Contabilidad electrónica

Transcripción

1 Contabilidad electrónica Por dónde comenzar Ir a contenido Artículos M.I. y L.C. Ma. Guadalupe León Chávez En las reglas i , i y i y del Anexo 24 publicadas en la Segunda Modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (RMF-14), para dar cumplimiento a las fracciones iii y iv del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), se describe lo que los contribuyentes deberían reportar en relación con la contabilidad electrónica. Recordemos que el 19 de agosto se publicaron modificaciones a dichas reglas en la Tercera Modificación a la RMF 14. Seguramente después de leer las citadas reglas y anexo es difícil decidir por dónde comenzar y cómo traducir éstas a los procesos internos de la compañía, se presentan aquí una serie de pasos que permitirán facilitar la implementación de los reportes. Registros contables Se debe tomar en cuenta que la información que se presente debe ser preparada con detenimiento, para evitar que las autoridades fiscales determinen preliquidaciones por errores involuntarios en la presentación, en el caso de que realicen revisiones electrónicas de conformidad con el artículo 53-B del CFF, o bien, cualquier clase de cruces. Por otro lado, el artículo 33, apartado B, fracción i, del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) establece que los registros o asientos contables deberán ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la actividad; sin embargo, mediante la regla i se menciona que se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realizan las actividades respectivas. Los cinco días resultaban excesivamente cortos y es una ventaja tener la facilidad de un mes; sin embargo, aun este plazo podría resultar que no fuera suficiente si no se tiene una disciplina para la preparación de la información contable, el área de contabilidad será clave para poder incorporar todas las observaciones en sus rutinas de cierre y convertirse en ello, en rutinas. Lo ideal sería que se efectuara antes del día 17, que es cuando se hacen las declaraciones mensuales para que coincida lo reportado en ellas con la contabilidad. Como parte de los registros contables necesarios para la presentación de las cifras están los siguientes: a) Conversión a nif: para las compañías que reportan a sus corporativos en Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP, por sus siglas en inglés) o International Financial Reporting Standards (ifrs, por sus siglas en inglés), la mayoría de las veces hacen la conversión de sus estados financieros a las Normas de Información Financiera (NiF) de forma anual, la regla i de la Tercera Modificación a la RMF 14 da la facilidad de reportar la contabilidad en el marco contable que aplique el contribuyente; sin embargo, dependiendo de la compañía el reconocimiento de ingresos y gastos difiere entre una norma y otra, recordemos que los impuestos en México se pagan con base en las disposiciones fiscales pero se acercan más a las normas locales NiF, lo recomendable es hacerlo de forma integrante de la Comisión de Especialistas Fiscales del Colegio de Contadores Públicos de México. Doctorando de la Universidad Anáhuac del Sur. Directora de impuestos de LATCAN, en industria farmacéutica

2 601 mensual para que la contabilidad esté actualizada y las cifras de las declaraciones enviadas coincidan con las balanzas enviadas. b) Reclasificaciones de presentación: normalmente cuando se presentan los estados financieros, o bien, cuando se presenta el dictamen fiscal, hay ciertas reclasificaciones que se hacen fuera de la contabilidad, porque no son un ajuste que modifique la utilidad o pérdida del ejercicio, sino que se hacen para clasificar los números. Con la obligación de reportar la contabilidad, éstas se habrán de registrar como una póliza en la contabilidad, para que coincidan con las declaraciones fiscales presentadas y se puedan reportar de acuerdo con el código agrupador del catálogo de cuentas proporcionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y evitar posibles discrepancias. Se debería de: Realizar un inventario de los ajustes para la presentación de NIF y las reclasificaciones de presentación tomando en cuenta los realizados en los estados financieros del año anterior. Elaborar una lista de ajustes y reclasificaciones y establecer la frecuencia con que son requeridos y los responsables. Hacer un calendario para que el área de contabilidad los registre durante el proceso de cierre de mes. Catálogo