Introducción de asientos contables ADRINFOR S.L.

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1 ADRINFOR S.L.

2 Indice 5- Introducción de asientos contables...1 Introducción de asientos...1 Introducción de asientos con IVA...3 Asientos de facturas rectificativas...6 Modificar y/o eliminar asientos y apuntes contables...9 Algunos aspectos importantes en la introducción de asientos...10 Comentarios de los asientos...11 Configuración del entorno...12 Otros botones en la introducción de asientos...13 Ejercicios...15 Ejercicio Ejercicio Ejercicio Recursos...21 Enlaces de Interés...21 i

3 5- Introducción de asientos contables Uno de los aspectos clave de ContaPlus es el registro de asientos contables. En los programas de contabilidad, la mayor parte de la información se introduce vía asientos. Una vez registrada esta información, el programa la gestiona, posibilitando la elaboración de informes diversos como: Libros contables: Diario, Mayor y Cuentas Anuales. Modelos fiscales relacionados con el IVA: 303, 420, 340, 390, 347, 349, Libro Registro de Facturas Expedidas y Libro Registro de Facturas Recibidas. Otros informes de utilidad en la gestión de la empresa: estadísticas, gráficos, presupuestos, analítica, cash-flow, etc. Introducción de asientos La información contable de una empresa tiene un soporte documental. Por ejemplo, una venta se documenta en una factura emitida a un cliente, el pago de un recibo se justifica con un documento bancario, y así hasta un largo etcétera. El siguiente documento representa una salida en efectivo de 1.000,00 de la cuenta corriente a la caja de la empresa: La contabilización a mano de este documento sería la siguiente: Para introducir un asiento en ContaPlus, acudiremos al menú Financiera, Opciones de diario, opción Gestión de asientos, o bien utilizaré la combinación de teclas Alt + A. También se puede acceder pinchando 1

4 sobre el icono Asientos. También puedes acceder a la gestión de asientos desde el Panel de Exploración: Aparecerá una pantalla como la siguiente: Para contabilizar la operación deberemos introducir la fecha del asiento y pulsar sobre el icono Añadir Partida. El programa abre una línea de edición donde introduciremos los datos. 2

5 Los datos que se introducen son básicamente tres: Subcuenta: si no recordamos la codificación podremos acceder al fichero de subcuentas pulsando la tecla +. Concepto: corresponderá un texto descriptivo de la operación. Debe/Haber: la separación de los céntimos de euro se consigue pulsando indistintamente sobre el punto o sobre la coma. Una vez concluido el asiento se comprobará que el descuadre sea igual a cero y se procederá a registrar el asiento. Esto se logra pinchando sobre el icono Grabar Asiento. De esta forma el área de trabajo queda libre para introducir un nuevo asiento. Introducir un asiento en ContaPlus Introducción de asientos con IVA En los asientos que contienen cuentas de IVA soportado (472) ó repercutido (477) hay que rellenar además una ficha especial que contiene determinados datos que, posteriormente, posibilitarán la realización de los modelos fiscales relacionados con el IVA. Estos asientos son los que se derivan de la contabilización de facturas recibidas o expedidas. El siguiente documento representa una factura recibida por compra de electrodomésticos: 3

6 La contabilización a mano de este documento sería la siguiente: 4

7 Al introducir el asiento contable y llegar al apunte del IVA, tras introducir el importe se abrirá la siguiente ventana: En ella debemos introducir los datos necesarios para el registro de la factura en el libro de facturas recibidas\emitidas o para realizar un asiento de regularización. 5

