Predefinición de asientos en AbanQ

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1 Índice de contenido Predefinición de asientos en AbanQ...2 Introducción...2 Los asientos predefinidos en AbanQ...3 Preparación para crear un asiento predefinido...4 Alta de un nuevo asiento predefinido...7 Uso de un asiento predefinido...13 Predefinido para la compra de suministro de combustible...16 Predefinido para contabilizar las nóminas

2 Predefinición de asientos en AbanQ Introducción La introducción de asientos en el diario de la contabilidad podía suponer el 80% del tiempo dedicado al proceso contable en una empresa. Aunque este tiempo haya disminuido, en gran parte, gracias a la integración entre distintas áreas de la empresa mediante el uso de un ERP, y la generación automática de asientos desde sus distintos módulos; sigue existiendo la necesidad de introducir manualmente asientos en la contabilidad, por ejemplo porque no tengamos disponibles todos los módulos del ERP. Es necesario hacer más ágil, fiable y segura la creación de asientos en la contabilidad, y por ello se han creado las plantillas de asientos. Las plantillas de asientos son asistentes que sirven para dar de alta apuntes contables de forma automatizada en la contabilidad de la empresa. Estos asientos ya predeterminados se conocen por diversos nombres como asientos tipo, predefinidos, automáticos, modelos, máscaras, patrones o plantillas de asientos. El uso de estos asistentes tiene varias ventajas importantes, las cuales enumeramos a continuación: Permite registrar hechos contables sin tener conocimientos de contabilidad. Si programamos el proceso de introducción de apuntes convenientemente, o sea, separando los documentos que originen los asientos por conceptos: ventas, nóminas, etc. es posible que un usuario sin conocimientos contables se encargue de dar entrada a estos documentos. Evita errores en la introducción de apuntes. Debido a que reduce la participación del factor humano en su elaboración. Agiliza la entrada de asientos repetitivos. Se reduce al mínimo el proceso de captura de apuntes y por ello será más rápido. Incrementa la productividad del Sistema de Información Contable. Las tres ventajas anteriores suponen que el coste operativo de llevar la contabilidad disminuye; disminución que será mayor cuanto más elevado sea el número de apuntes repetitivos y el número de contabilidades gestionadas con el programa. 2

3 La predefinición de asientos es una prestación ya incorporada a la mayoría de los programas de gestión contable. Estos asientos programados por el usuario para su utilización durante la introducción de apuntes permite que el operador seleccione el asistente que responda al hecho contable que va a reflejar y luego sólo ha de completar algunos datos, si fuera necesario. Los asientos predefinidos en AbanQ La incorporación de estos asistentes de asientos en AbanQ se hizo en la versión 2.1 del módulo de contabilidad. Debido a su novedad no contiene todavía información sobre ningún asiento predeterminado, en este apartado vamos a aprender a dar de alta este tipo de asientos para su posterior uso en la contabilidad de la empresa. Comencemos dirigiéndonos al módulo Financiera Principal del programa. En la ventana del módulo debemos pulsar la opción del menú Financiera Opciones de diario Asientos predefinidos: En la nueva ventana abierta, se puede observar una tabla con tres campos: Código asignado al asiento tipo, Descripción del mismo y un tercer campo llamado Concatenar con que si contiene el código de otra plantilla de asiento, servirá para comenzar ese nuevo predefinido al terminar de dar de alta el asiento en curso. 3

