Nombre: AUTORIZACIONES DE PAGO Objetivo(s) del proceso: Autorizar los trámites correspondientes a la ejecución de los pagos en el Poder Judicial.

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1 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : AUTORIZACIONES DE PAGO Objetivo(s) del proceso: Autorizar los trámites correspondientes a la ejecución de los pagos en el. Ref. Levantamiento General Alcance: Todo pago, ó desembolso que se efectúa en al requiere de la autorización correspondiente detallada en esta Guía de Operación. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción Res.SCJ REGLAMENTO DE COMPRAS DE BIENES Y CONTRATACIONES DE OBRAS Y SERVICIOS DEL PODER JUDICIAL. Ley 340/ SOBRE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y CONCESIONES CON MODIFICACIONES DE LEY Ley FIN-PRO-001 Procedimiento Interno REGLAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS PROCEDIMIENTO PARA LAS AUTORIZACIONES DE PAGO, REALIZADO POR LA DPP Y APROBADO POR LA DIRECCIÓN FINANCIERA (SEPT.2008) PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA ENTREGA DE CHEQUES A NOMBRE DE PERSONAS JURÍDICAS Procedimiento Interno REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA. Procedimiento Interno REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA DEL PODER JUDICIAL. Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE BONOS VACACIONALES Procedimiento Interno PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS POR RECIBO Unidades Operacionales Involucradas DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DIRECCIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL(ver nota al pie) Personal Involucrado Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 1 de 7

2 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: PRESIDENCIA DE LA SCJ(ver nota al pie) INSUMOS Código Detalle Origen SOLICITUDES DE AUTORIZACIÓN DE PAGO o Todas las instancias del con autoridad para solicitar pagos y desembolso. PRODUCTOS EXPEDIENTES DE COMPRAS/CONTRATACIONES, CON ORIGINAL DE LA ORDEN D COMPRA/SERVICIO/TRABAJO CORRESPONDIENTE FACTURAS DE BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS COTIZACIONES (COMPRAS DE URGENCIA) REPORTES DE LA NÓMINA CUADRADA Y SUS CORRESPONDIENTES SOPORTES ANEXOS CUBICACIONES PAGOS RECURRENTES FACTURAS Y CONTRATOS (CON OFICIO DE REMISIÓN) NÓMINA DE PAGOS CON SUS EXPEDIENTES ANEXOS o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras o Suplidores o División de Almacén y suministro o Aéreas encargadas del recibo de bienes y servicios especializados (CENDIJD, Informática, Mantenimiento, etc ) o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras o División de Nominas o División de Ingeniería o Dirección para Asuntos Administrativos o Dirección Financiera o Dirección para Asuntos Administrativos o Dirección Financiera o División de Nómina o Departamento de Auditoría Código Detalle Destino AUTORIZACIÓN DE PAGO, REGISTRADA CODIFICADA Y APROBADA o Tesorería REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR o Control Financiero II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: 01 EMISIÓN Y CODIFICACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO Director DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Envía a la DIRECCIÓN FINANCIERA las Solicitudes de Autorización de Pago APROBADAS, junto a las facturas, contratos de obras/trabajo/servicio, órdenes de compra/trabajo/servicio y demás documentos de soporte aprobados para trámites de pagos. 4 Documentos para tramites de pago 1. Expedientes de Compra/contratación con la correspondiente orden de Compra/trabajo/servicio. 2. Facturas y/o conduces de los bienes y servicios recibidos. 3. Cubicaciones. 4. Solicitudes de Reposición de Fondos (Caja Chica), con sus soportes anexos. DIVISIÓN DE NÓMINAS 02 Envía a la DIRECCIÓN FINANCIERA la solicitud de Autorización de pago de las distintas nóminas de pago del debidamente APROBADAS Y AUDITADAS junto a los Reportes de la Nómina cuadrada y sus correspondientes soportes anexos.!nota Las nóminas de pago son auditadas por el DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA antes de tramitarse los pagos correspondientes. Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 2 de 7

3 No. Control DPP: P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable 4 Las Nómina está compuesta por 1. Pagos a empleados por contrato (contratistas). 2. Pagos de empleados fijos. 3. Pagos de libramientos y suplencias de Jueces, Abogados Ayudantes, personal en general. 4. Pagos a personal temporero. 5. Pagos de pensiones a los empleado jubilados. 6. Pagos de pensiones de sobrevivientes de empleados. DIRECCIÓN FINANCIERA 03 Recibe documentos aprobados junto a los expedientes para trámites de pago y remite al DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Recibe los documentos de las operaciones aprobadas de los expedientes para trámites de pago. 02 Pasa al Analista de Validación Analista de Validación DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Revisa los expedientes 02 Registra en el listado general de compromisos y 03 Pasa al Coordinador de Cuentas por Pagar. Coordinador Cuentas por Pagar DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO 06 REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Clasifica los expedientes separando los de Compras/Contrataciones. usi es un expediente de Compras/Contrataciones a. Asigna los expedientes de compra a los analistas para registro de las cuentas por pagar en el módulo de Compras Directas b. Pasa a la Actividad No.07 de esta Guía de Operación. usi NO es un expediente de Compras/Contrataciones a. Entrega al digitador para que registren las autorizaciones de pago. b. Pasa a la Actividad No.09 de esta Guía de Operación..!NOTA Los pagos de nóminas y cubicaciones, se reciben sólo para digitación porque llegan auditados. 1. En el caso de la NÓMINA para validar esta nota ver: &Manual 07.GESTION Y ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA8link ÁÁ RR EE AA 0011 DDEE CC AAPP III TT AALL HH UUMM AANN OO 2. En el caso de las CUBICACIONES, para validar esta nota ver: 1Guía de Operación G-RECEPCIÓN Y PAGO DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN8link Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 3 de 7

