MANUAL DE USUARIO FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

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1 MANUAL DE USUARIO FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Proveedores PLATAFORMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA PROVEEDORES DE LA JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA LA MANCHA.

2 Índice 1. INTRODUCCIÓN ACCESO A LA PLATAFORMA WEB ACEPTACIÓN DEL CONTRATO DE FACTURA ELECTRÓNICA DATOS DEL USUARIO CONECTADO MODIFICAR CONTRASEÑA FACTURAS FIRMADAS CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS EMISIÓN DE FACTURAS FACTURAS EN CONFECCIÓN CREAR FACTURA ORIGINAL CREAR FACTURA RECTIFICATIVA CREAR FACTURA DESDE PLANTILLA CARGAR FACTURA... 20

3 1. Introducción El presente documento detalla las instrucciones necesarias para poder operar con el portal de facturación electrónica de proveedores de Junta de Castilla la Mancha Este documento se centra en los siguientes puntos, los cuales coinciden con la funcionalidad disponible en el menú izquierdo de la plataforma web y que se agruparán en el presente documento.

4 El uso de los siguientes botones es común en cualquier parte de la aplicación: Pulsando este botón se abandona de manera segura la aplicación. Identifica al usuario conectado. Pulsando dicho enlace, el usuario podrá acceder a visualizar sus datos personales y modificar algunos de dichos datos. Además tendrá la opción de modificación de su contraseña. Pulsando este botón se borra el contenido de los campos en los que se ha introducido texto por pantalla. Pulsando este botón se vuelve a la pantalla inmediatamente anterior desde la que se ha accedido. Mensajes comunes en la aplicación: No se han encontrado registros No se ha encontrado ningún registro que satisfaga los criterios de búsqueda utilizados. Las condiciones de obligatoriedad de los campos de entrada de datos se indican con un asterisco delante del mismo. Menú izquierdo Una vez un usuario ha accedido al sistema, en la parte izquierda de la pantalla aparecerá un menú con las distintas opciones funcionales a las que tiene permiso. Ilustración 1: Menú principal Paginación Todos los filtros del sistema muestran los resultados mediante un listado paginado. Se mostrarán tantas páginas, como resulte de dividir el nº de registros resultantes de la consulta, entre el nº de registros por página. Se podrá acceder a una página determinada pulsando sobre el enlace asociado a su nº de página. Se muestran por defecto cinco enlaces de página además de un enlace para las cinco siguientes y otro para las cinco anteriores en caso de que aplique.

5 2. Acceso a la plataforma web El acceso al portal se realiza mediante un navegador Web, conectándose a la página web Una vez cargada la página se presentará la siguiente pantalla: Ilustración 2: formulario de acceso a la plataforma Tras introducir un usuario y contraseña válidos, se accederá a la pantalla principal del portal donde se muestran las diversas opciones que podrán realizarse, según los privilegios que se posean: Ilustración 3: pantalla principal de la plataforma

6 3. Aceptación del contrato de factura electrónica Cuando un proveedor acaba de ser dado de alta en la plataforma, le aparecerá la siguiente pantalla tras su primer acceso a la misma. Es necesario que acepte las condiciones que se expresan para poder emitir factura electrónica a la Junta. 4. Datos del usuario conectado Para mostrar los datos del usuario que se encuentra conectado, bastará con pulsar con el ratón en el texto coincidente con el ID de usuario ( ), que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla principal: Ilustración 4: ver usuario conectado En ese momento se mostrará la información correspondiente al usuario tal como el nombre, apellidos (caso de persona física), , etc. Además, el usuario podrá modificar datos personales, de contacto y su contraseña.

7 4.1. Modificar contraseña Estando en la pantalla anterior será posible modificar la contraseña especificando la nueva y confirmándola. Una vez el usuario pulse el botón grabar, los datos de la nueva contraseña quedarán guardados y disponibles para el nuevo acceso. Ilustración 5: modificar contraseña Una vez introducida la antigua y la nueva contraseña se deberá pulsar Aceptar, lo que validará que la antigua contraseña es correcta, así como que la nueva cumple con los requisitos de seguridad mínima establecidos. Si estas validaciones son satisfactorias, se mostrará un mensaje por pantalla confirmando la modificación de datos efectuada. 5. Facturas Firmadas 5.1. Consulta de facturas Electrónicas Esta opción se refiere a aquellas facturas emitidas a través de un canal electrónico, sea un conector tipo servicio web o a través del portal de proveedores. Al pulsar sobre la opción Consulta de facturas Electrónicas del menú izquierdo aparecerá en pantalla una serie de campos que componen el filtro de facturas que un determinado proveedor ha emitido a Junta de Castilla la Mancha El filtro se puede dejar vacío excepto por los campos de proveedor (nombre y código) que vendrán siempre informados. En ese caso se mostrarán todas las facturas que el usuario proveedor ha emitido a Junta de Castilla la Mancha a través del canal electrónico. Ilustración 6: Filtro de Consulta de facturas

