MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS REGISTROS CONTABLES VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.

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1 Código: GPHMS001 Página: 1 de 66 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS REGISTROS CONTABLES VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.

2 Código: GPHMS001 Página: 2 de 66 ÍNDICE Contenido Pág. Índice... 2 INTRODUCCION... 3 Objetivo... 4 Alcance... 5 Marco jurídico... 6 Normas Generales... 8 COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD Procedimiento de registro de Ingresos de Plantas Procedimiento de registro de Ingresos de Arepera y Abasto Procedimiento de registro de Cobranzas Procedimiento de registro de Cuentas por Pagar Procedimiento de registro de Compensaciones Procedimiento de registro de Egresos (Sede y Fondos Descentralizados) Procedimiento de Registro de Nómina Procedimiento de Registro de los Inventarios de Materia Prima, Productos Terminados, Materiales e Insumos y Productos Comerciales en el Sistema Contable Procedimiento para el registro y análisis de las depreciaciones de activos fijos Procedimiento para elaboración y preparación de los Estados Financieros Procedimiento de Revisión y Archivo de Documentación Contable Diagrama de flujo Formatos Glosario... 62

3 Código: GPHMS001 Página: 3 de 66 INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a Venezolana de Alimentos la Casa, S.A., en el registro económico financiero de los Fondos provenientes del Estado así como los procedentes de Ingresos Propios. Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa. En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los procesos contables, que permitan apoyar a la Dirección de Administración y en los principios de racionalidad económica a fin de garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos.

4 Código: GPHMS001 Página: 4 de 66 OBJETIVO Corresponderá a la Gerencia de Contabilidad coordinar la información contable, fiscal y determinar los efectos económicos financieros de Venezolana de Alimentos La Casa S.A., a los fines de reflejar los resultados de su gestión y situación patrimonial.

5 Código: GPHMS001 Página: 5 de 66 ALCANCE Este documento, controla, promueve y describe las políticas, programas y acciones estratégicas de la Gerencia de Contabilidad, a fin de optimizar los procedimientos contables que afecten la gestión económica de Venezolana de Alimentos la Casa, S.A.

6 Código: GPHMS001 Página: 6 de 66 MARCO JURÍDICO Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Caracas, martes 27 de marzo de 2012 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No Extraordinario del 23 de diciembre de Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Extraordinaria Nro de fecha 07 de abril de Código de Comercio, con la reforma parcial del Código de Comercio de fecha 26 de junio de Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 27 de junio de 2002 gaceta oficial Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público sobre el Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública. Decreto N de noviembre de 2005 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Gaceta Oficial Nro Extraordinaria de 1 de Julio de 1981

7 Código: GPHMS001 Página: 7 de 66 Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial N de fecha 26 de febrero de Providencia Administrativa 0056-A mediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado. de fecha 27 de Enero de 2005 Providencia Administrativa Nro emitida en Gaceta Oficial Nro de fecha 08 de noviembre del año Normativa general de emisión de facturas y documentos fiscales. Providencia de las cuentas patrimoniales de la Oficina Nacional de Contaduría Publica (ONCOP). Gaceta Oficial Nº de fecha 06 de agosto de Ley de Impuesto Sobre la Renta, Gaceta Nº de fecha 16 de febrero de Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre La Renta. 24 septiembre de 2003, Gaceta Extraordinaria Reglamento Parcial de Ley de Impuesto Sobre la Renta, Decreto de mayo de 1997, Gaceta rige en materia de retenciones. Gaceta Nº013 fecha 13 de Agosto de 2009, Ley de Timbre Fiscal del Gobierno de Distrito Capital. Código Orgánico Tributario, Gaceta Oficial Nº de fecha 17/10/2001. Gaceta nº de fecha 06 se septiembre Ley de Contrataciones Públicas.

8 Código: GPHMS001 Página: 8 de 66 NORMAS GENERALES NORMAS GENERALES: 1. Todas las operaciones de Venezolana de Alimentos La Casa S.A. deberán ser registradas de acuerdo a los principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de la República y los principios de contabilidad generalmente aceptados y la presentación de los Estados Financieros basada en los mismos. 2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo con las disposiciones previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos. 3. La Gerencia de Contabilidad deberá preparar los siguientes Estados Financieros o Balance General o Flujo de Efectivo o Estado de Resultado o Estado de Cuentas de Patrimonio 4. Reportes de Análisis: o Balance de Comprobación o Mayor Analítico o Diario General o Auxiliar por Cuentas 5. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados Mensualmente y anualmente. Excepto a solicitud de las autoridades. 6. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la información contenida en los estados de cuentas y de esta manera podemos dar fe de los Controles Internos.

9 Código: GPHMS001 Página: 9 de Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar en los Estados Financieros los saldos reales de las cuentas. 8. Será de absoluta obligatoriedad que la Gerencia de Contabilidad preste todo tipo de ayuda técnica y administrativa a las Direcciones, Gerencias, Departamentos y Plantas, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de registro, procesamiento de información y el manejo contable general. 9. El envío de la información y cierres mensuales por las Direcciones, Gerencias, Coordinaciones y Plantas deberá hacerse de forma controladas y estas deberán remitir la documentación a la Gerencia de Contabilidad los cinco (5) días (hábiles) de cada mes, a fin de garantizar que el proceso de registro, verificación, ajustes y consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos días hábiles luego de su recepción. 10. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada cuenta según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de importancia en los diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se deberá anexar notas explicativas a dichos Estados. 11. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de acuerdo a la presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las reclasificaciones efectuadas tales como sobregiros, etc. 12. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices e indicadores financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos. 13. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la información del sector público en un Plan Único de Cuenta que funge de esencia al Sistema

10 Código: GPHMS001 Página: 10 de 66 Integrado de Información Contable Presupuestario de Administración Financiera del Sector Público (SICOP) y el plan de Cuentas Patrimoniales emitido por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP). 14. El Plan Único de Cuentas están integrado por Seis (6) grupos de cuentas: ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO INGRESOS COSTOS GASTOS 15. Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene Cinco (5) niveles de segregación identificados por códigos numéricos y por la clasificación, denominación y descripción de las respectivas cuentas. 16. Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta que sea requerida por algún ente externo como interno.

