MANUAL DEL PROGRAMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EF4KTUR

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1 MANUAL DEL PROGRAMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EF4KTUR Garapen eta Berrikuntza Saila Departamento de Desarrollo e Innovación

2 Sumario 1 Antecedentes y situación actual Objetivo Instalación y configuración Firma con certificado electrónico Descarga de EF4ktur Instalación de Ef4ktur Configuración general de Ef4ktur Configuración emisores/receptores Proceso de facturación Almacenamiento de prefacturas y documentos asociados Importación de prefacturas Comprobación de la prefactura Adjuntar documentos a la factura Firma y emisión de factura Envío de factura Atención a usuarios Ef4ktur y certificados de Izenpe Otros certificados Portal de facturación electrónica de Diputación Foral de Bizkaia... 22

3 1 Antecedentes y situación actual Durante los últimos años desde el Estado se ha tratado de impulsar la facturación electrónica mediante la publicación de diferentes Leyes, Normas y Decretos. Entre las que se encuentra la Ley 25/2013 del 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro de facturas en el Sector Público donde entre diferentes aspectos se menciona la obligación por parte del Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales de tener la capacidad de recepcionar facturas electrónicas desde el 15 de enero del Actualmente desde el Departamento de Acción Social se emiten propuestas de facturas (a partir de ahora prefacturas) a los Centros para que estos añadan fecha, número de factura y firma antes de devolver al Departamento la factura correctamente formalizada. Ante esa situación se ha llevado a cabo el desarrollo de un proceso para automatizar en la medida de lo posible dicho proceso ajustándonos al nuevo marco legal vigente en el ámbito de la facturación electrónica. 2 Objetivo El objetivo de este documento es servir de guía a los Centros en el proceso de facturación electrónica de las estancias en Centros al Departamento de Acción Social. 3 Instalación y configuración Previo al proceso de facturación debemos instalarnos y configurar el programa Ef4ktur en un ordenador con conexión a Internet y dispositivo lector de tarjetas criptográficas caso de firmar con ellas. 3.1 Firma con certificado electrónico Es necesario que la persona/entidad que vaya a firmar la emisión de la factura esté en posesión de un certificado software o tarjeta criptográfica. En la actualidad Ef4ktur admite los certificados electrónicos de IZENPE, CAMERFIRMA y DNI electrónico. En breves se tiene previsto admitir los certificados electrónicos reconocidos que son admitidos en la Oficina Virtual de Hacienda y Finanzas - BizkaiBai y Punto General de Entrada de Facturación Electrónica. En un futuro no tan cercano se deberán admitir todos los certificados incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación (TSL) a nivel Estatal. Puede darse el caso de un Centro que emita las facturas a través de una asesoría que actúe en su nombre. En este caso el Centro debe remitir a su representante los ficheros (prefactura XML y anexos a presentar junto a la factura sin datos que puedan vulnerar la LOPD) enviados desde el Departamento de Acción Social u otros ficheros cuyo envío sea relevante en opinión del Centro. 3

4 En la factura aparecerá como emisor el Centro. La figura del asesor/firmante se mostrará en el PDF resumen de la factura y en todos aquellos lugares donde se muestren datos relativos al firmante. Con el fin de que todas aquellas personas que revisen la factura tengan constancia de la delegación de representatividad debe anexarse a la factura un documento firmado por cliente y asesor indicando la relación existente entre ambas partes. 3.2 Descarga de EF4ktur Ef4ktur es una iniciativa de las Diputaciones Forales Vascas para dotar gratuitamente a sus emisores de facturas de una solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica que permite a las empresas trabajar entre sí y con las administraciones vascas. Ef4ktur es compatible con diferentes entornos (Windows, Linux y Mac) siendo posible la consulta de información sobre la instalación, requerimientos técnicos mínimos requeridos, configuración y uso en el apartado Manuales de Uso de la web de Ef4ktur. Los Centros deben instalarse en su ordenador el programa Ef4ktur (el paquete de instalación del programa se encuentra pulsando sobre el nombre del programa) disponible para Windows (Java 64 bits), Windows (Java 32 bits), Linux y Mac. En el caso de Windows la forma de saber cuál de las 2 versiones deben descargarse es accediendo desde el menú inicio a Panel de control -> Sistema y seguridad -> Sistema donde se consultará el Tipo de sistema. El número de bits del Sistema Operativo determinará la versión de Ef4ktur a descargar. 4

