competencia, así como de descripciones de cargo para el análisis de las competencias, que permitan conocer las tareas, deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo. Sobre este acápite, el Alcalde no se pronuncia, por lo que debe confirmarse la situación objetada. En otro orden, se determinó que la referida dirección cuenta con un sistema informático, cuyo servicio de mantención, actualización, soporte técnico y capacitación de funcionarios, se contrató por licitación pública ID LE10, a la empresa CAS Chile S. A. de I., lo que fue formalizado mediante decreto N 185, de 6 de mayo de 2010, cuyo funcionamiento, de acuerdo al examen practicado, se ajusta a las instrucciones impartidas por esta Contraloría General, mediante oficio circular CGR N del 2005, que aprobó la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación y, a los procedimientos establecidos sobre la materia, en el oficio circular CGR N de Por otra parte, se estableció que el departamento de control interno, durante el período sujeto a fiscalización, no practicó controles deliberados sobre los sistemas administrativos de los procesos relativos a los macroprocesos auditados, según certificado S/N, de 5 de julio de 2011, de la jefa de ese departamento, debido a que según informa- esa unidad municipal se encuentra conformada solo por ella y una secretaria. Manifiesta en el mismo documento que, no obstante, al visar los egresos emitidos, comprueba sus respaldos, procedencia y disponibilidad de fondos. Por la misma razón, agrega, no planificó auditorías operativas para ejecutar en el 2010, ni hasta el 30 de abril de En relación a la materia, cabe recordar que, de acuerdo a lo indicado en el artículo 29 de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, y la jurisprudencia administrativa contenida en el dictamen N de 1995, entre otros, las principales tareas de las contralorías internas son la revisión y evaluación sistemática y permanente del sistema de control interno de la entidad, además de la revisión periódica y selectiva de las operaciones económicofinancieras del municipio, todo esto con el fin de determinar el cabal cumplimiento de las normas legales y reglamentarias. El Alcalde en su respuesta reitera lo manifestado por la jefa del departamento de control, en cuanto a que, debido a la falta de personal, la labor de esa unidad se circunscribe sólo a verificar la legalidad de los actos administrativos al momento de visarlos, asegurándose del respaldo correspondiente y de la disponibilidad de fondos, en cada caso. Agrega, que tanto las matrices de riesgo como los manuales de procedimientos, se encuentran en etapa de elaboración, con lo que indica- en el segundo semestre se iniciarían las auditorías respectivas, a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 29 de la ley N A este respecto, cabe consignar, en primer término, que el contar con las citadas matrices debe estimarse como una

8 -4- recomendación para la mayor efectividad del sistema de control interno de los municipios, y no propiamente como una observación. Luego, habiéndose informado acciones tendientes a subsanar la deficiencia planteada, esta Contraloría General ha estimado pertinente salvarla, en el entendido que se dará cumplimiento a lo dispuesto por esa autoridad, cuya efectividad será verificada en una próxima visita. II. MACROPROCESO DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS El resultado del examen practicado a las transferencias aprobadas por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo a la Municipalidad de San José de Maipo, para el pago de la bonificación adicional de la ley N , se expone a continuación: 1.- Año En primer término, cabe precisar que mediante la ley N , se facultó a los municipios a renovar la bonificación por retiro voluntario establecida en la ley N , en las condiciones que indica. Además, su artículo 5, estableció una bonificación adicional a aquella, y regula las condiciones de su otorgamiento. Luego, corresponde precisar que la citada Subsecretaría, mediante resolución exenta N 3.328, de 9 de julio de 2010, informó a los Alcaldes de las municipalidades beneficiarias de la transferencia de que se trata, los montos asignados en la distribución del aporte que el Fisco efectuaría, para realizar el pago de la bonificación adicional establecido en el artículo 5 de la ley N Dicho acto administrativo consigna individualmente a cada uno de los beneficiarios seleccionados con la bonificación por retiro voluntario, renovada en el mismo cuerpo legal, el monto del beneficio que les correspondía por dicho concepto y los montos globales que cada municipio debía pagar, de acuerdo al costo real de las personas que se acogían a la bonificación. Por su parte, la entidad comunal a través del decreto alcaldicio N 28, de 26 de mayo de 2010, autorizó el pago del beneficio adicional en comento, el que registra nombre, RUT y monto de la bonificación regulada en el cuerpo legal citado Recursos involucrados al 31 de diciembre de recepción y registro-. Los recursos financieros asignados a través de la precitada resolución exenta N 3.328, de 9 de julio de 2010, ascendieron a un total de unidades de fomento, equivalentes a , encontrándose debidamente registrado y acreditado su ingreso, según consta de las cartolas bancarias respectivas. En efecto, de los documentos aportados, en particular, comprobantes de ingresos, cartolas bancarias y libro mayor, se comprobó que las remesas recibidas por el concepto que se analiza fueron depositadas en la cuenta corriente N , del Banco de Crédito e Inversiones, y registradas

9 -5- contablemente en la cuenta N , denominada bonificación adicional ley N El detalle es el siguiente: Orden de Ingreso Comprobante Contable N Fecha Monto N Fecha Uso de los recursos y documentación de respaldo. La auditoría practicada determinó que los fondos aportados por la aludida Subsecretaría fueron invertidos en conformidad con lo previsto en la mencionada ley N y la resolución exenta precitada y, que los desembolsos realizados al efecto cuentan con la documentación sustentatoria. Sobre la materia, se constató que con cargo a los recursos referidos, esa entidad comunal concedió la bonificación de que se trata a cinco (5) funcionarios, los cuales cumplían con los requisitos exigidos por el aludido texto legal Transferencias informadas por la Tesorería General de la República. Como cuestión previa cabe señalar que, a solicitud de este Organismo de Control, la citada entidad informó, mediante oficio N 1.514, de 18 de julio de 2011, que durante el período comprendido entre el 1 de julio de 2010 y el 30 de abril de 2011, aportó a la Municipalidad de San José de Maipo la suma de , la que incluye los , bajo examen. Enseguida, cotejados los aportes informados por esa entidad y lo registrado en el sistema de contabilidad de ese municipio, no se advirtieron diferencias que observar. 2.- Año En el año 2011, la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, mediante resolución exenta N 471, de 26 de enero de 2011, informó a los Alcaldes de las municipalidades beneficiarias de la transferencia de que se trata, los montos que les correspondían en la distribución del aporte que el Fisco efectuaría para realizar el pago de la bonificación adicional que establece el artículo 5 de la ley N La Municipalidad de San José de Maipo, por decreto alcaldicio N 70, de 29 de diciembre de 2010, autorizó el pago del beneficio adicional en comento Recursos involucrados al 30 de abril de recepción y registro-. A través de la precitada resolución exenta N 471, de 26 de enero de 2011, esa Subsecretaría asignó fondos por un total de 395 unidades de fomento, equivalente a , cuyo ingreso se encuentra debidamente registrado y acreditado, según consta de la cartola bancaria N 39, del Banco Crédito e Inversiones. En efecto, se comprobó que la suma mencionada se depositó en la cuenta corriente N , de esa institución

