Edición MANUAL DE. 2a. Edición RODOLFO ESQUIVEL SPÍNDOLA

Transcripción

1 MANUAL DE 2a. Edición RODOLFO ESQUIVEL SPÍNDOLA Contratos de trabajo Salarios y prestaciones Previsión social Horas extras Aguinaldo y vacaciones Reparto de utilidades Despidos y renuncias Indemnizaciones laborales Prima de antigüedad Finiquitos y liquidaciones Cálculo de impuestos Nóminas y registro contable Cuotas IMSS e INFONAVIT Pensiones y retiros Edición REVISADA Y ACTUALIZADA CON LAS REFORMAS FISCALES VIGENTES EN 2014

2 MANUAL DE NÓMINAS Rodolfo Esquivel Spíndola Primera Edición Mayo 2013 Copyright - Derechos reservados Grupo Editorial HESS, S.A. de C.V. Manuel Gutiérrez Nájera 91 Col. Obrera. Del. Cuauhtémoc, Méx., D.F. C.P ISBN: Diseño: Luis Javier Anguiano E. Ni todo, ni parte de este libro, incluido el diseño de tapa y portada, puede ser reproducido, almacenado o transmitido de modo alguno, ni por ningún medio, sea eléctrico, químico, mecánico, óptico, de grabación o de fotocopia, sin autorización expresa del editor. IMPRESO EN MÉXICO / PRINTED IN MEXICO

3 MANUAL DE >>> NÓMINAS RODOLFO ESQUIVEL SPÍNDOLA MANUAL DE NÓMINAS 5

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5 Contenido Contenido INTRODUCCIÓN CONTRATOS DE TRABAJO CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO JORNADA DE TRABAJO EL SALARIO NORMAS QUE PROTEGEN LA PERCEPCIÓN DEL SALARIO CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO CONDICIONES DE TRABAJO EJEMPLO DE UN CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO CONTRATO LEY ALTA DE TRABAJADORES CAPITALES CONSTITUTIVOS SALARIO BASE DE COTIZACIÓN LIQUIDACIONES Y PAGOS AL IMSS, SAR E INFONAVIT DETERMINACIÓN DE CUOTAS Y APORTACIONES AL IMSS Y AL INFONAVIT 49 PROHIBICIONES, DERECHOS Y OBLIGACIONES DE PATRONES Y TRABAJADORES TRABAJO DE LOS MENORES DE EDAD SUBCONTRATACIÓN GRATIFICACIÓN ANUAL O AGUINALDO VACACIONES PRIMA VACACIONAL MANUAL DE NÓMINAS

6 Contenido PRIMA DOMINICAL PREVISIÓN SOCIAL PLANES DE PREVISIÓN SOCIAL PREVISIÓN SOCIAL COMO DEDUCCIÓN PARA EL PATRÓN PREVISIÓN SOCIAL COMO INGRESO EXENTO DE IMPUESTO PARA EL TRABAJADOR CONCEPTOS QUE INTEGRAN UN PLAN DE PREVISIÓN SOCIAL SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD BECAS EDUCACIONALES PARA LOS TRABAJADORES O SUS HIJOS GUARDERÍAS INFANTILES ACTIVIDADES CULTURALES ACTIVIDADES DEPORTIVAS PRESTACIONES DE NATURALEZA ANÁLOGA FONDOS DE PENSIONES Y JUBILACIONES COMPLEMENTARIOS A LOS QUE ESTABLECE LA LEY DEL SEGURO SOCIAL JUBILACIONES, PENSIONES, HABERES DE RETIRO, RENTAS VITALICIAS U OTRAS FORMAS DE RETIRO APORTACIONES A FONDOS PARA CUBRIR PRIMAS DE ANTIGÜEDAD EROGACIONES REALIZADAS POR CONCEPTO DE GASTOS MÉDICOS PRIMA DE SEGUROS DE GASTOS MÉDICOS REEMBOLSO DE GASTOS MÉDICOS REEMBOLSOS DE GASTOS DENTALES REEMBOLSOS DE GASTOS HOSPITALARIOS DOTACIÓN DE ANTEOJOS PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA

7 Contenido PRIMAS DE SEGUROS QUE CUBRE LA INVALIDEZ O INCAPACIDAD DEL TITULAR INDEMNIZACIONES POR RIESGOS DE TRABAJO O ENFERMEDADES REEMBOLSO DE GASTOS FUNERARIOS CUOTA OBRERA PAGADA POR LOS PATRONES AYUDA PARA GASTOS DE DEFUNCIÓN CAJAS DE AHORRO FONDO DE AHORRO SERVICIOS DE COMEDOR TRANSPORTE PROPORCIONADO A LOS TRABAJADORES VALES DE DESPENSA VALES PARA GASOLINA O ROPA AYUDA PARA MATRIMONIO AYUDA PARA RENTA CASA HABITACIÓN CUOTAS SINDICALES PAGADAS POR EL PATRÓN GASTOS POR FIESTA DE FIN DE AÑO Y OTROS ANÁLOGOS INTERESES SUBSIDIADOS EN CRÉDITO AL PERSONAL PREMIOS POR ASISTENCIA PREMIOS DE PUNTUALIDAD BONOS DE ACTUACIÓN O BONOS DE PRODUCTIVIDAD PROPINAS RETRIBUCIÓN POR EL TRABAJO EN LOS DÍAS DE DESCANSO SALARIOS CAÍDOS VIÁTICOS MANUAL DE NÓMINAS

