Lic. Luis Gutierrez Cortés Coordinador Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos Dirección General de Servicio Civil

Transcripción

1 Para: Cc: Lic. Olman Luis Jiménez Corrales M.B.A. Director Área de Desarrollo Estratégico Dirección General de Servicio Civil Lic. Luis Gutierrez Cortés Coordinador Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos Dirección General de Servicio Civil Lida. Mónica Abarca Abarca Coordinadora Unidad de Investigación y Desarrollo Área de Desarrollo Estratégico Dirección General de Servicio Civil. 1 De: Lic. Bernal A. Robles Robles Coordinador saliente Unidad de Investigación y Desarrollo Área de Desarrollo Estratégico Dirección General de Servicio Civil. Asunto: Rendición del Informe de fin de Gestión en el cargo de Coordinador de la Unidad de Investigación y Desarrollo (UNIDE), de conformidad con lo dispuesto en la Directriz D CO-DFOE emitida para la Contraloría General de la República. Fecha: 09 de Diciembre de A. Presentación: En el plazo establecido en el numeral 10 de la Directriz D CO-DFOE del 24 de junio de 2005, procedo a rendir el informe de fin de gestión que me corresponde como coordinador saliente, a partir del 01 de Diciembre de 2015, de la Unidad de Investigación de Desarrollo (UNIDE) del Área de Desarrollo Estratégico de esta Dirección General.

2 El presente informe hace referencia al periodo que fungí como Coordinador de dicha unidad del 1 de mayo de 2014 al 30 de Noviembre de Periodo definido por el traslado al Área de Desarrollo Estratégico mediante oficios RH y Acuerdo DG y el traslado de la UNIDE a la Coordinación de la Unidad de Planificación Institucional (UPI) mediante Oficio SDG del 24 de noviembre de 2015 suscrito por la Sra. Miriam Rojas González Subdirectora General de Servicio Civil y RH del 25 de noviembre de 2015 suscrito por el Lic. Luis Gutierrez Cortés, Coordinador de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH). La UNIDE es una de las tres unidades que conforman el Área de Desarrollo de conformidad con la estructura vigente desde 2008 según se evidencia en el documento Rediseño de la Estructura Ocupacional de la Dirección General de Servicio Civil de noviembre de 2008, el cual fue el sustento para las respectivas aprobaciones de la misma mediante Resolución R del 6 de febrero de 2008, Oficio DVRT del 18 de enero de 2008 y Resolución R del 7 de abril de 2008 y en consecuencia, todas las acciones que se realizaron desde el cargo como coordinador de la Unidad de Investigación y Desarrollo, se enmarcaron dentro de las competencias otorgadas a dicha Unidad como parte del Área de Desarrollo Estratégico. 2 De acuerdo con la estructura establecida por la Directriz D CO- DFOE para este tipo de informes, en adelante se detalla una serie de información que incluye una referencia al contexto organización de la UNIDE, cambios importantes que afectaron a la unidad, estado del sistema de control interno y SEVRI, logros del periodo , asuntos pendientes para el futuro, uso de los recursos disponibles, sugerencias para la buena marcha de la UNIDE, situaciones del contexto nacional e internacional a tomar en cuenta desde la UNIDE y finalmente estado de cumplimiento de disposiciones de órganos de control externos.

3 B. Resultados de la Gestión: 1. La UNIDE es una de las tres unidades que conforman el Área de Desarrollo de conformidad con la estructura vigente desde 2008 según se evidencia en el documento Rediseño de la Estructura Ocupacional de la Dirección General de Servicio Civil de noviembre de 2008, el cual fue el sustento para las aprobaciones de la misma mediante Resoluciones R del 6 de febrero de 2008, Oficio DVRT del 18 de enero de 2008 y R del 7 de abril de 2008 y en consecuencia, todas las acciones que se realizaron desde el cargo, se enmarcaron dentro de las competencias otorgadas a dicha Unidad como parte del Área de Desarrollo Estratégico, específicamente lo indicado en los oficios circulares DG y DG En resumen a la UNIDE le corresponde, de acuerdo con lo que se indica en el sitio web institucional: Identificar las necesidades de investigación y diseñar instrumentos, emitir normativa técnica, asesorar y dar seguimiento a las áreas funcionales de la DGSC y OGEREH del Régimen de Servicio Civil, para la realización de investigaciones de carácter científico y aplicado. Integrar la información estratégica institucional y nacional en materia de empleo público y Función Pública para organismos nacionales e internacionales, así como el monitoreo nacional e internacional de variables y tendencias para la toma de decisiones a nivel institucional. 2. La gestión a cargo de la Unidad de Investigación y Desarrollo (UNIDE) se desarrolló desde el 1 de mayo de 2014 que coincidió con el nuevo periodo presidencial a partir del 8 de mayo de ese año. Si bien la UNIDE tenía programado sus operaciones para el 2014, la expectativa de nuevos jerarcas institucionales generó la espera de expectativas para la DGSC y consecuentemente para la UNIDE. Entre los cambios importantes que destacar al inicio de esta gestión está el hecho que a partir de 04 de setiembre de 2014 se trasladó al área de Reclutamiento y Selección la Psicóloga Edith Fonseca, profesional de amplia trayectoria en la UNIDE. Ante la dicha ausencia se hicieron esfuerzos de coordinación con éxito para que la también Psicóloga María Antonieta Chavarría, con una maestría en desarrollo organizacional, se integrara al equipo de la UNIDE. Sin embargo a partir de enero de 2015 la Licda. 3