4 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable MM aannuuaal ll CCOOMM PPRR AASS YY CCOONNTT RRAATT AACCI IIOONNEESS ddeel ll ÁÁ RR EE AA AA DDMM II I NN IISSTT I RRAATT II IVV AA && FF III NNAA NNCC III EE RRAA Analista(s) DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Reciben los expedientes de Compras/Contrataciones que les son asignados por el Coordinador de Cuentas por Pagar. 02 Registran las cuentas por pagar de los expedientes de las Compras/Contrataciones en el Módulo de Compras Directas. 03 Devuelven al Coordinador de Cuentas por Pagar los Expedientes de Compras/Contrataciones una vez han sido registrados en el Módulo de Compras Directas. Coordinador Cuentas por Pagar DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Recibe y revisa los expedientes de Compras/Contrataciones que fueron registrados por los analistas en el Módulo de Compras Directas 02 Pasa a los digitadores para que les registren las correspondientes Autorizaciones de Pago. Digitadores DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO 09 REGISTRO DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 01 Procesan las Autorizaciones de Pago 02 Generan Autorizaciones de Pago las entregan junto a los expedientes al Analista de Validación para verificar que los datos de los expedientes coincidan con los de la solicitud anexa. Analista(s) de Validación DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Recibe(n) las Autorizaciones de Pago y revisa(n) contra el expediente para verificar que los datos del expediente coincidan con la solicitud anexa. 02 Pasa(n) al Coordinador de Cuentas por Pagar los expedientes ya revisados. Coordinador Cuentas por Pagar DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Recibe las Autorizaciones de Pago y los expedientes revisados por el (los) analista(s) de validación. 02 Pasa a las Autorizaciones de Pago emitidas al equipo de CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA. Coordinador(a) Codificación Presupuestaria 2 DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO 12 CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 01 Recibe las Autorizaciones de Pago generadas y 02 Distribuye entre los Analista(s) de CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA para fines de análisis, codificación y registro del gasto, según manual de clasificadores presupuestarios del sector público y centros de costo creados. Analista(s) de Codificación Importan digitalmente desde el sistema informático de Autorizaciones de Pago las autorizaciones emitidas por cuentas por pagar. 2 N. de C. Esta función era realizada anteriormente en la División y Programación de Análisis Presupuestario. Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 4 de 7

5 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable Presupuestaria 3 DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO 02 Verifica y analiza la distribución de los centros de costos de acuerdo al Departamento que solicita el pago. 03 Codifica(n) y registran del gasto, según manual de clasificadores presupuestarios del sector público y centros de costo creados 04 Devuelve(n) los expedientes con la correspondiente codificación presupuestaria al Coordinador de CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA para fines de revisión y validación. Coordinador(a) Codificación Presupuestaria 4 DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Encargado(a) DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Director DIRECCIÓN FINANCIERA Recibe, revisa y valida las Autorizaciones de Pago con la correspondiente codificación presupuestaria. 02 Remite al Encargado del DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO el expediente ya validado Revisa, aprueba, firma. 02 Remite las Autorizaciones de Pago aprobadas a la DIRECCIÓN FINANCIERA Revisa, aprueba, firma Autorizaciones de Pago 02 Remite las Autorizaciones de Pago al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD para el correspondiente registro contable de las mismas. DEPARTAMENTO CONTABILIDAD 17 CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 01 Realiza la codificación contable de los registros, de acuerdo a lo establecido de manera general en: 1Guía de Operación G. CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 8link MMaannuuaal ll GGEESSTTI IIÓÓNN FFI IINNAA NNCCI IIEERRAA YY CCOONNTTAABBLLEE ddeel ll ÁÁ RR EE AA AA DDMM II I NN IISSTT I RRAATT II IVV AA && FF III NNAA NNCC III EE RRAA!NOTA La codificación contable para cada caso en particular, se realiza de acuerdo a los procedimientos referenciados a continuación: a. La Codificación Contable de la Nómina de Pagos se realiza de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-CODIFICACIÓN CONTABLE DE LA NOMINA8link MMaannuuaal ll GGEESSTTI IIÓÓNN FFI IINNAA NNCCI IIEERRAA YY CCOONNTTAABBLLEE ddeel ll ÁÁRREE AA AADDMMI II NN IISSTT I RRAATT II IVV AA && FF III NNAA NNCC III EE RRAA 3 N. de C. Esta función era realizada anteriormente en la División y Programación de Análisis Presupuestario. 4 N. de C. Esta función era realizada anteriormente en la División y Programación de Análisis Presupuestario. Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 5 de 7

