MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE FACTURACION ELECTRÓNICA

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1 Manual de Usuario CONSULTORES INFORMATICOS EN TI Sistema de Facturación Electrónica por Internet A manera de facilitar la operación de nuestros clientes, en CIATI nos hemos dado a la tarea de desarrollar una aplicación de Facturación Electrónica por Internet. Entre las principales ventajas de este sistema está la de ahorrar sustancialmente en nuestros clientes sus recursos financieros. Gracias a esta modalidad el cliente no está obligado al cambio de equipo de cómputo o a invertir grandes sumas en infraestructura de almacenamiento de la información que se genera. A continuación se presenta el manual de operación del mismo. Consultores Informáticos en Tecnologias de la Información Blvd. Cerro de la Memoria 1055 Ote Fracc. Centroplaza Mochis. Los Mochis, Sinaloa y Teléfono: Tel

2 INDICE A ACCESO AL SISTEMA... 3 AGREGAR CLIENTES AGREGAR UN PRODUCTO O SERVICIO... 7 C CATALOGOS... 5 CLIENTES D DESCARGAR PDF Y XML F FACTURA DE EJEMPLO: FACTURAR M MODIFICAR UN CLIENTE MODIFICAR UN PRODUCTO O SERVICIO... 9 N NUEVA FACTURA P PRODUCTOS... 6 V Ventana de Inicio... 4 Tel

3 Muchas gracias por tu elección del Sistema de Facturación CIATIfact, te aseguramos que ha sido tu mejor elección y nos ponemos a tus órdenes en las diversas opciones de contacto que te ofrecemos, el atenderte es nuestra prioridad. ACCESO AL SISTEMA Utilizando cualquier navegador de internet, te recomendamos el Google Chrome, ingresa en la siguiente dirección: obtendrás una ventana de bienvenida Para poder continuar, es necesario contar con un usuario y contraseña proporcionada por CIATISoft en la contratación de alguno de los servicios ofrecidos. Cuando cuentas con usuario y contraseña deberás introducirla en la ventana que se muestra en la figura 2. Tel

4 Ventana de Inicio La ventana de inicio tiene como fin el de mostrar las credenciales fiscales del usuario o empresa que emitirá las facturas, es necesario que las revises para poder continuar con el proceso de facturación. Cualquier cambio deberás hacer una solicitud al correo electrónico En la parte superior derecha se cuenta con el menú principal de la aplicación, siempre visible mientras estés trabajando y puedas navegar entre diferentes opciones de acuerdo a lo que deseas hacer. INICIO: Siempre te llevará a la ventana donde se encuentran tus datos fiscales CATALOGOS: Cuenta con opciones para la captura de tus Clientes, Productos o Servicios. Existen otros catálogos ya implícitos en la aplicación que no se muestran debido a que para facilitar el trabajo a los usuarios ya se completó el llenado de esa información, esos catálogos que no se muestran son: países, estados, municipios, poblaciones, colonias. MOVIMIENTOS: Menú principal para la consulta de facturas ya elaboradas o bien para realizar nuevas facturas. REPORTES: Reporte de facturas emitidas por periodo Tel

5 CATALOGOS Cuando ingresemos en Catálogos vamos a encontrar la siguiente ventana: Tel

6 PRODUCTOS Cuando desees dar de alta productos o servicios pulsarás en la siguiente opción: Al pulsar en la opción de productos obtendremos la ventana con la relación de productos o servicios que ya tenemos registrados Tel

7 AGREGAR UN PRODUCTO O SERVICIO Para agregar un producto o servicio pulsamos en la opción Agregar: Esto nos llevará a la ventana siguiente: El campo es un código o nombre único para cada producto o servicio, es un identificador que nos permita de una manera rápida conocer que es lo que vamos a cobrar: ejemplo: si deseamos capturar un producto que sea SERVICIO DE MANTENIMIENTO A LAPTOP puedo inventar un código que sea SML1 (las iniciales de cada palabra y el 1 por si voy a registrar varios precios diferentes a este servicio). Por tanto en para el servicio o producto que estamos registrando. vamos a capturar SML1 (o el nombre que elijamos En vamos a capturar SERVICIO DE MANTENIMIENTO A LAPTOP (o la descripción del producto o servicio que estamos registrando) En registraremos el precio de venta SIN IVA del producto o servicio a registrar, el sistema permite la captura de dos decimales en caso de que se requiera. Tel

8 Cuando el producto tenga un costo se registrará en la opción caso que no cuente con costo quedará en cero (0)., en Existen algunos productos o servicios que no cuentan con IVA, para esos casos se tendría que desactivar la opción. Son raras las ocasiones en que esta opción deba de ser desactivada, tener cuidado en su desactivación. Es necesario elegir el tipo de unidad que corresponda al producto o servicio, pulsa sobre la flecha y elige la unidad que corresponda, cuando no se encuentre en la relación siguiente entonces elige no aplica. Unidades de Medida avaladas por el SAT: Unidades básicas del Sistema General de Unidades de Medida (referidas por la Ley Federal sobre Metrología y Normalización). Unidades señaladas en el Apéndice 7 del Anexo 22 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior. Únicamente en el caso de servicios o del otorgamiento del uso o goce temporal de bienes, también se podrá optar por la unidad de medida: "No aplica". Cuando finalices la captura pulsa en Guardar. Con todo lo anterior se finaliza la captura de un producto o servicio. Tel