8 Contenido DOMINGOS Y DÍAS FESTIVOS LABORADOS POR TRABAJADORES GRATIFICACIONES EVENTUALES SERVICIOS PERSONALES INDEPENDIENTES TIEMPO EXTRA NÓMINAS INASISTENCIAS DE LOS TRABAJADORES SUSPENSIÓN DE LAS RELACIONES DE TRABAJO LEY DE AYUDA ALIMENTARIA PARA LOS TRABAJADORES INDEMNIZACIONES LABORALES, PAGOS POR RETIRO Y PRIMA DE ANTIGÜEDAD PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE TRABAJO TIEMPO QUE DEBEN CONSERVARSE LAS NÓMINAS Y LOS CONTRATOS DE TRABAJO RENUNCIA DESPIDO DE TRABAJADORES ACCIONES O ACTITUDES INDEBIDAS DEL PATRÓN QUE LE HARÁN OBLIGATORIO EL REINSTALAR A UN TRABAJADOR O INDEMNIZARLO REGLAS PARA EL PAGO DE LAS INDEMNIZACIONES LABORALES SANCIONES PARA LOS DEFENSORES DE LOS TRABAJADORES O PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS CUANTIFICACIÓN DEL MONTO DEL PAGO DE UNA LIQUIDACIÓN O FINIQUITO ORDEN EN EL PAGO DE UN PASIVO LABORAL RESPECTO A OTROS PASIVOS AJUSTE DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA ANUAL A CARGO DE LOS TRABAJADORES COMPENSACIÓN DE SALDOS A FAVOR

9 Contenido PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES RESUMEN ANUAL DE NÓMINAS CONEXIÓN DE LOS IMPUESTOS CONEXIÓN DE PASIVOS Y DE CUENTAS DE RESULTADOS DEDUCIBILIDAD DE LOS SALARIOS LOS SALARIOS Y LAS APORTACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL COMO BASE DEL CRÉDITO FISCAL EN MATERIA DE IETU ASIMILADOS A SALARIOS SALARIOS PERCIBIDOS POR RESIDENTES EN EL EXTRANJERO DECLARACIÓN ANUAL DE LAS PERSONAS FÍSICAS QUE PERCIBEN INGRESOS POR SALARIOS DECLARACIÓN ANUAL DE LA PRIMA DE GRADO DE RIESGO CÁLCULO Y RETENCIÓN DEL ISR A CARGO DE LOS TRABAJADORES EFECTUADOS EN FORMA EXTEMPORÁNEA IMSS DESDE SU EMPRESA (IDSE) EL DICTAMEN FISCAL PARA EFECTOS DEL SEGURO SOCIAL INFORMACIÓN ALTERNATIVA AL DICTAMEN INSCRIPCIÓN EN EL IMSS DE TRABAJADORES FAMILIARES NATURALEZA DE LAS CUOTAS QUE DEBEN ENTERARSE AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL LA OBLIGATORIEDAD DE ASEGURAR A LOS MAESTROS DEMANDAS E INCONFORMIDADES EN MATERIA DE SEGURO SOCIAL INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES QUE YA NO LABORAN EN UNA EMPRESA PENSIÓN ALIMENTARIA EMBARAZO MANUAL DE NÓMINAS

10 Contenido PERMISO DE PATERNIDAD TRÁMITES Y AVISOS AL INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL DE LA VIVIENDA PARA LOS TRABAJADORES (INFONAVIT) EL DICTAMEN FISCAL PARA EFECTOS DEL INFONAVIT LOS SINDICATOS SUSTITUCIÓN PATRONAL INTERPRETACIÓN MÁS FAVORABLE PARA EL TRABAJADOR ESQUEMA GENERAL DE LAS PENSIONES PENSIÓN POR INVALIDEZ PENSIÓN POR RIESGOS DE TRABAJO PENSIÓN POR CESANTÍA EN EDAD AVANZADA PENSIÓN POR VEJEZ CASOS EN LOS QUE CONVIENE TRAMITAR UNA PENSIÓN POR CESANTÍA EN EDAD AVANZADA POR SOBRE UNA DE VEJEZ DETERMINACIÓN DEL MONTO DE UNA PENSIÓN POR VEJEZ DEVOLUCIÓN DE LAS APORTACIONES AL INFONAVIT Y DEL FONDO PARA EL RETIRO PUEDE UNA PERSONA PENSIONARSE Y SEGUIR TRABAJANDO? COEXISTENCIA DE DOS PENSIONES DISPOSICIONES DE CARACTER GENERAL APLICABLES A LOS PLANES DE PENSIONES PRESCRIPCIÓN DEL DERECHO A UNA PENSIÓN NUEVOS CRITERIOS DE INTEGRACIÓN DEL SALARIO BASE DE COTIZACIÓN 385 SUBSIDIO AL EMPLEO COMISIONISTAS PALABRAS FINALES