4 Preparación para crear un asiento predefinido Para la creación de un asiento predefinido es necesario tener muy claro el resultado que se espera del mismo, por ello es necesario en primer lugar realizar el asiento contable en un papel con la idea de sacar un esquema o boceto que nos guíe luego para su creación. Vamos a recrear el apunte contable a que daría lugar el alquiler del local donde se ubica la empresa; el IVA soportado por este alquiler sería del 16% del total. Veamos el asiento tal como se introduciría en la contabilidad, una partida1 del asiento en cada fila de la tabla: Importe Nº orden Subcuenta Inmobiliaria Sur Alquiler local D/H H Arrendamientos IVA Soportado Alquiler local Alquiler local D D Concepto3 Contrapartida Valor 750,00 646,55 103, A la hora de crear el boceto de un asiento debemos hacernos algunas preguntas sobre lo que queremos conseguir, así nos fijaremos en varios puntos: Cada subcuenta utilizada será siempre la misma o puede variar? Por ejemplo en un asiento de nóminas, la subcuenta de sueldos y salarios puede ser distinta para cada empleado (640.1, 640.2,...) o bien usar siempre la subcuenta general En nuestro caso utilizaremos siempre una misma subcuenta para el acreedor y dueño del local. Los importes respectivos guardan una relación permanente entre ellos?, son importes siempre repetidos o en caso de pedir alguno se pueden hallar los demás con una fórmula?, En el caso actual son siempre los mismos, ya que todos los meses pagamos la misma 1 Una partida es cada una de las líneas de un asiento contable. En el predefinido se asignará el número de orden en que va a ser insertada o calculada en el asiento contable. 2 Debido a la dificultad de escribir las subcuentas por la cantidad de dígitos que contienen, y que además muchos de estos suelen ser ceros interpuestos entre el número de cuenta (ej: 410 Acreedores) y los dígitos finales (ej: para el acreedor número 2). Es por lo que se suele utilizar un punto para reemplazar los ceros intermedios. Así sería lo mismo que si usáramos ocho dígitos por subcuenta y sin necesidad de ir contando los dígitos escritos. 3 El concepto sirve para describir el hecho contable, en el programa se puede variar el concepto en cada partida. En general se suele utilizar el concepto para añadir información como el número de la factura o cualquier otra referencia importante. Un error común es poner en el concepto la descripción de la subcuenta de cada partida. 4

5 cantidad en concepto de alquiler, es el caso más fácil y por ello lo utilizamos en nuestro primer asiento predefinido. Para definir mejor el asiento predefinido, es necesario conocer los distintos tipos de datos que se pueden utilizar en su creación: Subcuenta Establecer: Se saben todos los dígitos de la subcuenta, Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable : Faltan algunos dígitos (ej: no sé el cliente exacto: 430) Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable Definida: Se utilizará el Valor guardado en la variable introducida en Definir, que deberá haber sido creada antes. Importe : El importe debe ser introducido al crear el asiento Definir sirve para guardar el importe en una variable Calcular: Para introducir una cantidad fija o bien una fórmula utilizando una variable creada antes. Cuadrar: Se calculará sola la cantidad que saldará el asiento Concepto Establecer: Si el texto será permanente y completo : Se podrá completar su contenido al crear el asiento. Último: Se usará el mismo concepto de la partida anterior Definido: Se utilizará el Valor guardado en la variable introducida en Definir, que deberá haber sido creada antes. Documento4 Establecer: Si el texto será permanente y completo : Se podrá completar su contenido al crear el asiento. Último: Se usará el mismo contenido de la partida anterior Factura : Al crease el asiento, se pedirá el número de factura. No pedir: No se pedirá el número al crearse el asiento. Base Imponible : Se pedirá el neto de la factura. No usar. Calcular: Fórmula para hallar gasto o ingreso del asiento. Contrapartida Establecer: Se saben todos los dígitos de la subcuenta, Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable : Faltan algunos dígitos (ej: no sé el cliente exacto: 430) Definir sirve para guardar la subcuenta en una variable Definida: Se utilizará el Valor guardado en la variable introducida en Definir, que deberá haber sido creada antes. Una vez leída la tabla anterior, y en referencia al asiento predefinido que estamos creando, 4 Documento: Es la referencia identificativa del escrito oficial que contiene el hecho contable recogido en el asiento. Por ejemplo el número de referencia de una escritura pública o de una factura. Es muy común utilizar el concepto de la partida o del asiento para recoger esta información, y por ello es poco utilizado el campo documento. 5