11 Código: GPHMS001 Página: 11 de 66 COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD NORMAS ESPECÍFICAS 1. Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos que soporten la operación. 2. las Gerencias de, Administración y las Coordinaciones de los Fondos Descentralizados deberán remitir la documentación que haya generado movimiento mercantil a la Gerencia de Contabilidad de manera semanal o al culminar el mes, los Cinco (5) días siguientes los soportes de todas las transacciones financieras que hayan generado, para ser registradas en la contabilidad de la empresa. 3. Las transacciones económicas financieras deben registrarse en el Sistema de Contabilidad a fin de generar los comprobantes contables, dicho comprobante deberá ser ingresado indicando la siguiente información: 3.1 Año de Operación 3.2 Mes de Operación 3.3 Tipo de Comprobante 3.4 Numero de Comprobante Ejemplo: 1301IG01, 1301EG01, 1301AJ Nomenclatura para comprobantes EG - Egresos (cheques) IG - Ingresos AJ - Ajustes TR Transferencias CB Cobranzas NO Nominas CP Cuentas por Pagar CR Cruces o Compensaciones

12 Código: GPHMS001 Página: 12 de IP Impuestos 4. Debe consultarse en el sistema de contabilidad, en asientos contabilizados y en asientos temporales, el último comprobante generado, con el fin de registrar el consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento contable. 5. Debe recibirse Mensualmente de la Gerencia de Inventario y Suministro, los inventarios valorados (cantidad en toneladas y en Bolívares), de Materia Prima, Productos Terminados, Inventario e insumos. Firmados y sellados por la gerente del área ya que es el soporte para realizar los movimientos de Inventario en la contabilidad de la empresa. 6. Debe recibirse Mensualmente de la Gerencia de Red Venezuela, los inventarios valorados (cantidad en toneladas y en Bolívares), de Productos Comerciales Firmados y sellados por la gerente del área ya que es el soporte para realizar los movimientos de Inventario en la contabilidad de la empresa. 7. Solamente se podrán realizar ajustes en el mes o año contable no cerrado. 8. Los ajustes se realizarán por los siguientes motivos: 8.1. Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en los soportes Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta El auxiliar contable no corresponde con la cuenta contable empleada para el registro, de acuerdo a los soportes El auxiliar contable no corresponde con los soportes ni con la cuenta asociada Ajustes recomendados por Auditoría Interna y Externa. 9. Los Estados Financieros deberán ser emitidos Mensualmente y anualmente con corte en el caso de ser emitido de forma anual de cierre al 31 de Diciembre y con fecha de

13 Código: GPHMS001 Página: 13 de 66 presentación a los entes externos interesados antes del 31 de Marzo del siguiente año. Excepto petición de las máximas autoridades del organismo. 10. Los Estados Financieros deberán contener los siguientes documentos: Balance General Estado de Resultado Estado de Flujo del Efectivo Estado de Cuentas de Patrimonio. Notas de los Estados Financieros Cualquier otra documentación vinculada a la generación de los Estados 11. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las siguientes entidades externas: Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia Oficina Nacional de Contabilidad Pública - Copia Corporación Casa - Copia Banco Central - Copia Ministerio del Poder Popular para La Alimentación - Copia 12. Los Estados Financieros deberán estar firmados y sellados por el Gerente de Contabilidad, y Presidente del organismo. 13. Toda la documentación recibida deberá ser archivada de acuerdo a los comprobantes de diario ingresados en un mes. 14. Mensualmente la coordinación se encarga de emitir un consolidado de ingresos, el cual discrimina por rubros los ingresos mensuales de las plantas, areperas y abastos.

14 Código: GPHMS001 Página: 14 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE PLANTAS 1 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE PLANTAS COORDINADOR DE CONTABILIDAD 1.1 Recibe la relación de facturas emitidas y anuladas por la Gerencia. Facturación, por cada Planta y verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir irregularidad, se remite a la unidad de origen. ANALISTA CONTABLE 1.2 Recibe la relación de facturas por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de la información. Ordena por correlativo de las facturas. 1.3 Asigna comprobante contable según año y mes de la facturación. 1.4 Procede a realizar el registro de la factura, se selecciona la Cuenta Contable según Plan de Cuentas del sistema Phoenix en la sección Cuentas por Cobrar Comerciales o relacionadas según sea el caso, se le asigna centro de costo según Relación de Series de Factura, se registra numero de factura, indicando la letra F como factura seguido de la serie de la planta y numero de factura separado de un guión (-). Ejemplo: FA Luego se coloca un breve resumen del contenido de la factura, se detalla la operación (Venta o Servicio), nombre del cliente, cantidad y precio unitario, finalmente fecha de emisión. Ejemplo: Venta a Pedro Pérez / 400 x 3,00 / 01/01/ Luego se indica el importe del total de la factura, si tiene IVA se registra la cuenta de impuesto (Debito Fiscal), el centro de costo es el de Sede Administrativa, como referencia el número de factura, en la descripción se coloca a la factura que afecta y se ingresa el importe. Ejemplo: IVA por venta de fact. FA-0001 / Pedro Pérez / 01/01/2013

15 Código: GPHMS001 Página: 15 de Posteriormente se registra la Venta, si la misma refleja más de un producto, se le asigna una cuenta contable de la sección de ventas del Plan Contable a cada rubro que muestre la factura, centro de costo, como referencia el número de factura y en descripción se detalla el producto. Ejemplo: Azúcar / Pedro Pérez / 0101/ Una vez transcrita la relación de facturas recibida, se imprime el comprobante contable, se firma y se archiva en carpeta de lomo ancho.

16 Código: GPHMS001 Página: 16 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE AREPERA Y ABASTO 2 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE AREPERA Y ABASTO COORDINADOR DE CONTABILIDAD 2.1 Recibe la relación de reporte Z por la Gerencia de Control de Ingresos, por cada Arepera y Abasto, verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir irregularidad, se remite a la unidad de origen. ANALISTA CONTABLE 2.2 Recibe la relación de reporte Z por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de la información. 2.3 Asigna comprobante contable según año y mes de la facturación. 2.4 Asigna cuenta bancaria según información del Boucher, luego asigna centro de costo según relación de Series de Abastos y Areperas, se registra número de Boucher, Utilizando la denominación DP (Deposito) y los cinco últimos numero de la referencia. Ejemplo: Dp Luego se coloca un breve resumen del documento bancario seguido de la fecha, del reporte Z y la descripción de la unidad de ingreso (Abasto o Arepera) Ejemplo: DP-01/01/2013 RZ-0001 Arepera Macarao Posteriormente se registra el importe del Boucher. 2.5 Registra la venta, indicando la cuenta según el Plan Contable, centro de costo, en la Ref. Se coloca RZ seguido de los cuatro dígitos del reporte. Ejemplo: RZ-0001 En el resumen se coloca RZ seguido de la fecha del depósito y la descripción de la unidad de ingreso (Abasto o Arepera) Ejemplo: RZ-01/01/2013 Arepera Macarao.