8 Facturas libro IVA: se activará si deseamos que la partida sea incluida en el libro correspondiente. Hay que rellenar obligatoriamente los campos Base Imponible y Contrapartida. En nuestro ejemplo, también hemos asignado el 1 como número de recepción de la factura (campo factura) aunque, como veremos en la 8ª unidad, puede ser ContaPlus quien asigne dichos números ordinales de forma automática. Si además, este registro queremos que se incluya en el modelo 347, activaremos la casilla correspondiente. Si la base imponible no se corresponde con la cantidad de IVA introducida, el programa avisa del error con un mensaje en el que propone una cantidad de IVA para la base imponible en cuestión. Asiento de regularización: se seleccionará en el caso que deseemos hacer un asiento de regularización de IVA. Este asiento no tendrá reflejo en los libros de facturas. Introducir un asiento con IVA Asientos de facturas rectificativas Las facturas rectificativas son facturas de abono que corrigen o rectifican en todo o en parte a otras facturas. Las correcciones pueden deberse a roturas, devoluciones de material o simplemente, a errores de facturación en precios, cantidades o descuentos. La factura que aparece a continuación rectifica a la contabilizada anteriormente por compras de lavadoras: 6

9 La contabilización de esta factura quedará de la siguiente forma: Sin embargo, al introducir los datos del cuadro de IVA, marcaremos la opción denominada Factura Rectificativa: 7

10 Como podemos observar, el programa habilitará el botón Datos Factura rectificativa, que nos abrirá la siguiente ventana: Los datos de la Factura Rectificada contienen la información referente a la factura que se rectifica (A/12). Habrá que introducir todos los datos solicitados, a excepción de la cuota de I.V.A., calculada automáticamente por la aplicación. 8

11 Los datos de la Factura Rectificativa (fecha y factura) no se podrán modificar, dado que se toman del cuadro de I.V.A. recién introducido. Sin embargo, la base imponible se calcula de forma automática, partiendo de la base imponible de la factura a rectificar y aplicando la corrección indicada en la base imponible del cuadro de I.V.A. Registro de una factura rectificativa Modificar y/o eliminar asientos y apuntes contables Cometer un error al contabilizar un documento es algo que sucede con relativa frecuencia. Con ContaPlus se puede modificar cualquier asiento contable con sólo introducir su número en el campo : En este asiento podrá modificarse sin problema alguno los campos fecha, subcuenta, conceptos e importe. También pueden variarse los datos de la ventana de IVA. 9

12 Si el error es demasiado grande y es mejor eliminar el asiento (y volverlo a introducir) que modificar sus datos, pincharemos sobre el icono Eliminación de Asientos del Diario : Eliminación por Nº de asiento permite eliminar un asiento o varios consecutivos. Eliminación por subcuenta sirve para borrar todos los asientos contables que contengan una (o varias consecutivas) subcuentas contables determinadas. Modificar y eliminar asientos Algunos aspectos importantes en la introducción de asientos La introducción de asientos da mucho más de sí. A continuación se analizarán algunos aspectos que pueden ser de utilidad para el usuario. 10

13 Comentarios de los asientos Introducción de asientos contables A veces, un asiento contable necesita de una explicación extra a la aparecida en el concepto del mismo asiento. Para estos casos está pensado el campo Comentarios de los asientos. Con posterioridad, se podrán realizar búsquedas y consultas de asientos a través del comentario introducido. En este caso, el comentario corresponde al nombre del usuario que ha contabilizado el asiento número 2. El comentario se puede modificar con posterioridad con sólo acceder a dicho asiento y pulsar sobre el icono Comentarios de los asientos. También pueden verse de forma simultánea los comentarios y el asiento contable. Recuérdese que en el anterior tema se podían consultar los asientos contables desde la opción Mayor del fichero de subcuentas: 11

14 Configuración del entorno Introducción de asientos contables Mediante esta opción podremos configurar la forma de trabajar dentro de la introducción de asientos. Con sólo pinchar sobre el icono Configurar Entorno se abrirá una caja de edición con las siguientes particularidades: Cálculo de IVA automático: cuando se introduce una cuenta que empiece por 477 ó 472, el programa aplicará el porcentaje de IVA de dicha subcuenta sobre el importe de la partida introducida con anterioridad. Cuadre automático por partida: el programa realizará un cuadre automáticamente por el valor del descuadre que queda en cada movimiento de la introducción del asiento. Este valor podrá ser modificado por el usuario. Caja de edición con contrapartida: marcando esta opción, se abrirá un campo más (Contrapartida) a la hora de introducir los apuntes de los asientos contables. Edición de partidas en modo extendido: esta opción permite tener a la vista más información del apunte que se está introduciendo en ese momento: 12