6 resaltemos dos aspectos importantes: En todos los asientos predefinidos donde aparezca alguna subcuenta de IVA, la partida del IVA será forzosamente de tipo establecer y el código de subcuenta será el que corresponda al porcentaje de IVA utilizado en la factura. En la partida de IVA es obligatorio rellenar el campo contrapartida con el código de subcuenta del sujeto pasivo del impuesto, es decir, la subcuenta del cliente, proveedor o acreedor utilizado en el asiento. Siempre hay que cuadrar una de las partidas de forma automática, para evitar cualquier error en los cálculos o problemas derivados de redondeos con las cifras, de esta forma nos aseguramos que el asiento nunca quede descuadrado. Las fórmulas, aunque sean correctas, pueden dar lugar a decimales que se redondean a dos dígitos, según la moneda utilizada, por ello uno de los valores debe ser directamente el valor que cuadre al asiento. Con esta nueva información podemos escribir el boceto del asiento tipo: Tipo: Establecer Definida Nº orden 1 Establecer: Establecer: 2 Definir: Acrdor Establecer: Alquiler local Último 3 Establecer: Último Subcuenta Establecer Último Definido Calcular Cuadrar Importe D/H Valor H Calcular: 750,00 Concepto D D Establecer Definida Contrapartida Calcular: 646,55 Cuadrar Definida: Acrdor Fijaos en los textos en negrita, Acrdor es una variable creada ad hoc donde guardaremos la subcuenta del acreedor, esta variable podrá usarse en las siguientes partidas como por ejemplo para introducir la contrapartida del IVA. La palabra Último sirve para que el programa copie la información anterior mientras que Cuadrar se utiliza para calcular el importe que deja el asiento cerrado con saldo cero. Continuamos con el alta del predefinido. 6

7 Alta de un nuevo asiento predefinido El primer paso puede ser comprobar que existan las subcuentas que vamos a utilizar en nuestro asiento: Inmobiliaria Sur, Arrendamientos y IVA soportado al 16%. De estas subcuentas tendremos que crear la de Inmobiliaria Sur porque no existe, aunque si no lo hacemos, el programa nos avisará cuando utilicemos el predefinido. Vamos, en el módulo principal del área financiera, al menú P.G.C. Subcuentas o pulsen las teclas Control y S asociadas a esa opción: A continuación pulsamos el botón Insertar nuevo registro ( acreedor Inmobiliaria Sur: Cuenta: 410 Código: Descripción: Inmobiliaria Sur 7 ) e introducimos los datos sobre el

8 Tras aceptar los datos de alta de Inmobiliaria Sur volvemos a la ventana de asientos predefinidos. En ella el botón insertar registro ( ) abrirá una ventana que cumplimentaremos con los siguientes datos: Código: Alqloc Descripción: Alquiler del local 8

9 Añadamos la primera partida a la plantilla de asientos, para ello pulsen el botón de insertar registro en el marco Partidas de la plantilla. Y rellenen los diferentes campos con la información aparecida en nuestro boceto de predefinido: Tipo: Establecer Definida Establecer Último Definido Nº orden 1 Establecer: Establecer: 2 Definir: Acrdor Establecer: Alquiler local Último D 3 Establecer: Último D Subcuenta Concepto Calcular Cuadrar D/H H Importe Valor Calcular: 750,00 Plantilla de asiento Nº de Orden: 1 Datos principales Haber Subcuenta: Tipo Establecer, Valor 410.5, Definir Acrdor Concepto: Tipo Establecer, Valor Alquiler local Documento: Tipo Establecer, Origen Recibo 9 Contrapartida Calcular: 646,55 Cuadrar Definida: Acrdor Para la primera partida los campos a rellenar serían los siguientes: Importe: Tipo Calcular, Valor 750 Establecer Definida

10 En la siguiente imagen pueden observar cómo quedaría la primera partida: Antes de seguir hay que resaltar dos puntos que no han sido comentados, por un lado tenemos un campo llamado Nº de orden, éste guarda el orden de ejecución de las distintas partidas del asiento y por defecto se ordenan de forma consecutiva y creciente. Otro aspecto a resaltar es la asignación de un nombre de variable (Acrdor) a la subcuenta de acreedores utilizada, esto es necesario para poder especificar el sujeto pasivo cuando lleguemos a la partida correspondiente al IVA; aunque en este caso, al ser siempre la misma subcuenta, se podría obviar y escribir de nuevo el código de subcuenta en la contrapartida. Prosigamos con la siguiente partida, para ello debemos pulsar el botón de aceptar y continuar ( ) o la tecla F9 asociada al mismo. Los datos serían: 10