11 INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN Una relación de trabajo se entabla a partir de dos necesidades: La del patrón o empleador de recibir un servicio personal subordinado, y la del trabajador, de recibir a cambio de ese servicio una remuneración. Sin embargo, la relación no se da con esta simpleza, sino que se involucran varios elementos que la van haciendo compleja; como por ejemplo, si el salario va o no acompañado de prestaciones, de beneficios que otorgan las leyes, o las condiciones en que el trabajador ha de prestar su servicio, las funciones que va a desempeñar, etc. La prestación del servicio debe darse con determinadas características de procedimiento, lugar, tiempo, intensidad y calidad. En el contrato de trabajo deben plasmarse todas las situaciones que revisten la relación de trabajo. En cualquier relación, la adecuada comunicación es factor determinante de su duración y de la comodidad de las partes en ella. La de trabajo no es la excepción y el que no haya interpretaciones confusas ayuda a una adecuada convivencia laboral entre patrones y trabajadores. Cuando termina una relación laboral, en realidad lo que está ocurriendo es que termina o queda rescindido el contrato de trabajo. MANUAL DE NÓMINAS 13

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13 CONTRATOS DE TRABAJO CONTRATOS DE TRABAJO T oda relación, sea de carácter personal, comercial, laboral, de sociedad civil o mercantil, etc., debe entablarse sobre bases claras, a fin de que en lo futuro no surjan desacuerdos que deban ser resueltos por un tribunal Cómo exigir si no se sabe cuáles son los derechos y cómo rechazar si no se sabe a lo que se está obligado? Un comercial de televisión insufló en nuestra cultura popular la frase papelito habla y en materia laboral no hay nada más cierto que ello. GENERALIDADES RESPECTO A LA CONTRATACIÓN Las relaciones de trabajo no son por naturaleza conflictivas, dependerá de la forma en que se inician y mantienen el que sean duraderas, armoniosas y fructíferas para cada una de las partes que en ella intervienen. Para determinar las características que debe reunir una persona para ocupar un puesto primeramente hay que analizar este, es decir, determinar qué actividades se deben llevar a cabo en él, qué aptitudes y experiencias debe tener la persona que va a ocuparlo, cómo se relaciona en sus procesos con otros puestos y, en su nivel de autoridad, cómo se relacionará la persona con otras personas. Analizado el puesto y determinados los requerimientos en la persona que deba ocuparlo se procede a la contratación, no sin antes haber evaluado al aspirante mediante los correspondientes exámenes de conocimientos, de aptitudes y habilidades, médicos y psicológicos. El artículo séptimo de la Ley Federal del Trabajo dispone que en toda empresa o establecimiento, el patrón está obligado a: -Emplear un noventa por ciento de trabajadores mexicanos, por lo menos. -En las categorías de técnicos y profesionales, los trabajadores deberán ser mexicanos, salvo que no los haya en una especialidad determinada, en cuyo caso el patrón podrá emplear temporalmente a trabajadores extranjeros, en una proporción que no exceda del diez por ciento de los de la especialidad. -El patrón y los trabajadores extranjeros tendrán la obligación solidaria de capacitar a trabajadores mexicanos en la especialidad de que se trate. Los médicos al servicio de las empresas deberán ser mexicanos. El citado precepto señala que las disposiciones anteriores no serán aplicables tratándose de directores, administradores y gerentes generales. FORMALIZACIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO Las situaciones que envuelven a la relación laboral se denominan condiciones de trabajo, las cuales deben quedar perfectamente detalladas en un contrato. TIPOS DE CONTRATOS DE TRABAJO De acuerdo a lo que señalan los artículos 35, 386 y 404 de la Ley Federal del Trabajo, los contratos se clasifican en tres modalidades generales: 1. Contrato individual de trabajo. 2. Contrato colectivo de trabajo. 3. Contrato ley. El tipo de contrato que un patrón o trabajador deben firmar está en función de la forma en que el trabajador comparece a la firma, es decir, individual o colectivamente de acuerdo a las características que se comentan a continuación. MANUAL DE NÓMINAS 15

