Gestión global del mantenimiento informatizada

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1 Gestión global del mantenimiento informatizada Linx 7.0 es el programa que le facilita y automatiza la gestión del departamento de Mantenimiento, permitiendo un control exhaustivo de todos los trabajos (Preventivo, Correctivo, Predictivo, Nuevas Instalaciones, etc), y aportando información para realizar una buena toma de decisiones. Está pensado para trabaja sobre plataformas Windows yenun entorno de red local o Intranet/Extranet/Internet. Se destaca por un interface muy amigable, gran facilidad de uso y un aprendizaje rápido e intuitivo. En SPI diseñamos aplicaciones para que la máquina (ordenador) se adapte a la persona, no la persona a la máquina. El programa dispone de todos los módulos necesarios para gestionar integramente un Departamento de Mantenimiento, yasea una empresa industrial, un edificio o una empresa de servicios. Es sumamente flexible y nunca obliga al usuario a introducir datos que él considere innecesarios. En ningún caso el programa obliga, sólo propone. No es necesario disponer de una persona dedicada o un Administrativo para gestionar el programa, ya que cada persona de la empresa pone su granito de arena para que el programa funcione.

2 Ejemplo. Pantalla principal de Linx 7.0 y gestión de OT s Programadas Ejemplo. Pantalla principal de Linx 7.0 y Estructura de Activos.

3 Descripción de funcionalidades El programa se encuentra dividido en 7 apartados: Ficheros Es la parte donde se almacenarán los datos básicos para la gestión del mantenimiento. Los Ficheros son: S Estructura Organizativa. Apartado en el que se define, de forma gráfica, la estructura de la maquinaria. No existen niveles prefijados y se pueden definir hasta 99 niveles de dependencia. Está basado en la relación Padre e Hijos, de los diferentes elementos. En este apartado se definen los Centros de coste y las Familias de Elementos, con su correspondiente ficha técnica. No son campos obligatorios y son totalmente definibles por el usuario. Ejemplo. Pantalla de acceso a la ficha de Estructura Organizativa.

4 S Operarios. Apartado en el que se definen los recursos humanos para realizar el mantenimiento. El programa permite trabajar en tres conceptos: Operarios propios, Operarios de Empresas Externas y Empresas Externas. Incluye gestión de turnos y Tarifas tanto internas como externas. Ejemplo. Pantalla de acceso a la ficha de Operarios. S Recambios. Apartado en el que se definen los recambios a utilizar, así como los datos vinculados. Almacenes, Proveedores y Familias de Recambios. El programa permite definir una ficha técnica con las especificaciones técnicas. Toda la gestión de recambios se puede realizar mediante la lectura por códigos de barras Ejemplo. Pantalla de acceso a la ficha de Recambios.

5 S Operaciones. Apartado en el que se definen las operaciones de mantenimiento para las OT s Programadas y las No Programadas, así como las Causas para las OT s Correctivas. También se pueden crear los diferentes módulos de Seguridad y Medio Ambiente, que serán asignados a cada una de las Operaciones Programas o No Programadas. Ejemplo. Pantalla de acceso a la ficha de Operaciones Programadas. El programa permite controlar los tiempos de paro de los elementos, así como el tiempo de respuesta previsto y el real, ver la eficacia en las intervenciones, gestionar los recursos, aplicar medidas de Seguridad y Medio Ambiente a las órdenes y establecer tablas de check--list para el Operario. Una imagen vale más que mil palabras Con éste fin, se ha integrado un sistema de gestión documental en todos los apartados del programa. Permite incluir cualquier fichero adicional al programa: manuales de recambios/máquinas en formato electrónico, esquemas y planos, vídeos formativos de reparaciones, fotografías, etc. En el caso de las Operaciones Programadas/No Programadas, así como en los módulos de Seguridad, dicha documentación puede ser impresa conjuntamente con la OT de Trabajo.

