PARA LOS EQUIPOS DE COMPUTO E IMPRESORAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER.

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO E IMPRESORAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los numerales 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, reglamentado por el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2516 de 2011, se procede a elaborar los estudios previos para contratar el MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA LOS EQUIPOS DE COMPUTO E IMPRESORAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. 1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. a. Definición de la Necesidad La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal requieren que las dependencias de la entidad cuenten con el mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de cómputo de las oficinas tales como: Redes de datos, computadores portátiles, computadores de escritorios, impresoras láser e impresoras de tinta, teniendo en cuenta que dichos equipos son de vital importancia para el cumplimiento de las labores de control, inspección y vigilancia que le compete a la entidad. Además, el Sistema Rendición de cuentas de los sujetos sometidos a control fiscal de la Contraloría es presentado a través del Sistema Integral de Auditorias SIA, verificación y revisión que demanda para los funcionarios auditores y revisores, la existencia de equipos de cómputo debidamente configurados y actualizados.. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta que el personal que integra la planta de la CGS no tiene los conocimientos que se necesitan para realizar estos mantenimientos frente a las necesidades existentes, es conveniente contratar la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo en concordancia con el Plan de Compras aprobado para la vigencia 2011, elementos de vital importancia para el correcto ejercicio de las labores de control fiscal que desarrollan los funcionarios que conforman la estructura de la entidad.

2 De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el contratista que preste este servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, adicionada por la ley 1474 del 2011 y reglamentada por el decreto 2516 del 12 de julio de b. Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar el mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de cómputo e impresoras existentes, herramientas necesarias para apoyar las labores de control fiscal, y demás actividades y funciones que se desarrollan al interior de las dependencias de la entidad que le permiten a la misma, el cumplimiento de la misión institucional. Se requiere contratar con una persona natural o jurídica que tenga los conocimientos, experiencia e idoneidad requeridos para ejecutar el objeto que se pretende realizar, y cuyo domicilio principal sea la ciudad de Bucaramanga. En razón a la cuantía dicho proceso habrá de adelantarse a través de un proceso de selección de mínima cuantía, de acuerdo a lo normado por el Decreto 2516 de DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. a. La CGS requiere un profesional de sistemas que realice el mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de cómputo e impresoras de la Contraloría General de Santander de acuerdo a las necesidades que se presenten en las diferentes dependencias de la Entidad, que en la actualidad cuenta con los siguientes equipos, y a los cuales se hace necesario realizar las siguientes actividades: EQUIPOS 44 Computadores Portátiles ACTIVIDADES Mantenimiento preventivo (Comprende limpieza interna y externa del hardware y actualización del software, limpieza de temporales y virus) Mantenimiento correctivo (Comprende el formateo de los equipos haciendo su instalación en limpio e instalando el respectivo software que se requiera para el correcto funcionamiento, dejándolo actualizado hasta la fecha de entrega de los mismos. Incluyendo la limpieza general de los equipos). 60 Computadores de Escritorio Repotenciación en caso de que lo requiera, para lo cual la contraloría suministrara los repuestos necesarios Mantenimiento preventivo (Comprende limpieza interna y externa del hardware y actualización del software, limpieza de temporales y virus) Mantenimiento correctivo (Comprende el formateo de los

3 equipos haciendo su instalación en limpio e instalando el respectivo software que se requiera para el correcto funcionamiento, dejándolo actualizado hasta la fecha de entrega de los mismos. Incluyendo la limpieza general de los equipos). 13 Impresoras láser. 14 Impresoras de tinta Asistencia Técnica personalizada durante el término de ejecución del contrato Repotenciación en caso de que lo requiera, para lo cual la contraloría suministrara los repuestos necesarios Mantenimiento preventivo (Comprende limpieza general interna, externa y engrase de la piñonería). Mantenimiento correctivo (Reparación presentada por daños, incluyendo la limpieza general). Mantenimiento preventivo (Comprende limpieza general interna, externa y engrase de la piñonería). Mantenimiento correctivo (Reparación presentada por daños, incluyendo la limpieza general). Dentro de las 24 horas siguientes al requerimiento de la entidad. Además de las actividades enlistadas anteriormente, la CGS requiere que el profesional de sistemas brinde asistencia técnica durante la vigencia del contrato cada vez que se le solicite, servicio que deberá suplir dentro de las 24 horas siguientes a que la entidad efectué el requerimiento. b. Obligaciones del contratista: 1. Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo y limpieza interna y externa conforme lo señalado anteriormente. En caso de necesitarse algún repuesto el contratista deberá informar a la Contraloría. 2. Realizar las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo a todo el equipo relacionado en el anexo, de acuerdo a la programación coordinada con el supervisor del contrato. 1. Atender oportunamente todas las llamadas para servicios correctivos, con un tiempo no mayor de 24 horas. 2. Elaborar Planillas donde se registre: fecha de los mantenimientos identificando los equipos, lugar donde se encuentran y nombre del funcionario que esté a cargo y quien firmara el cumplimiento del servicio. El original de las planillas deberá adjuntarse como soporte a la factura de cobro. 3. Contar con un plan de contingencia aprobado por la entidad para atender todas y cada una de las posibles eventualidades que afecten la prestación óptima y oportuna del servicio. 4. Constituir la póliza en los términos estipulados en el contrato.

