Recomendaciones y buenas prácticas para la facturación electrónica
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- César Farías Alarcón
- hace 8 años
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1 Recmendacines y buenas prácticas para la Elabrad pr: Servici de Asesramient en Tecnlgías de la Infamación - SATi Fecha: 3 de ctubre de 2008
2 CONTENIDO Intrducción Creación del equip de trabaj Diagnóstic inicial del prces de tradicinal Definición de la metdlgía de implantación Implantación de la Fluj de intercambi actual de facturas Clientes y Prveedres para Intercambiar Facturas Electrónicas Opción de Frmat de Factura Electrónica Medi de intercambi Prces de Facturación Electrónica Interfase cn el Prtal Cameral de Facturación Electrónica Capacitación en Pruebas pilt para la Ajustes al prces, interfase y/ capacitación de Campaña difusión/infrmación Puesta en marcha Evaluación del prces de Mejrar el prces de... 9
3 Recmendacines y buenas prácticas para la INTRODUCCIÓN El presente dcument tiene cm bjetiv presentar, de frma resumida y sintética, la metdlgía que se utilizó en la Cámara de Zaragza, así cm, ls principales aspects que se recmienda tener en cuenta al mment de iniciar un pryect de estas características. Es imprtante recalcar, que cada rganización tiene sus prpias particulares y sus respectivas cmplejidades, y tda metdlgía que se utilice, tiene que adaptarse a la realidad que viva dicha entidad. Pr es, se ha tratad que este dcument incluya ls aspects más relevantes en el prces de, y n deberían dejase de lad, al mment de embarcarse en un pryect de implantación. El esquema de trabaj utilizad en Cámara Zaragza para la implantación de la fue el siguiente: Creación del equip de trabaj Diagnóstic inicial del prces de tradicinal Definición de la metdlgía de implantación Implantación de la Evaluación del prces de Mejrar el prces de A cntinuación se desarrllara cada una de las fases mencinadas en este esquema. 1
4 Recmendacines y buenas prácticas para la 1. CREACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO El equip de trabaj debe cumplir algunas características: Grup multidisciplinari: Incluir tds ls departaments invlucrads en prces de, pr ejempl: Ventas, Atención al Cliente, Administración, Infrmática, Cmpras, entre trs. Jefe de pryect: Nmbrar a una persna para que lidere y unifique ls criteris. Asignación de respnsabilidades: Cada un de ls integrantes debe cncer claramente sus funcines en el equip. Definición de plazs: Identificar psibles fechas tentativas para el diagnóstic, implantación, evaluación y diferentes etapas que se tengan en el pryect. Capacitación: Realizar una presentación resumida de l que implica el prces de para td el equip. 2. DIAGNÓSTICO INICIAL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN TRADICIONAL Establecer de frma preliminar, sin necesidad de prfundizar demasiad (ya que en la etapa de implantación se desarrllará de frma más extensa), el fluj de que se tiene actualmente, cn el bjet de cncer superficialmente la realidad de la empresa. Se pueden analizar ls 2 3 últims añs, para cncer el cmprtamient (evlución) de las facturas emitidas y de las facturas recibidas. Identificar ls clientes ls prveedres cn ls cuales se intercambia facturas cn mayr frecuencia (estimar la cantidad aprximada mensual y/ anual pr cliente). Calcular la cantidad de facturas emitidas y recibidas mensualmente, semanalmente, según el perid que mejr refleje el cicl cmercial de la empresa. El tamañ del perid que se analice, dependerá sbre td del sectr al que pertenezca la empresa y del tamañ de la misma. 2
5 Recmendacines y buenas prácticas para la 3. DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN La metdlgía para implantar la pdría abarcar ls siguientes punts: Inici Fin (1) Fluj de intercambi actual de facturas (12) Puesta en marcha Clientes y/ prveedres para (2) intercambiar factura (11) Campaña difusión/infrmació n (3) Opción de (10) Ajustes al prces, interfase y/ capacitación de factura (4) Frmat de factura (9) Pruebas pilt para la (5) Medis de intercambi alternativs (8) Capacitación en (6) Prcess de Facturación Electrónica (7) Interfase cn el Prtal Cameral de Facturación Electrónica 3