17 Código: GPHMS001 Página: 17 de Registra el impuesto (IVA), el centro de costo es el de Sede Administrativa, como referencia el número de reporte Z, en la descripción se mantiene igual que la venta y se ingresa el importe. 2.7 Registra Ticket de Alimentación según reporte de cuadre de caja en la cuenta contable de Cuentas por Cobrar comerciales, centro de costo, en la referencia se coloca la palabra TICKETS, en la descripción se coloca Tickets de alimentación del día de la relación del reporte Z y el monto global de todos los tickets mientras que los mismos no se encuentren efectivos en banco. 2.8 Posteriormente si aplica, registra los Gastos de la Arepera o Abasto, primero analiza la factura, luego ingresa cuenta de Plan Contable en la sección Gastos Operacionales, centro de costo de series de Arepera o Abasto, en la referencia se coloca NF (numero de factura) seguido de un guion y los últimos 5 números de la factura Ej.: NF en la descripción se coloca Gasto por concepto de compra del producto, se incurre en el gasto de areperas y abastos cuando exista una contingencias y es autorizada por el Gerente de la red Venezuela emitiendo una carta explicativa del caso. 2.9 Registros de Tickets de alimentación efectivos en banco: una vez se haya hecho efectivo en banco se procede a disminuir las cuentas por cobrar transitoria, aumentado banco y registrando el gasto por comisión de banco por el servicio prestado. 2.9 Para finalizar dado el caso, si existe sobrante o faltante se informa de forma verbal y escrita a las áreas responsables para que tomen las acciones pertinentes y poder realizar los ajustes correspondientes 2.10 Una vez transcrita la relación del Reporte Z, se imprime el comprobante contable, se firma y se archiva en carpeta de lomo ancho.

18 Código: GPHMS001 Página: 18 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COBRANZAS 3 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE COBRANZAS COORDINADOR DE CONTABILIDAD 3.1 Recibe la relación de facturas emitidas y depósitos por la Gerencia de Control de Ingresos, por cada Planta y verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir irregularidad, se remite a la unidad de origen. ANALISTA CONTABLE 3.2 Recibe la relación de facturas y depósitos por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de la información. Ordena según el mes del depósito. 3.3 Asigna comprobante contable según año y mes del depósito. 3.4 Asigna cuenta bancaria según información del Boucher o Transferencia, luego asigna centro de costo según relación de Series de facturas, se registra número de Boucher, utilizando la denominación DP (Deposito) o TR (Transferencia) y los cinco últimos numero de la referencia. Ejemplo: DP Luego se coloca un breve resumen del documento bancario seguido de la fecha del depósito o transferencia, numero de factura y nombre del cliente. Ejemplo: DP.01/01/2013 FA-0001 Pedro Pérez Posteriormente se registra el importe del Boucher. 3.5 Registra el reporte de operaciones del Punto de venta, se busca en el estado de cuenta del banco la transacción por el numero de afiliado que aparece en el comprobante y se transcribe el monto total del cierre del punto que aparece en dicho estado de cuenta, ya que va existir una diferencia entre el Boucher y el estado de cuenta que es la comisión bancaria y la misma se registra como gastos de comisión por porcentaje que el banco resta a las transacciones por punto de venta, como referencia se coloca el numero del afiliado que aparece en el recibo, el centro de costo

19 Código: GPHMS001 Página: 19 de 66 se mantiene y en la referencia se coloca DP y los últimos cinco números de afiliado, seguido del numero de factura y nombre del cliente. 3.6 Asigna cuenta contable según Plan de Cuentas, sección Cuentas por Cobrar Comerciales o Empresas relacionadas, se mantiene el centro de costo, como referencia se registra numero de factura, indicando la letra F como factura seguido de la serie de la planta y numero de factura separado de un guión (-) Ejemplo: (FJ- 0001), se mantiene el mismo concepto. 3.7 Una vez transcrita la relación de facturas recibida, se imprime el comprobante contable, se firma y se archiva en carpeta de lomo ancho.

20 Código: GPHMS001 Página: 20 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR 4 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR COORDINADOR DE CONTABILIDAD 4.1 Recibe el lote quincenal de bases de cálculo y copias de puntos de cuenta y de la Coordinación de Servicios Tributarios, de cada dirección o fondo descentralizado y verifica que la cuenta por pagar este en completo orden, de existir irregularidad, no se procesa aquella que no contenga o punto de cuenta o factura. ANALISTA CONTABLE: 4.2 Recibe el lote de cuentas por pagar por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de la información. 4.3 Asigna un comprobante contable y asigna una cuenta contable de acuerdo a la imputación presupuestaria a través del clasificador presupuestario o por la información del punto de cuenta, si es un gasto para plantas se llevan a la Sección Costos Indirectos y si es gasto a la sede administrativa se lleva a la sección del plan contable Gastos Operacionales, el centro de costo se asigna mediante la relación de series de plantas, se registra el numero de factura utilizando la denominación FT (factura) y el numero de factura separado de un guion (-), luego se coloca un breve resumen de la factura que contiene, Nombre del Proveedor / y lo que se compro o el servicio que se realizo. Ejemplo: Gento-Flex, c.a. / Servicio de Impresión y Corte y luego se registra el importe de la factura. 4.4 Transcribe las retenciones que aplica la coordinación de servicios tributarios, en la sección ( ) Impuestos Retenidos el cual de acuerdo a las características de los rubros que contenga la factura de compras y los montos que la misma refleje aplicaran impuesto 1*1000, retención de impuesto al Valor Agregado (IVA). Retención de Impuesto Sobre la Renta y Retención de Responsabilidad Social. Asignando cuenta contable seguido del centro de costo a sede administrativa (0001), la referencia

21 Código: GPHMS001 Página: 21 de 66 es en cuanto al número de factura afectada (ej.: FT-0100) y se mantiene el mismo concepto agregándole la denominación de la retención que se registrara Ejemplo: Retención 1*1000 a Gento-Flex, c.a./servicio de Impresión y Corte. Nota: Las retenciones solo se registraran al momento en el que el cálculo del impuesto corresponda al mes de emisión de la factura. 4.5 Asigna Cuenta Contable según plan de cuentas en la sección cuentas por pagar comerciales o Empresas relacionadas, mantiene el centro de costo que aplica en la línea de registro del gasto o costo indirecto, se registra como referencia el número de factura, se mantiene el concepto de la línea de registro del gasto y se registra el importe. 4.5 Una vez transcrita las cuentas por pagar, se imprime el comprobante contable, se firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se archiva.