6 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable b. Codificación Contable de los anticipos y las cubicaciones de los contratos de obras de construcción se realiza de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE OBRAS8link MMaannuuaal ll GGEESSTTI IIÓÓNN FFI IINNAA NNCCI IIEERRAA YY CCOONNTTAABBLLEE ddeel ll ÁÁ RR EE AA AA DDMM II I NN IISSTT I RRAATT II IVV AA && FF III NNAA NNCC III EE RRAA c. La Codificación Contable de los pagos referentes a las compras y contrataciones de bienes y servicios se realiza de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-CODIFICACIÓN CONTABLE DE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO DE LAS COMPRAS DE ByS8link MMaannuuaal ll GGEESSTTI IIÓÓNN FFI IINNAA NNCCI IIEERRAA YY CCOONNTTAABBLLEE ddeel ll ÁÁ RR EE AA AA DDMM II I NN IISSTT I RRAATT II IVV AA && FF III NNAA NNCC III EE RRAA 02 Remite las Autorizaciones de Pago y sus anexos al DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA para fines de auditoría y validación de las mismas. DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 18 AUDITORÍA DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 01 Recibe las Autorizaciones de Pago mediante libro desde el DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. 02 Revisa y valida las Autorizaciones de Pago junto con sus respectivos soportes. 03 Devuelve las Autorizaciones de Pago aprobadas a la DIRECCIÓN FINANCIERA para que esta las remita al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para la preparación emisión de los pagos correspondientes DIRECCIÓN FINANCIERA 19 APROBACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO Recibe las Autorizaciones de Pago auditadas y validadas por el DEPARTAMENTO DE AUDITORIA y envía a la DIRECCIÓN GENERAL DE CARRERA JUDICIAL para gestionar la aprobación de la Autorización de Pago. DIRECCIÓN GENERAL DE CARRERA 20 Firma y remite al Director Financiero (DIRECCIÓN FINANCIERA). DIRECCIÓN FINANCIERA 21 Recibe y remite al PRESIDENTE DE LA SCJ para firma. PRESIDENTE, SCJ 22 Firma y remite al Director Financiero (DIRECCIÓN FINANCIERA). DIRECCIÓN FINANCIERA 23 Iníciala y reenvía al DEPARTAMENTO De CONTROL FINANCIERO aquellos pagos que han sido registrados en el Modulo de Cuentas por Pagar (compras directas), para registrar la aprobación en el sistema Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 6 de 7

7 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable informático. CONTROL FINANCIERO Recibe las Autorizaciones de Pago de aquellos pagos previamente registrados en el Modulo de Cuentas por Pagar (compras directas) del sistema informático. 02 Aprueba en el sistema (Registro de las aprobaciones de las Autorizaciones de Pago en el sistema informático). 03 Reenvía a la DIRECCIÓN FINANCIERA. DIRECCIÓN FINANCIERA 25 Recibe y remite al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para emisión de los cheques correspondientes. ł FIN. III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma Firma Firma Firma KATUSKA DE CASTRO ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) 05/Dic/2010 Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 7 de 7

8 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO (EN GENERAL) Objetivo(s) del proceso: Asentar el correspondiente registro contable de las operaciones financieras ejecutadas. Alcance: Todas las operaciones financieras, ejecutadas, liquidadas, ó vencidas. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción Ref. Levantamiento General N/A MANUAL DE CLASIFICADORES PRESUPUESTARIOS DEL SECTOR PÚBLICO (OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO DE LA R. D.) N/A REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE LA LEY ORGÁNICA DE PRESUPUESTO PARA EL SECTOR PÚBLICO N/A PLAN DE CUENTAS DE LAS INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS Y AUTÓNOMAS (Preparado por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental -DGECOG-; Abril 2010) Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIRECCIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen AUTORIZACIONES DE PAGO (APROBADAS POR LA INSTANCIA CORRESPONDIENTE) o Dirección Financiera PRODUCTOS Código Detalle Destino REGISTRO Y CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO APROBADAS o Departamento de Contabilidad o Departamento de Auditoría FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES JUNTO A LAS AUTORIZACIONES DE PAGO DEFECTUOSAS A CORREGIR o Dirección Financiera AUTORIZACIONES DE PAGO CORRESPONDIENTES A LA REPARACIÓN DE MUEBLES EN EL TALLER DE EBANISTERÍA II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Analista(s) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD o División de Activos Fijos 01 Recibe de la DIRECCIÓN FINANCIERA las Autorizaciones de Pago mediante libro y distribuye a los analistas de manera equitativa Revisa(n) cada Autorización de Pago (sus montos, concepto, etc.) y sus soportes anexos. usi en la Autorización de Pago se identifica algún ERROR en Guía de Operación G - CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 1 de 4

