COMUNICACIONES TELEMÁTICAS

Transcripción

1 COMUNICACIONES TELEMÁTICAS GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA ORDENACIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN, REGISTRO Y REPARTO DE ESCRITOS TELEMÁTICOS VÍA LEXNET. VERSIÓN 1.0

2 ÍNDICE. 1. Introducción. 2. Acceso a LexNET. Recepción de Escritos Iniciadores y de trámite en LexNET. 3. Registro en Atlante II. 4. Remisión telemática de la documentación del Decanato al Juzgado. 2

3 1. INTRODUCCIÓN El presente documento pretende diseñar un flujo ordenado de trabajo a modo de guía de buenas prácticas de la actividad de los Decanatos y órganos judiciales, con ocasión de la entrada en vigor en lo referente a las comunicaciones telemáticas de la reforma de la LECiv operada por la Ley 42/2015. Por requerimiento legal, a partir de la fecha indicada, todos los profesionales de la Adm. de Justicia tienen el derecho como la obligación de presentar todo de forma telemática (vid. Art.273 de la LECiv y DA 1ª de la Ley 42/2015). 3

4 Esquema del proceso desde el acceso a LexNET hasta el depósito telemático en el Juzgado de los escritos presentados por los profesionales. 1.LEXNET Acceso a LexNET Recepción Telemática escritos. 2. DECANATO Registro en Atlante Envío telemático de los escritos 3.JUZGADO Aceptación en Atlante. Almacenamiento en el Juzgado El método de comunicación telemática es a través de la disposición de repositorios de información. 4

5 Esquemáticamente, en sentido similar al resto de territorios donde no disponen de un servicio integrado, se ha creado la siguiente estructura de repositorios compartidos de documentación: DECANATO DECANATO - JUZGADO JUZGADO Función: almacenamiento estructurado de toda la documentación por LexNET. Permisos: lectura y escritura personal de decanato. Función: completado registro en Atlante, canal de comunicación entre el Decanato y Juzgados, para la puesta a disposición de documentación. Permisos: Lectura y escritura, Jdos. y Decanato. Función: almacenamiento ordenado por número/año del Jdo. de la documentación digital presentada por el profesional Permisos: lectura y escritura el Juzgado. 5

6 CRITERIOS ARCHIVÍSTICOS PARA ORDENAR EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO EN EL DECANATO: En primer lugar, distinguiendo por tipo ORDEN JURISDICCIONAL (civil, social, C-A y penal). Dentro del Orden jurisdiccional, se identificará, en su caso, el tipo de unidad judicial (Juzgado de Primera Instancia, por ejemplo). A partir de ahí, se ordenará la documentación por Fecha de presentación del profesional en LexNET. Dentro de la carpeta de fecha, se distinguirán entre iniciadores 6

7 Restricciones técnicas a tener en cuenta: 1. El acceso a LexNET requiere del uso de un certificado digital electrónico para autenticar al usuario en la plataforma (el tradicional usuario / contraseña se sustituye por una tarjeta criptográfica a través de la que se identifica). 2. El El tiempo de almacenamiento de la documentación en LexNET es, con carácter ordinario, de 60 días.. Al cabo de dicho término, se elimina la información. 3. Los Decanatos no pueden convertirse en servicio de impresión centralizado. 7

8 2. ACCESO A LEXNET Para acceder a LexNET, el o la usuario/a de Justicia debe introducir su tarjeta criptográfica en el lector de tarjetas de su teclado, insertando el chip dentro del tarjetero. 8

9 A continuación debe abrir su navegador de internet e introducir la siguiente dirección: Para autenticarse en la plataforma del Ministerio de Justicia deberá seleccionar su certificado e introducir el PIN de la tarjeta cuando el sistema lo requiera: 9

10 El sistema le pedirá que actualice el JAVA. DEBE DECIR QUE NO. A continuación, le pedirá la instalación del applet de Lexnet, debiendo decir Sí. Una vez insertado, ha accedido a la bandeja de entrada de LexNET 10

11 Compruebe el rol con el que accede a la plataforma, y seleccione el buzón de entrada de presentaciones. ROL BUZÓN Tenga en cuenta que en LexNET existe un buzón de entrada por cada tipo de unidad judicial que atienda Ejem.: En Pto. Del Rosario se han creado dos 11 buzones: Ofic. de Reg. y Rep. de Primera Instancia y Ofic. Reg. y Rep de Instrucción.