6 Mantenimiento En ésta parte se controlan las OT Programadas/No Programadas y se realiza la gestión del Almacén (Pedidos, Control de Stocks, Entradas/Salidas, etc.). El Mantenimiento son: S Órdenes. Apartado en el que se crean/ gestionan las OT s Programadas/No Programadas, Predictivo, así como los Contratos Mant. /Garantía. En este menú también se controlan las Solicitudes de Avería enviadas por los usuarios, la Carga de Trabajo de los Operarios y la Planificación de las OT s Ejemplo. Pantalla de acceso a las OT Programadas Toda la gestión de OT en Linx 7.0 está pensada para que sea muy visual, con colores e iconos representativos del estado de cada OT, así como la urgencia, los recursos asignados, etc. Una de las partes más importantes del programa es la comunicación, o mensajería. El programa siempre se ha entendido como un elemento que permite comunicar y realizar seguimiento de los trabajos, para ello, se ha incorporado un potente sistema de mensajería vinculado a las OT s. Las operaciones de Mantenimiento Programado/No Programado pueden ser asignadas a cualquier elemento que halla sido definido en la Estructura Organizativa de la Empresa. Las OT s en Linx 7.0 se pueden programar en conceptos de tiempo (días) o bien aplicando contadores asignados libremente a cada elemento: Piezas, Horas, Kilómetros, etc.

7 El programa tiene diseñado un sistema de colores para poder identificar el estado de cada orden de trabajo: Orden de trabajo en Curso Orden de trabajo que se tendría que realizar Hoy. Orden de trabajo prevista para un Futuro. Orden de trabajo que ya se tendría que haber realizado. Con el fin de ayudar al responsable de mantenimiento, cuando se decide activar una OT, el programa aconsejará los operarios que menor carga de trabajo tienen en éste momento, cuanto tiempo han tardado en realizar ésta operación en el histórico, que Operarios están activos, los que están de Vacaciones, etc. También se pueden planificar las OT s Programadas y No Programadas con un sistema parecido al Outlook. Permite asignar recursos día/hora y conocer las cargas de trabajo reales de cada Operario. El programa propondrá los recursos en función del día/hora programado y la carga de trabajo de cada Operario.

8 Una vez finalizada la OT se procederá a Cerrar la orden, modificando, si es necesario, las observaciones, los recursos, el tiempo dedicado, las horas de paro, el centro de coste, incluyendo documentación (imágenes/docs,...), etc. Una vez Cerrada una OT ya no puede ser modificada, pasando al histórico para su posterior consulta y estadística. Sólo el Administrador de Linx 7.0, podrá recuperar una OT para su corrección. Al Cerrar las OT s Programadas/No Programadas, se asignarán las horas trabajadas por cada Operario y el coste de los trabajos realizados por los Talleres Externos, etc., a fin de controlar el coste de cada orden de trabajo. La información es poder Gracias a la asignación de las Causas de Correctivo, el programa evalúa el histórico de cada máquina y apunta cual puede ser la causa más probable de la Avería. Asimismo indicará cuales han sido las soluciones adoptadas en cada caso. Mediante éste sistema se acortan la búsqueda y solución de las órdenes de Correctivo y sirve la experiencia como fuente de conocimiento.

9 Linx permite gestionar también el Control de Presencia de los Operarios, y así poder casarlo con las horas reales de las OT s. El sistema está pensado para poder acceder mediante lectura de código de Barras, Tarjetas magnéticas, etc. Ejemplo. Pantalla de acceso al Control de Presencia S Pedidos. Apartado en el que se crean /gestionan los Pedidos de Recambios a Proveedores y los Pedidos de Servicios a los Talleres Externos. Ejemplo. Pantalla de acceso a Pedidos de Recambios.

10 S Almacén. Apartado en el que se gestionará las Entradas/Salidas de Recambios de los Almacenes, así como controlar el Inventario y el movimiento de Recambios entre Almacenes. Las Entradas/Salidas y el Control de Stocks, se realiza mediante la lectura del código de barras, siendo un sistema rápido y 100% fiable. Ejemplo. Pantalla de acceso a Control de Stocks. El programa permite controlar todo el ciclo de vida de un recambio: entradas, salidas, pedidos, inventarios, stocks mínimos, etc. Dispone de opciones de multialmacén y multilocalización, es decir, los recambios se pueden tener en diferentes almacenes y determinar donde se encuentran dentro de éstos (estanterías, cajones, armarios, etc.) En la ficha de definición del recambio se puede introducir los diferentes proveedores que suministran un mismo recambio, con el último precio de compra, la referencia del producto, lote habitual, etc. En la misma ficha del recambio se pueden fijar stocks mínimos o críticos para que el programa avise al llegar a éstos y se pueda gestionar un pedido, así como Stocks Máximos. Ningún movimiento del stock de recambios se puede hacer sin dejar constancia del movimiento. Se pueden realizar inventarios valorados por almacenes y localizaciones a fin de conocer el importe en inmovilizado y realizar un inventario físico. La gestión de recambios realizada por código barras, facilita la imputación a las OTs mediante un método rápido y sencillo.