5 3.3 Instalación de Ef4ktur Una vez descargado Ef4ktur sólo deben seguirse los pasos que indica el paquete de instalación. 5

6 Indicamos la ruta donde queremos instalarlo. 6

7 Podemos crear un acceso directo en el escritorio. Ya tenemos Ef4ktur instalado correctamente. 7

8 3.4 Configuración general de Ef4ktur Desde el apartado Herramientas tenemos la opción Configuración donde determinaremos diferentes aspectos fundamentales de cara al envío de facturas electrónicas. Generales para determinar el idioma de la aplicación, del pdf resumen, activación de los logs para trazas de error (importante para solucionar posibles problemas), versión del xml facturae generado,. Correo si se desea enviar las facturas electrónicas por correo (no es nuestro caso). 8

9 Proxy (Servidor web que sirve de intermediario entre Ef4ktur y el recurso donde se ubica el servicio web de recepción de facturas electrónicas). Dependiendo de la configuración técnica del sistema informático del acreedor son datos de carácter técnico que deben ser informados por los técnicos de comunicaciones/servidores. PDF si se desea personalizar el pdf resumen de la factura generada. Certificado con los que se firmará la factura electrónica. Puede ser certificado software o tarjeta criptográfica. Si es un certificado software debe indicarse la ruta donde se encuentra almacenado dicho certificado. 9

10 Firma avanzada. Se marca tal y como indicamos. 3.5 Configuración emisores/receptores Si no tenemos creada ninguna ficha de Mis Sociedades (emisores) el programa nos avisará puesto que es un requisito imprescindible para poder crear facturas. Desde el apartado de Gestión tenemos disponibles las fichas de los emisores en Mis Sociedades. 10

11 Con el botón Añadir se nos abre la ficha para definir los datos de mi sociedad emisora de facturas electrónicas. Rellenamos los datos (los * indican que el campo es obligatorio). 11

12 Cuando la factura electrónica ha sido enviada correctamente se le indica al emisor la correcta finalización del envío mediante un mensaje informativo donde se indica el ejercicio, referencia de la factura, número de registro proporcionado por el Registro de entrada/salida, fecha y hora de recepción de la factura electrónica. Con estos datos el emisor puede tener identificada unívocamente su factura en caso de realizar consultas o reportar incidencias. Cuando enviamos la factura electrónica a DFB se valida el número de cuenta bancaria a nivel numérico y de código bancario. Además se valida contra BKON (Sistema de Presupuestos y Contabilidad de la DFB donde se procesará el expediente que contiene la factura y su correspondiente pago). Si el número de cuenta NO figura dado de alta con VºBº en BKON se admitirá la factura pero en el mensaje informativo arriba mostrado se añadirá una advertencia al respecto. De las fichas de Clientes/Proveedores (receptores) no debemos preocuparnos puesto que todos los posibles receptores de facturas electrónicas de DFB vienen predefinidos al descargar/instalar el programa. Una vez descargado, instalado y configurado Ef4ktur podemos procesar las prefacturas enviadas por el Departamento de Acción Social. 12

13 4 Proceso de facturación 4.1 Almacenamiento de prefacturas y documentos asociados El Departamento de Acción Social confecciona en base a los datos de los que dispone una prefactura que envía por correo electrónico a los Centros. La prefactura es un fichero XML basado en etiquetas que si lo abrimos resulta poco legible (a pesar de dicha ilegibilidad es el único documento con valor legal) y una serie de ficheros adjuntos complementarios al XML donde se muestran los datos del XML de forma legible así como cualquier otro dato que sea de interés por su relación con la prefactura. El Centro almacena el XML (y posibles adjuntos) en un ordenador con conexión a internet. 4.2 Importación de prefacturas Accedemos a la opción Facturas : Desde la pestaña Borrador importamos el fichero XML enviado por el Departamento de Acción Social mediante el botón Importar : 13

14 El tipo de archivo a importar es XML: Seleccionamos el archivo en la ubicación donde lo tenemos guardado: Nos aparecerá en la pestaña Borrador una nueva línea correspondiente a la factura que hemos importado. 14

15 4.3 Comprobación de la prefactura Seleccionamos la factura (pulsando sobre la línea) y accedemos al detalle de la factura por medio del botón Modificar Nos muestra el detalle de la factura: 15