14 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO El artículo 35 de la Ley Federal del Trabajo dispone que los tipos de contrato individual de trabajo pueden ser: le ocasionó a aquél solo pudo serlo hasta el momento en que termina el contrato. 16 Dicho numeral establece que a falta de estipulación expresa (es decir cuando no se señala de qué tipo de contrato de los señalados en los numerales 1 a 4 anteriores se trata), la relación de trabajo se considerará como de tiempo indeterminado. REQUISITO PARA UN CONTRATO POR OBRA DETERMINADA El artículo 36 de la Ley Federal del Trabajo establece que el señalamiento de una obra determinada puede únicamente estipularse cuando lo exija su naturaleza. En otras palabras, resultará improcedente denominar al contrato como de obra determinada cuando no hay una obra específica que suponga que al concluirla ya no existirá materia del contrato. No proceden indemnizaciones Una vez que queda verificado un contrato por obra determinada, es decir, cuando la obra fue concluida, se termina la relación de trabajo sin responsabilidad para las partes y debido a ello no procede que el patrón entregue cantidad alguna por concepto de indemnización laboral o de prima de antigüedad. Cuando se despide injustificadamente a un trabajador contratado por obra determinada y además de la indemnización laboral que le corresponda se le condena al patrón a pagar salarios caídos, estos solo se computarán hasta el momento en que se compruebe que se terminó la obra, cosa entendible, pues el perjuicio que se Recomendaciones respecto a la celebración de un contrato por obra determinada Hay algunas recomendaciones que podemos hacer respecto a la celebración de un contrato por obra determinada: -Si se contrata a una persona para que cubra el puesto de otra debe celebrarse un contrato por tiempo determinado y no así uno por obra determinada, dado que se entiende que el trabajo, pese a que regrese el titular de la vacante, no termina, es decir, no termina la obra, requisito esencial de un contrato por obra determinada -Se debe precisar en el contrato que su vigencia está en función del tiempo que dure la obra. Observemos que pese a que es un contrato por obra determinada, debe hacer referencia a su duración, es decir, durante el tiempo que dure la obra, pues es el punto principal que protege al patrón. -Debe precisarse, con todo detalle, en qué consiste la obra, a fin de que, en caso de una controversia laboral, pueda demostrarse que la obra fue concluida. Por ejemplo, en lugar de precisarse para fabricar piezas automotrices, se debe señalar: para fabricar 500 carburadores de automóvil marca modelo -Al terminar el contrato debe obtenerse firma de conformidad del trabajador respecto a que la obra fue concluida. REQUISITO PARA UN CONTRATO POR TIEMPO DETERMINADO El artículo 37 de la misma ley establece que el señalamiento de un tiempo determinado puede únicamente estipularse en los casos siguientes:

15 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO I. Cuando lo exija la naturaleza del trabajo que se va a prestar; II. Cuando tenga por objeto sustituir temporalmente a otro trabajador; y III. En los demás casos en que al paso del tiempo desaparezca el objeto base del contrato. De acuerdo a lo comentado, resultará irregular que, con el fin de evitar el pago de indemnizaciones laborales, a un trabajador se le haga firmar varios contratos por tiempo determinado, pues ellos en su conjunto comprobarán, que la relación era por tiempo indeterminado. Resulta entonces coherente que en las fracciones anteriores, se establezca como requisito para que sea procedente un contrato por tiempo determinado que: lo debe exigir la naturaleza del trabajo que se va a prestar o bien que, al paso del tiempo, desaparezca el objeto base del contrato. Son los contratos por tiempo u obra determinada los que se relacionan con la figura del trabajador eventual, es decir, se trata de la persona que después de determinados tiempo u obra dejará de ser trabajador y no como en ocasiones de manera errátil se maneja, es decir, como aquella persona que no se le otorga un contrato por tiempo indeterminado con el fin de que el patrón se ahorre una indemnización laboral. Trabajadores incapacitados Hay ocasiones en los que cuando está a punto de cumplirse el plazo perentorio de terminación de un contrato por tiempo determinado, un trabajador se accidenta y se le extiende una incapacidad. Pretende regresar a laborar después de la fecha señalada como de terminación del contrato y al no dársele trabajo demanda despido injustificado. El patrón no está obligado a darle trabajo por los días que dada su incapacidad no pudo laborar, siempre y cuando, pueda demostrar que quedó inexistente la materia de trabajo. Prórroga automática de un contrato de trabajo por obra o tiempo determinado El artículo 39 de la Ley Federal del Trabajo dispone que si vencido el término que se hubiese fijado subsiste la materia del trabajo, la relación quedará prorrogada por todo el tiempo que perdure dicha circunstancia. Los trabajadores no están obligados a prestar sus servicios por más de un año El artículo 40 de la Ley Federal del Trabajo señala que los trabajadores en ningún caso estarán obligados a prestar sus servicios por más de un año. Se podría suponer que lo antes expuesto es letra muerta, pues como sabemos, los trabajadores están en su derecho de renunciar a su empleo en cualquier momento. No obstante, supongamos que un patrón despide a un trabajador argumentando que no se presentó a laborar pese a tener firmado un contrato por obra determinada. Si este despido se da por la exigencia del patrón de que labore más de un año, sería improcedente la causa y se condenaría a este a pagar las indemnizaciones laborales correspondientes. REQUISITOS EN UN CONTRATO POR TEMPORADA Las relaciones de trabajo por tiempo indeterminado deben ser continuas por regla general, no obstante, el artículo 39-F de la Ley Federal del Trabajo señala, que las relaciones de trabajo por tiempo indeterminado pueden pactarse para labores discontinuas cuando los servicios requeridos, son para labores fijas y periódicas de carácter discontinuo, en los casos de actividades de temporada o que no exigen la prestación de servicios toda la semana, el mes o el año. Los trabajadores que prestan servicios bajo esta modalidad tienen los mismos derechos y obligaciones que los trabajadores por tiempo indeterminado, en proporción al tiempo trabajado en cada periodo. Es un contrato llamémosle intermitente pero de duración indeterminada. En estos contratos se configura la suspensión temporal de la relación de trabajo sin responsabilidad para el patrón ni para el trabajador. La suspensión surte sus efectos desde la fecha de conclusión de la temporada, hasta el inicio de la siguiente. 17 MANUAL DE NÓMINAS