de cuentas De acuerdo con la regla i de la RMF-14, el Catálogo de cuentas 78 se debe enviar por una sola vez en el primer envío y cada vez que el catálogo sea modificado. El SAT proporcionó unos códigos agrupadores dentro del Anexo 24 de la RMF 14, donde se deberá clasificar el catálogo de cuentas del contribuyente: a) idioma del catálogo: se debe revisar que haya una traducción de las cuentas en español y que la que exista sea correcta con la descripción de la cuenta. b) Modificaciones del Catálogo de cuentas: de acuerdo con la disposición, se entiende que se presentará el catálogo cada que sea modificado. Las modificaciones más comunes podrían ser el aumento de cuentas, para lo cual lo recomendable es establecer un control mensual en donde se comparen las cuentas reportadas de un mes a otro, para poder identificarlas. c) Agrupación: la agrupación se requiere al menos a nivel cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel; sin embargo, en algunas compañías los catálogos de cuentas tienen más de dos niveles, siendo así, podría ser que las cuentas del catálogo no coincidan una a una con los códigos agrupadores. En donde la agrupación resulta sencilla es cuando tenemos varias cuentas del contribuyente que corresponden a un solo código agrupador, por otro lado, donde se dificulta es cuando se tiene en el catálogo del contribuyente una sola cuenta y se tienen dos o más códigos agrupadores en donde se debe dividir el importe de una sola cuenta. En este caso, la división de la cuenta se tiene sólo al nivel del papel de trabajo y no de la cuenta. Para poder cumplir con la agrupación se tendrán que realizar reclasificaciones, que se recomienda adicionar a la lista de ajustes sugerida anteriormente para tener un control de los mismos cada cierre, dentro de estos códigos se pueden tener por ejemplo: Partes relacionadas: éstas se requieren separadas en seis códigos diferentes, en clientes, documentos por cobrar, y cuentas por cobrar en la parte del activo y, por otro lado, en el pasivo en proveedores, cuentas por pagar a corto plazo y acreedores diversos. impuestos a favor: se deben separar los saldos a favor de impuestos en impuesto al valor agregado (iva), impuesto sobre la renta (isr), impuesto empresarial a tasa única (ietu), impuesto a los depósitos en efectivo (ide), impuesto al activo (impac), y otros. Pagos provisionales de isr: se debe agrupar en un código separado los pagos provisionales de isr, los cuales podrían estar registrados en una cuenta netos de la provisión. impuestos acreditables pagados e impuestos acreditables por pagar: se debe reportar en un código independiente el iva y el impuesto especial sobre producción y servicios (ieps), separando el pagado del pendiente de pago en el activo. impuestos trasladados, impuestos trasladados cobrados y no cobrados: en esta parte se deben dividir el iva y el ieps en cobrados y no cobrados, si no se cuenta con una cuenta por separado se debería dividir, en donde resulta poco claro es que se debería reportar en el código de iva e ieps

3 trasladados, si existen los códigos del iva e ieps cobrados y no cobrados. impuestos y derechos por pagar: se solicitan los impuestos por pagar por tipo de impuesto divididos en iva, ieps, isr, la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), ietu, impuestos estatales y municipales y otros impuestos por pagar. impuestos retenidos: al igual que el inciso anterior se debe revisar si se tiene separado por tipo de impuesto retenido. Capital: se pide una distinción en un código diferente si es utilidad o pérdida del ejercicio, así como también de la utilidad o pérdida del ejercicio de años anteriores, estos conceptos normalmente se registran en una sola cuenta. Hay algunas cuentas que hay en la contabilidad pero que no están en el catálogo del SAT, para ellos se sugiere considerar la más parecida y razonable de los códigos agrupadores existentes, por ejemplo: otras estimaciones de activo: sólo hay una cuenta para la estimación de cuentas incobrables, no existen códigos para otras provisiones, por ejemplo, las de devoluciones se podría reportar en otros activos circulantes. impuestos diferidos: sólo está la clasificación de los impuestos diferidos en el activo, por lo que se entendería que si el contribuyente tiene impuestos diferidos pasivos deberá registrarlos como otros pasivos circulantes. Otras consideraciones: Ventas: se solicita una separación de las ventas por tasa de 0%, 16% (general) o exentas, lo más