Manual del Bibliotecario virtual

Transcripción

1 Manual del

2 INDICE Acceso al sistema Configuración general y preferencias... 3 Asesor en línea Operadores Departamentos Datos Módulos adicionales

3 ACCESO AL SISTEMA Para tener acceso al sistema, debemos entrar a la siguiente dirección: Ahí nos parecerá la pantalla donde nos pide nuestro nombre de usuario y contraseña. Escribimos nuestros datos en cada uno de éstos y damos clic en Iniciar sesión Una vez dentro del sistema, podremos ver la pantalla principal donde aparece un mensaje de bienvenida y del lado izquierdo aparecen las opciones principales con sus respectivas subopciones, y en la parte superior veremos varias pestañas que son accesos directos a cada una de las opciones principales. 2

4 CONFIGURACION GENERAL Y PREFERENCIAS En esta pantalla es donde el sistema nos permite configurar todos los parámetros sobre los cuales deseamos que trabaje nuestro bibliotecario virtual, tales como la url del bibliotecario, los datos de nuestro servidor SMTP, los datos que deseamos que se guarden de nuestras conversaciones, y los parámetros de nuestro chat como el idioma, el tipo de chat, el título, si existen IP s que deseemos restringir y si deseamos que se tenga una vista previa de la escritura. Una vez que hemos terminado de configurar los datos, damos clic en el botón inferior de Actualizar. ASESOR EN LINEA En esta sección es donde se configura todo lo referente a los asesores, y todo lo que el usuario final puede ver. Cuenta con las siguientes opciones: Monitorear tráfico en línea Editar respuesta genérica Editar imágenes Editar URLS Iconos emocionales Editar invitaciones Invitación automática Monitorear tráfico en línea En esta pantalla podremos ver la pantalla que el asesor tendrá y en la cual va a poder interactuar con los usuarios. 3

5 Estado del asesor, se puede cambiar a fuera de línea Esta opción se activa para poder enviar una solicitud de chat en el momento que un usuario se conecte Notifica al asesor cuando un usuario está solicitando una sesión del chat. Pone el aviso del lado derecho de la pantalla Notifica al asesor cuando un usuario está solicitando una sesión del chat. Reproduce un sonido de alerta Notifica al asesor cuando un usuario está solicitando una sesión del chat. Si nuestra ventana de Internet está minimizada, la ilumina y parpadea Solicitud de conversaciones nuevas Área donde aparece la conversación Usuarios conversando IP de los usuarios conectados Refrescar la lista de usuarios conectados y de solicitudes nuevas, se puede cambiar el tiempo. Escritura de mensajes a los diferentes usuarios Activar la sección de escritura en HTML Se puede elegir qué usuarios se quieren visualizar Ver las emociones Elegir la respuesta o imagen genérica que se le quiera dar al usuario, así mismo, se le puede editar cada una de éstas Activar la sección de emociones Editar respuesta genérica Este apartado es muy útil, pues puede suceder que los asesores tengan que estar constantemente proporcionando las mismas respuestas a diferentes usuarios, entonces, es aquí donde se pueden generar dichas respuestas para que sean enviadas al momento de estar dando una asesoría a través del chat. De esta forma, si el asesor cuenta con más de una conversación, se hace más ágil la comunicación. Al entrar a éste apartado, podremos editar las respuestas que ya se tengan generada o crear una nueva, para esto, debemos dar clic en Crear. 4

6 En la pantalla siguiente nos pedirá los datos necesarios para generar la respuesta que son: Nombre: Que es el título de la respuesta Permisos: Si se quiere que sea privado, exclusivo de departamentos o ambos. Departamentos: Se puede asignar la respuesta a uno, varios os todos los departamentos existentes, es decir la respuesta sólo le aparecerá al asesor que pertenezca al departamento seleccionado. Mensaje: Es la respuesta que se quiere dar. Marcar si es un mensaje en HTML: Esta opción se marca solamente si el mensaje escrito contiene etiquetas de código HTML Al terminar, dar clic en Guardar. Es importante aclarar que estas respuestas aparecen en la pantalla de las conversaciones, específicamente en el combo inferior derecho. Editar imágenes Esta sección funciona igual que la anterior, solamente que en este caso, sirva para poder tener imágenes que sean utilizadas constantemente al momento de dar asesorías. La pantalla principal, nos permite editar, o crear nuevas imágenes. 5