16 NORMAS QUE PROTEGEN LA PERCEPCIÓN DEL SALARIO NORMAS QUE PROTEGEN LA PERCEPCIÓN DEL SALARIO Una de las causas principales que le hacen a un trabajador entrar en conflicto con su patrón o empleador es que no reciba su salario de manera íntegra. Por tal motivo nos convendrá conocer qué cosas están permitidas y cuáles no respecto al pago del salario. La Ley Federal del Trabajo contempla que el salario no podrá ser retenido a los trabajadores bajo ninguna circunstancia además de que es un derecho irrenunciable. También por ministerio de ley, el pago del salario, debe hacerse directamente al trabajador. Se dan casos en que el trabajador se ve imposibilitado para cobrar su salario (supongamos que por enfermedad). El patrón podrá pagar el salario a quien el trabajador designe como apoderado, esto mediante carta poder, suscrita por dos testigos. Si el patrón paga el salario sin exigir este requisito estaría obligado a pagar nuevamente y en forma posterior el salario, ya que la ausencia del citado poder en el pago del salario es atribuible al patrón. Está prohibido el establecimiento de multas y más aún, descontar estas de los salarios. Por ejemplo, está prohibido multar a quien llega dos veces tarde a su trabajo en una semana, etc. Es frecuente que en nómina efectuemos descuentos a los trabajadores por diversos conceptos, préstamos, gastos no comprobados, cuotas sindicales, adeudos con la empresa por daños ocasionados, robo, etc. Para tales casos hay reglas que se deben seguir. El artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo señala que los descuentos en los salarios de los trabajadores están prohibidos, salvo en los casos y con los requisitos siguientes: Pago de deudas contraídas con el patrón por anticipos de salarios, pagos hechos con exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento. La cantidad exigible en el caso de averías ocasionadas por el trabajador en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes y el descuento en los casos en que el trabajador haya adquirido productos de los que fabrica o vende la empresa en donde presta sus servicios será el que convengan el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor del 30% del excedente del salario mínimo. 2. En los casos en que la empresa otorgue habitación en arrendamiento al trabajador, el pago de la renta no podrá exceder del quince por ciento del salario de este. 3. Pago de abonos para cubrir préstamos provenientes de Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, destinados a la adquisición, construcción, reparación, ampliación o mejoras de casas habitación o al pago de pasivos adquiridos por este concepto (crédito INFONAVIT). Cabe señalar que es obligación del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) comunicar al patrón o persona a la cual le presta sus servicios el trabajador acreditado, la cantidad que le debe descontar de su salario. Conforme a los artículos 110 y 143 de la ley mencionada, a aquellos trabajadores que se les haya otorgado un crédito para la adquisición de viviendas ubicadas en conjuntos habitacionales financiados por el INFONAVIT se les descontará el 1% del salario integrado, que se destinará a cubrir los gastos que se eroguen por concepto de administración, operación y mantenimiento del conjunto habitacional de que se trate. Este descuento debe ser aceptado libremente por el trabajador. 4. Pago por concepto de cuotas para la constitución y fomento de sociedades coopera-

