Introducción a la firma electrónica y certificación digital. Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

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1 La factura electrónica Septiembre 2008

2 Contenidos Introducción a la firma electrónica y certificación digital El ABC de la factura electrónica Trabajar con la factura electrónica de manera fácil Proyectos avanzados de factura electrónica Interacción con la factura papel Formatos de factura y firma

3 Contenidos Introducción a la firma electrónica y certificación digital El ABC de la factura electrónica Trabajar con la factura electrónica de manera fácil Proyectos avanzados de factura electrónica Interacción con la factura papel Formatos de factura y firma

4 Introducción a la firma electrónica y certificación digital (1/6) Contenidos detallados: 1. La firma manuscrita 2. Criptografía 3. Cifrado simétrico 4. Cifrado asimétrico 5. Firma electrónica 6. Entidad de certificación 7. Entidad de registro 8. Esquema completo 9. Aspectos legales

5 1. La firma manuscrita La firma manuscrita expresa la identidad, aceptación y autoría sobre un documento por parte del firmante, de forma que tiene una gran importancia desde el punto de vista legal. Propiedades: Sólo puede ser realizada por una persona. La puede comprobar cualquier persona, con la referencia de una muestra. Aunque la comprobación de la firma es tan fácil de hacer y comprobar en el mundo real, en el mundo virtual no es tan sencillo. Requiere el uso de la Criptografía.

6 2. Criptografía El objetivo básico de la criptografía es encontrar sistemas que permitan hacer llegar determinada información considerada secreta, desde un origen a un destino, de forma tan segura que, si el mensaje es interceptado, un atacante no pueda reconocer el mensaje. Uno de los objetivos de la criptografía moderna es encontrar algoritmos basados en principios matemáticos que permitan garantizar la inviolabilidad de los mensajes.

7 3. Cifrado simétrico Secreto de la clave entre las partes intervinientes.

8 3. Cifrado simétrico El mayor problema que presenta el cifrado simétrico aparece cuando deseamos que un conjunto numeroso de interlocutores puedan mantener comunicaciones entre ellos.

9 4. Cifrado asimétrico Sistema que utiliza claves distintas para cifrar y descifrar un mensaje, de forma que el conocimiento de la clave de cifrado no permita el descifrado del mensaje e, inversamente, que el conocimiento del texto cifrado y de la clave de descifrado no diga nada acerca de la clave de cifrado. Los algoritmos que trabajan con parejas de claves se denominan asimétricos o de clave pública.

10 4. Cifrado asimétrico Concepto de caja de mago.

11 4. Cifrado asimétrico Para usuarios se necesitarían cajas, cada usuario tendría sus claves pública y privada, además de las claves públicas de otras 999.

12 5. Firma electrónica Si tomamos un documento electrónico y le aplicamos un algoritmo tal que nos permita obtener un código corto que dependa del contenido del documento ( huella dactilar, tal que si cambia cualquier carácter del documento, cambia su resultado MAC), y ciframos el código corto con la clave privada, entonces obtenemos una firma electrónica que permite comprobar si se han realizado modificaciones sobre el documento.

13 5. Firma electrónica Estos mismos conceptos son los que se aplican en la firma electrónica: Algoritmo que toma un texto en claro y lo cifra con una clave. El texto cifrado se restituye al texto original mediante otra clave distinta y vinculada a la de cifrado. Si la clave de cifrado sólo la tiene una persona y la descifrado la conoce todo el mundo, lo que cifre esa persona podrá ser utilizado como su firma electrónica.

14 6. Entidad de certificación Aparentemente, ha quedado resuelto el problema de realizar y comprobar la firma electrónica, pero todavía es necesario un elemento fundamental: la Entidad de Certificación.

15 6. Entidad de certificación Para evitar la interceptación de los mensajes por parte de un interlocutor ilegítimo que se inserta en el circuito de intercambio de claves. Es una entidad reconocida por parte de los participantes denominada Entidad de Certificación.