10 -6- financiera y que fue registrada contablemente en la cuenta N denominada bonificación adicional ley N El detalle es el siguiente: Orden de Ingreso Comprobante Contable N Fecha Monto N Fecha Uso de los recursos y documentación de respaldo. Al respecto, se determinó que los fondos aportados por la citada Subsecretaría fueron aplicados de conformidad con lo previsto en la citada ley N , la resolución exenta antes referida y, que el desembolso cuenta con la documentación sustentante, comprobándose el pago a un (1) funcionario, quien cumplía con los requisitos exigidos para la percepción del beneficio de que se trata Transferencias informadas por la Tesorería General de la República. Como ya se señalara, a través del oficio N 1.514, de 18 de julio de 2011, se tomó conocimiento que durante el período comprendido entre el 1 de julio de 2010 y el 30 de abril de 2011, esa entidad transfirió a ese municipio la suma de , monto que incluye los , asignados por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo. Efectuada la comparación entre tal aporte y lo registrado en el sistema de contabilidad de esa municipalidad, no se advirtieron diferencias que mencionar. 3.- Sobre cumplimiento de la obligación establecida en el decreto N 885, de 2009, del Ministerio del Interior, reglamento de la ley N , años 2010 y El artículo 16 del citado reglamento, establece, en lo que interesa, que los beneficiarios de la bonificación en comento, no podrán ser nombrados ni contratados asimilados a grados o sobre la base de honorarios en la misma municipalidad, durante los cinco años siguientes al término de su relación laboral, a menos que previamente restituyan la totalidad del beneficio percibido expresado en unidades de fomento, más el interés corriente de las operaciones reajustables. Precisado lo anterior, cabe indicar que, de la documentación puesta a disposición de la Contraloría General, no se advirtió el incumplimiento de la disposición citada. III. MACROPROCESO DE FINANZAS situaciones: El examen practicado determinó las siguientes 1.- Sobre análisis presupuestario. De manera previa, cabe precisar que las municipalidades se encuentran sujetas, en los ámbitos presupuestario y financiero, a

11 -7- las reglas generales que consignan el decreto ley N 1.263, de 1975, y la propia ley N , la cual contempla una serie de preceptos especiales que dicen relación con la aprobación del presupuesto municipal y el de los servicios traspasados o incorporados a la gestión municipal. En este contexto, mediante los decretos exentos N s 516 y 507, de 29 y 23 de diciembre de 2009 y 2010, respectivamente, se aprobaron y promulgaron los presupuestos para los años 2010 y 2011, con una estimación de ingresos y gastos de y , para cada año. Ahora bien, dado que el presupuesto municipal constituye una estimación financiera de los ingresos y gastos para un año dado, se consideró su análisis sobre la ejecución presupuestaria del año 2010 y el primer cuatrimestre del año Ejecución presupuestaria. A este respecto, cabe precisar que, entendido el presupuesto de la Municipalidad de San José como una planificación expresada en dinero, el mismo presentó una ejecución equilibrada al 31 de diciembre de 2010 y al 30 de abril de 2011, toda vez que los ingresos efectivamente percibidos excedieron los gastos pagados en dichos períodos. continuación se presenta: De lo señalado da cuenta el análisis que a a) Al 31 de diciembre de Al término del ejercicio contable 2010, los ingresos percibidos totalizaron , equivalentes al 77,26% de lo estimado para ese año ( ), en tanto los gastos pagados ascendieron a , lo que representó el 70,35% de los presupuestados, cuyo detalle consta en anexo 2. b) Primer cuatrimestre año Al 30 de abril de 2011, esa entidad comunal presentaba ingresos percibidos por la suma de equivalentes al 30,46% del presupuesto vigente para ese año, ( ), mientras los gastos pagados totalizaron , que significan el 28,1%, de su estimación, según se precisa en anexo Sobrestimación presupuestaria. Analizado el balance de ejecución presupuestaria, al 31 de diciembre de 2010, se estableció una sobrestimación en las partidas de ingresos que se presentan a continuación:

12 Cuenta presupuestaria CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA -8- Presupuesto vigente Percibido Saldo presupuestario al % sobrestimado , , ,89 Al respecto, cabe consignar que, si bien el presupuesto municipal es una estimación del rendimiento de los ingresos, llama la atención que los ingresos alcanzados durante la ejecución del presupuesto del año 2010, son considerablemente inferiores a los montos aprobados en esa herramienta de planificación. Sobre la materia, la autoridad comunal manifiesta que tal sobrestimación se generó por la disminución de los ingresos por concepto de permisos de circulación, impuesto territorial y derechos municipales. Lo anterior, según indica, debido al terremoto acontecido en el mes de febrero de 2010, circunstancia que obviamente no se consideró en la formulación del presupuesto. Lo expuesto por el edil, no permite dar por subsanada la observación, por cuanto la circunstancia no prevista, debió ser atendida mediante la dictación oportuna de decretos alcaldicios que aprobaran las pertinentes modificaciones correctivas al presupuesto Modificaciones presupuestarias. En relación con la materia, cabe consignar que el artículo 65, letra a), de la ley N dispone, en lo que interesa, que el Alcalde requiere el acuerdo del concejo para aprobar el presupuesto municipal y sus modificaciones. En el ámbito de la verificación del cumplimiento de la norma mencionada precedentemente, se examinó una muestra de las modificaciones presupuestarias realizadas durante el período sujeto a fiscalización, constatándose que faltaba la correspondiente a la cuenta , cuentas por cobrar, transferencias corrientes del tesoro público. En efecto, en el balance de ejecución presupuestaria, al 31 de diciembre de 2010, dicha cuenta de ingreso presupuestario presentó saldo negativo por , en circunstancias que consta su percepción, según lo demuestran los comprobantes de ingresos N s 87, 89 y 91, de 28, 29 y 30 de diciembre de 2010, cuyo detalle se presenta en anexo 4. La autoridad alcaldicia, en síntesis, argumenta que no fue posible presentar al concejo la modificación presupuestaria respectiva, toda vez que, de conformidad con el artículo 81, inciso tercero, de la ley N , ello debe efectuarse con una anticipación de a lo menos 5 días hábiles a la sesión respectiva, en tanto que los recursos de que se trata fueron recepcionados entre los días 27 y 30 de diciembre de Analizados los fundamentos planteados por el edil, se levanta la observación comprobada.

13 -9- De igual modo, el estado financiero al 30 de abril de 2011 presentaba la cuenta , cuentas por cobrar, transferencias corrientes del sector privado, con un saldo negativo ascendente a , suma percibida mediante los comprobantes de ingresos N s 28 y 48, de 1 y 22 de febrero de 2011, respectivamente; en tanto la cuenta , cuentas por cobrar, otros ingresos corrientes, registraba saldo negativo por , acreditándose la percepción de mediante comprobantes de ingresos N s 9, 39, 64, 68 y, 76, de En anexo 4A se detalla lo indicado. En relación a este punto, la autoridad comunal no se pronuncia, razón por la cual se mantiene el hecho advertido Saldos presupuestarios negativos. Sobre la materia, se determinó saldos presupuestarios de gastos que presentaron déficit, debido a que algunas partidas se encontraban excedidas en su ejecución, en tanto a otras no se les asignó presupuesto. En los cuadros siguientes se individualizan los casos que están en la situación descrita: Año 2010: Cuenta Presupuesto vigente al Monto Ejecutado Saldo presupuestario En su respuesta, el Alcalde manifiesta que el déficit en las cuentas identificadas se generó al término del ejercicio presupuestario. Agrega, que no fue posible realizar los ajustes en el momento oportuno, debido a la reciente implementación del sistema contable computacional. Además, señala que si bien se debieron realizar tales ajustes, los saldos negativos están a nivel de asignación y subasignación, y no de ítem o subtítulo, por lo que no hubo efectos en la ejecución del gasto total, no presentando déficit en el balance.