22 Código: GPHMS001 Página: 22 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COMPENSACIONES 5 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COMPENSACIONES COORDINADOR DE CONTABILIDAD 5.1 Recibe la relación de Expedientes y las facturas de ventas de la Gerencia de, de cada ente a compensar y verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir irregularidad, se remite a la unidad de origen. ANALISTA CONTABLE 5.2 Recibe la relación de la compensación por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de la información. 5.3 Asigna un comprobante contable y Corrobora de que las facturas de compras que contienen los expedientes a compensar estén registradas como cuentas por pagar en el sistema contable, de no estar registradas procede a realizar su registro según el procedimiento de cuentas por pagar que describe este manual. 5.4 Corrobora que las facturas de ventas estén registradas en el sistema contable como cuentas por cobrar, de no estar registradas se procede a realizar su registro según el procedimiento de registro de ingresos por plantas descrito en este manual. 5.5 Transcribe las facturas de compras que contienen los expedientes con la finalidad de rebajar las cuentas por pagar, asignándole una cuenta contable en la sección de cuentas por pagar comerciales o relacionadas, asigna centro de costo de sede administrativa (0001), se registra el numero de factura utilizando la denominación FT (factura) y el numero de factura separada de un guion Ejemplo: FT-0100 Se hace un breve resumen del concepto de la factura indicando la palabra compensación Luego el nombre de los entes que se compensan Ejemplo: Compensación Corporación CASA y Venalcasa. 5.6 Transcribe las retenciones que aplica la coordinación de servicios tributarios, en la sección ( ) Impuestos Retenidos el cual de acuerdo a las características de

23 Código: GPHMS001 Página: 23 de 66 los rubros que contenga la factura de compras y los montos que la misma refleje aplicaran impuesto 1*1000, retención de impuesto al Valor Agregado (IVA). Retención de Impuesto Sobre la Renta y Retención de Responsabilidad Social. Asignando cuenta contable seguido del centro de costo a sede administrativa (0001), la referencia es en cuanto al número de factura afectada (ej.: FT-0100) y se mantiene el mismo concepto agregándole la denominación de la retención que se registrara Ejemplo: Retención 1*1000 a compensación Corporación CASA y Venalcasa. 5.7 Asigna cuenta contable según Plan de Cuentas, sección Cuentas por Cobrar Comerciales o relacionadas con la finalidad de rebajar las mismas, se mantiene el centro de costo, como referencia se registra numero de factura, indicando la letra F como factura seguido de la serie de la planta y numero de factura separado de un guión (-) Ejemplo: (FJ-0001), se mantiene el mismo concepto de compensación. 5.8 Asigna cuenta contable según plan de cuentas, sección Activos diferidos el cual tiene los impuestos retenidos por los clientes y en la sección de gastos el impuesto 1*1000 retenido por clientes, como referencia se registra el numero de comprobante de retención del cliente bajo la denominación CR Comprobante de Retención y los cinco últimos números del comprobante separado de un guion (-) Ejemplo: (CR-8521) y se mantiene el mismo concepto de la compensación. 5.9 Una vez transcrita la compensación recibida, se imprime el comprobante contable, se firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se archiva.

24 Código: GPHMS001 Página: 24 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE EGRESOS (SEDE Y FONDOS DESCENTRALIZADOS) 6 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE EGRESOS COORDINADOR DE CONTABILIDAD 6.1 Recibe la relación de Expedientes en carpetas de lomo ancho de la Gerencia de y verifica si los expedientes están en completo orden, de existir irregularidad, se remite a la unidad de origen. ANALISTA CONTABLE 6.1 Recibe la relación de Expedientes pagados por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de la información. 6.2 Asigna comprobante contable y verifica que las facturas de compras, servicios y Honorarios profesionales, arrendamientos y otros gastos con su expedientes debidamente conformado estén registradas como cuentas por pagar, si no están registradas procede a realizar su registro de acuerdo al procedimiento de registro de cuentas por pagar que se describe en este manual. 6.3 De acuerdo a lo verificado registra la cuenta por pagar asignando cuenta contable según el plan de cuentas en la sección cuentas por pagar comerciales de acuerdo a la planta de la cual proviene el compromiso de pago, se le asigna un numero de centro de costo de acuerdo al cuadro de series de plantas, se registra la referencia bajo la denominación de FT (factura) luego el numero de factura separado de un guion (-) Ejemplo: FT-0001, como concepto se coloca el nombre del proveedor y el producto o servicio que se está adquiriendo y por último se registra el importe de la cuenta por pagar. 6.4 Registra las retenciones aplicadas por la coordinación de servicios tributarios, asignando una cuenta contable por cada retención aplicada de acuerdo al plan contable en la sección Impuestos Retenidos, se le asigna como centro de costo (0001), la referencia es el numero de factura, y el concepto se mantiene al de la

25 Código: GPHMS001 Página: 25 de 66 factura pero anteponiéndole la denominación del impuesto a registrar, ejemplo: 1x1000 Gento-Flex, c.a. / Servicio de impresión y corte, y registra el importe. Nota: Solo se hará registro de las retenciones cuando al momento del registro de las cuentas por pagar no se haya procesado 6.5 registra el cheque emitido por la Gerencia de, asignándole una cuenta contable de acuerdo a la entidad bancaria, según el plan contable en la sección de Bancos, se le asigna el centro de costo de acuerdo al cuadro de series por plantas, registra la referencia utilizando la denominación CH (cheque) seguido de los cuatro (4) últimos números del documento separados de un guion (-) ejemplo: CH-4545, registra el concepto el cual detalla el nombre del proveedor, el nombre del producto o servicio que se adquiere y se registra el importe del cheque. 6.6 Registra diferencia (de existir) se remite a la Gerencia de, Coordinaciones de Fondos descentralizados según sea el responsable de origen para subsanar el error y proceder a su registro correcto. 6.7 Los pagos referentes a la cuenta de responsabilidad social, son ejecutados haciendo transferencias interbancarias desde la cuenta recaudadora (Banesco 2085) a la cuenta asignada para el fondo de responsabilidad social (Banco del Tesoro 1866), una vez hecha la solicitud por la Coordinación de Servicios Tributarios. La metodología para disminuir el monto de dicha cuenta se hace únicamente mediante los pagos por concepto de Ayudas Económicas o Contribuciones a la Comunidad, se carga directo la cuenta de retención y se contrarresta con el documento bancario (cheque) únicamente de la cuenta asignada para el fondo. 6.8 Una vez transcrita la documentación recibida, se imprime el comprobante contable, se firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se archiva.