12 2.1. RECEPCIÓN TELEMÁTICA DE INICIADORES Verificado el buzón en LexNET, ha de acudir al menú de la izquierda y, dentro de él, a la bandeja de entrada de demandas y exhortos. En él podrá visualizar los escritos iniciadores (demandas) presentados a los órganos judiciales asociados a la oficina de Decanato. 12

13 Dentro del buzón demandas y exhortos puede ordenar por diferentes criterios, entre otros por fecha. Pinchado sobre él, le ordenarán todos los escritos según fecha de presentación en la plataforma LexNET por parte del profesional. Puede seleccionar uno o varios mensajes. Para facilitar la labor de registro, se recomienda iniciar la labor de descarga de mensajes al finalizar la jornada de trabajo respecto de los escritos presentados en el día, o al día siguiente, respecto de los escritos presentados en el día anterior. 13 Para ello, ordenará todos los mensajes pinchando sobre la

14 A continuación, ha de seleccionar los escritos iniciadores presentados por el rango de fechas en el que esté realizando la búsqueda. A partir de este punto, seleccionados todos los del día en que se ha hecho la búsqueda, debe proceder a descargar los mensajes pinchando en el botón descarga Seleccione los mensajes Y Decargue 14

15 En este punto, debe seleccionar el espacio donde ha de almacenar el conjunto de mensajes seleccionados. Le saldrá la pantalla habitual de guardar como los mensajes recibidos. 15

16 Deberá buscar el repositorio compartido de Decanato (carpeta compartida dentro de la Red de Justicia). Dentro de ella, habrá de acudir a la carpeta identificativa del tipo de Unidad Judicial a la que se desea registrar (Por ejemplo, Juzgado de Primera Instancia). Dentro de ella, seleccionando NUEVA CARPETA: Debe nombrar la carpeta identificándola por la fecha de presentación en Lexnet. Y dentro de ella, habrá de seleccionar Guardar (en la parte inferior derecha). Habrá conseguido con ello almacenar en un único repositorio todas las demandas iniciadoras presentadas vía Lexnet en la fecha inicialmente seleccionada. 16

17 A continuación habrá de seleccionar en Guardar, parte inferior derecha Habrá conseguido con esta operación almacenar en un repositorio compartido dentro del Decanato todos los escritos iniciadores presentados en el rango de fechas que se seleccionó inicialmente. 17

18 Cómo evitar descargar dos veces el mismo escrito presentado en Lexnet? Concluida la actividad anterior de descarga y almacenamiento, manteniendo la sesión activa dentro de Lexnet, el usuario ha de mover los escritos descargados a la carpeta personal en LexNET de recibidos. LexNET permite gestionar las carpetas del buzón de forma que el o la usuario/a pueda crear sus carpetas personales que desee para facilitar la organización del trabajo. Para ello ha de acceder al menú de gestión de carpetas, tal y como se muestra en la pantalla: Pinchando sobre la opción crear, LexNET ha de completar los siguientes pasos: 18

19 Como propuesta de nombre, puede identificar descargados y a continuación la fecha de presentación. Creada la carpeta, seleccionados los escritos presentados en el día anterior, a continuación deberá seleccionar mover mensajes: 19