8 A continuación se detallan dichos campos: o Entidad: Campo desplegable donde aparecen las entidades de la Junta a las que se va a emitir la factura. o Organismo/Consejería: Campo desplegable donde aparecerán los Organismos asociados al centro seleccionado. Este desplegable no se abrirá si no hay Entidad seleccionada. o Centro (Dato obligatorio) Existe un icono con una lupa junto a esta casilla para dar la posibilidad al proveedor a elegir el centro correspondiente a la Entidad y Organismo seleccionados. No será posible establecer un centro si no se han seleccionado dichos datos previamente. o Proveedor. En este campo no editable aparecerá por defecto el nombre del proveedor que está accediendo a la plataforma sin posibilidad de cambiarse. o Código de Acreedor: El código asignado al proveedor. Es un campo no editable. o Número de factura: El número de factura emitido por el proveedor. o Importe desde/importe hasta. Intervalo de importe total de la factura que permite a esta funcionalidad acotar la búsqueda de facturas por este campo. o Fecha desde/hasta (emisión). Intervalo de fechas que permite acotar la búsqueda de facturas por la fecha de emisión de la misma. Estos campos se sirven de un calendario para especificar la fecha. o Estado en el que se encuentra la factura. Combo-box desplegable con los siguientes valores disponibles: o Tipo de Factura: Combo-box desplegable con las siguientes opciones disponibles: Original: Si se trata de factura común. Rectificativa: Si se trata de factura que rectifica a otra. o Tipo de impuesto: Combo-box desplegable con los diferentes tipos de impuestos. o Tasa de impuesto: El porcentaje de impuesto aplicado. Aparecerán dos botones: Buscar y Limpiar. Al pulsar el botón Buscar Aparece un listado paginado con los siguientes campos con las facturas emitidas que cumplan los criterios de filtro establecidos: Ilustración 7: Resultado de Consulta de facturas

9 o Organismo o Centro o Proveedor o Número de factura o Importe o Divisa o Estado o Fecha de emisión o Opciones: La última columna del listado contiene las siguientes opciones representadas por una serie de iconos: Descarga de PDF. Visualización de la factura en formato PDF. Descarga de Original firmado. Fichero XML facturae 3.2 firmado digitalmente. Es el documento legal de la factura. Hay casos de proveedores que trabajan con el formato 3.1 Ver auditoría de eventos. Información de los procesos que se han realizado sobre la factura. Ver auditoría de firma digital: Mostrará información de la firma aplicada, además de permitir ver los datos del certificado utilizado. Ilustración 8: Auditoría de firma y Detalle del Certificado Adjuntos de la factura: o Si hay fichero adjunto aparecerá una pantalla/listado con el documento (sólo puede haber uno) adjunto a la factura El listado consiste en una tabla donde se detallan los campos: Nombre de adjunto Tamaño Opciones: Eliminar el archivo adjunto Descargar el archivo adjunto al PC del usuario.

10 Ilustración 9: Listado de adjuntos a la factura o Si no hay fichero adjunto aparecerá un cuadro de texto y un botón para que el usuario pueda elegir un archivo en formato PDF para adjuntar a la factura desde su ordenador: Ilustración 10: Listado de adjuntos a la factura o

11 6. Emisión de Facturas 6.1. Facturas en Confección Esta opción permite consultar aquellas facturas que están aún en proceso de creación pero que aún no están enviadas para su firma digital. Al pulsar sobre la opción Facturas en confección del menú izquierdo aparecerá en pantalla una serie de campos que componen el filtro de facturas que un determinado proveedor tiene en proceso de elaboración. El filtro se puede dejar vacío, exceptuando el campo proveedor que deberán siempre estar informado. En ese caso se mostrarán todas las facturas que el usuario proveedor tiene en proceso de creación. Ilustración 11: Filtro de Consulta de facturas en confección A continuación se detallan dichos campos: o Entidad: Campo desplegable donde aparecen las entidades de la Junta a las que se va a emitir la factura. o Organismo/Consejería: Campo desplegable donde aparecerán los Organismos asociados al centro seleccionado. Este desplegable no se abrirá si no hay Entidad seleccionada. o Centro (Dato obligatorio) Existe un icono con una lupa junto a esta casilla para dar la posibilidad al proveedor a elegir el centro correspondiente a la Entidad y Organismo seleccionados. No será posible establecer un centro si no se han seleccionado dichos datos previamente. o Proveedor. En este campo no editable aparecerá por defecto el nombre del proveedor que está accediendo a la plataforma sin posibilidad de cambiarse. o Código de Acreedor: El código asignado al proveedor. Es un campo no editable. o Número de factura: El número de factura emitido por el proveedor. o Importe desde/importe hasta. Intervalo de importe total de la factura que permite a esta funcionalidad acotar la búsqueda de facturas por este campo. o Fecha desde/hasta (emisión). Intervalo de fechas que permite acotar la búsqueda de facturas por la fecha de emisión de la misma. Estos campos se sirven de un calendario para especificar la fecha.