difícil para algunos contribuyentes será la subdivisión en contado y crédito, si no se tienen separadas en la contabilidad de esa forma. Respecto de la separación de crédito y contado se entiende que en el desenvolvimiento de las relaciones comerciales la condición de crédito y contado puede cambiar para una operación; sin embargo, se entendería que lo que se debe reportar es lo que se pactó en el momento de la venta. No hay un código específico para los servicios, por lo que lo más recomendable es reportarlos como venta separándolos por tasa y no como otros ingresos. Gastos: la parte más compleja y en la que se debe prestar especial atención es la agrupación de las cuentas del costo de ventas, gastos de ventas y de administración, hay que entender cómo está configurado el sistema contable, porque hay algunos sistemas contables que no están divididos en simples cuentas, que se puedan corresponder una a una con el catálogo del SAT. A manera de ejemplo, de lo anterior se pueden considerar los gastos de viaje que supongamos están registrados en la cuenta del catálogo de cuentas, y que esta cuenta agrupa en una parte a los gastos de manufactura que forma parte del costo de ventas por personal de las áreas de Producción, a los gastos de venta, por el personal de Ventas y a los gastos de administración por el personal administrativo que viajó, con lo cual una simple agrupación de una cuenta completa de la balanza de comprobación al catálogo del SAT no sería posible. Para poder agruparlo se tendrían que tomar en cuenta las cuentas contables, centros de costos, áreas funcionales, elementos del costo y del gasto, es con todos estos componentes que una compañía puede llegar al importe de las agrupaciones solicitadas, lo cual podría significar tener que reportar la contabilidad al SAT por centro de costos. Otra consideración en la parte de gastos es que se proponen las clasificaciones por gastos generales, de venta y de administración, y los únicos gastos que tienen apertura son los gastos generales, se podría entender que si el contribuyente no tiene gastos generales no debería realizar la apertura por tipo de gasto. Gastos no deducibles: hay un código de gastos no deducibles dentro de los gastos generales y a su vez otro código de gastos no deducibles por separado; sin embargo, no está claro si dentro de los gastos generales se deberán agrupar los gastos no deducibles de la operación y en el otro código los otros gastos no deducibles, y si en los gastos de ventas y de administración existen gastos no deducibles como se deberían mostrar. Cualquiera que sea el criterio que se decida seguir, se entendería que la autoridad pretende tener por separado los gastos no deducibles, para ello se debe considerar que la agrupación para los contribuyentes que 79 Artículos 601

4 601 tienen cuentas en donde en la misma se registran gastos deducibles y no deducibles, para poder separarlos se deberán registrar reclasificaciones todos los meses, se propone colocarlos en la lista de ajustes. Utilidad o pérdida en venta de activo fijo: para la pérdida se solicita separada en seis tipos de activo, normalmente se tiene en una sola cuenta en la balanza de comprobación, si es así se tendría que separar, por otro lado, la utilidad no tiene un código agrupador específico, se entiende que se deberá reportar en otros ingresos. Depreciación de activos fijos: al igual que el inciso anterior se deberá reportarse por tipo de activo. Cuentas de orden: para la cuenta de capital de aportación (Cuca) y la cuenta de utilidad fiscal neta (Cufin), se deberán presentar los saldos en cuentas de orden actualizados, aun cuando la balanza se presente mensual, dichas actualizaciones deberían hacerse de acuerdo con la Ley del impuesto sobre la Renta (LiSR) que con relación a la Cufin el artículo 77 indica que el saldo de la Cufin se actualizará al último día del ejercicio, o bien, cuando se distribuyan o perciban dividendos o utilidades. Respecto de la Cuca, el artículo 78 de la LiSR menciona que la Cuca se deberá actualizar por el periodo comprendido desde el mes en que se efectuó la última actualización y hasta el mes del cierre del ejercicio que se trate, por lo cual deberá actualizarse anualmente, o bien, a la fecha de la aportación o reembolso de capital si es que hubiere. Balanza de comprobación En las reglas publicadas se solicita enviar el archivo para las personas físicas a más tardar el 27 del mes inmediato posterior, y para personas morales el 25, y para