17 CONDICIONES DE TRABAJO tivas y de cajas de ahorro, siempre que los trabajadores manifiesten expresamente (por seguridad del patrón debe ser por escrito) y libremente su conformidad y que no sean mayores del treinta por ciento del excedente del salario mínimo. 5. Pago de pensiones alimenticias en favor de acreedores alimentarios, decretado por la autoridad competente. En caso de que el trabajador deje de prestar sus servicios en el centro de trabajo, el patrón deberá informar a la autoridad jurisdiccional competente, y a los acreedores alimentarios tal circunstancia, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de la terminación de la relación laboral; 6. Pago de cuotas sindicales ordinarias previstas en los estatutos de los sindicatos. 7. Pago de abonos para cubrir créditos garantizados por el Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores, destinados a la adquisición de bienes de consumo, o al pago de servicios. Estos descuentos deberán haber sido aceptados libremente por el trabajador y no podrán exceder del veinte por ciento del salario. La legislación federal laboral precisa que las deudas contraídas por los trabajadores con sus patrones en ningún caso devengarán intereses. CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO Es requisito que el contrato de trabajo precise que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezcan en la empresa, conforme a lo dispuesto en la Ley Federal del Trabajo. En el capítulo III BIS del Título IV de la Ley Federal del Trabajo se señalan las reglas que se deben seguir para cumplir con la obligación patronal de proporcionar capacitación o adiestramiento a los trabajadores. En el contrato de trabajo podemos hacer referencia a este capítulo para manifestar que el trabajador será capacitado en términos de la Ley Federal del Trabajo. CONDICIONES DE TRABAJO E n el contrato de trabajo debemos señalar las condiciones especiales respecto de las cuales se ha de desarrollar este, tales como días de descanso, vacaciones y demás que convengan el trabajador y el patrón. Consideremos que en la Ley Federal del Trabajo se señalan las condiciones de trabajo y prestaciones mínimas a favor de los trabajadores, por ejemplo, seis días de vacaciones tratándose del primer año de trabajo cumplido, 15 días de gratificación anual (aguinaldo), 25% de prima vacacional, etc. El que en el contrato de trabajo no se señalen estas prestaciones no obsta para que el trabajador conserve el derecho a disfrutarlas. No obstante que se trate de prestaciones mínimas de ley le es conveniente al patrón no dejar de señalarlas, ya que de no hacerlo, estaría sujeto a que en lo futuro el trabajador le demandara prestaciones superiores argumentando a falta de señalamiento expreso en el contrato, que así lo acordó con el patrón. Por ejemplo, digamos que el trabajador argumenta que el patrón le ofreció de manera verbal darle 10 días de vacaciones por el primer año de servicios y 40% de prima vacacional. Esta argumentación no tendría lugar si en 27 MANUAL DE NÓMINAS

18 ALTA DE TRABAJADORES establece, sin tener el carácter de derechohabiente, mediante cualquier engaño o aprovechamiento de error, ya sea en virtud de simulación, sustitución de personas o cualquier otro acto. Las disposiciones anteriores se complementan con lo dispuesto por el artículo 109 del Código Fiscal de la Federación el cual señala que será sancionado con las mismas penas del delito de defraudación fiscal, quien simule uno o más actos o contratos obteniendo un beneficio indebido con perjuicio del fisco federal. La inscripción de trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social puede iniciarse a través de internet mediante una preafiliación, en la página del referido instituto: En toda relación de subordinación, el trabajador tiene derecho a que se le proporcione asistencia médica. El instituto para llevar el control de los trabajadores, les proporcionará un número de seguridad social, el cual será el mismo, independientemente de que el trabajador cambie de patrón. Para evitar posibles errores en la información que proporciona el trabajador, éste debe acudir personalmente a la Subdelegación del IMSS que le corresponda al patrón de acuerdo a su domicilio y llevar consigo su documentación personal. Para facilitar a los trabajadores la obtención por primera vez de su número de seguridad social, el IMSS pone a su disposición su portal de internet para llevar a cabo el trámite de la preafiliación el cual debe completarse posteriormente en la Subdelegación de dicho Instituto, para lo cual se le da una cita al trabajador. Cabe señalar que generalmente es el patrón quien auxilia al trabajador en el trámite por internet. El procedimiento de preafiliación se hace en la página del IMSS. Se accede a la sección de patrones en la opción "Solicitud de número de seguridad". LA AFILIACIÓN DE TRABAJADORES AL SEGURO SOCIAL TAMBIÉN PUEDE INICIAR A TRAVÉS DE INTERNET INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES QUE YA NO LABORAN EN UNA EMPRESA Se dan casos en los que personas que dejan de laborar en una empresa demandan a su ex patrón por el hecho de que no efectuó los pagos y aportaciones al IMSS y al INFONAVIT. A partir de ello, sería improcedente que para pagar las cuotas cualquier autoridad condenara a la inscripción de un trabajador en el Régimen Obligatorio del Seguro Social, si es que este ya no labora en la empresa, ya que el artículo 12 de la Ley del Seguro Social señala como sujetos de aseguramiento a las personas que se encuentren vinculadas a otras por una relación de trabajo. Es decir, uno de los requisitos para el aseguramiento es que exista el vínculo y en el caso que se expone ya no existe. Ahora bien, cuando un patrón no inscribe a un trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, queda liberado de cubrir cuotas posteriores a la terminación de la relación laboral, pero, si de la cobertura de dichas cuotas anteriores a tal momento se derivan derechos a favor del trabajador como por ejemplo el reconocimiento de semanas cotizadas bien puede condenársele al patrón no a la inscripción pero sí al pago de las cuotas vencidas. 35 MANUAL DE NÓMINAS

