Facturación Electrónica

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1 Facturación Electrónica Introducción...2 Beneficios de la Facturación electrónica...3 Requisitos para poder emitir facturas electrónicas....4 Formato FacturaE...5 Funcionamiento de los Certificados Digitales...6 Firma Digital...8 Leyes y normativas

2 Factura Electrónica. Introducción El objetivo de la factura electrónica es la sustitución mediante ficheros informáticos de la factura en papel, incluso a efectos legales. De forma sencilla podemos decir que Factura electrónica es cualquier fichero con los datos imprescindibles (C.I.F., Fecha, número de factura etc.), que contenga una firma digital para asegurar su integridad y la identidad del emisor de dicha factura. Desde la publicación en 2007 de la ORDEN 962/2007 de 10 de Abril, se acepta como factura electrónica cualquier fichero electrónico firmado digitalmente. Dicha ley no establece ningún formato concreto de fichero, así como tampoco establece un único formato de firma digital. En dicha ley se observa la necesidad de depositar los datos mínimos de una factura en un fichero electrónico y, usando un certificado digital, añadir una firma electrónica para asegurar su integridad y la autenticidad del emisor. El fichero electrónico debe contener los datos exigibles a una factura, como Fecha, C.I.F., etc., pero puede estar realizado en cualquier formato (jpg, tif, pdf, xml, edi, txt, ) El certificado digital permite asegurar que el emisor de la factura es quien dice ser, y no se le pueda suplantar. La firma digital realizada usando un certificado digital, deja una huella en el fichero que nos asegura su integridad y la autenticidad del emisor de dicho fichero. Es decir, con una firma digital podemos estar seguros de que el fichero no ha sido manipulado y se encuentra tal y como lo genero el emisor de la factura y además el uso de un certificado digital nos asegura que la firma ha sido realizada por el dueño dicho certificado. Aunque desde el año 2007 se podrían emitir facturas electrónicas y entre sus beneficios destaca la reducción de costes de almacenamiento, manipulación, etc., en las pequeñas empresas no se ha implantado masivamente por diversos motivos: Esos costes no son tan relevantes pues el volumen de facturas emitidas no suele ser alto. No había herramientas de facturación electrónica económicas y consolidadas que en el mercado para que se animen las Pymes. Este panorama está cambiando rápidamente. No obstante la facturación electrónica tiene más beneficios. -2-

3 Beneficios de la Facturación electrónica Las ventajas de la factura electrónica son: Validez de la información. Puesto que se trata electrónicamente, la información no está sujeta a errores de lectura, transcripción, etc. Recepción y envío mediante elementos electrónicos que ya están presentes en la empresa. Basta con un ordenador y el correo electrónico. Un obvio ahorro en el gasto de papel, sobres, sellos, etc. Más facilidad para la salvaguarda de las facturas, mediante los sistemas de copias de seguridad que ya tenga la empresa. Frente al almacenamiento del papel de facturas emitidas y recibidas durante los años legalmente exigidos. Mas fiabilidad en la autenticidad de la factura electrónica que en la de papel, que es más fácil de manipular. Una mayor rapidez a la hora de localizar facturas. -3-

4 Requisitos para poder emitir facturas electrónicas. No basta con sustituir la factura en papel por la factura electrónica. La ley establece unas obligaciones a cumplir para cualquier empresa que desee efectuar la facturación electrónica, o esté obligada si trabaja con las administraciones públicas. - Debe existir consentimiento mutuo entre emisor y receptor - Debe enviarse por medios telemáticos (sin especificar) - Ambos deben conservar, y disponer de sistemas que le permitan localizar rápidamente las facturas electrónicas. o La ley permite que el almacenamiento, localización y comunicación pueda realizarse por terceros, pero no exime de responsabilidad a las empresas. o Por este motivo y por la dificultad que pueden tener las pymes para implantar Facturas electrónicas, entre ellas la FacturaE, multitud de empresas privadas ofrecen el servicio de generación, firma digital, almacenamiento y comunicación vía WEB. Así se paga por poder tener las facturas electrónicas, bien por volumen de facturas o por cuota mensual, etc. o Entre estas empresas hay incluso bancos, que firman digitalmente las facturas, las almacenan y permiten que se visualicen vía WEB por parte del emisor y del receptor tantas veces como sea necesarios. Las pymes por lo tanto no tienen ni que preocuparse de tener certificados. o Hay empresas que han realizado programas para la generación del formato FacturaE, firma, almacenamiento y envío masivo. Por ejemplo EDICOM, SERES, ZeroComa, etc. tienen ficheros de intercambio para integrarse con aplicaciones de Gestión y Contabilidad. -4-