el cierre del ejercicio el 22 y 20 de abril del ejercicio inmediato posterior, respectivamente. Para los envíos de julio a diciembre de 2014, se estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Transitorio de la Tercera Modificación a la RMF 14, que las personas morales podrán hacer entrega de la información correspondiente de julio de 2014 a diciembre de 2014 en enero de Para personas morales no se especifica el día máximo de entrega, se deberá entender que el día 31. Respecto de 2015, deberán ser enviadas a más tardar el 25 y el 27 del 80 mes inmediato posterior para personas físicas y morales respectivamente. Una vez hecha la agrupación del catálogo de cuentas, la balanza de comprobación no debería representar ninguna complicación. A pesar de eso, se recomienda antes del envío de la balanza de comprobación al SAT, establecer un proceso de revisión de los números, para validar que las cifras presentadas hagan sentido, se revisen las cuentas de impuestos a cargo, a favor, de las ventas y los ingresos por tasa, del ieps e iva e impuestos retenidos, etcétera, para que estén cruzados con las declaraciones mensuales. Pólizas El archivo de pólizas deberá ser preparado por el contribuyente; sin embargo, sólo será entregado a solicitud de la autoridad dentro del ejercicio de las facultades de comprobación, o bien, cuando se efectúen compensaciones o devoluciones de saldos a favor. Se estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Transitorio de la Segunda RMF, que el archivo denominado pólizas sólo será solicitado por la autoridad a partir de 2015, y el mismo artículo de la Tercera Modificación a la RMF 14 señala que sólo será solicitado respecto de la información generada en 2015, por lo cual se entiende que los contribuyentes se encuentran relevados de tener dicha información disponible para los meses de Los requerimientos de este archivo de pólizas está fundamentado en el artículo 33, letra B, fracción iii del RCFF, el cual establece que los registros o asientos contables deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse el pago. Los puntos importantes a considerar de la entrega de los archivos póliza son: División de las pólizas en ingresos, egresos y diario: hay sistemas contables que tienen más de 50 tipos de pólizas, los cuales se tendrán que clasificar dentro de los tres tipos de póliza que solicita el SAT. tipo de cambio: para las pólizas de operaciones que están realizadas en moneda extranjera, se deberá de colocar el tipo de cambio con el que se realizó la operación.

5 Cheque: para las pólizas de egreso que representen pagos con cheque se deberá reportar el banco y la cuenta origen de la cuenta de la cual se giró el cheque, en este sentido, no se - re es el número de cuenta CLABE interbacaria o el número de cuenta, la longitud de los campos es suficiente para colocar la cuenta CLABE, se recomienda colocarla; asimismo, se requiere el nombre y el Registro Federal de Contribudel cheque. Transferencia: para las pólizas de egreso que implican una transferencia bancaria, además de reportar lo indicado para el cheque en el punto anterior, se deberá reportar el banco y cuenta destino, igual que en el si es la cuenta CLABE, la longitud de los campos es su- CLABE, se recomienda colocarla. Comprobantes: lo más arduo, de acuerdo con la Segunda tenía este reporte era la llamada clave UUID, que es el número folio único de 36 dígitos que está dentro del comprobante - tribuyentes cuentan con los archivos XML como parte de la contabilidad y se encuentran archivados y disponibles para poder consultarlos; sin embargo, hoy en día muy pocos contribuyentes utilizan los XML para ser leídos y contabilizados automáticamente por su sistema contable. En adición a que puede ser que estos archivos sean generados y manejados por sistemas satélite a la contabilidad y que esto haga difícil tener los datos solicitados dentro de las pólizas. a la RMF-14 se da la facilidad de que en caso de que no se asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá a través de un reporte auxiliar relacionar Dicho reporte auxiliar hasta hoy Artículos