19 SALARIO BASE DE COTIZACIÓN Cuando hay prestaciones mínimas de ley objeto de integración hay factores fijos de determinación del salario diario integrado. Por ejemplo, en el primer año de trabajo, el factor de integración es de En nuestro ejemplo en que el salario nominal es de $ , pudimos obtener el salario diario integrado aplicándole el citado factor como sigue: $ x = $ Los factores por año, repetimos, cuando las prestaciones que se otorgan son las mínimas de ley, son los siguientes: Hasta un año de trabajo el factor será de Hasta dos años de trabajo el factor será de Hasta tres años de trabajo el factor será de Hasta cuatro años de trabajo el factor será de De 5 a 9 años de trabajo el factor será de De 10 a 14 años de trabajo el factor será de De 15 a 19 años de trabajo el factor será de De 20 a 24 años de trabajo el factor será de Por ejemplo, a una persona con un salario diario de $ 200, con prestaciones mínimas de ley y con una antigüedad en su empleo de 6 años le corresponderá un salario diario integrado de $ , determinado como sigue: $ x O bien, Salario diario Aguinaldo 15 días / 365 días = ($ x 15 /365) = $ = $ = días y medio de prima vacacional* (200 x 3.5) / 365 días = 1.92 Salario diario integrado *El 25% de 14 días de vacaciones. Lo que va modificando el salario diario integrado año con año, cuando se tienen prestaciones mínimas de ley, es la prima vacacional, que al ser determinada sobre los días de vacaciones a que tiene derecho el trabajador (los cuales se incrementan por cada año de servicios que cumple) va aumentando. AFILIACIÓN AL IMSS DE TRABAJADORES CON SALARIO MÍNIMO Algunas Subdelegaciones del Instituto Mexicano del Seguro Social no aceptan la afiliación de trabajadores con salario mínimo general, sino que solo aceptan que sea con salario mínimo profesional. Según lo vimos, el factor mínimo de integración del salario es de , así, una persona que por ejemplo gane diariamente $ 64.76, (salario mínimo para un área geográfica "A" en 2013) tendrá como salario diario integrado $ El menor de los salarios mínimos profesionales es de $ (manejador (a) en granja avícola) y es con este con el cual se está permitiendo hacer el aseguramiento, cosa que en su caso es totalmente ilegal. Primeramente, hay que considerar que si este último fuera el salario nominal procedente sería incorrecto hacer el movimiento con él, pues primero habría que integrarlo, es decir, $ x = $ Los salarios mínimos profesionales están asignados a personas con algún grado de experiencia o preparación, de ello que se denominan salarios mínimos "profesionales". Sin embargo, cuando por ejemplo se contrata a un ayudante general no existe dentro de la lista de salarios mínimos profesionales, alguno que se le pueda asignar y no hay nada que establezca que no se le pueda pagar el salario mínimo general. La propia Ley del Seguro Social contempla que se pueda pagar dicho salario. El artículo 28 de la Ley del Seguro Social establece respecto a los límites mínimos y máximos de cotización que: "Los asegurados se inscribirán con el salario base de cotización que perciban en el momento de su afiliación, estableciéndose como límite superior el equivalente a veinticinco 39 MANUAL DE NÓMINAS