9 No. Control DPP: P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable los datos y/o los registros, FALTA algún soporte, ó NO SE HAN CUMPLIDO los procedimientos y las políticas institucionales que correspondan para cada caso a. Prepara el Formulario de Devolución de Expedientes, que debe tener un número secuencial. b. Registra en el Formulario de Devolución de Expedientes los motivos de la devolución. c. Firma el Formulario de Devolución de Expedientes y pasa al Encargado de Operaciones. d. Pasa a la Actividad No.08 de esta Guía de Operación!NOTA El Formulario de Devolución de Expedientes debe estar numerado secuencialmente. El control de esta secuencia de numeración es llevado por el DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. 02 Realiza la codificación de la Autorización de Pago, anotando a cada una la codificación contable que corresponde a los gastos presentados en los respectivos soportes de las autorizaciones y haciendo el correspondiente registro contable en el sistema informático. usi en existe una gran cantidad de cuentas afectadas a. Para mayor claridad, prepara en Excel una relación de las cuentas afectadas y la anexa a la Autorización de Pago correspondiente. 03 Codificadas las Autorizaciones de Pago, las firma y pasa al Encargado de Operaciones. 04 Remite COPIA de las Autorizaciones de Pago correspondientes a la reparación de muebles en el Taller de Ebanistería a la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS, para que proceda de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-REGISTRO, CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES8link MMaannuuaal ll 1133 AA DD MM II I NN IISSTT I RRAACCI IIÓÓNN DDEE AACCTT IIVVOOSS I FF II IJ OOSS Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Valida que cada Autorización de Pago esté debidamente codificadas y firmadas. 02 Iníciala cada Autorización de Pago y pasa al Sub Encargado. Sub Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe las Autorizaciones de Pago. 02 Revisa, iníciala y pasa al Encargado del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe las Autorizaciones de Pago. 02 Firma y pasa a los archivistas. Guía de Operación G - CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 2 de 4

10 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable 03 Reporta periódicamente a DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO las Autorizaciones de Pago codificadas, para fines de control presupuestario de los egresos.!nota Para más detalles sobre el control presupuestario de los egresos ver: 1Guía de Operación G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. EGRESOS8link MMaannuuaal ll GG EE SS TT IIÓÓNN I PPRREESS UUPPUUEESSTT AARRI II AA Archivista(s) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe(n) del encargado del departamento las Autorizaciones de Pago. 02 Asienta(n) las Autorizaciones de Pago en libro y 03 Lleva(n) las Autorizaciones de Pago al DEPARTAMENTO DE AUDITORIA, donde son recibidas firmando en el libro donde fueron asentadas. DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA Recibe las Autorizaciones de Pago mediante libro. 02 Revisa, aprueba, firma. 03 Devuelve las Autorizaciones de Pago aprobadas a la DIRECCIÓN FINANCIERA para que esta las remita al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para la preparación emisión de los pagos correspondientes ł FIN. Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Revisa Formulario de Devolución de Expedientes y el expediente de la Autorización de Pago defectuosa. 02 Firma Formulario de Devolución de Expedientes. 03 Pasa a la DIRECCIÓN FINANCIERA la Autorización de Pago defectuosa, junto al expediente correspondiente y el Formulario de Devolución de Expedientes, 04 Retiene y archiva la copia Formulario de Devolución de Expedientes recibida por la DIRECCIÓN FINANCIERA. 05 Retornar a la Actividad No.01 de esta Guía de Operación III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma Guía de Operación G - CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 3 de 4

11 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: ING. KATUSKA DE CASTRO ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) Enero Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 11/04/2011 Página 4 de 4

12 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : CODIFICACIÓN CONTABLE DE LA NÓMINA Objetivo(s) del proceso: Realizar la correspondiente codificación contable de las novedades de nómina. Ref. Levantamiento General Alcance: Nómina de pago del de acuerdo a los períodos de pago establecidos en la institución. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIVISIÓN DE NÓMINA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen PRODUCTOS LISTADO RESUMEN DE LA NÓMINA DEFINITIVA (RESUMEN DE NÓMINA) o División Nómina Código Detalle Destino o Departamento de Contabilidad/registros contables ENTRADAS DE DIARIO DE LA NÓMINA APLICADAS AL MAYOR físicos y digitales. GENERAL o División de Nómina II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 01 Recibe desde la DIVISIÓN DE NÓMINA el Listado Resumen de la Nómina Definitiva (resumen de nómina) y pasa al analista encargado de la codificación y los registros relativos a la nómina. Asistente DIVISIÓN DE NÓMINAS Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Analista DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 02 Telefónicamente contacta al Encargado de Operaciones del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD para solicitar que actualice las codificaciones contables de las distintas nóminas en relación con las novedades. 03 Informa al Analista encargado de trabajar la nómina que actualice los datos relativos a los conceptos en el modulo de nominas del sistema informático de contabilidad Recibe el Listado Resumen Nómina un resumen de la nómina. 02 Asigna los Centros de Costos y las cuentas correspondientes a cada una tipo de nómina. 03 Desde las Entradas de Diario en el sistema, toma el asiento contable de cada nómina y verifica que el total de cada asiento sea igual al total de las nóminas. Guía de Operación G - CODIFICACIÓN CONTABLE DE LA NÓMINA 11/04/2011 Página 1 de 2