11 Plantilla de asiento Nº de Orden: 2 Datos principales Debe Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Calcular, Valor 646,55 Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último Pulsar de nuevo el botón ( ) o la tecla F9 y continuar con la partida de IVA: 11

12 Plantilla de asiento Nº de Orden: 3 Datos principales Debe Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Cuadrar Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último IVA Base Imponible: Tipo Calcular, Valor 646,55 Contrapartida Contrapartida: Tipo Definida, Definir Acrdor La ventana quedaría así: 12

13 Un apunte, no es necesario acordarse del nombre exacto del campo Definir, pulsando el botón de su derecha el programa recuerda los nombres utilizados para este campo en las partidas anteriores. Debemos resaltar el uso del mismo importe para Base Imponible que para el importe de la subcuenta de gasto en la partida anterior, este punto lo trataremos de nuevo con el próximo predefinido. Es importante ahora que observen la Contrapartida de la partida de IVA, la legislación vigente obliga a informar en la contrapartida del Sujeto Pasivo (persona física prestador o destinatario de la operación gravada por el impuesto), por ello es necesario introducir de nuevo la subcuenta del acreedor, proveedor o del cliente, según sea la operación contabilizada. En esta caso concreto, al ser una subcuenta constante la del acreedor, podríamos haber elegido directamente el tipo de contrapartida Establecer y como valor de nuevo. Al pulsar el botón aceptar ( ) o la tecla asociada F10, verán de nuevo la ventana del asiento predefinido, pulsar de nuevo aceptar para finalizar el alta del asiento predefinido. Una vez terminada el alta es el momento de comprobar si funciona. Uso de un asiento predefinido La creación de asientos, tanto manualmente como usando predefinidos, se realiza en la ventana 13

14 abierta con la opción del menú Financiera Opciones del diario Asientos o pulsando la combinación de teclas Control y A que están asociadas a dicha opción. Si en la ventana abierta comprueban la existencia de varios asientos, son asientos generados automáticamente desde otros módulos como el de Facturación. Pero hay numerosos hechos contables que deberán ser recogidos directamente, vamos a contabilizar el pago del alquiler del local para el mes de Diciembre con el predefinido creado en el apartado anterior. Pulsar el botón de insertar registro y en la ventana de Insertar Asientos verán como se calcula el número de asiento de forma automática, la fecha debemos establecerla en el 28 de diciembre y el asiento predefinido a seleccionar con el botón plantilla será Alqloc: 14

15 Pulsen el botón de ejecución del asiento predefinido y vean como el asiento completo es generado de forma automática: Hasta aquí hemos visto la forma más sencilla de generar un predefinido. Veamos otras posibilidades en el siguiente punto. 15

16 Predefinido para la compra de suministro de combustible Igual que antes, debemos crear un boceto del asiento, vamos a pensar en el asiento que representa el hecho contable de compra de combustible: Nº orden Subcuenta Importe Concepto X Fra. Carburante: N D/H H Suministros IVA Soportado Fra. Carburante: N Fra. Carburante: N D D Contrapartida Valor 1160, ,00 116, X Antes de terminar de crear el boceto de este asiento debemos hacernos siempre estas preguntas: Cada subcuenta utilizada será siempre la misma o puede variar? La subcuenta de Acreedor va a variar cada vez que compremos combustible, ya que normalmente acudiremos a distintas estaciones de servicio, por eso le hemos puesto una X a la subcuenta. Los importes respectivos guardan una relación permanente entre ellos? Sí. Son importes siempre repetidos o en caso de pedir alguno se pueden hallar los demás con una fórmula? Pues sí, sabes que el total de la factura es igual a la suma del gasto mas el IVA. Hay que pedir el total de la factura y calcular mediante fórmulas el resto de valores. Para comprobar la fórmula una vez realizada, hemos pensado en unos valores fáciles de calcular (total de 1160,00, gasto de 1000,00 e IVA de 160,00 ), pero éstos cambiarían para cada asiento creado. Por último el concepto también debe variar en cada uso del asiento para introducir el número de factura de la compra. Es muy común introducir el número de factura como parte del concepto de las partidas. Con todo ello el boceto del asiento predefinido quedaría así: Tipo: Nº orden 1 Establecer Definida Subcuenta Establecer Último Definido Concepto Calcular Cuadrar : 410 : Fra. D/H H 2 Definir: Acrdor Establecer: Carburante: Último D 3 Establecer: Último D Importe Valor, Definir: Total Establecer Definida Contrapartida Calcular: Total/1.16 Cuadrar Definida: Acrdor La explicación a los cambios realizados los exponemos a continuación: En nuestro caso vamos a crear una variable para el acreedor del carburante (Acrdor) utilizando para ello el campo Definir, y así luego podremos utilizarla como contrapartida del IVA soportado. También hemos creado otra variable (Total) para el montante de la factura recibida, esta variable nos va a servir para calcular 16