20 SALARIO BASE DE COTIZACIÓN veces el salario mínimo general que rija en el Distrito Federal y como límite inferior el salario mínimo general del área geográfica respectiva. El artículo 36 del mismo conjunto reglamentario dispone que: "Corresponde al patrón pagar íntegramente la cuota señalada para los trabajadores, en los casos en que éstos perciban como cuota diaria el salario mínimo". Lo legalmente procedente es asegurar al trabajador con el salario que corresponda. Ahora bien, sí tendría razón el IMSS de no permitir el aseguramiento de una persona que va a desempeñar una labor considerada profesional en la lista de los salarios mínimos profesionales, pues, en tal caso es la cantidad mínima que puede recibir una persona y, el salario base de cotización debe estar determinado en consecuencia. El que el oficio de que se trate sea de los considerados dentro de la lista de salarios mínimos profesionales trae como consecuencia que: 1. No se le pueda pagar al trabajador una cantidad menor a la establecida, aunque sí mayor. 2. El salario con el que se le asegure será el mayor entre el pactado con él y el señalado en la lista de salarios mínimos profesionales. Conforme a la Ley del Seguro Social los distintos ramos de aseguramiento tienen como límite de cotización el equivalente a 25 veces el salario mínimo general vigente en el Distrito Federal. Los ramos de invalidez y vida y de cesantía en edad avanzada y vejez, en años pasados aumentaron paulatinamente como sigue: Vigencia A partir del 1 de julio de 1997 A partir del 1 de julio de 1998 A partir del 1 de julio de 1999 A partir del 1 de julio de 2000 A partir del 1 de julio de 2001 A partir del 1 de julio de 2002 A partir del 1 de julio de 2003 A partir del 1 de julio de 2004 A partir del 1 de julio de 2005 A partir del 1 de julio de 2006 A partir del 1 de julio de 2007 Número de salarios 15 salarios mínimos 16 salarios mínimos 17 salarios mínimos 18 salarios mínimos 19 salarios mínimos 20 salarios mínimos 21 salarios mínimos 22 salarios mínimos 23 salarios mínimos 24 salarios mínimos 25 salarios mínimos 40 LÍMITE SUPERIOR DEL SALARIO BASE DE COTIZACIÓN El artículo 28 de la Ley del Seguro Social dispone que los asegurados se inscribirán con el salario base de cotización que perciban en el momento de su afiliación, estableciéndose como límite superior el equivalente a veinticinco veces el salario mínimo general que rija en el Distrito Federal y como límite inferior el salario mínimo general del área geográfica respectiva. El artículo 49 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERFI) señala que cuando un trabajador preste servicios a varios patrones y la suma de los salarios rebase el límite superior de cotización, a solicitud por escrito de cualquiera de éstos, el instituto autorizará a que cubran la parte proporcional de cuotas que les corresponda, de acuerdo con la fórmula siguiente:

21 SALARIO BASE DE COTIZACIÓN Se dividirá el tope de cotización entre la suma de los salarios reportados al instituto por los patrones; el cociente se multiplicará por cada uno de los salarios reportados y el resultado será la base de cotización para cada uno de ellos. La autorización que expida el Instituto por este motivo estará vigente hasta que se modifiquen el salario mínimo general del Distrito Federal o las condiciones de aseguramiento del trabajador. Veamos un ejemplo: Para un área geográfica "A" el límite de cotización es como sigue: Por: Igual a: Salario Mínimo $ Veces de salario mínimo 25 Límite $ 1, Supóngase que esta persona labora para tres patrones y que de ellos obtiene los salarios diarios integrados siguientes: Patrón 1 Patrón 2 Patrón 3 Suma $ $ 1, RECTIFICACIÓN DE LOS AVISOS DE INSCRIPCIÓN DE LOS TRABAJADORES El artículo 50 del RACERFI establece que el IMSS recibirá los avisos de inscripción de los trabajadores que presenten los patrones o sus representantes, comprobando, en su caso, la veracidad de los datos, por los medios que estime pertinentes y de proceder, rectificará la información. El patrón que solicite por escrito al IMSS la rectificación de datos proporcionados respecto de la fecha de ingreso al trabajo o del salario del trabajador, deberá comprobar fehacientemente la procedencia de su petición con la información y documentación que se le solicite. La rectificación que proceda se sujetará a las reglas siguientes: I. Si se refiere a la fecha de alta, reingreso o modificación de salario del trabajador, el IMSS procederá a realizar la rectificación respectiva previo pago, en su caso, por parte del patrón, de las prestaciones que se hubieran otorgado indebidamente al asegurado; II. Si se trata de un salario inferior a uno superior, la rectificación surtirá efectos a partir de la fecha manifestada en el primer aviso, debiéndose cubrir las cuotas o, en su caso, los capitales constitutivos que procedan. Ejemplo: Entre: Límite de cotización $ 1, Salarios diarios percibidos $ 1, Salario Fecha del aviso Manifestado $ de agosto de 2014 Real $ de noviembre de 2014 Igual a: Proporción Salario Pagado Proporción Salario base de cotización Patrón 1 $ $ Patrón Patrón Suma $ 1, $ 1, El aviso surte efectos a partir del 10 de agosto de 2014 y el patrón debe pagar las cuotas que dejo de cubrir al considerar un salario menor. III. Si se trata de un salario superior a uno inferior, la rectificación surtirá efectos desde la fecha de presentación de la solicitud. Salario Fecha del aviso Manifestado $ de agosto de 2014 Real $ de noviembre de MANUAL DE NÓMINAS

22 MANTENER BUENAS RELACIONES DE TRABAJO NO ES UNA TAREA SENCILLA, AUNQUE TAMPOCO IMPOSIBLE. Las leyes establecen muchas obligaciones a los patrones y eso hace que no pocas empresas e instituciones, dado el número de trabajadores con los atender sus áreas laborales. Los tribunales del trabajo están llenos de controversias entre patrones y trabajadores y debido a ello, es importante conocer y delimitar los derechos y obligaciones que cada una de las partes que intervienen en la relación laboral puede exigir y debe cumplir, respectivamente. Este Manual nos presenta mediante interesantes análisis epistolares y numéricos, con consejos y sugerencias, la forma de regular adecuadamente las relaciones de trabajo.