LA ECUACION CONTABLE. REGISTROS CONTABLES Normas para registros y libros de contabilidad. Libro Diario

Transcripción

1 LA ECUACION CONTABLE REGISTROS CONTABLES Normas para registros y libros de contabilidad Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, los cuales deben estar fechados y autorizados por quienes los elaboran. Dichos soportes deben acompañarse a los respectivos comprobantes de contabilidad, debiéndose archivar en orden cronológico para que posibiliten su verificación. Los comprobantes deben enumerarse consecutivamente, indicando el día de su preparación, su origen, descripción, valor de la operación e indicar las cuentas afectadas. EL PROCESO DE RECOLECCIÓN, ORGANIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS CONSTITUYE EL SISTEMA CONTABLE. Para el tratamiento contable de estos hechos, existe una serie de libros que permiten un adecuado flujo de información y facilita la obtención de datos para elaborar los estados financieros. El ente económico debe llevar los libros auxiliares necesarios para conocer las transacciones individuales, establecer sus activos y obligaciones derivadas de sus actividades, conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas y cumplir las exigencias legales existentes. El ente económico debe conservar los medios para la consulta y reproducción de los asientos contables. En los libros se debe anotar el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministren una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante. En los libros de contabilidad está prohibido: Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Libro Diario Fecha Detalle Parciales Débito Crédito Fecha: indica la fecha en que se realizó la transacción, año, mes y día.

2 Detalle: indica las cuentas que se afectaron con cada transacción. Incluye una breve explicación. Parciales: cuando la cuenta es afectada por más de un valor, se deben colocar subtotales en esta columna. Débito: muestra el total de las cuentas que se debitan. Crédito: muestra el total de las cuentas que se acreditan. El manejo de las columnas DÉBITO y CRÉDITO se rige por las siguientes reglas: El aumento en una cuenta del activo se registra en el débito. Una disminución en una cuenta del activo se registra en el crédito. Un aumento en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra en el crédito. Una disminución en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra al débito. Un gasto incurrido se registra en el débito. Un ingreso se registra en el crédito. Regla Débito Crédito Aumento en el activo Disminución en el activo Aumento en el pasivo Disminución en el pasivo Aumento en el patrimonio Disminución en el patrimonio Creación de un gasto Creación de un ingreso Ilustración Seinsa Ltda., inició actividades el primero de febrero mediante aportes en efectivo de dos (2) socios por valor de $ c/u. Adicionalmente la empresa realizó las siguientes transacciones durante el mes: Febrero 02 Pagó $ por el arriendo de febrero. Febrero 11 Bancolombia concedió un préstamo a la empresa por $ Febrero 13 Adquirió equipo por $, pagó $ y firmó una letra por el saldo. Febrero 15 Canceló sueldos por $ correspondientes a la primera quincena Febrero 21 La empresa prestó servicios eléctricos por $ a dos (2) Clínicas. De la Clínica Las Américas recibió $ en efectivo. La Clínica Medellín pagó en efectivo $ y quedó debiendo $

3 Febrero 27 Febrero 28 Prestó servicios eléctricos a la empresa El termostato por $ , $ de contado y crédito por el resto. La empresa pagó servicios públicos por $12.000, adicionalmente liquidó y canceló sueldos por $ Fecha Detalle Parciales Débito Crédito Feb 01 $ Aportes capital socio 1 Aportes capital socio 2 $ Capital social $ Feb 02 Gastos arrendamiento Feb Obligación financiera Feb 13 Equipo Letra (documentos) por pagar Feb 15 Gastos personal. Sueldos Feb 21 Clínica Las Américas Clínica Medellín Servicios por cobrar Clínica Medellín Ingresos operacionales Clínica Las Américas Clínica Medellín Feb 27 Servicios por cobrar El Termostato Ingresos operacionales Feb 28 Gastos servicios públicos Gastos personal. Sueldos Total Libro Mayor Los cambios que tienen las cuentas durante un período se registran en el libro mayor. Los cambios que originan las transacciones se traducen en aumentos o disminuciones en las cuentas, las cuales proporcionan la información necesaria para la preparación de los estados financieros. El sistema de información contable exige un registro para cada cuenta de los estados financieros, por ejemplo, obligaciones financieras. Esta cuenta debe mostrar los aumentos por préstamos obtenidos y las disminuciones por cancelaciones parciales o totales de los mismos. El registro que se emplea para asentar los cambios recibe el nombre de CUENTA. El libro mayor está conformado por el conjunto de cuentas. Una cuenta T está compuesta de la siguiente manera:

4 Nombre de la Cuenta Lado izquierdo Lado derecho Débito Crédito Debe Haber Cargo Abono Saldo débito Saldo crédito Al finalizar el período contable se procede a sacar el saldo de la cuenta. Si el lado izquierdo (total débitos registrados) excede al lado derecho (total de créditos registrados) el saldo es débito. Por el contrario, si el lado derecho excede al lado izquierdo, el saldo es crédito. Se espera que una cuenta de activo o gasto presente saldo débito y que una cuenta de pasivo, patrimonio o ingreso, presente saldo crédito. Las reglas para registrar las transacciones en el LIBRO DIARIO tienen vigencia para registrar las transacciones en las cuentas del LIBRO MAYOR, de acuerdo con el siguiente esquema: Nombre de la Cuenta Débito Crédito Aumento en activo Disminución en activo Creación de un gasto Creación de un ingreso Disminución en pasivo Aumento en pasivo Disminución en patrimonio Aumento en patrimonio Esta convención garantiza permanentemente la igualdad en la ecuación contable ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. Ilustraciones Se compra un vehículo por $ , cancelando con cheque $ y el resto con crédito. Cuentas que intervienen: Vehículo: Activo. Aumenta (débito) $ : Activo. Disminuye (crédito) $ Obligaciones financieras: Pasivo. Aumenta (crédito) $ Vehículo Obligaciones financieras $ $ $ Registrar en el mayor las operaciones que realizó Seinsa Ltda, ya registradas en el libro de diario. Feb01 $ Feb Feb Feb27 Capital social Gastos arrendamiento Feb02 Feb01 Feb02 $ $ $ Feb15 Feb

5 Obligaciones financieras Equipo Letra por pagar Feb11 $ $ $ Gastos personal sueldos Servicios por cobrar Ingresos operacionales clientes Feb15 $ $ Feb21 $ Feb Feb27 Feb Gastos servicios públicos Feb28 $ Balance de Prueba Si las transacciones han sido registradas correctamente en las cuentas, EL LIBRO MAYOR debe balancear, es decir, la suma de todos los débitos debe dar igual a la suma de todos los créditos. Para comprobar esa igualdad se prepara el balance de prueba, este constituye un medio para verificar la exactitud de la igualdad matemática del libro mayor en una fecha determinada. Se debe preparar antes de elaborar los estados financieros. Los nombres de las cuentas se listan de acuerdo al orden en que figuran en el libro mayor y los saldos monetarios débito se anotan en la columna izquierda del balance de prueba y los saldos monetarios crédito en la columna de la derecha. Por lo general, los saldos de las cuentas del activo y de los gastos se presentan en la columna izquierda y los saldos de las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos en la columna derecha. Ilustración Elaborar el balance de prueba con base en los registros del libro mayor que realizó Seinsa Ltda. SEINSA S.A.. BALANCE DE PRUEBA AL 28 DE FEBRERO. Cuentas Débito Crédito $ Capital social $ Gastos arrendamiento Obligaciones financieras Equipo Gastos de personal, sueldos Servicios por cobrar clientes Ingresos operacionales

6 Gastos servicios públicos Letra por pagar Total 9 9 Estado de Resultados y Balance General A partir de las cuentas del libro mayor que contiene el BALANCE DE PRUEBA, se procede a preparar los estados financieros, es decir, el ESTADO DE RESULTADOS Y EL BALANCE GENERAL. SEINSA LTDA. ESTADO DE RESULTADOS. MES DE FEBRERO. Ingresos operacionales $ Gastos operacionales: Sueldos Arrendamiento Servicios públicos Total gastos operacionales Utilidad del ejercicio SEINSA LTDA. BALANCE GENERAL AL 28 DE FEBRERO. Activos Pasivo y patrimonio Corrientes Pasivo $ Obligaciones financieras $ Servicios por cobrar clientes Letras (documentos) por pagar Total activo corriente Total pasivos 2 Activo fijo Patrimonio Equipo Capital social Total activo fijo Utilidad del ejercicio Total patrimonio Total activos Total pasivo y patrimonio Para el libro mayor se utiliza un formato que cuenta con saldo continuo. Nombre de la Cuenta Fecha Detalle Débito Crédito Saldo Los componentes de la cuenta con saldo continuo son: Nombre de la cuenta de cualquier estado financiero. Fecha del movimiento según orden cronológico. Detalle. Se anota la transacción que explica el registro.

7 Débito. Se anota el valor del movimiento débito. Crédito. Muestra el valor una vez registrado el débito o crédito. Ilustración: A partir del movimiento que presentó la cuenta bancos de Seinsa Ltda., durante el mes de febrero. Fecha Detalle Débito Crédito Saldo Feb01 Aporte de los socios $ $ Feb02 Pago arrendamiento $ Feb11 Legalización préstamo bancario Pago cuota inicial equipo Feb15 Pago de (nómina) sueldos Feb21 Venta de servicios Feb27 Venta de servicios Feb28 Pago de nómina (sueldos) y servicios