6 4. IMPLANTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Recmendacines y buenas prácticas para la Fluj de intercambi actual de facturas El análisis del fluj de en la empresa debería arrjarns la siguiente infrmación: Cantidad de facturas que se emiten y reciben Empresas cn las cuales se tiene un mayr intercambi Frecuencias y meses en ls cuales existe un mayr intercambi de facturas Imprtes de facturas que más se reciben y emiten Etc. Cn ls dats btenids en el análisis se debería establecer cn bastante precisión: El cmprtamient futur, tant en la recepción, cm en la emisión de facturas s. Ls principales clientes/prveedres cn ls que se pdría realizar la prueba pilt, y la psterir puesta en marcha. La metdlgía de difusión del pryect (tant internamente en la empresa, cm externamente cn ls clientes/prveedres). El perfil de ls clientes/prveedres, cn ls que se tiene cntact cmercial, para desarrllar la slución que mejr se adapte a la prblemática que tenga la empresa implantadra de la. Ls mejres meses para realizar las pruebas pilts y la puesta en marcha, tratand de n cincidir cn ls meses dnde la frecuencia de es alta. Clientes y Prveedres para Intercambiar Facturas Electrónicas Gracias al diagnóstic previ, sbre el fluj de facturas, se pdrían identificar las empresas cn las que se tiene mayr intercambi cmercial, y pr ende, cn las que se intercambia facturas frecuentemente. La previa identificación de aquellas empresas (clientes/prveedres), permitiría la selección de entidades que pudieran participar en la prueba pilt de, antes de pner en marcha el prces definitiv. Para btener una mejr retralimentación de la prueba pilt, y para pder recrear la mayr cantidad de situacines psibles reales en el prces de, se debería cnsiderar empresas de diferentes sectres (aliments, banca, insums, materia prima, etc.) y tamañs (pequeñas, medianas, grandes, autónms, etc.). Ya que el prces de, nivel de cncimient y predispsición al cambi puede variar much de una empresa a tra, pr l tant, mientras más hetergéneas sean las empresas que participen en la prueba pilt, mayr infrmación se btendrá antes de pner en marcha el prces definitiv. Opción de La empresa debe ptar pr la mdalidad de que más se adecue a sus necesidades, identificand sus requerimients, tant en la emisión, cm en la recepción de facturas. Antiguamente, se tenía el sistema EDI (Electrnic Data Interchange) para el intercambi electrónic de dcuments cmerciales (cm la factura) de punt a punt. Actualmente aun existen empresas que usan el EDI, sin embarg, han surgid muchas aplicacines infrmáticas para intercambiar facturas s a través de la Web, y que tienen cm requerimient básic el acces a Internet. Estas aplicacines infrmáticas hacen que la sea aún más accesible para las pequeñas y las medianas empresas. Las empresas pudieran ptar también pr desarrllar su prpia aplicación de, en cuy cas, deberán cnsiderar previamente, entre trs aspects fundamentales, el cst, la dificultad que implica el desarrll, las pruebas y la puesta a punt. 4
7 Recmendacines y buenas prácticas para la Frmat de Factura Electrónica Es recmendable que el frmat de elegid sea un estándar. En España la ultima versión del estándar nacinal es el Facturae3.1 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. El us de un estándar permite agilizar y facilitar la interfase entre ls sistemas infrmátics (pr ejempl, un ERP que debe cmunicarse cn una Platafrma de Facturación Electrónica) que interactúan en el prces de enví/recepción de facturas s. Tener un ficher estructurad (estándar), permite que tds ls interlcutres cmerciales (clientes y prveedres) hablen un mism lenguaje, bjetiv que n se pdría alcanzar si cada empresa utilizara un frmat n-estructurad (cm pr ejempl, facturas hechas cn herramienta fimáticas: Excell, Wrd PDF). El prces de verificación y validación de