16 De todos los datos de la prefactura mostrados el Centro sólo debe rellenar los campos: Núm. factura. F. Operación y F. Emisión (en ambos campos indicaremos la misma fecha). La modificación de cualquier otro dato implica que al emitir la factura se validará contra la propuesta inicial y se detectará que se han modificado datos. La factura se rechaza y tenemos que iniciar de nuevo todo el proceso. Si el Centro no está conforme con alguno de los datos de la prefactura deberá indicárselo al Departamento para tratar de solucionar dicha incoherencia. 4.4 Adjuntar documentos a la factura Un Centro puede anexar cualquier otro documento que considere relevante relacionado con la factura. El anexado de documentos se puede realizar desde la pestaña Borrador y/o Emitidas. En ambos casos debe seleccionar la línea correspondiente a la factura mediante el botón Adjuntos : 16

17 Se abre la pantalla para la gestión de adjuntos. Mediante el botón Añadir : Seleccionamos el archivo en la ubicación donde lo tenemos guardado (Se admiten ficheros tipo jpeg, png, pdf, doc, xls, zip, rar y txt): 17

18 Podemos indicarle al documento un texto descriptivo: Una vez adjuntado (podemos adjuntar varios) nos quedaría: En la pantalla resumen de las pestañas nos mostrará un icono indicativo de fichero adjunto: 18

19 4.5 Firma y emisión de factura Cuando el Centro tenga modificados los campos anteriormente indicados debe proceder a firmar la factura electrónicamente mediante certificado software o tarjeta criptográfica desde el botón Firmar/Emitir : Inicia la detección del certificado: Nos pide el PIN (contraseña del certificado) para firmar la factura: 19

20 Si la firma ha sido correcta la factura pasa de la pestaña Borrador a la pestaña Emitidas : En esta pestaña la factura no puede modificarse salvo pasándola de nuevo a la pestaña Borrador mediante el botón Pasar a borrador. Para realizar esto sólo está autorizado aquel certificado que pasó de Borrador a Emitidas. Aparece el siguiente mensaje: Inicia la detección del certificado: Nos pide el PIN (contraseña del certificado) para eliminar la firma de la factura: 20

21 4.6 Envío de factura Para enviar definitivamente la factura al Departamento de Acción Social tenemos el botón Enviar. web: Nos muestra una ventana donde se indican qué incluirá el envío de factura vía servicio Aparte de la factura en formato facturae (XML formado siguiendo el formato facturae) podemos enviar un resumen en PDF de la factura (El XML no se puede desmarcar) y todos aquellos adjuntos que se precisen como complemento a la factura electrónica. Cuando la factura electrónica ha sido enviada correctamente se le indica al emisor la correcta finalización del envío mediante un mensaje informativo donde se indica el ejercicio, referencia de la factura, número de registro proporcionado por el Registro de entrada/salida, fecha y hora de recepción de la factura electrónica. Con estos datos el emisor puede tener identificada unívocamente su factura en caso de realizar consultas o reportar incidencias. 21

22 En caso de error se le mostrará al emisor un mensaje informativo aclaratorio. La correcta recepción de la factura electrónica no implica su completa aceptación puesto que una vez recepcionada requiere del VºBº por parte del personal Departamental pertinente. Si se rechaza la factura el emisor recibirá un correo electrónico informativo (en la dirección de correo indicada en su ficha de emisor) donde se le indicará el motivo de dicho rechazo. 5 Atención a usuarios 5.1 Ef4ktur y certificados de Izenpe El CAU de Izenpe ofrece asistencia técnica e informativa sobre cualquier incidencia que surja del uso de los certificados Izenpe y ef4ktur, así como información adicional de cualquiera de ellos a través de los siguientes medios: Teléfono , para cualquier tipo de incidencia o duda. Internet Correo electrónico: 5.2 Otros certificados En caso de problemas con certificados que no sean de Izenpe deberá ponerse en contacto con la entidad certificadora correspondiente. 5.3 Portal de facturación electrónica de Diputación Foral de Bizkaia El CAU de DFB ofrece asistencia técnica e informativa sobre cualquier incidencia que surja del uso del portal de facturación electrónica: Correo electrónico: Teléfono: (costo de la llamada compartido) o Indicarle siempre al CAU además del número de teléfono, un correo electrónico de contacto. 22

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