6 601 sería emitido de forma libre y la única condición es que ayude a relacionar los folios fiscales con las pólizas, lo cual tampoco es tarea fácil, como veremos a continuación. Dentro de la diversidad de archivos XML que tienen folios hasta hoy se tienen: Facturación por ventas, servicios y otros ingresos: el flujo de emisión de facturas de venta para algunos contribuyentes es que los datos para emitirlas provienen del sistema contable y la facturación se realiza en sistemas satélite proporcionados por los PAC. Estos sistemas generan los comprobantes de conformidad con los requisitos legales y fiscales, y cada operación tiene un número interno que identifica cada registro contable con cada comprobante. Se deberá revisar si se tiene también el número de folio único. Lo anterior es lo que serviría de base para crear el reporte auxiliar, si se optara por que el folio aparezca directamente en las pólizas se tendría que establecer una interface de regreso al sistema contable para colocar dentro de la póliza el número de folio único. Facturación de proveedores y de gastos de viaje: cuando se reciben las facturas de proveedores éstas se validan y se guardan, la mayoría de los contribuyentes colocan dentro de la contabilidad un número de factura que identifica el comprobante con el registro contable; sin embargo, no se tiene el número de folio único, se tendría que buscar la forma de colocarlo de manera automática, debido a que es un folio de 36 dígitos y hacerlo de forma manual resultaría en tiempos adicionales de captura, o bien, en posibles errores. Respecto a los gastos de viaje, algunos contribuyentes realizan sus registros mediante una interface entre un sistema satélite y su sistema contable, algunas veces mediante registros contables agrupados, en este caso y con la finalidad de tener el folio único en las pólizas, se tendría que cambiar el sistema de interface y enviar una línea del registro contable por cada comprobante fiscal, en el caso de los contribuyentes que realizan los registros de sus pólizas manuales tendrían que registrar al igual que los anteriores una línea por cada comprobante, para ambos casos se multiplicarían significativamente el número de registros contables. Los dos anteriores si se decidieran manejar con reportes auxiliares si pensamos en una compañía con cientos o miles de operaciones resulta complicado relacionar los folios de los XML recibidos con el número póliza que los registra en la contabilidad, 82 habría que hacer algún desarrollo de sistema para poder relacionarlos. Lo que sí aliviaría esta opción es que no se modificaría la forma en que se hace la contabilidad. recibos de nóminas: en el caso de recibos de nóminas, al igual que en los casos anteriores cuando la nómina se procesa en un sistema satélite, en la mayoría de los casos se envía un registro contable global automático o, en el caso de que se elabore un registro contable manual también es global, en ambos casos para poder identificar el número de folio del comprobante fiscal se tendría que hacer un registro contable por cada recibo de nómina. En el caso especial de la nómina el adicionar el RFC del beneficiario, que en este caso sería el empleado en cada registro contable, causaría un problema con la confidencialidad de la información, ya que cualquier usuario del sistema contable que consultara la cuenta de salarios y conociera el RFC podría conocer el sueldo de cualquier empleado, por lo que la mejor opción para este caso es el reporte auxiliar el cual no sería complicado amarrar contra los registros contables. Como se comentó al inicio, para dar cumplimiento con estas disposiciones, se requiere tener una rutina establecida de registros contables, así como de establecer qué ajustes y reclasificaciones se requieren para agrupar con los códigos proporcionados por el SAT. Además, los contribuyentes deberán evaluar el costo que tendrán que asumir para preparar los archivos XML, que hasta antes de la expedición de la RMF, ninguno estaba obligado a producir, y el gasto adicional en modificar el sistema contable, crear reportes auxiliares, o bien, contratar recursos adicionales para tener los datos solicitados para el archivo de pólizas en caso de que lo requieran, algunos por el volumen de operaciones tendrán incluso que invertir en servidores y sistemas de almacenamiento y proceso de información que les permitan manejar los archivos enormes que tendrán que ser generados. Esta iniciativa por parte de las autoridades fiscales podría parecer ambiciosa; sin embargo, utilizado de una forma positiva ayudará a que se establezca transparencia en la preparación de la información financiera que da lugar al pago de impuestos, fue sumamente atinado por parte de ellos otorgar más tiempo a los contribuyentes para cumplir con esta obligación, debido al costo y nivel de detalle requerido en los reportes.