14 -10- En virtud de los argumentos esgrimidos por esa autoridad edilicia y las validaciones practicadas al efecto, se salva la falta advertida. Primer cuatrimestre 2011: Cuenta Presupuesto vigente al 30/04/2011 Monto Ejecutado Saldo presupuestario Sobre los saldos presupuestarios negativos de las cuentas , y , la autoridad edilicia indica que corresponden a errores de imputación y que su regularización consta en comprobante de traspaso N 73, de 16 de agosto de 2011, el que adjunta. Respecto de la partida , manifiesta que se trata de un proyecto financiado con recursos del Gobierno Regional Metropolitano, relativo al 2% de subvención para actividades de carácter cultural y que se efectuó el ajuste pertinente, según lo demuestra el comprobante de traspaso N 74, de 16 de agosto de 2011, que incluye, cumpliendo así lo instruido por esta Contraloría General en el oficio N , de 30 de diciembre de 2010, de la División de Análisis Contable, que obliga a suspender el uso de esa cuenta de gasto. Acerca de la cuenta , explica que no fue considerada en el presupuesto inicial y, que por decreto alcaldicio N 471, de 19 de agosto de 2011, cuya copia acompaña, fue refrendada la modificación presupuestaria a su respecto. Examinados los antecedentes puestos a disposición y atendido el resultado de las verificaciones efectuadas al balance de ejecución presupuestaria al 26 de agosto de 2011, se determinó que la situación advertida inicialmente fue subsanada, por lo que se da por superada. 2.- Sobre análisis contable. El examen practicado al registro de las operaciones efectuadas por esa entidad municipal, contempló la verificación de la aplicación de la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N , de 2005 y sus modificaciones, que aprobó la normativa del sistema de contabilidad general de la nación, y los procedimientos establecidos sobre la

15 -11 - materia en el oficio circular N , de 2007, de este origen, y sus modificaciones, determinándose lo siguiente: Presentación de las cuentas en balance de comprobación y de saldo. En relación a esta materia, se constató que las siguientes cuentas extrapresupuestarias de pasivo presentan saldo deudor, debiendo ser acreedor, de conformidad con los principios y normas contables que las rigen, hecho que resta confiabilidad a la información reflejada en el citado informe contable. Año 2010 Cuenta Saldo deudor Permiso de circulación de otras comunas Retención 10% mensual IVA retenido Documentos caducados Primer cuatrimestre 2011: Cuenta Saldo deudor Documentos caducados En torno a este acápite, la autoridad comunal manifiesta, en síntesis, que la situación observada por esta Contraloría General se debe a la reciente implementación del sistema de contabilidad y a la circunstancia de que ciertas cuentas contables presentan saldos provenientes del año 2008, pendientes de aclarar, a cuyo respecto informa que la dirección de administración y finanzas se encuentra abocada al proceso de regularización pertinente. No obstante, cabe mantener la observación formulada, mientras no sean llevados a cabo los ajustes contables a que hubiere lugar Recuperación de deudores. Estudiado el balance de comprobación y de saldos al 30 de abril de 2011, se determinó que ciertas partidas se encontraban sobrevaloradas, debido a la falta de cobros administrativos y judiciales para obtener la recuperación de las sumas adeudadas. Tal situación produce una distorsión económica y financiera, porque esas cifras sólo tienen una representación numérica y, por ende, ningún respaldo real.

16 -12- a) Anticipo a proveedores, cuenta De acuerdo con los antecedentes proporcionados por el municipio, la referida cuenta contable consigna un saldo proveniente de años anteriores, ascendente a , suma que se arrastra desde el año 2007, según lo señaló el encargado de administración y finanzas en oficio N 3, de 7 de julio de Respecto de este acápite el Alcalde no se pronuncia, por lo que debe confirmarse el hecho observado. b) Deudores por transferencias corrientes al sector privado, cuenta Se determinó que permanecían sin rendir al término de la visita, transferencias efectuadas a personas jurídicas sin fines de lucro, durante los años 2007 a 2011, por la suma de Al respecto, corresponde precisar que el numeral 5.3 de la resolución N 759, de 2003, de Contraloría General que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas-, obliga al ente otorgante de recursos públicos a exigir rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o instituciones del sector privado. En relación a lo observado, el edil indica que está efectuando gestiones a través del departamento de control, para exigir las rendiciones de los fondos entregados a personas e instituciones privadas, adjuntando como prueba de ello, oficios N s. 4, 5 y, 7, de No obstante lo informado por la autoridad comunal, corresponde mantener la objeción planteada, mientras no se obtenga la rendición respectiva o la restitución de los recursos concedidos. c) Otros deudores financieros, cuenta Sobre la materia, se estableció que esa entidad edilicia, al 30 de abril del presente año, registraba en la citada partida un saldo proveniente de años anteriores por , monto que, según lo informado por el encargado de administración y finanzas, mediante el citado oficio N 3, de 7 de julio de 2011, se arrastra desde el año 2007, hecho que provoca una sobrevaluación del activo, producto de su irrecuperabilidad. Dado que la autoridad administrativa no se pronuncia, acerca de la situación cuestionada, ésta debe ser mantenida. d) Ingresos por percibir, cuenta Del análisis de la información contenida en el balance de comprobación y saldos se determinó que ese municipio, al 30 de abril de 2011, registra deudores por impuestos y derechos ascendentes a , monto que no representa en la práctica ingresos pendientes de percibir. Consultado al respecto el encargado de administración y finanzas, mediante oficio N 4, de 11 de julio de 2011, manifestó que dicha suma no refleja la deuda real de ingresos por percibir, dado que contiene un

17 -13- saldo de arrastre desde el año 2007, del cual no tiene antecedentes pormenorizados y que ascendería a Manifiesta, además, que de acuerdo a lo informado por el director de tránsito mediante memorándum N 43, de 8 de julio de 2011, que adjunta, los recursos por percibir correspondientes a permisos de circulación por segundas cuotas impagas de años anteriores, ascienden a , según el siguiente detalle: Antigüedad Monto Año Año Año Año Año Año Año Total En respuesta a esta observación, el Alcalde reconoce la situación planteada por este Órgano Fiscalizador, señalando que dicha partida presenta saldos de arrastre de antigua data, solicitando, al efecto, se le informe el procedimiento a seguir para su regularización. Al respecto, cumple este Organismo de Control con señalar que el proceder de ese municipio sobre la materia, se encuentra establecido en el artículo 66 del decreto ley N 3.063, de Atendido que ese municipio no ha actuado en la forma indicada en el citado texto legal, no es posible salvar la situación advertida Procedimientos contables. Con el propósito de comprobar el correcto registro de los hechos económicos, se realizó un análisis de las cuentas, advirtiéndose lo siguiente: a) Fondos globales, cuenta Como cuestión previa, es del caso recordar que, en materia de anticipo de fondos, el citado oficio C.G.R. N , de 2005, capítulo segundo, sobre normativa específica, establece que los dineros entregados en esa calidad para adquisiciones de bienes, prestaciones de servicios, cometidos funcionarios y otros adelantos análogos, que no afecten el presupuesto al momento de su ocurrencia, deben contabilizarse en el concepto allí enunciado. Ahora bien, la revisión practicada al registro de las operaciones por anticipos a rendir otorgados a funcionarios municipales, determinó que esa entidad comunal no dio cumplimiento a lo dispuesto en la precitada normativa sobre la materia, a lo menos, en los casos que a continuación se indican:

18 -14- Decreto de Pago N Fecha Monto Concepto Imputación según municipio Imputación según C.G.R /07/ Giro a Rendir a Eduardo Bravo Cáceres /11/ Giro a rendir a Jaime Contreras Escobar /01/ Giro a rendir a Ketty Vásquez Guerrero El municipio, en su respuesta, hace alusión al Ord. N 6, de 21 de julio de 2010, mediante el cual el encargado de administración y finanzas informó a esta Contraloría General el procedimiento aplicado en el registro de los fondos globales en comento, el que -según indica- se ajusta a la normativa contable relativa a la materia. No obstante lo indicado por esa entidad comunal, se mantiene la observación planteada, por cuanto de los antecedentes examinados no consta que los anticipos a rendir cuenta sean reflejados en la partida , tal como lo dispone la norma específica contenida en el oficio C.G.R. N , de 2005, ya citado. b) Recuperación y reembolsos por licencias médicas, cuenta El análisis de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos determinó que ese municipio no registra en cuentas por cobrar las licencias médicas pendientes de pago y devolución por parte del Servicio de Salud correspondiente o de las Instituciones de Salud Previsional. Consultado el encargado de administración y finanzas, mediante oficio N 4, de 11 de julio de 2011, manifestó que el devengado y percibido del hecho económico de que se trata se contabiliza al momento de la recepción de los respectivos reembolsos. Sobre el particular, corresponde que esa entidad comunal registre dicho monto como ingreso presupuestario devengado, en la oportunidad en que se presente la solicitud de cobro ante la respectiva entidad de salud, conforme lo consigna el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el Oficio C.G.R. N , de En lo que se refiere a esta observación, el Alcalde no se pronuncia, razón por la cual, se mantiene el hecho cuestionado. c) Fondo Común Municipal, cuentas y De la revisión practicada a los movimientos de las obligaciones devengadas por esa entidad comunal a beneficio del fondo común, por impuestos municipales, se constató que el ente edilicio no cumplió con lo

19 -15- instruido por esta Contraloría General, mediante oficio circular C.G.R. N , de Efectivamente, del análisis efectuado al balance de comprobación y de saldos, al 31 de diciembre de 2010, los recursos por enterar al fondo común municipal alcanzaron la cantidad de , según lo contabilizado en la cuenta ; sin embargo, la partida , obligaciones por aportes al fondo común municipal, registraba un total de El edil manifiesta que la diferencia informada por este Organismo de Control se debe a saldos de arrastre provenientes del año 2008, situación que se encuentra en proceso de regularización. Dado que no fueron remitidos los documentos que acrediten lo informado por esa autoridad, no es posible salvar la observación referida. d) Fondos en Administración, cuentas y Examinado el balance de comprobación y de saldos, al 31 de diciembre de 2010, se verificó que las operaciones referidas a los fondos en administración no fueron registradas de conformidad al oficio C. G. R. N , de Evidencia tal situación el citado estado financiero, pues registra rendiciones en la cuenta , aplicación de fondos en administración, por , cifra que difiere de la imputada por el mismo concepto en la partida , administración de fondos, de Sobre la situación observada, el edil expresa que las operaciones de administración de fondos fueron registradas de conformidad con el procedimiento H-01, contenido en el oficio CGR N de 2007, situación ratificada según indica- por el hecho de presentar la cuenta , saldo cero al 31 de diciembre de Indica, además, que el saldo de , de la partida , refleja el total de recursos no aplicados durante el año 2010 y, disponibles para el ejercicio En relación a la materia, es preciso aclarar previamente que la observación formulada por este Organismo de Control se determinó considerando el total de cargos y abonos de las cuentas y , respectivamente; y no con los saldos de dichas partidas, como lo interpretó esa autoridad edilicia, conforme lo señala el procedimiento H-01, citado por el Alcalde, en lo que respecta a la rendición de cuenta. Considerando que la diferencia determinada por este Organismo de Control no fue aclarada por ese municipio, se mantiene el aspecto cuestionado. e) Transferencias a la Corporación Municipal de San José de Maipo. Al respecto, se observó que las transferencias provenientes del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, destinadas a la corporación municipal en comento y, que son recepcionadas por el municipio, se registran erróneamente en la cuenta extrapresupuestaria ,

20 -16- otras obligaciones financieras, en circunstancias que deben ser imputadas en la partida , del servicio de salud, conforme lo indica el oficio C.G.R. N , de 2007, que establece el catálogo de cuentas para el sector municipal. En torno a este acápite, la autoridad edilicia manifiesta que las transferencias de que se trata, son registradas en la cuenta , Otras Obligaciones Financieras, de conformidad al procedimiento H03, contenido en el oficio C.G.R. N de 2007; agregando que ello obedece a que la municipalidad actúa como intermediaria entre ese servicio de salud y la corporación. Lo aseverado por el edil no permite dar por subsanada la referida observación, por cuanto, de conformidad con el oficio N , de 18 de noviembre de 2010, de la División de Análisis Contable, las transferencias que reciban las municipalidades para las corporaciones respectivas, deben ser registrados por ellas como ingresos presupuestarios Activo fijo. Los bienes de uso adquiridos por la municipalidad son aquellos que utiliza en sus actividades y están conformados por instalaciones, maquinarias, vehículos, muebles y enseres. El análisis efectuado comprendió su contabilización, actualización y depreciación, advirtiéndose lo que a continuación se indica: a) Sobre corrección y depreciación de los bienes. En relación a la materia, se comprobó que la entidad auditada corrige y deprecia por grupo de bienes, por no contar con un sistema de administración de sus activos fijos que registre el valor de adquisición por cada bien, su vida útil y año de utilización económica, situación ratificada por el encargado de la dirección de administración y finanzas, mediante certificado S/N, de 5 de julio de Sobre este punto, la autoridad comunal no se pronuncia, razón por la cual se mantiene la señalada observación. b) Depreciación acumulada. La revisión practicada sobre el balance de comprobación y de saldos al 30 de abril de 2011, determinó que los activos fijos que se detallan a continuación presentan una depreciación acumulada superior al valor de los bienes, generando con ello un saldo neto negativo a su respecto. Lo expresado transgrede las instrucciones impartidas por Contraloría General sobre la materia en el oficio C.G.R. N , de 2005, y sus modificaciones, específicamente, las normas sobre actualización de bienes, deuda y patrimonio al término del período contable y depreciación de los bienes de uso. que presentan la situación advertida: En recuadro siguiente se indican los casos