26 Código: GPHMS001 Página: 26 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NÓMINA 7 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOMINA (SABANA) COORDINADOR DE CONTABILIDAD 7.1 Recibe la Nómina (sabana, el cual es el desglose de los gastos por empleados), de la gerencia de Nomina y Compensaciones verifica que este en completo orden, de existir alguna irregularidad remite a la unidad de origen. ANALISTA CONTABLE 7.2 Recibe la Sabana del y verifica nuevamente la información. 7.3 Asigna Comprobante contable y asigna centro de costo a cada planta, arepera o abasto en la parte superior en lápiz de grafito. 7.4 Registra Las asignaciones de acuerdo al plan contable en la sección de Costos Mano de Obra si se refiere a una planta y de la sección Gastos Operativos de Administración Si se refiere a la sede administrativa. 7.5 Registra asignando la cuenta contable de acuerdo al plan de cuentas en la sección Pasivos Laborales. 7.6 Las denominaciones que se mencionan a continuación van insertas en la cuenta Sueldos Por Pagar: Sueldos y salarios, prima por responsabilidad, Descuentos por Manutención, Permiso No Remunerado, Días de Inasistencia injustificado. 7.7 Las cuentas especiales Aporte al Fondo Comunal se clasifica en la cuenta Otros Gastos Acumulados y Mercado Virtual se clasifica en la Cuenta por Pagar Corporación CASA. 7.8 Analista entrega esta información de las cuentas al coordinador de contabilidad para su cotejo.

27 Código: GPHMS001 Página: 27 de 66 COORDINADOR DE CONTABILIDAD 7.9 Recibe expediente con probatorios de la Gerencia de, verifica que la Sabana, Los probatorios de pago y el expediente, cuadren en la totalidad del pago de la nomina, de existir alguna disparidad en los montos será remitida a la unidad de origen para su modificación. ANALISTA CONTABLE 7.10 Ubica estados de cuentas que impliquen el pago de nomina y chequea que las transacciones estén efectivamente en los documentos bancarios, los resalta y los anexa al expediente Asigna cuenta contable según plan de cuentas en la sección Pasivos Laborales, centro de costo (0001) y la referencia indica la quincena que se está registrando Ejemplo: 1ºquinc ene, el concepto hace resumen de la nomina, Ejemplo: Pago de Nomina 1ºquinc enero Y se registra el importe de los sueldos por pagar Registra asignándole cuenta contable de la sección de banco de acuerdo a la entidad con la cual se emitió el pago, como centro de costo se mantiene (0001), la referencia se indica usando la quincena a pagar, el concepto se mantiene y se va registrando el importe de acuerdo a la transacción. Nota: los probatorios de la entidad bancaria de Banesco se cargan los débitos y luego los rechazos como créditos, en el caso del Banco del Tesoro se carga el neto de la operación Una vez transcrita la documentación recibida, se imprime el comprobante contable, se firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se archiva.

28 Código: GPHMS001 Página: 28 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA, PRODUCTOS TERMINADOS, MATERIALES E INSUMOS Y PRODUCTOS COMERCIALES EN EL SISTEMA CONTABLE. 8 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA, PRODUCTOS TERMINADOS, MATERIALES E INSUMOS Y PRODUCTOS COMERCIALES EN EL SISTEMA CONTABLE. COORDINADOR DE CONTABILIDAD 8.1 Recibe de la Gerencia de Inventario y Suministro memorando anexo los Inventarios de Materias Primas, Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos Terminados. 8.2 Recibe de la Gerencia de Red Venezuela memorando anexo los Inventarios del Centro de Acopio (Productos comerciales), donde se encuentra productos terminados tanto producido en la empresa como productos comprados para su venta. 8.3 Verifica que la documentación recibida corresponda con lo indicado en el memorando relacióna y le entrega un ejemplar sellado y firmado en señal de recibido. 8.4 Una vez verificada la documentación por el coordinador es enviada al analista contable. ANALISTA CONTABLE 8.5 Analiza las cuentas de Inventarios ubicada en el activo, por concepto de materia prima, Inventario de Materiales de Insumos e Inventarios, Productos Terminados y productos Comerciales con los reportes generados por el sistema contable de las compras realizadas en el mes. 8.5 Determina la diferencia entre los auxiliares suministrados por la Gerencia de Inventario e Insumos y la Gerencia de Red Venezuela vs el Balance de Comprobación registra los ajustes de movimientos de inventarios en el sistema contable los montos por concepto de Inventarios de Materias Primas, Inventarios de Materiales de Insumos y

29 Código: GPHMS001 Página: 29 de 66 e Inventarios de Productos Terminados y productos Comerciales con el objeto que los Estados Financieros manejen las cifras de Inventario actualizadas con dichas Gerencias. 8.5 Imprime los comprobantes contables realizados. 8.7 Anexa soporte remitido sellado y firmado de los Inventarios Valorados y los anexa al comprobante contable. 8.8 Entrega el Comprobante y anexos al para su revisión. COORDINADOR DE CONTABILIDAD 8.9 Recibe y revisa el Comprobante Contable y lo entrega al Analista Contable para su archivo y resguardo temporal que será por Tres meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo entregara a la sección de archivo para su custodia y resguardo permanente.

30 Código: GPHMS001 Página: 30 de 66 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ANÁLISIS DE LAS DEPRECIACIONES DE ACTIVOS FIJOS 9 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ANÁLISIS DE LAS DEPRECIACIONES DE ACTIVOS FIJOS COORDINADOR DE CONTABILIDAD 9.1 Para la depreciación de activos fijos, se toma en cuenta 6 años, lo que equivale a 72 meses para su depreciación total entrega coordinador cuadro de depreciación al analista contable ANALISTA CONTABLE 9.2 Clasifica por cuenta contable los activos fijos a depreciar, en el cuadro control se carga el concepto y descripción del bien, cuenta contable, adquisición, valor, fecha de retiro, total activo ajustado, mes a depreciar, depreciación mensual, depreciación acumulada, vida útil restante y valor histórico, se realiza el mismo de forma mensual reflejado en un cuadro consolidado en el cual muestra los montos hasta un periodo de un año, el método a depreciar es de línea recta y se entrega al Coordinador de contabilidad para su revisión. COORDINADOR DE CONTABILIDAD 9.3 Una vez hecha la revisión del cuadro de control se remite al Analista Contable ANALISTA CONTABLE 9.4 Registra las Depreciaciones de los activos fijos seleccionando la cuenta de gastos de depreciación por tipo de bien, aumentando la misma y se disminuye la cuenta depreciación de activo fijo que se encuentra en el activo arrojando como resultado el saldo neto del activo fijo después de la depreciación.