4 Daniela Cordero, economista de la UNIDE, es trasladada al Área de Carrera Docente como parte de un equipo de profesionales que reforzaría aquella área en la calificación de ofertas de servicios del concurso PD , por lo que la UNIDE quedó diezmada en su conformación con sólo dos profesionales. Posteriormente la Licda. Cordero fue ascendida interinamente al Ministerio de Economía por lo que durante el 2015 la UNIDE no contó con dicha plaza, quedando pendiente realizar las gestiones ante la OGEREH para su recuperación como parte de la unidad. 3. Sobre el estado de la autoevaluación del sistema de control interno y de las acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la unidad, se debe indicar que durante el periodo se participó conjuntamente con las demás unidades del Área de Desarrollo Estratégico, en las sesiones para atender lo correspondiente a estos temas. Durante el 2015 no quedaron pendientes acciones correctivas o preventivas de esta materia, mientras que para el 2016 se incluyeron en el POI de la UNIDE dos acciones relacionadas directamente por atender: la primera un curso virtual sobre innovación e investigación; éste sustituiría al anterior sobre Capacidades de Investigación y se daría en la plataforma Moodle del CECADES y la segunda sobre una revisión y actualización de las disposiciones internas en materia de investigación y desarrollo para propiciar una cultura innovadora tanto en la DGSC como en las instituciones del RSC. 4. Principales logros de la Unidad: i. Debido a que el periodo reportado inicia en mayo de 2014 cuando la UNIDE estaba desarrollando el POI de ese año, lo conveniente es remitir al lector a la documentación de lo programado y desarrollado en Para ello se indica la ubicación de toda la documentación y evidencia de la UNIDE en este periodo y lo acontecido de enero a abril de ese año (periodo en no fungí como coordinador). Favor ver en carpeta compartida de ADE/carpetasAL 2014/SGC2014/1.UNIDE 4

5 5 ii. Con respecto a las actividades realizadas en el 2015 por la UNIDE, en el POI 2015 se pueden apreciar el detalle de lo planeado y lo realizado durante el año, así como las justificaciones de incumplimiento en los casos así ameritados y en la carpeta compartida las evidencias de cumplimiento. Adicionalmente se indica que del proyecto estratégico sobre un Sistema de Información Estadístico, se entregaron el modelo y el perfil del proyecto. Se elaboró una instrucción de trabajo para la aplicación de la Política PE-1-PO-13 en cumplimiento de la Ley de Regulación del Derecho de Petición N Se inició y se dio un primer informe sobre la investigación de Gestión del Conocimiento (GC) quizás una de investigaciones más importantes realizadas en este año, el informe de esta investigación contempló los objetivos específicos 1 y 2, mientras que el abordaje del cumplimiento del objetivo 3 se programó para Se concluyó con éxito el estudio sobre la Proporción de funcionarios en las OGEREH en relación al número de funcionarios totales en las instituciones públicas cubiertas por el Régimen de Servicio Civil; el informe final fue entregado en el