13 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable 04 Verifica que las cuentas aplicadas sean las correctas, que no queden gastos por registrar, haciendo las correcciones de lugar en los casos que proceda. 05 Genera e imprime la Entrada de Diario anexándole como soporte el Resumen de Nómina. 06 Pasa al Encargado de Operaciones del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Sub Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Revisa y firma Entrada de Diario y el Resumen de Nómina 02 Pasa al Sub Encargado Revisa y firma Entrada de Diario y el Resumen de Nómina 02 Pasa al Encargado Revisa, aplica al Mayor General y firma. 02 Entrega a los archivistas para fines de archivo. ł FIN. III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma ING. KATUSKA DE CASTRO ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) Enero Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - CODIFICACIÓN CONTABLE DE LA NÓMINA 11/04/2011 Página 2 de 2

14 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : Ref. Levantamiento General REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE LOS CONTRATOS DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Objetivo(s) del proceso: Registrar todas las operaciones contables que se deriven de las construcciones y edificaciones en proceso de la institución. Alcance: Para todos los contratos de construcciones y edificaciones pertenecientes al se requiere realizar los asientos contables relacionados con el desarrollo de la edificación ó reforma en proceso. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción N/A *** Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIRECCIÓN TÉCNICA DIRECCIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen COPIAS DE CONTRATOS CUBICACIONES CERTIFICACIÓN DE OBRAS RECIBIDAS POR EL DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA PAGOS REALIZADOS RELATIVOS A OBRAS DE CONSTRUCCIÓN PRODUCTOS Código Detalle Destino COPIA DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO CORRESPONDIENTE A RECLASIFICACIÓN DE MUEBLES (MOBILIARIO INCLUIDO EN CONTRATOS DE OBRAS) ENTRADAS DE DIARIO DE LA NÓMINA APLICADAS AL MAYOR GENERAL CHEQUES DE CONTROL DE PAGOS DEL CONTRATO EN HOJA DE CÁLCULO ELECTRÓNICA. o Dirección Técnica o Departamento de Ingeniería o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales. o Departamento de Ingeniería o Dirección Financiera /Control Financiero o División de Activos Fijos o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales. o Dirección Financiera /Control Financiero RELACIÓN DE CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN Y REPARACIONES EN PROCESO DE EJECUCIÓN. o Dirección Financiera /Control Financiero II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: Secretaria Recibe de la DIRECCIÓN TÉCNICA una copia de los contratos de Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE LOS CONTRATOS DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 11/04/2011 Página 1 de 3

15 No. Control DPP: P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD construcción suscritos por el PJ. 02 Entrega copia de los contratos de construcción al Encargado de Contabilidad para su conocimiento. Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Iníciala copia de los contratos de construcción suscritos por el PJ remitidos por la Dirección Técnica y 02 devuelve a la secretaria para fines de archivo. Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Archiva de los contratos de construcción. Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe periódicamente desde el DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO las Autorizaciones de Pago de los contratos de obras de construcción para el correspondiente registro contable de las mismas. Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 02 Pasa a los analistas para ser trabajadas!nota Las Autorizaciones de pago de los contratos de construcción/remodelación de obras se refieren básicamente a: a. El pago del anticipo para el inicio de la obra. b. El pago de las cubicaciones presentadas por el contratista de acuerdo al calendario acordado contractualmente. c. El pago final al completarse la construcción/remodelación y esta hacer sido recibida conforme por el DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA a través de la correspondiente certificación. 05 ucuando se trata del pago del ANTICIPO de los CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES a. Solicita a la Secretaria del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD la copia del contrato de la obra que fue previamente archivada. b. Registra en un archivo de Excel: - la fecha del contrato, - el ingeniero o compañía contratista, - monto del contrato, - descripción y datos del cheque del primer avance de la obra (anticipo). - Monto pendiente ucuando se trata del pago de las CUBICACIONES de los CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES a. Rebaja el valor de la Autorización de Pago emitida del monto pendiente del contrato registrado en el archivo en de EXCEL con los datos del contratista hasta que termine el contrato. ucuando se ha ejecutado el ÚLTIMO PAGO de los CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES a. Recibe del DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA una certificación de que dicha obra fue terminada y recibida. b. Transfiere en el sistema de EXACTUS de la cuenta de Construcciones en Proceso a la de Edificaciones, mediante una Entrada de Diario. Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE LOS CONTRATOS DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 11/04/2011 Página 2 de 3

16 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable c. Imprime la Entrada de Diario y verifica. ł FIN. usi en el CONTRATO DE LA OBRA ó CONSTRUCCIÓN existen mobiliarios d. Hace una reclasificación de los muebles e. Envía COPIA de la Autorización de Pago correspondiente a la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS para que proceda a registrarlos y codificarlos. De acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-REGISTRO, CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES8link MMaannuuaal ll 1133 AA DD MM II I NN IISSTT I RRAACCI IIÓÓNN DDEE AACCTT IIVVOOSS I FF II IJ OOSS III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma ING. KATUSKA DE CASTRO ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) Enero Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE LOS CONTRATOS DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 11/04/2011 Página 3 de 3