11 S Parámetros. Apartado en el que se definen los diferentes tipos de Mantenimiento Programado/No Programado. Como todo en Linx 7.0, es definible por el usuario a fin de establecer los tipos de mantenimiento que mejor se adapte a sus necesidades. Se pueden definir los tipos de mantenimiento: Preventivo, Correctivo, Nuevas Instalaciones, Legales, Calidad, Mejoras, etc. También se pueden crear y definir los diferentes grados de urgencia a establecer en las OT, los Presupuestos, los Estados de las OT s, Calendario Laboral, etc. Ejemplo. Pantalla definición de Tipos de Mantenimiento Ejemplo. Pantalla definición de Tipos de Urgencia

12 Consultas En ésta parte se podrá analizar los datos generados por el programa así como realizar listados. El programa dispone de un sistema de consultas en formato HTML (Web), que puede ser consultado desde el propio programa o bien acceder a ellas mediante un navegador (Internet Explorer, Safari, etc.) Linx 7.0 no tiene listados o consultas prefijados, sino que lleva elaborado un generador de informes para que cada usuario realice las consultas que desee y visualice los campos elegidos en el listado. Una vez realizada una consulta, se puede Guardar en el Repositorio de Consultas para su posterior acceso. Ejemplo. Pantalla de Consultas de Máquinas.

13 Ejemplo. Pantalla de consultas de Estadísticas de costes. El programa permite conocer: S Costes Generales S Costes desglosados por Recambios/Operarios/ Talleres Externos/Contratos de Mantenimiento S Costes por elemento S Costes por Centro de Coste S Horas de Paro S Coste de las Horas de Paro por elemento o CentrodeCoste. S Comparar con el presupuesto Previsto y el Real S Obtener ratios de eficiencia en las intervenciones S Conocer las desviaciones en tiempos, recursos y costes S Realizar estadísticas en función de los indicadores de mantenimiento: MTBR, MTTR, MTBF, Disponibilidad de Máquina, Horas de Intervención, Número de OT s, etc.... y cualquier otro dato que se haya introducido en Linx, ya que el apartado de Consultas no realiza listados pre -definidos, cada usuario podrá crearse sus propios listados y análisis de información!

14 Estadísticas S En ésta parte podremos analizar en formato gráfico los datos del histórico de las órdenes de Preventivo/Correctivo. Una vez realizada una estadística, puede ser exportada a Excel o guardar la imagen resultante en formato imagen. Ejemplo. Pantalla de Estadísticas por Costes Lo que la verdad esconde Gracias a las estadísticas (gráficas o por consultas), podemos determinar en cuestión de segundos la evolución económica de nuestro mantenimiento. Nos va a permitir conocer que máquina es la más problemática, la que más gasto está produciendo, la que más horas de paro por culpa de correctivo está soportando, etc.

15 Usuarios EL programa permite dar de alta múltiples usuarios. Cada usuario se puede definir el perfil que va a tener y el programa sólo hace visible los menús e iconos para cada perfil. El acceso se puede restringir para el programa en modo cliente, sólo consultas vía Web o usuarios que realizan Solicitudes de Intervención. Ejemplo. Pantalla de Usuarios El control de usuarios es total. Se pueden eliminar menús, restringir el acceso, permitir la visualización y no la ejecución de algún botón, etc. Se puede hacer que el usuario sólo tenga acceso a las OT asignadas para él y dar permisos de Cerrar las OT con supervisión por parte de un responsable de mantenimiento. Ejemplo. Pantalla de Usuarios

