Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Existencias

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1 SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Existencias 1

2 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autor: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 03/12/2013 Modificado: 18/08/2014 Modificado: 07/11/2014 2

3 Contenido 1. ANTECEDENTES APLICACIÓN A LA NORMATIVA ÁMBITO DE APLICACIÓN PROCEDIMIENTO Disminución de Existencias por Robo o Hurto Robo Público Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial

4 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS 1. ANTECEDENTES Se requiere determinar el procedimiento para el registro contable por la pérdida de recursos públicos, motivada por la sustracción de fondos y el robo y hurto de bienes y existencias. 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que respectivamente señalan: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Artículo Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Además, se considera lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Pérdida de Recursos Públicos, numerales: Alcance y Disminución de activos financieros y bienes. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento, son de aplicación para las entidades del Estado Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema e- Sigef. 4

5 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Disminución de Existencias por Robo o Hurto En la pérdida de Existencias, el cargo será a la cuenta (-) Disminución de Existencias y el abono se registrará en la cuenta principal de la existencia sustraída Robo Público En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, cargando a la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias y abonando a la cuenta de complemento del subgrupo de Disminución Patrimonial. Ejemplo 1: Se produce la pérdida de 2 cartuchos 12XMX entregados al funcionario responsable de la bodega de la Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes mediante denuncia formulada, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que se trata de un robo público. De acuerdo a los registros contables, el costo promedio ponderado unitario es $135,00. A. Registro por la disminución de existencias Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará la clase de registro DEC 1 DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBO- HURTO ó DEC2 DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO HURTO ; respectiva, cargando a la cuenta Disminución de Existencias y abonando a la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente, ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión ; según corresponda. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE Disminución de Existencias Existencias de Materiales de Oficina 270 Nota: Se debe registrar el RUC de la Entidad, ya que según la Constitución de la República del Ecuador, no se puede determinar un responsable mientras no se declare responsabilidad mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada. 5

6 B. Registro del asiento de ajuste Para el registro de la pérdida de existencias, cuando el dictamen de la autoridad competente determine que no es responsabilidad del custodio, se utilizará la clase de registro ROBO PÚBLICO DE EXISTENCIAS - CORRIENTES, INVERSIÓN correspondiente, cargando a la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias y abonando a la cuenta Disminución de Existencias. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Costo de Pérdidas en Existencias Disminución de Existencias Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean sancionados con el reintegro de las existencias, el evento deberá registrarse sobre la base del otorgamiento de un préstamo, cargando a la cuenta Préstamos al Sector Privado ó Anticipos a Servidores Públicos, sin generar una obligación monetaria, y abonando directamente la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Ejemplo 2: Se produce la pérdida de 5 tubos de ensayo entregados en custodia al funcionario responsable del Laboratorio de la Entidad, el valor promedio ponderado de estos productos es $84,00 c/u. De acuerdo a las indagaciones pertinentes, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que la pérdida es responsabilidad del custodio. A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará la clase de registro DEC 1 DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBO- HURTO ó DEC2 DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO HURTO respectiva, cargando a la cuenta Disminución de Existencias y abonando a la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente, ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión ; según corresponda. 6

7 RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE Disminución de Existencias Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico 420 Nota: La disminución de existencias, deberá ser registrada obligatoriamente, antes de ser cargada al responsable según resolución judicial. Criterio Jurídico: En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada; y, en el orden jerárquico de aplicación de la norma, se considera que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría. Se debe considerar los campos resaltados, en la aplicación del asiento de ajuste antes indicado: Se deberá registrar el RUC de la Entidad, ya que según la Constitución de la República del Ecuador, no se puede determinar un responsable, mientras no se declare responsabilidad mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada. 7