15 Otros aspectos de la introducción de asientos Otros botones en la introducción de asientos En la ventana de introducción de asientos aparecen unos cuantos botones más. Su utilidad, de forma resumida es la siguiente: Casación: permite realizar casación o anular una casación, por el método de origen y partidas. Cuando una partida esté casada aparecerá la marca correspondiente en la línea del asiento. Gestión del conocimiento: es un nuevo módulo que se encuentra en ContaPlus presente en, Subcuentas, Gestión de Asientos y Gestión de Inventario. Permite localizar más información 13

16 relativa a los Clientes, Proveedores y Agentes a través de la información contenida en él y en FacturaPlus o TpvPlus. Y consultar el Mayor de cualquier subcuenta. Añadir vencimientos: permite añadir el vencimiento en el momento de la introducción de facturas emitidas o recibidas, tomando todos los datos del asiento en curso. Debemos estar posicionados sobre la Subcuenta del Cliente\Proveedor. Añadir inventario: Este botón da la posibilidad de enlazar directamente un asiento a un tipo de inventario, sin necesidad de tener que ir a la opción de Gestión de Inventario (o gestión del inmovilizado) del menú. Banca electrónica: desde esta opción, podremos generar distintas órdenes de pago, para posteriormente, enviarlas a través de la banca electrónica. Regularización de partidas en moneda extranjera: con esta opción se regulariza manualmente una partida en moneda extranjera, realizando un apunte de pérdida o ganancia con respecto al Cambio original y al Cambio del día. Papelera, cancelar asiento en curso: esta opción elimina el asiento activo, con todos sus movimientos. Ventana de asientos de la sesión: con esta opción podremos ver los asientos de la sesión. Aparecerán todos los apuntes que se hayan hecho antes de actualizar el fichero Maestro. Ayuda de asientos predefinidos: opción que permite ejecutar la ayuda específica de los asientos predefinidos (asientos previamente diseñados), presentando la colección completa de los mismos. Gestión documental: permite la asociación de documentos al asiento que estamos introduciendo, tal y como se ha especificado en la anterior unidad. Es por tanto, muy útil, dado que la mayoría de los asientos contables tienen un soporte documental (factura, documento bancario, nómina, etc.). La versión DEMO no permite el uso de este botón 14

17 Ejercicios Ejercicio 1 La introducción de asientos es la labor que más tiempo ocupa a un contable. Con la práctica, se convierte en un trabajo casi mecánico. El objeto de este ejercicio consiste en eso mismo, en practicar la introducción simple de asientos. Por ello, se pretende que el alumno adquiera soltura en la introducción de asientos. Para ello, el alumno contabilizará las factura que aparecen a lo largo del tema (A/12 y R-5): 15

18 Y además, también deberá contabilizar los siguientes documentos (una factura expedida por nuestra empresa y una nueva factura recibida del proveedor de lavadoras): 16

19 17

20 Ejercicio 2 Se propone que el alumno realice las siguientes tareas: 1. Añade el siguiente comentario al último documento contabilizado: "Cambiamos la forma de pago de cheque a 30 días, a recibo domiciliado a 30 días. 2. Configura el entorno de la introducción de asientos con las siguientes especificaciones: - Desactiva la opción Cuadre automático por partida. - Activa el campo Edición de partidas en modo extendido. El siguiente ejercicio se realizará con la nueva configuración. Ejercicio 3 En la línea del ejercicio número 1, se pretende que el alumno adquiera soltura en la introducción de asientos. Para ello, el alumno contabilizará l el documento bancario que aparece en este tema: 18

21 Además, se proponen los siguientes documentos bancarios: Este documento representa el pago por transferencia de la factura de un cliente (ver facturas del ejercicio número 1). Ten en cuenta que deberás añadir una nueva cuenta corriente (la del Banco Pastor) en el fichero de subcuentas. 19

22 Este otro documento representa el pago al proveedor de la primera factura que aparece en el ejercicio número 1. IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios 20

23 Recursos Enlaces de Interés Asientos contables habituales 21

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