7 En la pantalla siguiente nos pedirá los datos necesarios para generar la respuesta que son: Nombre: Que es el título de la imagen Permisos: Si se quiere que sea privado, exclusivo de departamentos o ambos. Departamentos: Se puede asignar la imagen a uno, varios os todos los departamentos existentes, es decir la imagen sólo le aparecerá al asesor que pertenezca al departamento seleccionado. URL: Es la dirección web donde se encuentra ubicada nuestra imagen. Al terminar, dar clic en Guardar. Es importante aclarar que estas respuestas aparecen en la pantalla de las conversaciones, específicamente en el combo inferior derecho. Editar URLS Este caso es similar a los dos anteriores, pero para éste caso se hace uso de diversas URL S, que pueden ser proporcionadas a los usuarios para que las tomen como referencia. La pantalla principal, nos permite editar, o crear nuevas URL S. 6

8 En la pantalla siguiente nos pedirá los datos necesarios para generar la respuesta que son: Nombre: Que es el título de la URL Permisos: Si se quiere que sea privado, exclusivo de departamentos o ambos. Departamentos: Se puede asignar la URL a uno, varios os todos los departamentos existentes, es decir la URL sólo le aparecerá al asesor que pertenezca al departamento seleccionado. URL: Es la URL que se quiere proporcionar. Al terminar, dar clic en Guardar. Es importante aclarar que estas respuestas aparecen en la pantalla de las conversaciones, específicamente en el combo inferior derecho. Iconos emocionales Desde esta página puede editar el código ASCII que será reemplazado con los iconos que se muestran en la pantalla. Para agregar o remover emociones simplemente agregue o quite la imagen del directorio llamado chat_smiles y haga clic en actualizar en la parte inferior de esta página. 7

9 Editar invitaciones En esta sección, los asesores pueden realizar invitaciones automáticas a todos los usuarios que estén navegando en el portal, para esto les parece una imagen de invitación ofreciéndole el servicio de bibliotecario digital con opción a ir directamente a iniciar la sesión o rechazar la invitación. Para poder editar o generar una imagen para la invitación, el asesor deberá pedir al administrador del sistema que la imagen la guarde en la carpeta de layer_invites. De esa forma la imagen aparecerá junto con las demás invitaciones. Invitación automática En esta sección nos aparecerá la lista de las invitaciones ya creadas para poderlas editar o eliminar, así mismo, nos permite crear una nueva invitación. 8

10 Al dar clic en Crear nos da os diferentes datos a llenar. Los campos son: Tipo de invitación: Nos da la opción de poder elegir si queremos que sea una capa DHTML (la invitación aparece dentro de la página) o una invitación en una ventana emergente. En el departamento: Nos deja elegir en qué departamento se iniciará la sesión, al momento en que el usuario acepte la invitación. La invitación permanecerá: Nos deja configurar el tiempo en que aparecerá la invitación. Y que estén viendo la página en el siguiente url: Nos permite especificar una página dentro de nuestro portal en la que deseemos que aparezca nuestra invitación, si se queda en blanco, saldrá en todas las página dentro de nuestro portal. Y proviene del referente: Se refiere a que si llegaron a nuestra página de alguna otra página externa a nuestro portal. Y han visitado: La invitación aparecerá siempre y cuando el usuario ya haya visitado nuestra página la cantidad de veces que le especifiquemos. Mensaje: Si elegimos que fuera una capa DHTML, nos permite seleccionar una de las imágenes previamente cargadas y si por el contrario le ponemos que sea una ventana emergente, nos deja seleccionar unas de las respuestas genéricas configuradas. Al terminar se da clic en guardar. Otra forma de poder crear invitaciones es que el asesor, debe de entrar a la pantalla de Asesor en línea, si lo que se quiere es que no se envíe ninguna invitación, hay que dar clic en apagar en la sección de Invitación automática. Pero si se desean configurar una o varias de las invitaciones existentes, hay que dar clic en Editar monitores. Ahí nos abrirá una ventana nueva donde don deja editar o crear una nueva invitación. 9

11 OPERADORES Los operadores son los usuarios que tendrán acceso al sistema, aquí el usuario que esté dentro del sistema, puede editar sus propios datos como pueden ser el nombre de usuario, contraseña, correo, etc. Si se tienen los permisos necesarios también es posible poder editar a otros usuarios y crear usuarios nuevos. Para realizar cualquiera de estas opciones hay que dar clic en Crear/editar/borrar. Aquí nos despliega la lista de los usuarios existentes, para poder crear un nuevo usuario, hay que dar clic en Crear operadores. Los datos que se deben de llenar son: Username: Nombre del usuario con el que iniciará sesión Password: La contraseña del usuario. Correo electrónico válido. Avisar de visitantes: Si se requiere que el bibliotecario sea avisado cuando un usuario solicite una conversación. Aviso sonoro: Se puede elegir el sonido que se va a reproducir en la alerta sonora. Valor predeterminado para mostrar la escritura: Nos permite elegir si los valores configurados de escritura se aplican a los operadores, a los usuarios o a ambos. Permiso de usuario: Existen varios niveles de acceso: o Admin: Puede tener acceso a todo, realizar la configuración del sistema, de departamentos, de usuarios, módulos, etc. o Normal: Este usuario no puede tener acceso a la configuración global, puede ver departamentos, pero no editar ni crear, y no puede hacer limpieza de los registros. o Restringido: Este usuario no puede tener acceso a la configuración global, no puede ver departamentos, no puede hacer limpieza de los registros no realizar algunas tareas de la configuración de asesor den línea. o Asesor: Solamente entra como asesor, no puede entrar a nada más. Departamentos: Seleccionar a que departamentos va a pertenecer el usuario. Mensaje: El mensaje que se dará de manera automática al usuario al momento en que se inicia una conversación. Si no se desea que aparezca esa respuesta, se debe seleccionar la casilla de abajo Image URL: La dirección donde se ubica una imagen que el usuario quiera mostrar, puede ser una fotografía. Al terminar, se da clic en guardar. 10