21 -17- Cuenta Saldo deudor Cuenta Saldo acreedor Edificaciones Depreciación acumulada de edificaciones Maquinarias y equipos para la producción Máquinas y equipos de oficina Depreciación acumulada de maquinarias y equipos para la producción Depreciación acumulada de máquinas y equipos de oficina El edil en su respuesta manifiesta que los activos que presentan una depreciación acumulada superior al valor de los bienes, corresponden a saldos de arrastre provenientes del año 2007, de los cuales indicano se tiene antecedentes. Como prueba de lo señalado, adjunta el balance de comprobación y de saldos del mes de enero de En razón de que no se informaron medidas que permitan subsanar lo observado, se confirma la deficiencia planteada. c) Activación de bienes. Referente a esta materia, se constató la inexistencia de una política de activación de bienes, situación confirmada por el encargado de la dirección de administración y finanzas, mediante certificado S/N, de 9 de junio de Sobre el particular, debe manifestarse que esta Contraloría General, a través del dictamen N , de 2006, ha precisado que es responsabilidad de las instituciones establecer una política que permita regular la aplicación del principio de materialidad e importancia entre los bienes muebles susceptibles de activación y aquellos que, por su naturaleza y monto, se convenga registrar como gastos patrimoniales. Considerando que el edil no se pronuncia sobre el hecho cuestionado, éste se mantiene Imputaciones presupuestarias. Con el objeto de verificar la correcta imputación de los gastos presupuestarios, se realizó un análisis de las cuentas, advirtiéndose que los decretos de pago que se detallan en cuadro adjunto, fueron erróneamente registrados:

22 -18- Decreto de Pago N Fecha Monto Concepto Imputación según municipio Imputación según C.G.R /10/ Coctel motivo fiestas patrias para 300 personas /03/ Permisos de circulación vehículos municipales /03/ Pago de servicio de internet Tal situación contraviene lo dispuesto en el artículo 98 de la ley N , que señala en su letra d), que el gasto debe ser correctamente imputado dentro del presupuesto, ley, decreto o resolución que lo autorice, de modo que corresponda al objeto para el cual fueron destinados los fondos, así como lo establecido en el punto II, del decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias. Sobre el decreto de pago N 1.785, de 2010, la autoridad edilicia indica que la imputación del gasto se debe a que a dicho cóctel asistieron autoridades; sin embargo, no acompaña documentos que evidencien lo aseverado, motivo por el cual se mantiene la observación formulada inicialmente. En cuanto al gasto autorizado por los decretos de pago N s. 358 y 442, de 2011, indica que su registro contable fue corregido mediante los comprobantes de traspaso N s. 107 y 108, ambos de 22 de agosto de 2011, los que examinados y estimados conforme, permiten salvar las faltas advertidas. Similar situación aconteció respecto de ciertos ingresos presupuestarios, a cuyo respecto se verificó error en sus registros, según se muestra en el anexo 5. El Alcalde en su respuesta manifiesta su desacuerdo con la observación de que se trata, argumentando que al corresponder dichos ingresos a transferencias del servicio de salud, de la Junta Nacional de Jardines Infantiles y del Ministerio de Educación para la corporación municipal, deben ser registrados como otras obligaciones financieras, en la partida La explicación esgrimida por esa autoridad comunal no desvirtúa la observación formulada, por cuanto, de acuerdo al oficio N , de 18 de noviembre de 2010, de la División de Análisis Contable, las transferencias que reciban las municipalidades para las corporaciones respectivas, deben ser registradas por ellas como ingresos presupuestarios, lo cual no se satisface con la cuenta utilizada por el municipio.

23 Oportunidad en el registro de las operaciones. A este respecto, se observó que el proceso de devengamiento del aporte institucional para el fondo del bono post laboral relacionado con la ley N , se efectuó al momento de su entero en la Tesorería General de la República, según consta de los decretos de pago N s 39 y 63, ambos de 2011, en circunstancias que debió realizarse al momento de hacerse exigible, esto es, en los años 2009 y 2010, respectivamente, de conformidad con las instrucciones impartidas por este Organismo Fiscalizador a través del oficio circular N , de Sobre este acápite, el Alcalde no se manifiesta, por lo cual se mantiene el hecho cuestionado Análisis de cuentas. En torno a esta materia, se constató que, durante el período sujeto a revisión, esa entidad edilicia no realizó análisis de cuenta, lo que se evidenció al comprobar cuentas extrapresupuestarias de pasivo con saldo deudor, lo cual resta confiabilidad a la información contenida en los estados contables. El edil en su respuesta expresa que, el saldo deudor de algunas cuentas extrapresupuestarias de pasivo, se debe a saldos de arrastres provenientes del año 2007, y no a falta de análisis de cuentas; sin perjuicio de lo cual, añade que se realizarán las correcciones que proceden al efecto. Conforme lo precedentemente señalado, se da por salvada la observación expresada, en el entendido que se dará cumplimiento a lo dispuesto por esa autoridad, lo que será verificado en futuras fiscalizaciones Cuadratura de disponibilidades. Con el objeto de verificar la correcta aplicación del método de partida doble y de las cuentas extrapresupuestarias, se realizó la cuadratura de disponibilidades del mes de diciembre de 2010, la que contempló la comparación del movimiento de débitos y créditos de cuentas de recursos financieros con las cuentas de disponibilidades (caja, banco, y fondos por enterar al fondo común municipal). De la revisión efectuada no se advirtieron diferencias que señalar, según el siguiente detalle: Diciembre de 2010 Conceptos Monto Ingresos presupuestarios (-) Gastos presupuestarios Crédito de cuentas extrapresupuestarias (-) Débito de cuentas extrapresupuestarias

24 Total Ingresos disponibilidades (-) Egresos disponibilidades Variación de disponibilidades Sobre análisis de movimiento de fondos. El examen practicado a una muestra de ingresos y gastos determinó que, en general, ellos cumplen con la normativa vigente, cuentan con la documentación de respaldo y se ajustan a las clasificaciones presupuestarias contempladas en el decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, referidos al origen y naturaleza de los ingresos y, en lo relativo a los gastos, al motivo u objeto que genera el egreso de que se trate, a excepción de lo que se indica a continuación: Recargos por falta de pago oportuno. El estudio de los decretos de pago N s. 39 y 63, ambos de 2011, permitió determinar gastos por las sumas de y , respectivamente, debido a que el monto relativo al aporte institucional para el fondo bono post laboral, fue enterado con retraso, lo que derivó en la aplicación de multas e intereses. Respecto a la situación objetada la autoridad comunal informa que se efectuó el reintegro de los recursos pagados en exceso, acompañando como evidencia de ello, el comprobante de ingreso N 153, de 19 de agosto de 2011, documento que, validado, permite salvar la objeción planteada Gasto con respaldo insuficiente. De la verificación selectiva efectuada a los desembolsos realizados por la municipalidad, se comprobó que el decreto N 1.251, de 11 de agosto de 2010, por , correspondiente a pago de pasajes aéreos para tres concejales, a la ciudad de Tunuyán, Argentina, carece del comprobante del formulario del pasaje emitido por la empresa aérea al perfeccionar la venta del servicio. La situación objetada debe mantenerse, debido a que el edil no se pronuncia sobre ella Cuentas corrientes bancarias. a) Apertura y cierre aspectos administrativos. De acuerdo a información proporcionada por el encargado de la dirección de administración y finanzas, mediante certificado S/N, de 20 de junio de 2011, la Municipalidad de San José de Maipo cuenta con cinco cuentas corrientes, cuyas aperturas fueron debidamente autorizadas por esta Contraloría General, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 54 de la ley N , a saber:

25 N Cuenta Corriente Banco Objeto de la cuenta Crédito e inversiones Cuentas Complementarias Crédito e inversiones Fondos Ordinarios Último movimiento Inactiva desde Marzo de 2002 Al término de la fiscalización Crédito e Inversiones Fondo Social Inactiva desde Mayo de Crédito e inversiones No informado Inactiva desde fecha desconocida Crédito e inversiones Fondo Gas Andes Al término de la fiscalización Como puede apreciarse, las cuentas bancarias N s y , no han tenido movimiento desde hace nueve y seis años, respectivamente; en tanto, sobre la N , el citado encargado no tiene información. Ante tales situaciones, fue necesario requerir al municipio que solicitara al Banco de Crédito e Inversiones el estado de las mismas, el que respondió, mediante constancia S/N, de 19 de julio de 2011, que las dos primeras mantienen saldos ascendentes a y , respectivamente, y de la N , remitió cartola bancaria N 3, que da cuenta que se encuentra sin saldo y cerrada. Sobre el particular, por aplicación del oficio N de 2007, de este Organismo de Control, corresponde que el municipio verifique la finalidad para las cuales dichas cuentas corrientes fueron creadas y, una vez asegurado que se cumplió con ello, devolver los saldos respectivos a las instituciones que transfirieron los fondos de que se trata. Una vez cumplido con lo señalado precedentemente, se deberá solicitar a esta Contraloría General el cierre de las mismas, ciñéndose al procedimiento establecido en el punto 1.3 de las instrucciones impartidas por este Organismo de Control, mediante Oficio N , de Igual procedimiento deberá efectuar respecto de la N , ya que aún cuando la institución financiera informara que se encuentra cerrada, el municipio no ha seguido la formalidad que rige la materia; por el contrario, según consta en decreto exento N 571, de 23 de septiembre de 2010, autorizó a cuatro personas para actuar como titulares y suplentes de cinco cuentas corrientes del Banco de Crédito e Inversiones, incluyendo la comentada. En su respuesta, la autoridad comunal no se pronuncia sobre esta materia, por lo que se mantiene la situación cuestionada.

26 -22- b) Conciliaciones bancarias. Sobre la materia, se comprobó que esa entidad comunal sólo realiza la conciliación bancaria de la cuenta N , denominada Fondos Gas Andes, la que no presentó movimiento entre los meses de enero a abril de A este respecto, se debe hacer presente que este Organismo Contralor, mediante Oficio N , de 1982, impartió instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes bancarias, precisando en la letra e) del punto 3, sobre normas de control, que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deberán ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, a lo menos una vez al mes. Lo anterior, con el objeto de proteger los recursos financieros municipales ante eventuales pérdidas de cualquier naturaleza y, garantizar el grado de confiabilidad de la información financiera, que facilite la eficiencia operacional. Para efectos del presente examen, se consideró una muestra correspondiente a los meses de diciembre de 2010 y abril de 2011, de la cuenta corriente N , Fondos Ordinarios, cuyos movimientos fueron cotejados con el libro mayor analítico, listado de cheques girados y no cobrados y las correspondientes cartolas bancarias, cuyo resultado arrojó diferencias de y , respectivamente. El detalle consta en anexo 6. Referente a este punto, la autoridad manifiesta, en síntesis, que su administración recibió el municipio sin información contable ni presupuestaria; que el avance en la contabilidad ha permitido el envío de los informes respectivos a este Organismo de Control; sin embargo, continúa pendiente la realización de las conciliaciones bancarias, trabajo que según indica- se encuentra en proceso. Las situaciones advertidas deben ser mantenidas hasta que esa entidad comunal elabore las conciliaciones de que se trata y aclare las desigualdades determinadas por este Organismo de Control Cheques girados y no cobrados. De los antecedentes tenidos a la vista, se evidenció que la Municipalidad de San José de Maipo no caduca aquellos cheques que no han sido cobrados, distorsionándose la ejecución presupuestaria. Efectivamente, al 30 de abril de 2011, los cheques girados y no cobrados de la cuenta N , Fondos Ordinarios, del Banco de Crédito e Inversiones, totalizaron , de los cuales , no habían sido cobrados ni caducados. Sobre la materia, la jurisprudencia administrativa emanada de este Organismo de Control, ha manifestado que el reconocimiento de la obligación financiera por concepto de cheques girados por la institución y no cobrados por los beneficiarios debe registrarse en la cuenta 21601, Documentos Caducados, agregando que, en el evento que las obligaciones no se hagan efectivas dentro del plazo legal de 3 o 5 años, según se trate de una institución del fisco u otras entidades, se deberá aplicar el procedimiento K-03, sobre cheques

27 caducados por vencimiento de plazo legal de cobro, consignado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el Oficio CGR N , de 2007, tanto para lo relativo al ajuste por la prescripción legal de la deuda, como para su aplicación al ingreso presupuestario (aplica criterio contenido en dictamen N 8.236, de 2008). En torno a este acápite, el Alcalde no se pronuncia, por lo que debe confirmarse la observación formulada. IV. OTRAS OBSERVACIONES DERIVADAS DEL EXAMEN La auditoría realizada determinó otras deficiencias, entre las que ameritan citarse las siguientes: 1.- Sobre incumplimiento de la ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios Omisión de resolución fundada y proceso de cotización. La revisión practicada determinó que la Municipalidad de San José de Maipo efectuó compras y contrataciones bajo la modalidad de trato directo, omitiendo dictar la resolución fundada que autorizara su procedencia, tal como establece el artículo 49 del reglamento de la ley N , contenido en decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Por efecto de lo anterior, dicha resolución fundada tampoco fue publicada en el sistema de información que dicho cuerpo legal establece, infringiendo los artículos 50 y 57, letra d), N 1, del reglamento respectivo. De igual manera, se comprobó que esa entidad comunal omitió efectuar previamente el proceso de cotización, respecto de las compras y contrataciones que más adelante se individualizan. En este contexto, es necesario señalar que, de conformidad con lo dispuesto en el inciso final del artículo 8 de la ley N , "Siempre que se contrate por trato o contratación directa se requerirá un mínimo de tres cotizaciones previas, salvo que concurran las causales de las letras c), d), f) y g) de este artículo", excepciones que no fueron verificadas, precisamente, por la falta de la resolución pertinente. que presentan la situación descrita: En recuadro siguiente se indican los casos Decreto de Pago Monto Proveedor Concepto N Fecha /08/ Asesoría en tecnología de transportes Ltda. Arriendo doce buses destinados a delegaciones de participantes en desfile cívico militar, por aniversario de la comuna.