ls certificads usads en la firma digital de las facturas s es exigid pr ley, pr l tant, es necesari definir plíticas internas en la empresa sbre las cnsultas (n line) de las listas de certificads revcads (CRL), algunas Autridades de Certificación cbran pr la cnsulta de sus CRL s. Existen varias Autridades de Certificación que emiten certificads digitales aprbads pr la Agencia Tributaria para firmar facturas s. Sin embarg, es recmendable que la empresa que implante la infrme a sus prveedres sbre el tip de certificads qué se aceptarán (especificand también las Autridades de Certificación) cuand envíen sus facturas firmadas. Medi de intercambi En necesari implementar herramientas tecnlógicas que permitan facturar mente, sbre td, si se ha decidid utilizar facturas estandarizada (fichers estructurads cm: XML, EDI, etc.) Una platafrma de requiere, cm principales funcinalidades, l siguiente: Generar facturas s Visualizar facturas s Firmar facturas s Verificar firmas de las facturas s Enviar facturas s Recibir facturas s Asimism, es psible que sea necesari incluir tras funcines adicinales, cm: Cntrlar cpias de seguridad Gestinar clientes Gestinar prveedres Gestinar usuaris Gestinar la platafrma Entre tras. Las empresas que tienen aplicacines infrmáticas para crear facturas (cm pdría ser un EPP), debe cnsiderar cm un aspect fundamental, la integración de dich sistema infrmátic cn la platafrma de que haya elegid. Es recmendable autmatizar la imprtación y la exprtación de facturas cuand interactúen la platafrma de y el ERP. De este md, se reduce la intervención humana en el traspas de una factura desde la platafrma de a un ERP, y viceversa. El envió y recepción de facturas s puede realizarse utilizand crres electrónics, dnde vaya adjunta la factura, simplemente, utilizar una platafrma Web de, dnde ls usuaris puedan cargar y descargar, las facturas enviadas y recibidas. 5
8 Recmendacines y buenas prácticas para la Prces de Facturación Electrónica La gestión de la implica desarrllar ( adaptar) ls prcedimients interns dentr de la empresa. Ls principales prcess sn: Enví de Facturas Electrónica El prces de enví de facturas se pdría resumir en las siguientes actividades: Generar la factura Firmar la factura Enviar la factura al prveedr Registrar cntablemente la factura. Recepción de Facturas Electrónicas El prces de recepción de facturas abarcaría l siguiente: Recepcinar la factura Verificar la firma Verificar el cntenid y ls imprtes de la factura Registrar cntablemente factura. Para cmpletar la gestión de facturas s, sería imprtante definir, entre trs prcedimients, l siguiente: Cnservación de Facturas Electrónicas El prces cnsiste en establecer un métd para garantizar el acces, la visualización, la búsqueda, y principalmente, la cnservación de las facturas s. Administración de Facturas Electrónicas Erróneas El prces para gestinar las facturas emitidas y recibidas que n sean cnfrmes, aunque n se presenten muchas facturas s erróneas, debería establecer el md de trabajar dichas facturas. Ya que en muchas casines, estas excepcines cnsumen la mayr parte del tiemp de trabaj dedicad. Es recmendable, que cada una de las tareas definidas en ls prcess de, tenga asignad un respnsable, para establecer claramente las cmpetencias del persnal invlucrad. Interfase cn el Prtal Cameral de Facturación Electrónica Las interfases se dan en la recepción y en el enví de facturas s. Se debe tratar, en l psible, de autmatizar la imprtación y la exprtación de facturas en la platafrma de que se utilice, y en el sistema infrmátic intern de gestión (ej, ERP s) en las empresas, cn el bjetiv de: Disminuir la intervención de las persnas en la cargar y en la descarga de facturas (en ambas aplicacines), intentand que est se haga autmáticamente en perids de tiemps previamente definids. Eliminar el registr manual de ls dats (de las facturas recibidas) en ls sistemas infrmátics interns de gestión, intentad que el ingres de dats sea autmátic en perids de tiemp previamente definids. Si se lgran ests bjetivs, se estará ayudand a: Disminuir el tiemp perativ de trabaj de las persnas que emiten y reciben facturas en la entidad. Eliminar ls errres pr el ingres manual de dats (de la factura) en el sistema infrmátic. En este punt es recmendable crdinar, tant cn la empresa que prprcina la platafrma de, cm cn la empresa que desarrlló el sistema infrmátic de gestión (ej. ERP), tdas las actividades que se tienen que ejecutar pr cada una de las partes (muy psiblemente sea 6