9 MODIFICAR UN PRODUCTO O SERVICIO En ocasiones será necesario modificar un producto o servicio que ya esté registrado, puede ser por actualizar un precio o costo, por cambio en la descripción o por otra causa. A continuación los pasos para realizar esta tarea. Primero selecciona el producto o servicio que quieres seleccionar Y pulsa en el botón Modificar La ventana que obtendrás es similar a la que utilizamos para agregar un producto o servicio, así que solo deberás pulsar en lo que quieres modificar y corregirlo borrando o agregando lo que deseas. Tel

10 CLIENTES El segundo catálogo es el de Clientes. Siempre que se desee realizar una factura para una empresa o persona que no se encuentre registrado en nuestro sistema, será necesario registrarlo siguiendo los pasos que a continuación se detallan. AGREGAR CLIENTES 1. Pulsa en el menú 2. Pulsa en la opción Aparecerá un listado de los clientes registrados 3. Pulsamos en el botón Agregar Después de este punto se deben de llenar los datos del cliente como se menciona en la imagen siguiente. Tel

11 MODIFICAR UN CLIENTE Cuando se desee modificar un cliente, por el motivo que sea, es necesario seleccionarlo repitiendo los pasos que seguimos cuando dimos de alta un nuevo cliente, pero en lugar de entrar en Agregar, debemos pulsar en MODIFICAR. Después modificaremos lo que corresponda modificar y al finalizar pulsar en guardar. Tel

12 FACTURAR Cuando ya tenemos registrados productos y clientes, es posible comenzar a realizar facturas. Para comenzar es necesario pulsar en la opción Movimientos Después de ello, obtendremos una ventana con la relación de facturas emitidas. NUEVA FACTURA Para realizar una nueva factura pulsaremos en la opción Agregar, como se ve en la figura anterior. Obtendremos la siguiente ventana: Tel

13 Folio: Consecutivo generado automáticamente por el sistema, es un número de control interno, independiente del número que el SAT asigna cuando la factura es timbrada Fecha: Fecha en que se elabora la factura, siempre aparecerá la fecha actual en la cual se ingresa, pero puede ser cambiada, es importante señalar que al momento de realizar el timbrado, el SAT asigna a la factura la fecha en que es timbrada. Serie: En algunos casos las empresas o las personas utilizan una serie para identificar las numeraciones internas. Método de Pago: Seleccionar el método de pago con la cual el cliente nos va a pagar, es necesario conocerlo o bien seleccionar la opción No Identificado. Cliente: Clave con que registramos al cliente. Pulsar en el teclado la tecla de función para buscar en nuestra base de datos el cliente que deseamos. Nombre: Nombre del cliente Moneda: Moneda en la cual elaboramos la factura Lugar de Expedición: Lugar donde se expide la factura Cuenta: Número de cuenta del cliente con la cual nos realiza el pago, aplica para cuando el pago es con cheque o con tarjeta de crédito Tipo de Cambio: Tipo de cambio de la moneda de facturación. Agregar: Botón para agregar un nuevo artículo o servicio Quitar: Botón para quitar un artículo o servicio ya capturado. Tel

14 FACTURA DE EJEMPLO: 1. Si aún no entramos, pulsamos en el menú Movimiento 2. Elegimos la opción Facturas 3. Seleccionamos la opción Agregar 4. Comenzamos con el llenado de la factura, el primer dato a cambiar es el metodo de pago, por defatul estará efectivo pero al pulsar sobre la flecha de la opción obtendremos otras más. 5. Después elegiremos el Término de pago, Contado o Crédito 6. A continuación, buscaremos al cliente que facturaremos, para ello pulsaremos F2 en el teclado Tel

15 7. Donde dice Buscar escribimos alguna referencia del nombre del cliente como se muestra a continuación, al escribir las primeras letras, irán apareciendo nombres que cumplan con la búsqueda 8. Elegimos al cliente deseado, dando un clic sobre él y pulsando en el botón ACEPTAR. 9. El tipo de moneda generalmente se queda como está (Pesos) 10. Lugar de expedición también por lo general se queda como está porque lo registramos entre los datos de nuestros clientes desde que configuramos su cuenta. En caso necesario se escribe la población correcta. 11. Cuando nos pagan con cheque o tarjeta, es necesario capturar los últimos 4 dígitos del número de cuenta con la cual nos pagan 12. Para iniciar la captura pulsamos el botón AGREGAR y al aparecer la ventana de Agregar Producto buscamos el producto deseado escribiendo unas letras que representen la búsqueda o bien presionamos ENTER y nos aparecerán todos los productos registrados 13. Elegimos el producto o servicio deseado 14. En caso de ser necesario cambiamos la cantidad de productos o servicios a vender (siempre será 1 el default) Tel

16 15. Si el precio no coincide y fuera necesario se modifica en esta misma ventana 16. Pulsamos en el botón Ok para terminar y agregar este artículo o servicio 17. Para quitar un artículo o servicio ya registrado lo seleccionamos y pulsamos en QUITAR 18. Repetiremos los pasos anteriores para agregar los productos o servicios necesarios. 19. Para finalizar la factura pulsamos en el botón GUARDAR, antes verificamos que la información introducida sea correcta. Al realizar lo anterior, regresa el sistema al listado de facturas y ya contamos en el con la factura que acabamos de realizar DESCARGAR PDF Y XML Pulsaremos sobre el botón DESCARGAR PDF para guardar una copia de la factura seleccionada en nuestro disco duro o en la ruta que nosotros le proporcionemos al sistema Tel

17 Tel

18 CONTACTO Pedro Ignacio Rosas Barreras Teléfono Tel

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