12 Aparecerán dos botones: Buscar y Limpiar. Al pulsar el botón Buscar Aparece un listado paginado con los siguientes campos con las facturas en confección que cumplan los criterios de filtro establecidos: Ilustración 12: Resultado de búsqueda de facturas en confección o Organismo o Centro o Proveedor o Número de factura o Importe o Divisa o Fecha de emisión o Opciones: Descargar la versión PDF de la factura. Modificar/Consultar: Al hacer clic sobre el icono de la lupa aparecerá una pantalla dividida en varias solapas que permitirá acceder a las distintas partes de la factura para poder modificarla/consultarla: Ilustración 13: Pantalla de modificación/visualización de datos de factura Solapa Datos Generales: Desde esta solapa se podrán realizar las siguientes acciones a través de los correspondientes botones que a continuación se describen: o Modificar los siguientes campos: Nº Factura Fecha emisión Fecha servicio Observaciones.

13 o Guardar: Todas las modificaciones realizadas podrán guardarse pulsando este botón. o Enviar: La factura se enviará para su firma digital. A partir de este momento la factura no podrá volver a editarse y se considerará una factura legal. Previamente el sistema pide confirmación antes de su envío. o Crear plantilla. A través de este botón se podrá crear una plantilla con los datos de la factura actual salvo el número de factura y las fechas que cambiarían en función de cada factura. Solapa Organismo/Proveedor: A través de esta solapa se podrá consultar información del cliente y proveedor de la factura pero no será posible modificar estos datos. Solapa líneas de factura. Se podrá consultar las facturas y añadir/eliminar líneas. Si la factura tiene una única línea, esta no puede eliminarse. Solapa base imponible. Permite visualizar la base imponible de la factura. Solapa totales Factura. Permite visualizar los totales de la factura. Los únicos datos editables son la fecha de vencimiento, y el IBAN, el resto de datos son calculados a partir de los datos introducidos en las líneas. En esta solapa aparecen tres botones: Guardar: Factura. Guarda los datos modificados en esta pestaña. Enviar: La factura se enviará para su firma digital. A partir de este momento la factura no podrá volver a editarse y se considerará una factura legal. Previamente el sistema pide confirmación antes de su envío.

14 6.2. Crear Factura Original Esta opción permite crear una factura original (o factura convencional) y posteriormente enviarla para ser firmada digitalmente en la plataforma. El proceso consiste en ir cumplimentando las distintas secciones de una factura e ir pasando de sección en sección a través del botón siguiente. Sección Datos Generales Al pulsar sobre la opción Crear Factura del menú izquierdo aparecerá en pantalla un formulario con una serie de campos que componen la sección de la cabecera de la factura o datos generales. Ilustración 14: Formulario de alta de datos generales de factura Los datos presentados en pantalla ya han sido descritos en la sección de facturas en confección. Aquellos con un asterisco son obligatorios. Tras pulsar en el botón siguiente se realizan una serie de validaciones sobre la factura, ej. que los datos obligatorios están presentes. Si estas validaciones no se cumplen, aparecerá un error por pantalla avisando del error y no se permitirá pasar a la siguiente sección de la factura. Si las validaciones se cumplen se pasará a la siguiente sección. Sección de datos de interlocutores de la factura Ilustración 15: Formulario de datos de interlocutores de la factura

15 Los datos presentados en pantalla son relativos a la Entidad, Organismo/Consejería y Centro de la Junta y son obligatorios. Los dos primeros se seleccionan de una lista desplegable y el Centro pinchando en la lupa que nos lleva a la pantalla de búsqueda de centros de la Junta el cual se podrá buscar introduciendo su código o pulsando directamente la lupa. Una vez aparezca el centro o centros, bastara elegir el que buscamos pinchando en el icono +. No es posible seleccionar ningún dato si no se ha fijado previamente el anterior Ilustración 16: Formulario de búsqueda y selección de centro para la factura Sección Líneas de Factura Ilustración 17: Formulario de alta de nuevas líneas de factura En esta sección aparece una pantalla indicando que no existen líneas y un botón Añadir Línea para que el usuario pueda ir añadiendo líneas de factura. Una factura debe tener al menos una línea. Tras pulsar este botón aparecerá un formulario con los campos necesarios para completar una línea de factura:

16 Ilustración 18: Formulario de alta de datos de nueva línea de factura Existe la posibilidad de incluir hasta cinco tipo de descuentos distintos. Para ello es necesario hacer clic sobre el botón Descuentos y aparecerá una nueva pantalla donde podrán introducirse: Ilustración 19: Formulario para introducir descuentos Una vez hayamos introducido los descuentos pulsaremos Aceptar y volveríamos a la pantalla de la línea de factura. Tras pulsar el botón Aceptar se llevarán a cabo una serie de validaciones en la línea de la factura que en caso de no cumplirse se mostrará un error por pantalla y evitará que el usuario pase a la siguiente sección de la factura. En caso de que se hayan introducido los valores adecuados para cumplimentar una línea, tras pulsar el botón Aceptar aparecerá la siguiente pantalla con la línea creada desde donde se podrá: o Modificar o borrar a través de los iconos de la columna Opción. o Añadir nueva línea de factura a través del botón Añadir línea.

17 Ilustración 20: Pantalla de Gestión de líneas de factura Tras pulsar el botón Impuestos pasaríamos a la siguiente sección: Sección Resumen de Impuestos Ilustración 21: Pantalla de Resumen de impuestos de la nueva factura En esta pantalla se listan los impuestos de una factura, sólo están disponibles para ser visualizados. Pulsando el botón Ir a Totales pasaríamos a la siguiente sección:

18 Sección Totales de Factura Ilustración 22: Pantalla de Totales de la factura Permite visualizar los totales de la factura e introducir los siguientes datos: o Fecha de vencimiento de la factura. o IBAN: Es obligatorio indicar este dato. o El resto de datos se refieren a totales y otros datos calculados a partir de los datos introducidos en las líneas. En este formulario aparecen tres botones: o Grabar borrador. Guarda los datos de la factura. o Enviar: La factura se enviará para su firma digital. A partir de este momento la factura no podrá volver modificarse y se considerará una factura legal. Previamente el sistema pide confirmación antes de su envío.

19 6.3. Crear Factura Rectificativa Esta opción permite crear una factura rectificativa y posteriormente enviarla para ser firmada digitalmente en la plataforma. El proceso es exactamente igual al proceso de crear factura con la diferencia que en la factura rectificativa existen una serie de campos adicionales que se detallan a continuación: Nº de factura rectificada: Es la factura a la que rectifica y es un dato obligatorio. Motivo de rectificación. Este motivo está tipificado en una serie de valores estipulados por la agencia tributaria. Estos valores se podrán elegir de un combo-box desplegable. Es un campo obligatorio Crear Factura desde Plantilla Para crear una plantilla es necesario disponer de facturas en confección. Procedemos a seleccionar una factura en confección de la cual queramos partir y pulsamos en el botón Crear Plantilla y le damos un nombre a la misma. A partir de este momento tendríamos disponible una plantilla que nos permitirá crear facturas con mayor rapidez. Para crear una factura desde plantilla hacemos clic en la correspondiente opción de menú y aparecerá la siguiente pantalla: Ilustración 23: Pantalla de listado de plantillas Al pulsar este botón crearemos una factura a partir de la plantilla seleccionada. El sistema nos solicitará el nº de factura y el sistema automáticamente creará la factura informando por pantalla que la Factura se ha creado correctamente a partir de la plantilla xxxxxxxx. A partir de este momento la factura se encuentra en confección. No tendríamos más que buscarla y modificar lo que nos interese (las fechas se actualizan con la fecha del día) o directamente pulsar en el botón enviar y enviarla para su firma digita. Con estos sencillos pasos tendríamos creada una factura a partir de su plantilla. Para borrar o modificar una plantilla basta con pinchar en el icono lupa o papelera respectivamente.

20 6.5. Cargar Factura Esta opción permite cargar un fichero de factura. Este fichero debe estar en formato XML facturae 3.2 o (provisionalmente) 3.1 y debe ser válida según el esquema de facturae correspondiente. Ilustración 24: Pantalla de carga de fichero de factura En el caso de que el fichero seleccionado no se ciña al formato establecido se muestra mensaje de error por pantalla y se cancela la operación.

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