9 Recmendacines y buenas prácticas para la necesari incluir al departament de infrmática de la empresa usuaria) y ls plazs que se deben cumplir para las pruebas pilts y la puesta en marcha de estas interfases. Capacitación en Antes de empezar la capacitación prpiamente dicha, es imprtante infrma, ya sea cn reunines cn cmunicacines escritas a td el persnal, sbre el pryect de que se desea implantar en la entidad. Mientras más invlucrad este el persnal en la implantación de la nueva metdlgía de, mejres resultads se pdrán btener, ya que sn ls prpis empleads ls que tendrán que infrmar cuand tengan cntact cn ls clientes y a ls prveedres. La capacitación en puede dividirse en ds grups de empleads, ls que tienen cntact cn clientes y ls que tienen cntact cn prveedres. Para la frmación, es recmendable desarrllar y distribuir entre ls empleads que participan, algún dcument guía sbre el prces general de que se implante en la entidad. La capacitación debería centrarse en las principales peracines que se tienen en la recepción y en el enví de facturas, cm ser: Enví: Generar facturas (de cliente), firmar facturas s y enviar facturas s Recepción: Recibir facturas (de prveedres) y verificar la firma de las facturas s. La frmación pdría incluir l siguiente: Herramientas tecnlógicas dispnibles en la entidad, pr ejempl: Sistema infrmátic intern de gestión Platafrma de Cuenta de crre electrónic, cm medi alternativ para el enví y la recepción. Certificad digital Frmat de factura a utilizar. Prcedimients de enví/recepción, cn una descripción sintética de las principales actividades. Mdalidades habilitadas para el enví y la recepción. Nuevs requisits de que tuviera que cmunicarse a ls clientes y a ls prveedres (pr ejempl: slicitar a ls prveedres que incluyan el númer de pedid en las facturas para hacer una mejr trazabilidad de cmpras) Persna departament de apy en la entidad, para atender cnsultas, dudas y cmentaris que tengan ls empleads sbre la (ya sean, requerimients técnics de gestión). Pruebas pilt para la La prueba pilt debe invlucrar tdas las herramientas tecnlógicas se utilicen en la, cm pdrían ser: Sistema infrmátic intern de gestión Platafrma de Cuenta de crre electrónic, cm medi alternativ para el enví y la recepción. Certificad digital U tras aplicacines infrmáticas alternativas de apy que se pudieran tener. Antes de realizar las pruebas pilt, se tiene que tener clar el frmat de facturas que se aceptará, para que ls ensays se basen en dich frmat. Ls principales ensays en una platafrma de, pdrían ser ls siguientes: Pruebas en la emisión de facturas s Imprtar facturas de clientes Firmar facturas Enviar facturas 7
10 Recmendacines y buenas prácticas para la Re-enviar facturas Revisar históric de enví de facturas Visualizar facturas Imprimir facturas Prbar diferentes criteris de búsqueda de facturas Pruebas en la recepción de facturas s Imprtar facturas de prveedres Revisar históric de recepción de facturas Visualizar facturas Verificar la valides de las facturas Imprimir facturas Prbar diferentes criteris de búsqueda de facturas Pruebas en la gestión de usuaris en la platafrma de Slicitar alta usuaris (nuevs) Activar desactiva usuaris Asignar rles a ls usuaris (cm ser: firmar, visualizar, enviar, etc.) Pruebas en la gestión de clientes Crear registr de Clientes Definir mdalidades de Facturación (métd de enví) Prbar diferentes criteris de búsqueda de clientes Pruebas en la gestión de prveedres Prbar diferentes criteris de búsqueda de prveedres Pruebas de backup de facturas