20 3. Registro en el Sistema de Gestión Procesal Atlante Completados los pasos anteriores, disponiendo en una carpeta dentro del Decanato de forma separada todos los escritos iniciadores como de trámite presentados en LexNET, a continuación ha de proceder a completar el registro inicial dentro del sistema de gestión procesal. Para ello, dentro de cada uno de los escritos iniciadores habrá de buscar el formulario de presentación*, imprimirlo y a continuación proceder a su registro inicial en Atlante. Dicho documento normalizado contiene todos los campos necesarios para completar el registro. * Tenga en cuenta que el art. 9.3 del Real Decreto 1065/20105, todo 20 escrito, presentado de forma telemática habrá de incorporar un formulario normalizado que, al menos, comprenda todos los campos

21 Completado el registro en Atlante, con el número de registro general, en el repositorio compartido en el Decanato, con el escrito que se acaba de registrar, habrá de proceder a renombrar este fichero identificando a continuación el número de registro en el Decanato. 21

22 Por qué hay que renombrar el fichero y por qué se ha de identificar con el número de registro de Decanato dado por Atlante? 1) Permite identificar, en el repositorio común de almacenamiento del Decanato, aquellas escritos telemáticos que, habiendo sido descargados en Lexnet, se ha completado su registro en Atlante. De esta forma se evitarán dobles registros y se garantizará, que no existe ningún escrito pendiente de registrar en el SGP. MUY ÚTIL.- que las carpetas de los escritos presentados por día están nombradas con un número / año, significará que todo se ha registrado y repartido/asignado en Atlante al juzgado. 2) Facilita la labor de ordenación de la actividad del Decanato a la hora de remitir telemáticamente la documentación al juzgado (ver siguiente paso). 3) En caso de duda en cuanto a la ubicación o pérdida de un escrito en el Juzgado, previa búsqueda en Atlante, con el número de Decanato a través del buscador general de windows dentro de la carpeta, se podrá encontrar fácilmente. 22

23 Para utilizar la opción de búsqueda de windows, por ejemplo, para localizar escritos registrados y presentados vía Lexnet, abierto el repositorio compartido del Decanato dispone en la parte superior derecha de su pantalla opción de búsqueda tal y como se señala en la imagen: En él habrá de incorporar el número/año del registro dado en el decanato y pulsar enter. 23

24 4. REMISIÓN TELEMÁTICA DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA EN LEXNET: DECANATOS - JUZGADOS Completados los pasos anteriores, en el Decanato se generará en Atlante el listado de registro por órgano de destino 24

25 El resultado, el sistema habrá ordenado por número de registro, fecha y por órgano judicial los registros realizados: 25

26 A continuación se realizará una labor similar a la que se viene desempeñando en la actualidad, con la salvedad que no se dispone de documentación física. Por este motivo, sobre la carpeta del Decanato con los registros realizados, con el listado generado, por el número de registro habrá de ir seleccionando con el ratón manteniendo pulsado la tecla A partir Control de ahí, para permitir hacer selecciones múltiples. pulsando el botón derecho del ratón, le saldrá un desplegable con las siguientes opciones, 26 debiendo seleccionar

27 Ubicado sobre el recurso compartido de red que comparte el Decanato con el Juzgado, en la carpeta de PRESENTADOS, distinguiendo entre iniciadores y de trámite, generará una carpeta por la fecha de presentación. En ella, pulsando el botón derecho del ratón, pegará los registros que anteriormente pegó. Remitido al juzgado de destino el listado extraído de Atlante con los registros realizados, el personal de la Oficina judicial, accediendo a la carpeta compartida, en la fecha indicada, comprobará los ficheros depositados por el Decanato con el registro realizado. 27 Verificado, sellará el listado y procederá, en el juzgado, a su Aceptación en la bandeja de entrada de Atlante.

28 A continuación habrá de proceder a trasladar toda la documentación remitida por el Decanato, al repositorio de información del Juzgado. Con el número de registro del órgano que dé Atlante, tras su aceptación en bandeja, habrá de renombrar cada fichero, conformando de esta forma, el repositorio documental del Juzgado 28