17 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : CONTROL DE LAS AUTORIZACIONES PAGADAS Ref. Levantamiento General Objetivo(s) del proceso: Registrar en el sistema informático de autorización de cheques las Autorizaciones de Pago que hayan sido pagadas y remitirlas una vez registradas a la DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO para el correspondiente control presupuestario de los desembolsos. Alcance: Todas las Autorizaciones de Pago una vez son pagadas. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción N/A *** Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIRECCIÓN FINANCIERA DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO INSUMOS Código Detalle Origen AUTORIZACIONES DE PAGO PAGADAS PRODUCTOS Código Detalle Destino AUTORIZACIONES DE PAGO PAGADAS, ORDENADAS POR ASIENTOS DE REVERSIÓN Y COMPENSACIÓN. o Registros informáticos o División de Programación y Análisis Presupuestario II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: Coordinador(a) de Codificación y Verifica periódicamente mediante el sistema informático de Registro Autorizaciones, las Autorizaciones de Pago que han sido pagadas, DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO para asignar de los números de cheques y fecha de pago correspondiente. 02 Distribuye entre los analistas las Autorizaciones de Pago Pagadas para aprobación en el sistema informático de autorización de cheques (SIG VALETTE, S.A.)y su transferencia al sistema informático EXACTUS. Analista(s) de Codificación y Registro DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Recibe(n) las Autorizaciones de Pago Pagadas a trabajar. 02 Realiza(n) el procedimiento informático correspondiente en el Sistema Informático de Autorización de Cheques y la transferencia al sistema EXACTUS. Coordinador(a) de Codificación y Valida a través del sistema informático EXACTUS que las Guía de Operación G - CONTROL DE LAS AUTORIZACIONES PAGADAS 11/04/2011 Página 1 de 2

18 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable Registro DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO autorizaciones pagadas se hayan transferido correctamente y la secuencia de números cheques correspondan a su cuenta bancaria. 02 Remite físicamente a la DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO las Autorizaciones de Pago Pagadas, ordenadas por asientos de reversión y compensación.!nota Para más detalles sobre el control presupuestario de las Autorizaciones pagadas ver: 1Guía de Operación G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Egresos8link MMaannuuaal ll GG EE SS TT IIÓÓNN I PPRREESS UUPPUUEESSTT AARRI II AA ł FIN. III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma ING. KATUSKA DE CASTRO ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) Enero Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - CONTROL DE LAS AUTORIZACIONES PAGADAS 11/04/2011 Página 2 de 2

19 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : Ref. Levantamiento General CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES (DE BIENES Y SERVICIOS) Objetivo(s) del proceso: Realizar los asientos contables correspondientes a las compras y contrataciones de bienes y servicios. Alcance: Nómina de pago del de acuerdo a los períodos de pago establecidos en la institución. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO DIRECCIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen PRODUCTOS RELACIÓN DE LAS FACTURAS REGISTRADAS EN EL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR COPIAS DE LAS FACTURA LISTADAS EN LA RELACIÓN DE LAS FACTURAS REGISTRADAS EN EL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR Código Detalle Destino ENTRADAS DE DIARIO DE LAS FACTURAS CORRESPONDIENTES A CUENTAS POR PAGAR. II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD o División Nómina o División Nómina o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales Recibe del departamento de CONTROL FINANCIERO la Relación de las Facturas registradas en el modulo de cuentas por pagar del sistema informático junto a su copias anexas. 02 Pasa al analista correspondiente Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Busca en el Diario General el asiento generado al momento de registrar la factura en el proveedor y 02 realiza la distribución contable del asiento según los detalles indicados en la factura. AL FINAL DE CADA MES 03 Genera una Entrada de Diario con todos los asientos de las facturas correspondientes a las compras. 04 Imprime Entrada de Diario y pasa al Encargado de Operaciones junto a la Relación de las Facturas remitidas desde la DIRECCIÓN Guía de Operación G - ASIENTOS CONTABLES DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS 11/04/2011 Página 1 de 2

20 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable FINANCIERA (DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO) con las copias anexas. Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Sub Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Revisa y firma Entrada de Diario y la Relación de Facturas 02 Pasa al Sub Encargado Revisa y firma Entrada de Diario y la Relación de Facturas 02 Pasa al Encargado Revisa, aplica al Mayor General y firma. 02 Entrega a los archivistas para fines de archivo. ł FIN. III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma ING. KATUSKA DE CASTRO ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) Enero Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - ASIENTOS CONTABLES DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS 11/04/2011 Página 2 de 2