s Crear backup de las facturas (emitidas y recibidas) Ls principales ensays en un sistema infrmátic intern de gestión (ej. ERP), pdrían ser ls siguientes: Crear facturas s en frmat pre-establecid (ej. Estándar en XML Facturae3.1 ). Exprtar facturas s de ls clientes. Para que psterirmente en la platafrma de se imprte, firme y envíe. Imprtar facturas s de ls prveedres. Cnsiderand, que previamente hayan sid verificadas las firmas s en la platafrma de. Si hubiera tras herramientas tecnlgías, que ayudaran apyaran en el prces de, se tendrían que definir ls ensays que sean necesaris para la respectiva prueba pilt. Ajustes al prces, interfase y/ capacitación en Después de realizar las pruebas pilts, es recmendable hacer una evaluación de ls resultads btenids, y plasmarls en ajustes y mejras. Ls arregls pdrían darse básicamente en tres (3) aspects: Mejras en las aplicacines infrmáticas (platafrma de, sistemas infrmátics interns de gestión u tras herramientas infrmáticas). Cambis en ls prcedimients de gestión. Ajustes en la metdlgía utilizada en la capacitación de ls empleads. Campaña difusión/infrmación La campaña de difusión debería ser interna (dirigida a ls empleads) y externa (dirigida a ls scis cmerciales: clientes y prveedres). Un medi idóne para cmunicar sbre el pryect de es la prpia página Web de la entidad, dnde se pdría brindar la siguiente infrmación: 8
11 Recmendacines y buenas prácticas para la Qué es la factura? Ventajas de la factura Slucines para la Gestión de Facturas Electrónicas Prces de Facturación Cnvencinal Vs. Facturación Electrónica Facturación para prveedres y clientes Mdalidades diseñadas de enví/recepción de facturas Fechas para las pruebas pilts y la puesta en marcha Frmularis para que ls cliente cmuniquen su dese de N recibir facturas s En la difusión interna se pueden realizar sesines generales para tds ls empleads, cn el fin de cmunicar l siguiente: Objetivs y alcance del pryect Crngrama de trabaj Infrmación dispnible sbre el pryect y en general Persnas de cntact para atender cnsultas técnicas y de gestión. Para la difusión externa se puede infrmar en una primera instancia cn cmunicacines escritas (cartas, mail, etc.), y psterirmente cn reunines persnales dirigidas a ls clientes pr un lad, y ls prveedres pr tr. Dependiend del perfil que tengan ls clientes y ls prveedres, se pdrían establecer sesines de presentación diferenciadas, para ajustar mejr la charla al públic destin. Puesta en marcha La puesta en marcha implica, además de iniciar una nueva frma de facturar, el cntinuar difundiend e infrmand a ls prveedres/clientes, tant antigus cm a ls nuevs. Pr l tant, este prces de cmunicación deberá seguir hasta que ls scis cmerciales se familiaricen cmpletamente cn la factura. 5. EVALUACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Es recmendable llevar un registr de las incidencias que se pudieran dar en el prces de una vez este en marcha. Al principi, sería recmendable hacer evaluacines cn una cierta peridicidad, hasta que ls distints departaments y empleads invlucrads en el prces de estén familiarizads. La evaluación, además de permitir identificar las dificultades que se pudieran tener en la, debería brindarns alguns indicadres de gestión, y así medir ls niveles de eficiencia, la cantidad de errres, ls cstes alcanzads, ls tiemps de respuesta, etc. 6. MEJORAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Si se desea mejrar, el prces debe medirse, y para medirse en necesari establecer indicadres de gestión que me permitan cntrlar el prces de. El bjet de realizar evaluacines periódicas, al mens durante el perid inicial de la puesta en marcha, es establecer nuevs ajustes y mejras en el prces de antes de que se instaure cmpletamente, ya que será más fácil realizar cambis al principi. Es recmendable medir el antes y el después de la. Al cmparar el prces tradicinal de vs. el prces de, se pdrá crrbrar si realmente se han alcanzad las mejras deseadas. 9
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