31 Código: GPHMS001 Página: 31 de Coteja el monto total de los gastos de depreciación con el monto total de las depreciaciones de las cuentas de activo para que las cifras sean iguales. 9.6 Una vez realizado el proceso de registro se envía al coordinador del área revisa y archiva en carpetas de lomo ancho con respectivo cuadro de control como soporte.

32 Código: GPHMS001 Página: 32 de 66 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 10 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ANALISTA CONTABLE: 10.1 Ingresa al menú Reportes opción Estados Financieros del sistema de contabilidad para generar el Balance de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados. Una vez que se haya analizado las cuentas por parte del personal asignado a esta actividad Ordena y transcribe los montos de los Estados Financieros a los formatos, instructivos o modelos establecidos para los Estados Financieros, por parte de los Órganos que rigen el organismo Imprime los Estados Financieros bajo los formatos, instructivos o modelos establecidos y los remites al. COORDINADOR DE CONTABILIDAD 10.4 Revisa y verifica que la información esté registrada correctamente. De realizar los análisis financieros, costos y de ser necesario transcripción alguno de los comprobantes Verificación de igual manera los registros fiscales, para comparar con los movimientos contables para el cuadre del mismo. GERENTE DE CONTABILIDAD 10.6 Recibe, revisa, firma y sella los Estados Financieros y los remite a la oficina del Gira instrucciones para la emisión de los oficios para la distribución de los Estados Financieros y envió de los mismos a la Oficina de la Presidencia del organismo.

33 Código: GPHMS001 Página: 33 de 66 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE. 11 PROCEDIMIENTO DE REVISION Y ARCHIVO DE DOCUMENTACION CONTABLE COORDINADOR DE CONTABILIDAD 11.1 Rectifica que la información registrada por los analistas este en correcto orden, de existir irregularidad en el registro procede a su modificación inmediata, una vez hecho esto se procede a la reimpresión del comprobante contable dejando como soporte el comprobante original. Firma el comprobante y da visto bueno al conjunto de documentos una vez revisados. Entrega documentación al Alista contable para su archivo. ANALISTA CONTABLE 12.2 Resguarda las carpetas de lomo ancho una vez revisadas por el coordinador en cajas de archivo, Cuatro (4) Unidades por Caja y envía a la unidad de Archivo y Registro para su conservación.

34 Código: GPHMS001 Página: 34 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de registro de Ingreso de Plantas Analista Contable inicio Recibe la relación de facturas emitidas y anuladas por la gerencia. Recibe la relación de las facturas por parte del coordinador Verifica de nuevo la veracidad de la información Verifica la veracidad de la relación y físico Ordena por orden correlativo las facturas Ser remite la relación a la unidad de origen. si Existe alguna irregularidad? no Procede a realizar el registro de la factura y selecciona el plan de cuentas según sea el caso. Se indica el importe de la factura, si tiene IVA se registra en la cuenta de impuesto. Se entrega la relación al analista contable. Se registra la venta La factura refleja mas de un producto? si Se le asigna una cuenta contable de la sección del plan contable de cada rubro no Transcrita la relación de facturas se imprime el comprobante contable, se firma y se archiva. fin

35 Código: GPHMS001 Página: 35 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de registro de Ingreso de Areperas y Abastos Analista Contable inicio Recibe la relación por parte del coordinador de contabilidad Recibe la relación Z por parte de la gerencia de control de ingreso por cada arepera y abasto. Verifica nuevamente la veracidad de la informacion. Asigna comprobante contable según año y mes de facturacion Verifica la veracidad de el físico y la factura Asigna cuenta bancaria según información del Bouche Coloca un breve resumen del documento bancario con fecha, reporte Z y unidad de ingreso Se remite a la unidad de origen si Existe alguna irregularidad? no Se entrega la relación al analista de contable Registra venta según plan contable, centro de costo en la REF. Registra impuesto el centro de costo de la sede administrativa como referencia de reporte Z Registra tickets de alimentación en la cuenta contable de cuentas por cobrar comerciales Registra los tickets de alimentación una vez que sean efectivo, procede a disminuir las cuentas Si aplica registra los gastos de areperas y abastos. Existe sobrante o faltante? no si Se notifica de forma verbal y escritas a las unidades responsables para que tomen acciones Transcrita la relación del reporte Z se imprime comprobante, se firma y se archiva fin

36 Código: GPHMS001 Página: 36 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de registro de Cobranzas Analista Contable Inicio Analista recibe la relación y depósitos del coordinador Recibe la relación de las facturas emitidas y depósitos de la gerencia de control de ingreso por cada planta. Verifica nuevamente la información y ordena según mes de deposito Asigna comprobante según año y mes de deposito Verifica la veracidad de la relacion vs el físico Se asigna a cuenta bancaria según información del bouche o transferencia, luego asigna centro de costo por factura y se registra bauche por numero Se coloca un breve resumen del documento bancario con seguido de la fecha de deposito o transferencia, numero de factura y nombre del cliente. Se remite a la unidad de origen si Existe alguna irregularidad? no Se registra el reporte de operaciones del punto de venta. Se busca en el estado de cuenta la transacción por el numero afiliado que aparece en el comprobante y se transcribe monto total del cierre del punto. Entrega la relación y depósitos al analista de contable Asigna cuenta contable según plan de cuentas, sección cuentas por cobrar comerciales o empresas relacionadas. Transcrita la relación de facturas se recibidas imprime comprobante contable, se firma y se archiva. fin

37 Código: GPHMS001 Página: 37 de 66 DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de Cuentas por Pagar Analista Contable inicio Analista recibe lote de cuentas por parte del coordinador Recibe lote de quincenal de bases de calculo, copias de punto de cuentas y servicio tributarios. Verifica nuevamente la información suministrada Verifica que las cuentas por pagar estén en perfecto orden. Asigna comprobante contable y asigna cuenta contable de acuerdo de la imputación o la información del punto de cuenta. Si es un gasto de planta se llevan a la sección de costos indirectos y si es de sede administrativa se lleva al plan contable de gastos operacionales No se procesa aquella que no contenga punto de cuenta o factura. si Existe alguna irregularidad? Transcribe las retenciones que aplican la coord. De servicios tributarios en la sección no Entrega lote de cuentas al analista contable. Asigna cuenta contable según plan de cuentas en la sección de cuentas por pagar comerciales o empresas relacionadas. transcritas las cuentas por pagar, se imprime comprobante contable, se firma, se rotula en la carpeta con el numero del comprobante y se archiva fin