8 La Entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, procederá a registrar la clase de registro RESE RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS, cargando a la cuenta Anticipos a Servidores Públicos y abonando a la cuenta Disminución de Existencias. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE Anticipos a Servidores Públicos Disminución de Existencias 420 Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Existencias con RUC de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2 incorporando el RUC de quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable dictaminado por la autoridad competente, utilizando la clase de registro RDP1 RECLASIFICACIÓN DE AUX 2 PARA DISMINUCIÓN PATRIMONIAL PÉRDIDA, ROBO O HURTO RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE Código Cuenta Auxiliar Debe Haber Disminución de Existencias Disminución de Existencias Caso 1: Reintegro en efectivo En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario cargando a la cuenta Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones y abonando la cuenta Préstamos del Sector Privado, ó Anticipos a Servidores Públicos, según corresponda. Deberá efectuarse un CUR de Ingreso. Nota: Cuando la reposición se realice en efectivo, se generará un CUR de ingresos con afectación presupuestaria al ítem o correspondiente. DEVENGADO Ítem Presupuestario Cuenta por Cobrar Recuperación de 420 Inversiones Préstamos del Sector Privado

9 PERCIBIDO Recursos Fiscales Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 420 Caso 2: Recuperación por Nómina (SPRYN) En caso de que el reintegro se lo hiciere mediante recuperación por nómina, se aplicará el siguiente procedimiento: a) El funcionario responsable registrará un CUR de Ingreso (DYP-NOR) con afectación presupuestaria al ítem ó , según corresponda y utilizando la cuenta virtual RN Cuentas por Cobrar Servidores, tal como se muestra a continuación: Seleccionar Cuenta Virtual: RN Cuentas por Cobrar S id 9

10 Los asientos contables que se generarán con el CUR de Ingreso, serán los siguientes: DEVENGADO Ítem Presupuestario Cuenta por Cobrar Recuperación de 420 Inversiones Anticipos a Servidores Públicos PERCIBIDO Cuentas por Cobrar Servidores por Nómina Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 420 b) Posteriormente, el responsable de la nómina registrará el CUR DE GASTO y para la ejecución del pago, aplicará el código de deducción 859 CUENTAS POR COBRAR SERVIDORES PÚBLICOS ROBO O HURTO POR NÓMINA, el cual se encuentra asociado a la cuenta contable Cuentas por Cobrar Servidores por Nómina, con lo que se procederá al cierre del valor de esta cuenta. Nota: Este procedimiento se utilizará únicamente para Entidades que operan en el sistema esigef. Caso 3: Reintegro con existencias de similares características Si el responsable entrega en reposición existencias de similares características, se utilizará la clase de registro REPO REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN ó REPI REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN respectiva, cargando a la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente, ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, según corresponda; y, abonando a la cuenta Préstamos del Sector Privado, ó Anticipos a Servidores Públicos, respectiva. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Anticipos a Servidores Públicos

11 Caso 4: Reintegro con existencias nuevas o de mayor valor Si el responsable entrega en reposición existencias de similares características con un valor mayor al reconocido en kárdex (promedio ponderado), se utilizará la clase de registro REPO REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN ó REPI REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN respectiva, cargando a la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente, ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, según corresponda; y, abonando a la cuenta Préstamos del Sector Privado, ó Anticipos a Servidores Públicos, respectiva; la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Anticipos a Servidores Públicos Actualización de Activos 50 Se utiliza la cuenta cuando las existencias entregadas, tienen un mayor valor. B. Registro por cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según Resolución Judicial Para efectuar el registro por el reintegro de las existencias, que hubieren estado protegidas mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro que corresponda, entre las opciones: Opción No. 1: a) Cuando la Aseguradora realice la reposición del 100% de las existencias, se utilizará la clase de registro RESE RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS, cargando a la cuenta Préstamos del Sector Privado y abonando a la cuenta Disminución de Existencias. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE Préstamos del Sector Privado Disminución de Existencias

12 Opción No. 2: Cuando la aseguradora realice la reposición de un porcentaje del valor de las existencias, la diferencia será cargada al custodio responsable, a través de la clase de registro RESE RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS, cargando a la cuenta Préstamos del Sector Privado y Anticipos a Servidores Públicos y abonando a la cuenta Disminución de Existencias. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE Anticipos a Servidores Públicos Préstamos del Sector Privado Disminución de Existencias 420 Nota: En el caso que la empresa aseguradora realice la reposición en efectivo o con existencias de similares características se aplicará el mismo procedimiento indicado en los caso Nº 1, 2 y 3. 12