17 otros importes, como por ejemplo el correspondiente a la subcuenta de gasto. El importe del gasto intuimos que es posible calcularlo mediante una fórmula, calcularla en otros tipos de asientos puede ser un proceso más o menos complicado, en este caso hemos seguido el siguiente razonamiento: Neto + 16% del Neto de IVA = Total de la factura Neto + Neto*0.16 = Total Neto * (1+0.16) = Total Neto*1.16 = Total Neto = Total/1.16 Neto es el Debe de la partida de gasto de Suministros. Vamos a crear el predefinido correspondiente, los datos iniciales son: Código: Sumcom Descripción: Compra de suministro combustible Y los datos de la primera partida serán: 17

18 Plantilla de asiento Nº de Orden: 1 Datos principales Haber Subcuenta: Tipo, Valor 410, Definir Acrdor Importe: Tipo, Definir Total Concepto: Tipo, Valor Fra. Carburante: Documento: Tipo Establecer, Origen Recibo 18

19 La segunda partida contendrá la siguiente información: Plantilla de asiento Nº de Orden: 2 Datos principales Debe Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Calcular, Valor Total/1.16 Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último Recuerden que, en el campo Valor del Importe, podemos pulsar el botón a la derecha de Definir para que el programa recuerde el nombre de variable dada en el formulario de la partida anterior: Total. La tercera partida es la correspondiente al IVA soportado y en ella se debe prestar atención a la Base Imponible y a la contrapartida, ambos datos son automatizados gracias al uso de variables, 19

20 hagan pruebas con ella para comprender mejor sus posibilidades. La información será la siguiente: Plantilla de asiento Nº de Orden: 3 Datos principales Debe Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Cuadrar Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último IVA Base Imponible: Tipo Calcular, Valor Total/1.16 Contrapartida Contrapartida: Tipo Definida, Definir Acrdor Respecto a la fórmula utilizada para la Base Imponible volvemos a resaltar que siempre que una cantidad pueda ser calculada a partir de las demás, se utilizará la fórmula que consiga el resultado correcto (con la excepción del uso de Cuadrar la partida). Es repetir la fórmula para hallar el importe neto del gasto en combustible, ya calculado en la partida anterior. 20

21 Tanto en el campo Base Imponible, como en la Contrapartida, podemos usar el botón a la derecha de Definir para que el programa recuerde el nombre de las variables utilizadas: Total y Acrdor. Finalmente, la plantilla del asiento quedaría así: Probad el asiento con la compra el 29 de Diciembre de carburante a Repsol YPF (subcuenta que habrá que crear) por un importe total de 1160,00. Predefinido para contabilizar las nóminas Vamos a crear un predefinido para la contabilización del pago de las nóminas de los trabajadores, este tipo de asiento es algo complicado, y podría hacerse automáticamente si se dispusiera de un módulo de Recursos Humanos; la dificultad de estos asientos se debe a las continuas variaciones que la nómina de los trabajadores sufren durante el ejercicio, donde las desgravaciones aplicables pueden depender de situaciones personales como tener un hijo, subir de categoría, etc. 21