21 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES (FINANCIERAS) EJECUTADAS Objetivo(s) del proceso: Asentar el correspondiente registro contable de las operaciones financieras ejecutadas. Alcance: Todas las operaciones financieras, ejecutadas, liquidadas, ó vencidas. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción Ref. Levantamiento General Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA ENTREGA DE CHEQUES A NOMBRE DE PERSONAS JURÍDICAS Procedimiento Interno REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA. Procedimiento Interno REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA DEL PODER JUDICIAL. Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE BONOS VACACIONALES Procedimiento Interno PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS POR RECIBO Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIRECCIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen COPIAS DE LOS CHEQUES QUE TRAEN COMO SOPORTE SUS AUTORIZACIONES DE PAGO o Tesorería COMPROBANTE(S) DE DEPÓSITOS JUNTO UN OFICIO QUE EXPLIQUE LA FINALIDAD O DESTINO DE CADA DEPÓSITO Y SUS RESPECTIVOS SOPORTES (RECIBOS DE INGRESOS Y OTRAS DOCUMENTACIONES) COMPROBANTE(S) DE RETIRO JUNTO UN OFICIO QUE EXPLIQUE LA FINALIDAD O DESTINO DE CADA RETIRO Y SUS RESPECTIVOS SOPORTES (RECIBOS DE INGRESOS Y OTRAS DOCUMENTACIONES) AUTORIZACIONES DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS o Tesorería o Tesorería o Dirección Finaciera COPIA(S) DE LOS OFICIOS DE APERTURA DE CERTIFICADOS FINANCIEROS Y COPIA DEL CERTIFICADO DE DEPÓSITO DEL QUE SE TRATE o Tesorería Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS 11/04/2011 Página 1 de 6

22 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: PRODUCTOS Código Detalle Destino ASIENTO CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EJECUTADAS ENTRADA DE DIARIO (CUADRADA) o Departamento de Contabilidad o Departamento de Contabilidad II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 01 Envía al Departamento de Contabilidad los documentos relativos a las operaciones realizadas. 4 Documentos enviados por Tesorería 1. Copias de los cheques que traen como soporte sus autorizaciones de pago, 2. Comprobante(s) de depósitos junto un oficio que explique la finalidad o destino de cada depósito y sus respectivos soportes (recibos de ingresos y otras documentaciones) 3. Comprobante(s) de retiro junto un oficio que explique la finalidad o destino de cada retiro y sus respectivos soportes (recibos de ingresos y otras documentaciones), 4. Autorizaciones de transferencias bancarias, 5. Copia(s) de los oficios de apertura de Certificados Financieros y copia del certificado de depósito. 6. Depósitos y Transferencias bancarias correspondientes a los ingresos percibidos por el. - Asignación Presupuestaria-Asignaciones mensuales del gobierno central, de acuerdo con la Ley Entradas Propias Corrientes- Cobros de alquiler del local para la cafetería, ventas de boletines, fotocopias y otros recursos provenientes de activos financieros. - Otros Ingresos-Aportes adicionales entregados por el Gobierno Dominicano, donaciones, etc!nota 1. Para más detalles sobre los Depósitos y Transferencias bancarias correspondientes a los ingresos percibidos por el Poder Judicial, ver: 1Guía de Operación G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Ingresos8link Maannuuaal ll GG EE S TT IIÓÓNN I PPRREES SUU PPUU EES STTAA RRI IIAA 2. Para más detalles sobre el control presupuestario de los pagos y desembolsos del, ver: 1Guía de Operación G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Egresos8link Maannuuaal ll GG EE S TT IIÓÓNN I PPRREES SUU PPUU EES STTAA RRI IIAA Archivista DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe mediante libro los documentos remitidos por el DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS 11/04/2011 Página 2 de 6

23 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable 02 Revisa los soportes de las operaciones y que la secuencia de la documentación esté completa. 03 Coloca los cheques en carpetas ordenados secuencialmente.!nota Si el cheque tiene algún requerimiento de contra entrega, se anota para posteriormente solicitarlo a Tesorería. 04 Entrega al Analista correspondiente según la cuenta para fines de revisión de la codificación contable. Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 03 REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES EMITIDOS 01 Verifica de qué tipo de desembolso ó pago se trata. usi se trata del pago del ANTICIPOS, CUBICACIONES ó PAGO FINAL en CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES a. Procede de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE OBRAS8link MMaannuuaal ll GG EE SS TT IIÓÓ I NN FF IINN I AANN CC III EERRAA YY CC OO NNTT AABB LLEE b. Prosigue de acuerdo a las actividades detalladas en esta guía de Operación. 02 Revisa que la codificación contenida en el cheque de pago a proveedores de bienes y servicios sea igual a la de la autorización y que ambas sean las mismas registradas en el sistema informático. usi la codificación es correcta a. Válida las transacción. usi la codificación NO es correcta a. Corrige en el sistema de acuerdo a la autorización de pago. 03 Realiza un cuadre entre el total de los asientos del diario y el monto de los cheques emitidos en el modulo de control bancario del sistema informático.!nota El analista que valida los cheques de operaciones no debe ser el mismo que el que valida los cheques de pago libramientos. Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 04 REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES EMITIDOS 04 Verifica que los asientos contables coincidan con el de la autorización de pago del libramiento y 05 asigna al centro de costo de acuerdo al concepto de la relación, cambiándolo en el sistema, usi la codificación NO coincide con la de la autorización a. Hace la corrección de lugar. Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS 11/04/2011 Página 3 de 6