28 /08/ Raúl Medina Bascuñán. Enmarcaciones galvanos actividades municipales. Y por /03/ Mario Salina Oteiza. Reparación y mantención vehículos municipales Sobre los dos primeros decretos de pago, la autoridad edilicia remite decreto exento N 253, de 14 de julio de 2010, mediante el cual autorizó la modalidad de trato directo, fundamentando dicha contratación en lo dispuesto en el artículo 10, N 3, del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, relativo a casos de emergencia, urgencia o imprevisto, el que según señala- fue publicado en el portal MercadoPublico. Referente al decreto de pago N 345, el edil indica que corresponde a diferentes compras cuyos montos individuales no superaron las 3 UTM. Analizado el antecedente remitido en esta ocasión y validado en el portal esta Contraloría General ha estimado procedente superar la observación referida a los decretos de pago N s y 1.319, de 2010; sin embargo, se debe observar que la causal invocada para dichos tratos directos no se encuentra debidamente fundamentada. En este contexto, cabe precisar que, no basta la simple referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta la contratación directa, como se hizo en la especie, sino que, por su carácter excepcional, se requiere una acreditación efectiva y documentada de las razones que motivan su procedencia (aplica criterio contenido en dictamen N , de 2010). Debe agregarse que no se advierte como una actividad vinculada al aniversario de la comuna cuya fecha es, por cierto, conocida- pueda vincularse a un imprevisto, urgencia o emergencia, evidenciándose, mas bien, una falta de planificación suficiente. En cuanto al decreto de pago N 345, de 2011, los argumentos esgrimidos por el edil no desvirtúan lo observado por este Organismo de Control, toda vez que la circunstancia de que las compras sean inferiores a 3 UTM, sólo las exime de su publicación en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, no así de la exigencia de emitir la correspondiente resolución fundada ni del proceso de cotización respectivo Casos en que no se publicó la resolución fundada que aprueba el trato directo. La Municipalidad de San José de Maipo, efectuó durante el período auditado contrataciones bajo la modalidad de trato directo, a cuyo respecto, según el artículo 8 de la ley N y 50 del reglamento, debe publicarse la resolución fundada que autoriza su procedencia en el sistema de información de compras públicas, a más tardar 24 horas luego de su dictación.

29 Con ocasión de la fiscalización, se observó contrataciones cuyas resoluciones fundadas no fueron publicadas en los términos de la norma legal transcrita, a saber: Decreto de Pago N Fecha Monto Proveedor Concepto /07/ Antonio Erazo Cifuentes /03/ Disal Chile Ltda. Reparación bomba, camión limpia fosas. Arriendo seis baños químicos por período de un mes, para emergencia de población El edil en su respuesta informa que el decreto alcaldicio N 172, de 2010, a través del cual se autorizó la modalidad de trato directo, fue publicado en el sistema de información de compras públicas; sin embargo, las validaciones practicadas en dicho portal comprobaron que tal acción no se había concretado, por lo que no es posible dar por superada la observación de que se trata. 2.- Sobre pagos de consumo energía eléctrica. En el transcurso de la auditoría se verificó que, los decretos que enseguida se identifican, autorizan pagar a la empresa CGE Distribución S. A., varias boletas, por consumo de energía eléctrica de dependencias municipales y alumbrado público, entre cuyos respaldos se incluyen algunas a nombre de clientes que no reflejan, explícitamente, que se trate de recintos municipales, a saber: Decreto de Pago N Fecha Monto total autorizado Boletas Observadas N s Nombre cliente /07/ por V. Campodónico /08/ por , V. Campodónico y NN, y por respectivamente /08/ por y V. Campodónico y NN, por respectivamente /10/ por y V. Campodónico y NN, por respectivamente /12/ por y V. Campodónico y NN, por respectivamente. Sobre el particular, el Alcalde indica que el nombre del cliente V. Campodónico, corresponde al antiguo propietario de las 1 dependencias donde funcionan la dirección de aseo, ornato y movilización y, la oficina de protección civil y emergencia.

30 SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORIA Respecto de las facturas con nombre de cliente NN, expresa que corresponde a antiguas dependencias del mercado municipal, donde actualmente funciona el jardín infantil "Coñue". Añade que gestionará con la Empresa CGE Distribución S.A., el correspondiente cambio de nombre, a fin de superar la situación observada. De acuerdo a lo precedentemente señalado, se levanta la observación expresada, en el entendido que esa autoridad dará cumplimiento a la medida que informa, la que será verificada en futuras fiscalizaciones. 3.- Sobre falta de formalidad. La auditoría realizada permitió observar que el decreto de pago N 1.018, de 15 de julio de 2010, por la suma de , no contaba con las firmas del Alcalde ni del Secretario Municipal, no dando cumplimiento a la regla de solemnidad de los actos de la Administración. Al respecto, la autoridad edilicia informa que regularizó la omisión determinada por esta Contraloría General, acompañando el citado decreto debidamente firmado, lo que permite salvar la observación inicialmente formulada. 4.- Gasto por combustible. De los antecedentes puestos a disposición de esta Contraloría General por parte del municipio, se constató gastos por la suma de por concepto de combustible, cuyo contrato de suministro se encuentra vencido. En efecto, mediante decreto exento N 300, de 17 de octubre de 2006, la Municipalidad de San José de Maipo, adjudicó a la empresa Compañía de Petróleos de Chile Copec S. A., la propuesta pública ID LE06, cuyo contrato suscrito el 20 de octubre de 2006, no establece vigencia, pudiéndose colegir, del inciso segundo, de la letra c), de su cláusula primera, que el plazo regía, cuando mucho, hasta el 31 de diciembre de 2007, en cuanto señala que la citada empresa actuará en conformidad a las bases administrativas generales que regularon el llamado a propuesta, sus aclaraciones y la oferta presentada por COPEC S. A., antecedentes que forman parte del contrato. El numeral 9 de las bases administrativas generales, sancionadas por decreto alcaldicio N 272, de 7 de septiembre de 2006, indica que el tiempo del contrato se extenderá por tres (3) meses, es decir hasta el 20 de enero de 2007; no obstante, el punto catorce (14) de las bases administrativas especiales, aprobadas por decreto alcaldicio N 3, de 6 de enero de 2006, lo establecen hasta el 31 de diciembre de ese año, prorrogable hasta el 31 de diciembre de 2007, si ninguna de las partes manifiesta su interés de ponerle término. Además, se observó que dicho acuerdo de voluntades no se encuentra aprobado mediante un documento formal.