22 El asiento por la entrega de las nóminas podría ser realizado una vez por cada empleado o bien se podrían recoger todos los pagos en un único asiento con las cantidades conjuntas, vamos a hacerlo de forma agrupada: Nº orden Subcuenta Importe Concepto Sueldos y Salarios Nóminas mes: X D/H D Valor Bruto Org. SS Acreedores HP, IRPF Remun. Pte. Pago Nóminas mes: X Nóminas mes: X Nóminas mes: X H H H SS IRPF Cuadrar Contrapartida Volvemos a hacernos las preguntas de rigor: Cada subcuenta utilizada será siempre la misma o puede variar? En este caso, al contabilizar de forma agrupada todas las nóminas, los códigos de subcuenta utilizados son siempre los mismos. Los importes respectivos guardan una relación permanente entre ellos? Aunque guardan una relación, no es permanente. La Seguridad Social (SS) y la retención por el impuesto de la renta (IRPF) son porcentajes del importe bruto de la nómina, pero esos porcentajes cambian entre los trabajadores según el sueldo o el contrato (progresividad del impuesto) e incluso en el mismo ejercicio para un trabajador concreto, por razones familiares (nacimiento de hijos) o por contractuales (renovación de contrato), entre otras. Son importes siempre repetidos o en caso de pedir alguno se pueden hallar los demás con una fórmula? No, ni son siempre los mismos importes, ni pueden hallarse directamente con una simple fórmula ya que cada nómina es calculada aplicando porcentajes diferentes. Cual va a ser el concepto de las partidas? El concepto servirá para introducir el mes de pago de las nóminas. Y el boceto de asiento predefinido quedaría así: Tipo: Nº orden Establecer Definida Subcuenta Establecer: Establecer: Establecer: Establecer: Establecer Último Definido Concepto : Nómina mes: Último Último Último 22 Calcular Cuadrar D/H D H H H Importe Valor Cuadrar Establecer Definida Contrapartida

23 Mientras que en el primer asiento predefinido que realizamos, el de alquileres, todos los importes estaban preestablecidos; y en la segunda plantilla de asiento, el de compra de carburante, todos los importes podían calcularse a partir del primero. Es curioso este tercer tipo, no es posible calcular ninguno de los importes de las partidas a partir de ninguna de las demás, como mucho la última partida podrá simplemente cuadrar el asiento. Con la información suministrada vamos a crear el nuevo asiento predefinido, es importante notar que no está permitido usar en el código caracteres especiales, por ejemplo las tildes o la Ñ: Código: nomina Descripción: Pago de nóminas del mes Los datos de la primera partida serán los correspondientes a Sueldos y Salarios: 23

24 Plantilla de asiento Nº de Orden: 1 Datos principales Debe Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Concepto: Tipo, Valor Nóminas mes: La segunda partida contendrá la información sobre la cuota de los trabajadores a la Seguridad Social: 24

25 Plantilla de asiento Nº de Orden: 2 Datos principales Haber Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último La tercera partida es la correspondiente a las retenciones por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): 25

26 Plantilla de asiento Nº de Orden: 3 Datos principales Haber Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último La última partida representa el sueldo neto de los trabajadores, que se obtiene por diferencia del resto de partidas y será contabilizado en la subcuenta Remuneraciones pendientes de pago a la espera de que los trabajadores pasen por caja a retirar su dinero: 26

27 Plantilla de asiento Nº de Orden: 4 Datos principales Haber Subcuenta: Tipo Establecer, Valor Importe: Tipo Cuadrar Concepto: Tipo Último Documento: Tipo Último La plantilla quedaría como se muestra en la imagen: 27

28 Comprobar el resultado con las nóminas del mes de Diciembre, la fecha del asiento será el 30 de Diciembre y el importe total de las nóminas serán 3000,00, las cuotas de la Seguridad Social a cargo de los trabajadores sumarían 150,00 en total y las retenciones por IRPF serían 300. El asiento debería quedar así: Subcuenta Concepto Debe Haber Sueldos y Salarios Nóminas mes: Diciembre Org. SS Acreed. Nóminas mes: Diciembre 150, HP, IRPF Nóminas mes: Diciembre 300, Remun.Pte.Pago Nóminas mes: Diciembre 2550, ,00

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