4 5. Cumplir con los pagos al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, cuando haya lugar a ello y presentar los recibos correspondientes. 6. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato y las que por su naturaleza le sean atribuibles conforme al objeto y alcance del mismo. c. OBLIGACIONES DE LA CONTRALORIA 1. Garantizar la apropiación de los recursos económicos para la ejecución del contrato. 2. Entregar al contratista la información y los documentos que dependan de la entidad y que sean necesarios para la ejecución del contrato. 3. Hacer seguimiento, a través de la supervisión, del cumplimiento del objeto contractual. 4. cancelar el valor del contrato, previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato. d. Identificación del tipo de contrato. Se trata de un contrato de mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de cómputo e impresoras de la Contraloría General de Santander. e. Interventor: La vigilancia del cumplimiento idóneo y oportuno del objeto contractual será ejercida por MIRIAM MORALES PABON, Técnico Operativo de la CGS. f. Obligaciones a cargo del interventor: Exigir del contratista la ejecución idónea del objeto contratado. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra la Contraloría General de Santander en el desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones necesarias para su cumplimiento. Verificar el pago de la seguridad social por parte del contratista 3. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y EL PLAZO DE EJECUCION. a.- Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato será la suma de OCHO MILLONES DE PESOS ($ oo) M/CTE, el cual incluye todos los impuestos y gastos en que deba incurrir el contratista con ocasión de la suscripción del contrato

5 La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato, en cuatro (04) cuotas mensuales vencidas por la suma de DOS MILLONES DE PESOS MCTE. ($ oo), previo cumplimiento de los siguientes documentos: 1. Certificación expedida por el supervisor del contrato, en la que conste la verificación del cumplimiento del objeto y las obligaciones de la misma. 2. Copia del recibo de pago o certificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral y parafiscales suscrita por el representante legal o revisor fiscal de ser el caso. b.- Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Las actividades a desarrollar se encaminan al mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo e impresoras existentes en la CGS. Como quiera que consultado los Cubs del SICE no existe precio indicativo de referencia, la entidad estableció el precio teniendo en cuenta la experiencia institucional sobre contratos celebrados con profesionales cuyo objeto es similar al que se pretende contratar. De conformidad con el Art.9 del Decreto 2516 del 12 de julio de 2011, no obliga el cumplimiento de los artículos 13 y 15 del decreto 3512 de 2003, sin embargo La Secretaría General de la CGS, ha realizado la consulta en la página del SICE al inicio del presente proceso de contratación. Se anexa la respectiva constancia. c.- Plazo del contrato y lugar de ejecución: El contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo e impresoras tendrá una duración desde la celebración del acto contractual y suscripción del acta de inicio, hasta el 30 de diciembre de Lugar de ejecución: en las instalaciones de la Contraloría General de Santander ubicada en la Calle 37 No Tercer y Cuarto Piso del Edificio de la Gobernación de Santander. 4. GARANTIAS. Conforme al contenido del artículo 7 del Decreto 2516 de 2011, concordante con el artículo 7 de la ley 1150 de 2011 y el decreto 4828 de 2008, no es obligatoria la constitución de garantías, sin embargo, atendiendo la naturaleza y objeto a contratar, la entidad estima necesario que el contratista ampare a la Contraloría General de Santander en los siguientes riesgos:

6 a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. 5.- EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. 6.- PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto del presente Contrato corresponde a la suma de OCHO MILLONES DE PESOS ($ oo) MONEDA LEGAL COLOMBIANA, el cual incluye todos los impuestos y gastos en que deba incurrir el contratista con ocasión de la suscripción del contrato. Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No del veintitrés (23) de agosto de 2011, rubro presupuestal: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MANTENIMIENTO; Código CONCLUSION. Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye que existe la necesidad y conveniencia de CONTRATAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA LOS EQUIPOS DE COMPUTO E IMPRESORAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General Proyecto: EA

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