24 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable 06 Valida los cheques emitidos por el Modulo de Control Bancario contra los asientos contables en el Diario, 07 Una vez validados los asientos contables en el Diario realiza el cuadre correspondiente. 08 Confirma el cuadre. 09 Una vez confirmado el cuadre, genera la Entrada de Diario. 10 Imprime la Entrada de Diario y entrega al Encargado de Operaciones para fines de revisión. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 05 UNA VEZ COMPLETADO EL REGISTRO CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO EJECUTADAS: 01 Remite electrónicamente a la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO el listado de los cheques emitidos del mes, correspondientes a las diferentes cuentas bancarias. Con este listado electrónico la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO procede de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Egresos8link MMaannuuaal ll GG EE SS TT IIÓÓNN I PPRREESS UUPPUUEESSTT AARRI II AA 02 Remite físicamente a la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS COPIA de los Cheques de las Autorizaciones de Pago para la reparación de activos y COPIA de los Cheques de las Autorizaciones de Pago de Obras de Construcción/remodelación que contemplan mobiliario. Con estas COPIAS de cheque la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS procede de acuerdo a lo establecido en: 1Guía de Operación G-REGISTRO, CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES8link MMaannuuaal ll AA DD MM II I NN IISSTT I RRAACCI IIÓÓNN DDEE AACCTT IIVVOOSS I FF II IJ OOSS Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 06 REGISTRO CONTABLE DE LOS DEPÓSITOS 11 Revisa los depósitos y sus soportes. usi los depósitos están completos 12 Los ordena por cuenta bancaria. 13 Coloca en el depósito la codificación contable correspondiente atendiendo al concepto de sus soportes. 14 Registra en el Sistema la codificación, modificando los asientos existentes en el depósito. Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS 11/04/2011 Página 4 de 6

25 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable upara los casos de depósitos bancarios de Venta de Boletines Judiciales a. Confirma si en los anexos se encuentra el Boucher de Ventas con tarjetas de crédito, y de ser así b. procede a registrarlo dentro del asiento contable del depósito creando una cuenta por cobrar a la empresa gestora de tarjetas de crédito y afectando la cuenta de ingresos. 15 Realiza el cuadre entre los depósitos realizados por el módulo de Control Bancario y los registros del Diario General. 16 Genera e imprime la Entrada de Diario. 17 Pasa Entrada de Diario al Encargado de Operaciones. Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Sub Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 07 Revisa, coteja y luego pasa al Sub Encargado. 08 Confirma que los procesos están correctos, que todo este cuadrado, iníciala y pasa al Encargado de Contabilidad. 09 AL FINAL DE CADA MES Firma, aplica al Mayor General y pasa a archivo. ł FIN. III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma ING. KATUSKA DE CASTRO ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ) 05/ago/2010 ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) Enero Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la. IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias. Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS 11/04/2011 Página 5 de 6

26 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable Realizada por: Aprobada por: No hay nada escrito después de esta línea Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS 11/04/2011 Página 6 de 6

27 P Área 03. ADMINISTRATIVA & FINANCIERA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable I. GENERALES DEL PROCESO: Código: G : REGISTRO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS Ref. Levantamiento General Objetivo(s) del proceso: Realizar los asientos contables correspondientes a los movimientos del Activos Fijos en la institución y su correspondiente depreciación. Alcance: Esta guía de Operación es aplicable a todos los movimientos del Activos Fijos en la institución, ya sea por muebles adquiridos, donados, reparados, fabricados en los talleres de la institución, trasladados, descargados, descartados, etc Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia y descripción Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen PRODUCTOS DOCUMENTOS RELATIVOS AL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA INSTITUCIÓN: - RELACIÓN DE ACTIVOS DONADOS - ACTAS(S) DE DESCARGO - FORMULARIO(S) DE CONTROL DE MUEBLES EN CONSTRUCCIÓN Y REPARACIÓN - OFICIOS DE ENTREGA/REMISIÓN DE MUEBLES SALIDAS DE ACTIVOS FIJOS REGISTRADAS POR LA DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN LOS REGISTROS DIGITALES (SISTEMA INFORMÁTICO-MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS) DE LA INSTITUCIÓN. o División de Activos Fijos o División de Activos Fijos Código Detalle Destino ENTRADA DE DIARIO CON EL ASIENTO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS APLICADA AL MAYOR GENERAL o Departamento de Contabilidad (registros contables digitales y físicos) o Departamento de Contabilidad/registros contables ASIENTO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS físicos y digitales. DE LA INSTITUCIÓN o División de Activos Fijos II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: Analista I Recibe de la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS los documentos relativos al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD movimiento de los activos fijos de la institución (entradas/salidas/movimientos/descargos). 4Documentos que soportan movimiento de los activos fijos en la institución 1. Relación de activos donados. 2. Actas(s) de descargo. Guía de Operación G - REGISTRO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS 11/04/2011 Página 1 de 3