16 6. Entidad de certificación Una vez que Alicia y Roberto cuenten con sus respectivos certificados, ya no intercambiarán las claves a través del medio de transmisión, sino que intercambiarán sus certificados. Cuando un participante comunica a otro su certificado, indica la Entidad de Certificación utilizada. La llave pública de la Entidad de Certificación debe ser conocida por todos y es la única que necesita ser conocida previamente. Habitualmente está incorporada al software de realización y verificación de firmas electrónicas, o es posible obtenerla a partir de sistemas de difusión públicos, tales como servidores Web.

17 6. Entidad de certificación Publicar su política de certificación Emisión de certificados Verificación de la identidad Uso y validez de los certificados Gestión y publicación de certificados revocados

18 6. Entidad de certificación

19 7. Entidad de registro Puesto que al realizar la comprobación de la identidad del usuario en la primera certificación es necesario realizar unas actividades especiales, la Entidad de Certificación lleva asociada una Entidad de Registro. Esta Entidad de Registro mantiene información sobre los aspectos relevantes del registro y sobre los procedimientos de identificación utilizados, así como la vinculación del registro con la identidad que garantiza la Entidad de Certificación.

20 8. Esquema completo: Firma

21 8. Esquema completo: Verificación

22 9. Aspectos legales Una norma que afecta a la implementación de la Factura Electrónica es la Ley 59/2003 de Firma Electrónica. En ella se recoge la equiparación de la firma electrónica cualificada a la manuscrita y establece que no puede negarse el reconocimiento legal de cualquier firma electrónica, incluso de las modalidades simple o avanzada, por el hecho de presentarse en formato electrónico.

23 9. Aspectos legales El certificado reconocido otorga a la firma el nivel mayor de valor jurídico en la jerarquía establecida por la Ley 59/2003, de Firma Electrónica: - La firma electrónica (simple) es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante (PIN o usuario + clave). La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control (criptografía de clave pública + certificado o PGP). + La firma electrónica reconocida (o cualificada) es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

24 9. Aspectos legales En la Directiva 2001/115 que regula la factura electrónica a nivel europeo, se exige al menos el empleo de firma electrónica avanzada, aunque en España el legislador ha optado por requerir el nivel más exigente definido en la Directiva: el de firma electrónica reconocida (también llamada cualificada).

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27 El ABC de la factura electrónica (2/6) Contenidos detallados: 1. Qué es una factura 2. Qué es la factura electrónica 3. La factura electrónica dentro del proceso contable global 4. Cómo funciona la factura electrónica 5. Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica 6. Cuánto cuesta la factura electrónica 7. Marco regulador

28 1. Qué es una factura Documento que refleja la entrada de un producto o la provisión de servicios, junto con la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. Incluye: Datos del expedidor y del destinatario Detalle de los productos y servicios suministrados Precios unitarios y totales Descuentos Impuestos

29 1. Qué es una factura La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA / VAT). Tipos: Variantes: Ordinarias Rectificativas Recapitulativas Pro-forma Copia Duplicado Proceso genérico de facturación tradicional en papel

30 2. Qué es la factura electrónica La facturación electrónica consiste en: La transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos. Firmadas digitalmente con certificados. Con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Regulada en el Reglamento de Facturación publicado en el RD 1496/2003, y modificado por el RD 87/2005. Factura electrónica, factura telemática y factura digital son términos equivalentes.

31 2. Qué es la factura electrónica Por tanto, se puede definir la Factura Electrónica como: Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico. Que reemplaza al documento físico en papel. Que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel. Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos: EDIFACT XML PDF HTML DOC... Siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura, y que se incorpore la firma electrónica cualificada (autenticidad e integridad).

32 2. Qué es la factura electrónica

33 3. La factura electrónica dentro del proceso contable global La facturación electrónica no debe entenderse como un procedimiento aislado, sino como un elemento integrado dentro del conjunto de gestión financiera y del flujo de compras y ventas de una entidad. La factura es la punta del iceberg que representa el proceso de gestión de compras y ventas de la empresa. Una buena gestión electrónica en todos los pasos y documentos previos facilitará la implantación de la factura electrónica.