6 Despacho del Sr. Director General sin que a la fecha se haya recibido realimentación del mismo, en especial porque tiene una recomendación única relacionada con cargas de trabajo como metodología para establecer el número de funcionarios en cada OGEREH. Se coordinaron todas las acciones para completar el cuestionario de la Consulta Nacional 2015 sobre actividades científicas y tecnológicas organizada por MICITT y en la que la UNIDE funge como coordinadora e integradora de información. Se participó en el informe al Presidente de la República establecido en el artículo 13, j) del Estatuto de Servicio Civil. Con respecto al Proyecto Diseño de criterios de evaluación para el establecimiento de un Índice de Gestión Institucional de Recursos Humanos en el RSC, éste se solicitó reprogramar a la espera de solicitud hecha a don Rómulo Castro para coordinar esfuerzos en el desarrollo de un barómetro de la gestión de recursos humanos contemplado en el convenio en el gobierno de Chile. Sin embargo y en adición a lo contemplado formalmente en el POI-2015, la UNIDE se abocó a la atención de varias solicitudes planteadas por las Dirección y Subdirección General o por el Director de Área. En ese sentido integró la información del área como insumo para el estudio de reorganización institucional impulsada por el Director General. Se realizó un informe solicitado por la Subdirectora General sobre los servicios civiles de Suramérica, éste como insumo para discusión con expertos de la OEA. Se realizó un análisis de nuevas propuestas de investigación, búsqueda de información relacionada y presentación de resultados al Director de área; de estás únicamente la propuesta del IGI de Recursos Humanos se incorporó al POI-2015, pero su atención se pospuso como se indicó más arriba. Se realizaron una serie de boletines sobre principios y valores del RSC y una serie de boletines sobre el origen del RSC. Se elaboró el Informe País que el Director General rindió en la Reunión Intermedia de Directores de Servicio Civil de Centroamérica, Panamá y República Dominicana. Elaboración de 8 manuales de la estructura organizativa y ocupacional de las municipalidades de San Pablo de Heredia, Tarrazú, Turrubares y Oreamuno; estos fueron una colaboración 6

7 solicitada expresamente por la Subdirectora General al Ing. Marvin Quesada como colaboración al Área de Salarios. Por otra parte la Sra. María Antonieta Chavarría brindó asesoría técnica a la OGEREH de la DGSC para la realización del estudio de clima organizacional del 2015 el cual ya está concluido y presentado al Director General y fue expuesto en el Consejo de Jefes el pasado lunes 7 de Diciembre de Se elaboró respuesta el cuestionario sobre empleo público enviado por el OEA previo al envío de expertos participantes en las Rondas de Empleo Público organizadas por la DGSC. También se realizó, a solicitud del Director de Área, un marco teórico para un modelo de empleo público basado en Longo, así como la identificación de las instituciones públicas que gestionan los recursos humanos del 80% de la planilla estatal, esto como insumo para un documento institucional que sustente el modelo propuesto por la DGSC de integración de regímenes de empleo. Finalmente se revisó y actualizó por encargo del Director de Área las tablas de plazos documentales de Desarrollo Estratégico. 5. Estado de los proyectos más importantes pendientes de concluir o necesarios de iniciar: En el 2015 dio inicio la investigación sobre gestión del conocimiento la cual durante el año únicamente pudo abarcarse los objetivos 1 y 2 quedando para el 2016 el objetivo 3. Dicha investigación partió de una idea bastante general hasta llegar a concretarse en tres objetivos muy concretos; por tal razón la continuación de esta investigación con el mismo interés y apoyo dado durante el 2015 resulta en un producto de gran impacto para el Régimen de Servicio Civil y para la DGSC como ente rector. De igual manera debe continuarse en el 2016 con los esfuerzos encaminados para desarrollar un sistema que le permita a la DGSC contar con estadísticas de empleo público. Otros proyectos de no menor importancia fueron incorporados en la propuesta de POI 2016 que se le expuso a la Sra. Mónica Abarca como parte de la inducción a su nuevo cargo. 7

8 En ese sentido se le informó a doña Mónica los proyectos o iniciativas incluidos en el POI los cuales responden a compromisos adquiridos, continuación del POI-2015, asuntos de SEVRI o Control Interno. De esta manera se incluyeron las actividades siguientes al modelo y perfil para un sistema de estadísticas de empleo público. El diseño de criterios de evaluación para el establecimiento de un índice de gestión institucional de recursos humanos, se incluye en el POI pero sujeto a la respuesta esperada de don Rómulo Castro sobre el desarrollo de un barómetro para las OGEREH. Se incluyó como parte de la atención de riesgos, una revisión y actualización de las disposiciones internas en materia de investigación y desarrollo para propiciar una cultura innovadora. Se programaron dos grandes fases para continuar con el desarrollo e implementación de una modelo de Gestión del Conocimiento en el Régimen de Servicio Civil. De igual manera que en años anteriores, se programó todo el proceso para atender la Consulta Nacional 2016 sobre actividades Científicas y Tecnológicas. Se incluyó también la impartición de un curso virtual sobre innovación e investigación; éste sustituiría al anterior sobre Capacidades de Investigación y se daría en la plataforma Moodle del CECADES; de este curso ya se ha planteado el diseño curricular con la colaboración de Antonieta Chavarría. Por otra parte y en atención al compromiso del Área para apoyar la política de no discriminación de personas sexualmente diversas, se programó una investigación para el abordaje de la discriminación de las poblaciones vulnerables desde la perspectiva de tolerancia y respeto como factor común. Finalmente se incluyó el diseño de una matriz de variables para el monitoreo permanente del entorno nacional e internacional y de interés estratégico para institucional. No se incluyó, de momento, el diseño de una metodología para la evaluación del SIGEREH; dicha iniciativa está muy ligada con compromisos que debe adquirir el Área de Gestión de Recursos Humanos por lo que se requiere coordinar con aquella área lo que corresponda con la nuestra. 8 1 Es importante indicar que el POI del 2016 de UNIDE venía siendo preparado con anticipación al aviso de traslado a la Unidad de Planificación (UPI). La llegada de la Sra. Abarca a la UNIDE involucrará una revisión de dicha propuesta, su ajuste y la incorporación de iniciativas para su gestión como coordinadora.