5 Formato FacturaE. Actualmente, desde instancias oficiales, e impulsados por el Plan Avanza, se quiere propugnar un mayor uso de la factura electrónica como sistema oficial de intercambio de facturas entre empresas, y se ha establecido el formato de factura electrónica FacturaE. Este formato irá imponiéndose progresivamente como obligatorio para el intercambio de facturas con las distintas administraciones (Agencia Tributaria, Ayuntamiento, comunidades autónomas, ). Desde el 1 de agosto de 2009, la presentación de facturas electrónicas es obligatoria en la contratación con el sector público estatal para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada y desde el 1 de octubre de 2010 el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca expresamente en estas Órdenes de extensión. Entre tanto, si se usa para el intercambio de facturas electrónicas entre empresas, se podrá acceder a los beneficios que conllevan usar la facturación electrónica. Incluso aunque no se use de forma sustitutiva al papel, usar este formato tiene ventajas. Este formato usa ficheros XML con formato FacturaE 3.0, 3.1 ó 3.2, y exige firma digital con formato XADES-EPES 1.3.2, aunque opcionalmente se puede usar también XADES-XL que incorpora información de validación del certificado y sello de tiempo. Acepta cualquier certificado que obtenga firma digital avanzada, entre ellos los habituales de formato X.509 y el D.N.I electrónico. -5-

6 Funcionamiento de los Certificados Digitales Los certificados digitales utilizan complejos algoritmos de encriptación para asegurar la integridad de los ficheros y para identificar al propietario. Además para que les demos validez deben están emitidos por entidades de confianza que nos permiten comprobar la autenticidad del emisor. Encriptación La encriptación se basa en un sistema de doble clave. Todo certificado posee una clave pública y otro privada. La clave privada permite encriptar datos. Debe permanecer exclusivamente en poder del propietario del certificado y custodiarse adecuadamente. La clave pública es imprescindible para desencriptar los datos que previamente se han encriptado el propietario del certificado con la clave privada. Debe facilitarse a todos los interesados la clave pública para que puedan desencriptar y comprobar los datos enviados. Los complejos algoritmos que se usan para esta codificación, nos aseguran que nadie sin acceso a la clave privada puede desencriptar los datos. Entidades de Confianza Para poder confiar en un certificado digital se han establecido medidas. Sólo ciertas entidades pueden ser emisoras de dichos certificados. Si dichas entidades son dignas de nuestra confianza podremos confiar en los certificados que emiten. Los certificados tienen un periodo de validez, es decir tienen fecha de caducidad. Por consiguiente los certificados han de renovarse periódicamente. Si alguien pierde su certificado puede anularlo. A este proceso se le denomina revocación de un certificado digital. Existen entidades que permiten comprobar si un certificado es válido y no ha sido revocado. Existen entidades que permiten poner un sello de tiempo en las firmas, de forma que podemos confiar en la fecha y hora en la que ha sido generada la firma. Esto se conoce como sello de tiempo -6-

7 Certificados más habituales Los certificados que podemos encontrar con más facilidad son el X.509 y el DNI-Electrónico. Ambos están siendo usados ampliamente para identificarnos frente a las administraciones, los portales WEB de los bancos, la agencia tributaria, la seguridad social, etc. Los certificados X.509 están muy difundidos, pues han venido usándose para identificarnos ante la Agencia Tributaria (Presentación de la Renta, modelos de IVA e IRPF, etc.) y la Seguridad Social (Cotizaciones de empresas, Certificados de Vida laboral, etc.). Pueden emitirse desde la propia Agencia Tributaria, la Seguridad Social, Comunidades autónomas, etc. Últimamente aumenta de forma notable la difusión del DNI-e o DNI digital. Además de las funciones habituales de un DNI, llevan incorporado un chip en cuyo interior se alojan, entre otras cosas, dos certificados digitales x.509, uno que permite autentificarnos, y otro que permite firmar documentos. Aunque paulatinamente irán sustituyéndose los DNI normales por DNI-e, para su uso es necesario disponer de un lector de tarjetas inteligentes en el ordenador. Poco a poco irán estableciéndose como un estándar en los ordenadores, pero hoy por hoy aun no podemos considerar estos lectores como habituales. Sin este hardware de lectura no se puede usar el DNI-e para firmar documentos. -7-