12 DEPARTAMENTOS Los departamentos son las diferentes áreas en los que los bibliotecarios pueden dar asesoría, esto es de gran ayuda si, pues se puede tener un especialista por cada área y de esa manera proporcionar un mejor servicio a los usuarios. Al igual que en los usuarios, podemos crear, editar y eliminar. Para crear un departamento nuevo se da clic en Crear un nuevo departamento. Los datos a llenar son: Idioma: Lenguaje del departamento. Nombre: Título de departamento. Pestañas activas para el departamento: Se refiere a los recursos con los que los usuarios podrán contar al contactar a un bibliotecario, y pide señalar cuál será la opción que saldrá por defecto, estas opciones pueden ser: o Asesor en línea: Abre una conversación. o Dejar un mensaje: Da la oportunidad de que el usuario realice una pregunta vía correo electrónico. o Preguntas frecuentes: Abre la ventana para que se puedan consultar las preguntas más comunes. Las pestañas aparecen de la siguiente forma: En esta parte también nos permite configurar el tiempo máximo que el usuario estará esperando la respuesta de un asesor. Preguntar nombre y preguntas cuando se solicita una conversación: Si se activa esta opción, permite al usuario proporcionar su nombre y alguna pregunta antes de iniciar una sesión. Así mismo, se pueden configurar las preguntas que deberá llenar el usuario en cualquiera de las tres pestañas. Para esto, donde dice Nueva pregunta, se selecciona si es un campo requerido, qué tipo de campo va a ser, el texto que va a llevar, y en caso de que sean repuestas múltiples, se escriben las posibles respuestas. Para publicarla, se da clic en Actualizar 11

13 Imagen en línea e imagen de fiera en línea: Se escribe el nombre de la carpeta y de la imagen que se desea mostrar para ambos casos. Esconder iconos si no está en línea: Da la opción de que no se muestra ninguna imagen si no hay asesores disponibles. Mensajes: Se pueden escribir diferentes mensajes de bienvenida para cada una de las pestañas, pueden ser también indicaciones. Fondo Superior: Nos da la opción de poder elegir la imagen superior que va a tener la ventana de nuestro chat. DATOS Aquí se pueden ver los diferentes acontecimientos que han sucedido dentro de nuestro bibliotecario, es de gray ayuda, pues desde aquí se pueden ver los mensajes que dejan los usuarios, las conversaciones, el tiempo en que han estado conectados los usuarios, etc. Los datos que podemos ver son: Transcripciones Mensajes Referentes Páginas vistas Direcciones Palabras clave Usuarios Por defecto, nos aparecen los datos del mes en que se está actualmente, pero se puede consultar fechan anteriores, eligiendo, el mes, el año y el departamentos que se quiere consultar. 12

14 MODULOS ADICIONALES Aquí podremos encontrar las preguntas frecuentes, veremos que en la parte superior nos pone las categorías principales, mismas que podemos editar dando clic en el botón de Edit y en la parte inferior nos da la opción de crear categorías y preguntas nuevas. Para poder ver las preguntas pertenecientes a una categoría damos clic sobre el nombre de ésta y de manera automática aparecen del lado derecho las preguntas pertenecientes. Ahí mismo podremos editar nuestra pregunta dando clic sobre el botón de Edit Question. Si lo que se desea es crear o editar la respuesta de una pregunta en particular, se da clic en Edit Answer. Nos abre una pantalla donde se puede escribir el texto de la respuesta al terminar de responder, se da clic en actualizar 13

15 Se puede cambiar el orden de las categorías para esto, escribimos el orden en los cuadros te texto que se encuentran a un lado del nombre de éstas y se da clic en el botón de Reordenar Para crear una nueva categoría y una pregunta nueva, primero seleccionamos el nivel al que van a pertenecer, luego, se escribe el nombre del nuevo folder (categoría), se da clic en Agregar y por último, se escribe la pregunta, para guardar se da clic en Agregar. 14