31 El detalle del gasto observado es el siguiente: Decreto de Pago N Fecha Monto Proveedor /07/ COPEC S. A /09/ COPEC S. A /12/ COPEC S. A /03/ COPEC S. A. Total En su respuesta, la autoridad comunal no se pronuncia sobre esta materia, por lo que se mantiene la situación cuestionada. 5.- Emisión de comprobantes de ingreso. Efectuado el examen, se comprobó que ciertos comprobantes de ingreso no observaban estricta correlatividad y otros estaban duplicados, situación que le resta confiabilidad a la información que emana del sistema. A modo de ejemplo se citan las siguientes situaciones: Comprobante de Ingreso N Fecha Concepto Observación 10 14/01/2011 Reintegro fomento productivo Duplicidad /02/2011 Depósito directo Tesorería General 11 14/01/2011 Reintegro fomento productivo Duplicidad /02/2011 Depósito directo Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente 13 03/03/2011 Depósito directo SUBDERE Falta a la correlatividad /03/ Cuota Programa Prodesal Sobre el particular, el Alcalde indica que los números duplicados no corresponden al comprobante de ingreso sino a la orden de ingreso; agregando que, el sistema computacional de órdenes de ingreso genera un correlativo por cada unidad giradora y, una vez realizado el proceso de envío de

32 ingresos desde la tesorería a la contabilidad, se emite el comprobante de ingreso propiamente tal, que tiene un correlativo único. Analizada la respuesta del municipio y sus antecedentes al efecto, se levanta la observación formulada. 6.- Sobre cumplimiento de artículo 29, letra d), de la ley N La indagatoria practicada estableció que la dirección de control no dio cumplimiento a lo prescrito en la norma legal citada, habida cuenta que no informó al concejo municipal, el estado de avance del ejercicio programático presupuestario del cuarto trimestre del año El Alcalde reconoce la situación planteada y manifiesta que, en lo sucesivo, se dará cumplimiento a lo establecido en la citada norma legal, en virtud de lo cual, se salva la observación expresada, en el entendido que se cumplirá efectivamente lo informado por esa autoridad comunal, lo que será verificado en futuras fiscalizaciones. V. CONCLUSIONES Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir que las medidas implementadas por esa municipalidad han permitido salvar diversas observaciones incluidas en el Preinforme de esta Contraloría General, no obstante, deberá abocarse a resolver aquellas que se mantienen, según el detalle que sigue, respecto de unas y otras: 1.- Las observaciones señaladas en el capítulo I, evaluación de control interno, sobre omisión de controles deliberados por parte de la dirección de control; el capítulo III, numerales 1.3, sobre falta de modificaciones presupuestarias; 1.4, cuentas con saldo negativo; 2.5, errores de imputación de los decretos N s. 358 y 442, ambos de 2011, 2.7, 3.1; y, en el capítulo IV, numeral 1.1, solo respecto de la falta de resolución fundada y su publicación para las adquisiciones a que se refieren los decretos de pago N s y 1.319, de 2010; 2, pagos de energía eléctrica en inmuebles no identificados como municipales; 3, decreto de pago no firmado; 5, falta de correlatividad de los comprobantes de ingreso; y 6, ausencia de informe trimestral de avance del ejercicio programático presupuestario por parte de la dirección de control, se dan por subsanadas, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la entidad. 2.- En relación con las restantes situaciones observadas en el capítulo I, evaluación de control interno, el Alcalde deberá disponer las medidas tendientes a confeccionar y aprobar los manuales de procedimientos y descripciones de cargo relacionados con los procesos auditados. 3.- En cuanto al capítulo III, macroproceso de finanzas, numeral 1.2, sobrestimación presupuestaria, esa municipalidad deberá dictar los actos administrativos que aprueban las modificaciones correctivas a que hubiere lugar, cuando proceda. En lo atingente al numeral 1.3, se deberán aprobar las modificaciones presupuestarias, respecto de los saldos negativos que

33 -29- presenta el balance de ejecución presupuestaria al 30 de abril de 2011, cuyos ingresos se verificaron. Respecto de los numerales 2.1 y 2.2, letras a) y c), corresponde que ese municipio practique el análisis de las cuentas y realice los ajustes contables que procedan. En lo concerniente al numeral 2.2, recuperación de deudores, letra b), deudores por transferencias corrientes al sector privado, esa autoridad deberá disponer las medidas conducentes a obtener la rendición respectiva o la restitución de los recursos y, en su defecto, efectuar la denuncia penal que corresponda. Lo anterior, sin perjuicio de ordenar la instrucción de un sumario administrativo, con el objeto de establecer la responsabilidad administrativa de sus funcionarios, por no haber requerido oportunamente las rendiciones de cuentas en comento y el eventual daño al patrimonio municipal. En torno a la letra d), del mismo numeral, ingresos por percibir, el edil deberá disponer las acciones para que se efectúe el análisis de cuenta pertinente y las correcciones contables respectivas. Además, deberá disponer, a la brevedad, las medidas tendientes a recuperar los recursos adeudados y, en caso contrario, ejercer las acciones legales que procedan. En cuanto al numeral 2.3, letras a), fondos globales, cuenta ; b), recuperación y reembolsos por licencias médicas, cuenta ; c), fondo común municipal, cuentas y ; d) fondos en administración, cuentas y ; y, e) transferencias a la Corporación Municipal de San José de Maipo, ese municipio deberá ajustar el registro de las operaciones de que se trata a la normativa contable vigente, contenida en los oficios circulares C.G.R. N s y , de 2005 y 2007, respectivamente, de este origen. En lo que respecta al numeral 2.4, letras a) y b), sobre corrección y depreciación de los bienes y depreciación acumulada, el municipio deberá ajustar el registro de los activos fijos a la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N , de 2005, y sus modificaciones. Acerca de la letra c), del citado numeral, activación de bienes, la autoridad comunal deberá dictar el acto administrativo que establezca la política de activación de los bienes muebles, para dar cumplimiento a lo establecido en el dictamen N de 2006, de este Organismo de Control. Referente al numeral 2.5, imputaciones presupuestarias, corresponde disponer los ajustes que correspondan, observando al efecto lo previsto en el Clasificador Presupuestario vigente, aprobado mediante decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda y, lo establecido en el oficio N de 2010, de este origen. En relación al numeral 2.6, esa municipalidad deberá registrar sus operaciones en el momento en que ellas se generan. Sobre el numeral 3.2, gasto con respaldo insuficiente, el municipio deberá solicitar los antecedentes faltantes, evitando en lo sucesivo cursar los pagos respectivos, sin verificar la totalidad de los requisitos que

34 los hagan admisibles. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA A su turno, respecto del numeral 3.3, deberá dar estricto cumplimiento a los oficios N s , de 1982, y 3.386, de 2007, ambos de esta Contraloría General, en cuanto a verificar la finalidad de las cuentas corrientes y. devolver los saldos respectivos a las instituciones que transfirieron los fondos de que se trata. Además, se deberá efectuar, a la brevedad, el análisis de las diferencias informadas por este Organismo de Control y, ejecutar los ajustes contables que procedan a su respecto. Sobre lo planteado en el numeral 3.4, cheques girados y no cobrados, la autoridad comunal deberá caducar oportunamente aquellos documentos bancarios que no han sido cobrados. 4.- En lo concerniente al capítulo IV, otras observaciones derivadas del examen, numeral 1.1, ese municipio deberá, en lo sucesivo. emitir la correspondiente resolución fundada y efectuar el proceso de cotización respectivo. Asimismo, sobre el numeral 1.2, la entidad edilicia deberá arbitrar las medidas tendientes a publicar la resolución fundada que aprueba las contrataciones por trato directo. En cuanto al numeral 4, gasto por combustible, esa entidad edilicia deberá regularizar la prestación de servicios mediante un contrato formalmente celebrado, sin perjuicio de proceder a una licitación de los servicios de que se trata, en los términos establecidos en la ley N y su reglamento. Transcríbase al Alcalde, al concejo municipal y a la dirección de control de San José de Maipo. Saluda atentamente a Ud., LUISA VAO_AS MO LES.117:;-A ARFA U 11) ITO SUBDIVISIÓN AU01101'!A E INSPECCIÓN

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