8 Firma Digital Puede firmarse cualquier documento digital, como por ejemplo los correos electrónicos que mandamos, contratos en formato WORD (que antes se imprimían, firmaban y sellaban), y por supuesto facturas electrónicas. Una vez se tiene un cierto documento digital, y se cuenta con un certificado digital emitido por una entidad de confianza, se puede firmar. Dependiendo del tipo de firma, incluso podemos asegurar la fecha exacta de la firma y que el certificado usado no ha sido revocado a la fecha de la firma. Es decir, que una firma digital nos puede asegurar: 1. La integridad del documento. 2. La identificación del emisor. 3. El sello de tiempo, es decir la fecha y hora en la que se ha realizado la firma. Se consigue usando un servicio de sellado de tiempo proporcionado por una entidad de confianza. 4. La validez del certificado digital usado para firmar, es decir que no está anulado. Usando durante la firma un servicio OCSP proporcionado por una entidad de confianza, aseguramos que el certificado digital no estaba revocado en el momento de usarse para dicha firma. Integridad del documento. Para asegurar la integridad del documento, se emplean algoritmos matemáticos que obtienen un valor resumen del documento. Estos algoritmos se llaman funciones hash, y cuanto más eficaces son, más difícil es encontrar dos documentos cuyo valor resumen es idéntico. Además aseguran que dado uno cualquiera de estos valores resumen, es prácticamente imposible obtener a la inversa un documento que de lugar a ese valor "hash". Los algoritmos más habituales son SHA y MD5, aunque existen más. El más sencillo y probablemente más conocido es el CRC. Se usa por los navegadores para comprobar las descargas por internet, en los ficheros ZIP, etc. Es tan sencillo como ir sumando el valor numérico que tiene cada carácter de un documento, quedándose con el modulo del valor máximo del CRC (modulo 32, 64 bits, etc.) Si se facilita el valor resumen junto con el documento, cualquier usuario puede volver a aplicar el mismo algoritmo y comprobar que obtiene el mismo valor resumen. Esto le da la confianza de que el documento no ha sido alterado. Si además se adjunta el valor resumen, pero encriptado con la clave privada del certificado digital del emisor, y se adjunta también la clave pública de dicho certificado, cualquier usuario puede desencriptar el valor resumen con la clave pública, volver a efectuar el algoritmo al documento y comparar el valor resumen obtenido con el desencriptado. De esta forma puede tener la seguridad que el documento es exactamente el que ha generado el emisor. -8-

9 Identificación del emisor. En la firma, además se adjunta el certificado del emisor, pero lógicamente sólo con su clave pública. Es muy fácil comprobar este certificado del emisor y así darle autenticidad a el, y por extensión al documento que se ha firmado con el. Los certificados en realidad contienen los datos identificativos del emisor (nombre, N.I.F/C.I.F, etc.), su clave pública, y la firma de todos estos datos efectuada por la entidad de confianza en el momento de emitir el certificado. Esta firma, a su vez contiene la clave pública de la entidad de confianza y que nos permite validar dicho certificado y así asegurar su integridad. Sello de tiempo Ciertas entidades de confianza, permiten añadir un sello de tiempo a la firma digital, de forma que se puede confiar en que se firmó en la fecha y hora que figura en dicho sello. Estas entidades se conocen como autoridad de sellado de tiempo. Si se cuenta con los servicios de uno de estos servidores, se le envía el documento firmado y su servidor devuelve el documento con el sello de tiempo añadido. Como cabe esperar, este sello de tiempo está codificado usando el certificado digital de la autoridad de sellado de tiempo. De esta forma es fácil comprobar la validez de dicho sello sin más que pasar la clave privada de su certificado a los datos del sello de tiempo. Validez del Certificado Digital. De forma parecida al sello de tiempo, ciertas entidades de confianza ofrecen servicios que reciben un documento firmado y tras comprobar que el certificado del emisor no está revocado, añaden información a la firma para dejar constancia de dicha validez. Estas entidades se conocen como autoridades de certificación. De nuevo esta información está encriptada usando la clave privada de la autoridad de certificación y se añade al documento la clave pública de dicha entidad. Formatos y modalidades de firma electrónica. Se ha establecido distintos estándares de firma electrónica, dependiendo de la cantidad de información contenida en la firma electrónica así como de la forma en la que se estructura esta información junto al documento original. Si se codifica dentro de ficheros de tipo imagen o texto, lo habitual es usar firmas del estilo de F64 (PKCs#7) y si se usan datos estructurados, se suelen utilizarlas basadas en el estándar XML-Dsig, que establecen la forma de introducir los distintos apartados de la firma en el fichero XML que se firma. -9-

10 Dependiendo de la cantidad de apartados de la firma digital, encontramos varias modalidades de firma Firma electrónica avanzada básica. Incluye el valor resumen (hash) codificado con el certificado del emisor y este mismo certificado con su clave pública. Firma electrónica avanzada con información de validación. Además incluye el sello de tiempo y la información de la validez del certificado. La firma electrónica avanzada contiene todo lo necesario para dar validez a la factura electrónica sin conectarse a ningún servicio, ya que contiene todos los valores y claves públicas necesarios para verificar los datos almacenados usando las distintas claves públicas que contiene. -10-

11 Leyes y normativas La Factura Electrónica se rige por las siguientes leyes y normativas: Ley 56/2007, de 28 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, (BOE ) sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de REAL DECRETO 87/2005, de 31 de enero, (BOE ) por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre. LEY 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (BOE ). RESOLUCIÓN 2/2003, de 14 de febrero, (BOE ) de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, (BOE ) por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, (BOE ) por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Normativa comunitaria o SEXTA DIRECTIVA DEL CONSEJO de 17 de mayo de 1977 en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme. (VIGENTE a ) o DIRECTIVA 2001/115/CE DEL CONSEJO de 20 de diciembre de 2001 (DOCE ) por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido. -11-

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