9 6. Administración de los recursos: Durante el periodo la Unidad de Investigación y Desarrollo tuvo asignado los siguientes puestos Cantidad Clasificación 1 Profesional de Servicio Civil 2, quien funge como coordinador 1 Profesional de Servicio Civil 1- A (Ingeniero Industrial) 1 Profesional de Servicio Civil 1- B (Economista) 1 Profesional de Servicio Civil 2 (Psicóloga) Todo lo relativo a la gestión de personal de los ocupantes de la unidad se realizó de conformidad con lo establecido en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento así como al Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la DGSC. Lo relativo al registro y uso de los materiales, equipo y mobiliario asignado a cada uno de los miembros de la unidad, se realizó conforme a los lineamientos dados por el Área de Administración de Servicios Institucionales. Dado que el traslado de mi persona se realiza de una unidad a otra dentro de la misma área de Desarrollo Estratégico, no se hace entrega del equipo asignado a la fecha ni se asume otro nuevo, sino que se asumen las nuevas funciones con el equipo y mobiliario asignado. 7. Sugerencias para la buena marcha de la UNIDE: Durante el periodo resultó evidente que para que la UNIDE pueda responder efectivamente a las competencias establecidas así como las expectativas para ser una unidad impulsora del desarrollo y la innovación en la DGS y en el RSC, requiere contar con la plantilla completa en el punto anterior. La ausencia de la economista durante la mayor parte del periodo, justificada por el reforzamiento del Área de Carrera Docente y posteriormente por un ascenso interino interinstitucional, afectó el cumplimiento de plazos del POI- 2015, todo lo cual quedó indicado en la herramienta para tal fin. Por tal motivo conviene realizar las gestiones necesarias ante la OGEREH para la misma justifique ante las autoridades de la STAP la autorización de uso y recuperación de dicha plaza. 9

10 Por otra parte conviene que la UNIDE se posicione como integradora y generadora de información estratégica para todos los niveles de la DGSC y también para el RSC. Debido a los requerimientos de información de entes nacionales e internacionales como CLAD, OCDE, OEA donde quedó evidenciada la ausencia de estadísticas únicas de empleo público y otras variables, se requiere una estrategia para subsanar esta deficiencia de información, siendo la DGSC ente rector del RSC. 8. Observaciones de asuntos de actualidad: El proceso de integración de Costa Rica a la OCDE continuará requiriendo información sobre empleo público. Este proceso, pero además otras instancias internacionales de las que forma parte el país como la OEA o el CLAD, también requerirán información de esta naturaleza y otras afines al ámbito en que se desarrolla la DGSC, razón suficiente para que se incursione preferiblemente, desde la UNIDE en la recopilación de datos para la generación de estadísticas disponibles para la toma de decisiones. 9. Estado actual de cumplimiento de disposiciones giradas por la Contraloría General de la República: este apartado no aplica en el presente informe debido a que durante el periodo no hubieron estudios realizados por la Contraloría General de la República que involucraran a la UNIDE. 10. Estado actual de cumplimiento de la disposiciones o recomendaciones giradas por algún otro órgano de control externo. Este apartado no aplica para el presente informe debido a que durante el periodo no se recibieron disposiciones o recomendaciones de otros órganos de control externo que involucraran a la UNIDE. 11. Estado actual de las recomendaciones que hubiera emitido la Auditoría Interna. Este apartado no aplica en el presente informe debido a que durante el periodo no hubieron estudios realizados por la Auditoría Interna de la Presidencia de la República que trataran asuntos de la UNIDE. 10 BRR/brr