38 DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de registro de Compensaciones Código: GPHMS001 Página: 38 de 66 Analista Contable Inicio Recibe la relación de compensaciones por parte del coordinador de contabilidad Recibe la relación de expedientes y las facturas de ventas de la Gcia. de finanzas para compensar de cada ente. Verifica nuevamente la veracidad de la información suministrada Se remite a la unidad de origen si Verifica la veracidad de la relación vs físico Existe alguna irregularidad? Asigna comprobante contable y corrobora que las facturas de compras contengan los expedientes a compensar y estén registradas en cuentas por pagar De no estar registradas se procede a su registro ejecutando el procedimiento de cuentas por pagar no Entrega la relación de la compensación al analista contable Verifica que las facturas de ventas estén registradas en cuentas por cobrar De no estar registradas se procede a ejecutar el procedimiento de ingreso de planta Transcribe las facturas de compras que contienen los expedientes con la finalidad de rebajar las cuentas por pagar. Se le asigna una cuenta contable en la sección de cuentas por pagar comerciales o relacionadas Realiza un breve resumen de la factura indicando la palabra COMPENSACION, luego los entes que se compensan A

39 Código: GPHMS001 Página: 39 de 66 A Analista transcribe las retenciones que aplica la coord. De servicios tributarios en la sección Asigna cuenta contable según plan de cuentas, sección cuentas por cobrar comerciales y o relacionadas con la finalidad de rebajar las mismas. Asigna cuenta contable según plan de cuentas, sección Activos diferidos el cual tiene los impuestos retenidos por los clientes y el la sección de gastos el impuesto Ya transcrita la compensación recibida, imprime el comprante contable, se firma y se rotula la carpeta con el numero de comprobante y se archiva. fin

40 DIAGRAMA DE FLUJO Código: GPHMS001 Página: 40 de 66 Procedimiento de registro de Egresos (Sede y Fondos Descentralizados) Analista Contable Inicio Analista recibe los expedientes pagados del corrdinador de contabilidad Recibe la relación de expedientes en carpetas de lomo ancho de la Gcia. de. Verifica nuevamente la información suministrada Verifica si los expedientes se encuentran en perfecto orden. Asigna comprobante contable y verifica la facturas de compras, servicios profesionales, arrendamientos y otros gastos con sus expedientes. De no estar registradas como cuentas por pagar se procede a ejecutar el procedimiento de registro de cuentas por pagar Se remite a la unidad de origen si Existe alguna irregularidad? no De acuerdo al lo antes verificado registra cuenta por pagar asignando cuenta contable según el plan de cuentas en la sección de cuentas pagar comerciales de acuerdo a la planta Entrega la relación de expedientes pagados al analista contable. Registra las retenciones aplicadas por la coordinación de servicios tributarios asignando a una cuenta contable por cada retencion Solo se hará registro de las retenciones cuando al momento del registro de las cuentas por pagar no se haya procesado Registra el cheque emitido de la Gcia. de finanzas se le asigna una cuenta contable según la entidad bancaria. En caso de existir diferencia remite a la Gcia de finanzas o según sea el responsable para subsanar el error A

41 Código: GPHMS001 Página: 41 de 66 A Los pagos a la cuenta de responsabilidad social los ejecuta haciendo las transferencias interbancarias de la cuenta recaudadora a la cuenta de responsabilidad social Este proceso se realiza una vez hecha la solicitud de la coord. De servicios tributarios. Ya transcrita la documentación recibida imprime comprobante contable, se firma y se rotula en la carpeta con el numero del comprobante y se archiva. Fin

42 DIAGRAMA DE FLUJO Código: GPHMS001 Página: 42 de 66 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOMINA (SABANA) Analista Contable Inicio Recibe la nomina de sabana del coordinador de contabilidad Recibe la nomina (SABANA) de la Gcia de nomina y compensaciones. Verifica nuevamente la nomina suministrada Verifica que la nomina este en perfecto orden Asigna comprobante contable y asigna centro de costo de cada de planta, abasto o arepera en lapiz grafito Se remite a su unidad de origen si Existe alguna irregularidad? no Registra las asignaciones de acuerdo al plan contable Si se refiere a una planta se asigna a la sección de costos de mano de obra y si es sede administrativa se asigna a la sección gastos operativos de administracion Entrega la información al analista contable Registra la cuenta contable de acuerdo al plan de cuentas en la sección de pasivos laborales Ingresa en la cuenta de sueldos por pagar sueldos y salarios y de mas datos que las acarren Las cuentas especiales aporte al fondo comunal en la cuenta. Otros gastos y mercado virtual se clasifica en la cuenta CASA Analista entrega la información de las cuentas la coordinador de contabilidad para su cotejo A

43 Código: GPHMS001 Página: 43 de 66 A Recibe expediente con probatorios de la Gcia. de Analista contable recibe la información del coordinador de contabilidad Verifica que la sabana, los probatorios de pago y el expediente cuadren en la totalidad del pago de nomina. Ubica los estados de cuenta que impliquen el pago de nomina y chequea que estén efectiva las transacciones Se remite a la unidad de origen si Existe alguna disparidad en los montos? Asigna cuenta contable según plan de cuentas en la sección de pasivos laborales no Coordinador entrega el cuadre del pago al analista contable Registra asignándole cuenta contable de la sección de banco de acuerdo a la entidad con la cual se emitió el pago. Los probatorios de la entidad bancaria de Banesco se cargan los débitos y luego los rechazos como créditos, en el caso del Banco del Tesoro se carga el neto de la operación. Ya transcrita la documentación recibida, imprime el comprobante contable, se firma y se rotula con el numero del comprobante y se archiva. fin