16 Se pueden definir usuarios con la única tarea de realizar Solicitudes de Intervención. Esta parte del programa funciona mediante cualquier navegador y permite al usuario solicitar un servicio de correctivo al departamento de mantenimiento. Asimismo, el usuario que ha lanzado la solicitud, puede ver como se encuentra la situación de su petición. Existe un sistema de comunicación entre el departamento de mantenimiento y el usuario que realiza la solicitud, a fin de poder conocer ambas partes la evolución de una OT, disponiendo incluso de un e--mail entre el solicitante y las personas involucradas en la OT. El departamento de Mantenimiento tiene la potestad de aprobar o rechazar una Solicitud de Intervención por parte de un usuario, así como, se puede solicitar la aprobación del Solicitante de la tarea realizada. El tiempo esoro Cada día los requerimientos para los departamentos de Mantenimiento son mayores. Sin embargo, en muchos casos, los recursos son menores y el nivel de especialización más alto. Los responsables de mantenimiento son profesionales que saben hacer bien su trabajo y no tienen tiempo para perder en tareas administrativas. Linx 7.0 es una herramienta muy fácil de implementar y que necesita muy poco tiempo para ser gestionada, entregando en cada momento los datos necesarios para que el responsable de Mantenimiento disponga de herramientas para la toma de decisiones.

17 Configuración Se introducen los parámetros de configuración del programa, datos de la empresa, configuración de los números de pedidos, gestión del stock, configuración del equipo lector de código de barras, etc. Utilidades S En ésta apartado disponemos de una Biblioteca (Gestión Documental), Gestión de Correos Electrónicos, Herramientas para la Pantalla táctil, Cambiar la Contraseña y Cerrar la Sesión. El programa dispone de una herramienta muy útil para conseguir que los operarios gestionen las OT s que tengan asignadas. Ésta utilidad es la de utilizar una pantalla táctil, y configurar el terminal como tal. El programa también incorpora la gestión por código de barras: OT s Programadas/No Programadas, Pedidos, Recambios, Almacén, etc. La entrada de Operarios se puede realizar por tarjeta magnética o por código de Barras.

18 Sistemas Móbiles (Tablets) Linx dispone de la posibilidad de utilizar el mismo sistema de usuarios (permisos/funcionalidades) definidas en la aplicación para Tablet. Esta aplicación está pensada para los responsables de mantenimiento para disponer de toda la información en tiempo real, o bien a los operarios para poder realizar las OT s de forma interactiva.

19 Ayuda El programa dispone de una ayuda on -line que incluye todos los módulos del programa. La ayuda está hecha con un sistema claro y con ejemplos de cada pantalla para ser más efectiva. Desde cualquier pantalla del programa se puede acceder a la ayuda de la pantalla pulsando la tecla F1. Versiones del Programa El programa Linx 7.0 se vende completo. No existen módulos adicionales ni usuarios adicionales. SPI vende una licencia para la empresa y ésta decide cuantos puestos de trabajo desea instalar, sin que la instalación de nuevos clientes tenga un coste adicional. El programa dispone de 2 versiones: S S Linx 7.0 Monoempresa Pensado para empresas que trabajan con una única denominación social, pero con la posibilidad de definir n elementos de ésta sociedad. Linx 7.0 Multiempresa. Pensado para grupos de empresas con diversas denominaciones sociales o empresas que realicen labores de mantenimiento para otras empresas. Existen 3 posibles versiones: Multiempresa 5. Para dar de alta 5 empresas. Multiempresa 10. Para dar de alta 10 empresas Multiempresa Full. Para dar de alta un número ilimitado de empresas. Datos Técnicos El programa está preparado para trabajar en sistema Cliente/Servidor en plataformas Windows 9X o superior. Servidor. Los requerimientos del servidor son los definidos a partir de la base de datos que se desee implementar. Linx 7.0 trabaja con bases de datos SQL Multiusuario: Oracle 8.0.X o SQL Server 7/2000/2005/2008, SQL Express. Cliente Linx. Los requerimientos para el cliente son de 50 Mb de espacio en disco y 256 Mb de Ram. Cliente Web o Solicitud de Intervención. Los requerimientos son los que marca el propio navegador (IExplorer, Safari, etc.) Para la comunicación entre el Servidor y el Cliente Linx 7.0, se utiliza el protocolo SOAP, que permite acceder desde una LAN interna o desde accesos Internet/Extranet. Las actualizaciones del programa se hacen automáticas tanto el Servidor Linx como el Cliente Linx, evitando mantenimiento de las versiones en cada instalación por parte del usuario.

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