44 Código: GPHMS001 Página: 44 de 66 Procedimiento de Registro de los Inventarios de Materia Prima, Productos Terminados, Materiales e Insumos y Productos Comerciales en el Sistema Contable. DIAGRAMA DE FLUJO Analista Contable Inicio Analista recibe la documentación Recibe de la Gcia de inventario y suministro memorándum anexo a los inventarios de la materia prima y de la Gcia de Red Venezuela memorándum anexo los inventarios de centro de acopio. Analiza las cuentas de inventario ubicada en el activo, por concepto de materia prima, inventarios de materiales de insumos e inventarios, productos terminados y productos comerciales Verifica que la documentación recibida en los memorándums sea la correcta Relaciona y entrega un ejemplar a las dos gerencias sellado y firmados en señal de recibidos. Determina la diferencia entre los auxiliares suministrados por la Gcia. de Inventario e Insumos y la Gcia. Red Venezuela Registra los ajustes de movimiento de inventarios en el sistema contable Imprime los comprobantes contables realizados. Este proceso se hace con el objeto que los Estados Financieros manejen las cifras de Inventarios actualizadas con dichas gerencias La documentación es entregada al analista contable. Anexa soportes remitido sellado y firmado de los Inventarios Valorados y los anexa al comprobante contable Coordinador recibe y revisa el comprobante contable Entrega comprobante y anexos al coordinador de contabilidad para su revisión Entrega el comprobante contable al analista de contable Analista recibe y archiva fin

45 DIAGRAMA DE FLUJO Código: GPHMS001 Página: 45 de 66 Procedimiento para el registro y análisis de las depreciaciones de activos fijos Analista Contable Inicio Analista recibe cuadro de depreciacion del coordinador de contabilidad Coordinador entrega cuadro de depreciación al analista contable Analista clasifica por cuenta contable los activos fijos a depreciar. En el cuadro de control carga el concepto y descripción del bien, cuenta contable, adquisición, valor, fecha de retiro, total activo ajustado, mes a depreciar, depreciación mensual, depreciacion acumulada, vida util restante y valor historico Se realiza el mismo de forma mensual reflejado en un cuadro consolidado Coordinador y Gerente de contabilidad revisa cuadro de control Ya actualizado el cuadro de control lo envía al coordinador de contabilidad para su revision Remiten cuadro al analista contable. Analista registra las depreciaciones de los activos fijos seleccionando la cuenta de gastos de depreciación por tipo de bien Analista carga la misma por el debe cuenta de depreciación de gasto y el mismo valor por el haber disminuyendo la cuenta de depreciación de activo A

46 Código: GPHMS001 Página: 46 de 66 A Analista coteja el monto total de los gastos de depreciación con el monto total de las depreciaciones de las cuentas de activo para que la cifras queden iguales Coordinador revisa, imprime y archiva en carpetas de lomo ancho con cuadro de control como soporte Ya realizado el proceso de registro se entrega al coordinador del area fin

47 DIAGRAMA DE FLUJO Código: GPHMS001 Página: 47 de 66 Procedimiento para elaboración y preparación de los Estados Financieros Analista Contable Coordinador de Contabilidad Inicio Coordinador recibe la informacion del analista contable Gerente recibe, revisa, firma y sella los Estados Financieros Una vez que se haya analizado las cuentas por parte del personal asignado a esta actividad Ingresa al menú de Reportes opción Estados Financieros del sistema de contabilidad para generar el Balance de comprobación, Balance General y Estados de Resultados Coordinador revisa y verifica que la información este registrada correctamente Gerente los remite a la oficina del Director de Administración y Ordena y transcribe los montos Financieros a los formatos, instructivos o modelos establecidos para los Estados Financieros Imprime los Estados Financieros bajo los formatos, instructivos o modelos establecidos Realiza los análisis financieros, costos de ser necesario transcripción alguno de los comprobantes Verifica los registro fiscales, para comparar con los movimientos contables Gerente gira instrucciones para la emisión de los oficios para la distribución de los Estados Financieros y envió a la Oficina de la Presidencia del Organismo Analista los remites al Coordinador de contabilidad Entrega la información al Gerente de Contabilidad fin

48 DIAGRAMA DE FLUJO Código: GPHMS001 Página: 48 de 66 Procedimiento de Revisión y Archivo de Documentación Contable Analista Contable Inicio Analista recibe la documentación Coordinador rectifica la información registrada por los analistas este en correcto orden. Resguarda las carpetas de lomo ancho revisadas por el coordinador en cajas de archivo. Procede a su modificación inmediata si Existe alguna irregularidad? fin no Procede a la reimpresión del comprobante contable dejando como soporte comprobante original Firma el comprobante y da visto bueno al conjunto de documentos una vez revisados Entrega los documentos al analista contable para su archivo

49 FORMATOS Código: GPHMS001 Página: 49 de 66 COORDINACION DE CONTABILIDAD CONSOLIDADO DE INGRESOS PLANTAS ALIMENTACION MISIÓN SOCIALISTA Rif. G VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. CONSOLIDADO DE INGRESOS Al 31 de Mayo de 2013 (PRELIMINAR) MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO TOTAL INGRESOS OPERACIONALES VENTAS VENTA DE PRODUCTO Durazno Parchita Mango Fresa Vital Boys Otros Materiales Productos Varios , , , , , ,01 TOTAL VENTAS DE PRODUCTOS , , , , , ,01 VENTA DE MATERIALES Y SUMINISTRO Bolsas negras para basura Bolsas de Papel Cerdo crecimiento TOTAL VENTA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INGRESOS POR SERVICIOS VENTA POR SERVICIOS Y EMPAQUETADO Servicios de Empaquetados Servicios de Transporte Servicios de Almacenamiento TOTAL INGRESOS POR SERV.Y EMPAQ. OTROS INGRESOS Otros Ingresos Ejercicios Otros Ingresos DEVOLUCIONES EN VENTA Devoluciones en venta TRANSFERENCIAS Y DONACIONES Transferencias Internas del estado INGRESOS EJERCICIOS AÑO ANTERIOR TOTAL INGRESOS EJERCICIO AÑO ANTERIOR TOTAL INGRESOS , , , , , ,01

50 Código: GPHMS001 Página: 50 de 66 CONSOLIDADO DE INGRESOS ABASTOS VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.. A ALIMENTACION MISIÓN SOCIALISTA Rif. G VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. CONSOLIDADO DE INGRESOS Al 30 de Septiembre de 2012 (PRELIMINAR) MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL TOTAL INGRESOS ABASTOS VENTAS Abasto Achaguas Abasto Arenales Abasto Barinas Abasto Bravo Cacique Abasto Caicara Abasto Calabozo Abasto Catia Abasto Chaguaramas Abasto Guacara Abasto Guanare Abasto La Paragua Abasto Quibor Abasto La Veguita Abasto Maturin Abasto El Tigre Abasto Turen Abasto Chivacoa Abasto Zamora Vive TOTAL INGRESO DE ABASTOS INGRESO ABASTOS AÑOS ANTERIORES Abasto Barinas TOTAL INGRESOS ABASTOS AÑOS ANTERIORES TOTAL INGRESOS DE ABASTOS