34 4. Cómo funciona la factura electrónica Emisión: El emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la factura electrónica, y conserva Copia o Matriz (BBDD). Recepción: El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático tal cual la recibió.

35 4. Cómo funciona la factura electrónica Con facturación electrónica ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente. Todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

36 5. Ventajas, beneficios y ahorros de la facturación electrónica

37 5. Ventajas, beneficios y ahorros de la facturación electrónica

38 5. Ventajas, beneficios y ahorros de la facturación electrónica Total facturas en España: millones (Estimación Ministerio Industria con datos de número de empresas y media de facturación). Ahorro potencial: Más de millones de euros al año (1,5% PIB). La U.E. calcula que para las administraciones públicas europeas el ahorro puede suponer millones de euros al año.

39 5. Ventajas, beneficios y ahorros de la facturación electrónica

40 6. Cuánto cuesta la factura electrónica Es difícil cuantificar el precio de la implantación de una solución de facturación electrónica en sentido amplio, si bien podemos presumir que: A mayor grado de complejidad de la plataforma y a mayor automatización, crecerá inevitablemente el coste de puesta en marcha. Sin embargo se lograrán mayores ahorros por cada factura emitida o recibida. Uno de los costes del proyecto es precisamente el de adaptación a la nueva forma de hacer las cosas, y la necesidad de mantener el sistema anterior de papel y el nuevo electrónico, durante un tiempo.

41 7. Marco regulador

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44 Trabajar con la factura electrónica de manera fácil (3/6) Contenidos detallados: 1. Qué necesito para su implantación 2. Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas 3. Requerimientos en la recepción de facturas electrónicas 4. Cómo hacer facturación electrónica sin certificado 5. Un ejemplo de factura electrónica

45 1. Qué necesito para implantar la factura electrónica Los requerimientos dependerán en gran medida del alcance del proyecto. Es importante analizar si la empresa va a iniciar la implantación desde el punto de vista de emisor, desde el de receptor de facturas o desde una posición mixta. También es importante conocer los volúmenes de facturación y su distribución por interlocutores, para comenzar con aquellas empresas con las que se conseguirá más ahorro.

46 1. Qué necesito para implantar la factura electrónica Simplificando, puede afirmarse que el requisito básico del emisor es firmar electrónicamente la factura, mientras que el del receptor es verificar la factura y conservarla en su formato original. Estos servicios pueden ser externalizados. En una de las variantes más sencillas, el emisor puede firmar un correo electrónico y enviarlo con los datos de la factura, para lo que sólo es necesario una clave con su certificado electrónico.

47 1. Qué necesito para implantar la factura electrónica Otros ejemplos de factura electrónica simplificada serían la firma electrónica de documentos derivados de las herramientas ofimáticas (word, excel, acrobat,...) o productos dedicados a la firma electrónica de documentos. Al igual que en el caso anterior, estas modalidades de factura electrónica no son ni las más habituales ni las más beneficiosas, aunque pueden ser una forma sencilla de empezar.

48 1. Qué necesito para implantar la factura electrónica Existen mecanismos intermedios, como las plataformas de facturación de terceros (con posibilidad de firma por lotes).

49 2. Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas Tener el consentimiento previo del receptor. Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la firma electrónica cualificada. Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz). Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

50 2. Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas

51 3. Requerimientos en la recepción de facturas electrónicas Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica. Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su forma original. Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

52 3. Requerimientos en la recepción de facturas electrónicas La complejidad de este tipo de proyectos radica en la necesidad de tratar con un número indeterminado de formatos electrónicos y de PSC que emiten certificados que se usan en las firmas electrónicas de las facturas, junto con la recepción de facturas en papel.

53 4. Cómo hacer facturación electrónica sin certificado Con autofacturación (delegación en los destinatarios) o usando plataformas de terceros (firma delegada). Independientemente del modelo adoptado, el responsable del cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley en relación a la facturación, es el empresario, profesional, o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura. Por tanto, el hecho de delegar la facturación a terceros no exime de responsabilidad.

54 4. Cómo hacer facturación electrónica sin certificado Para que la delegación de la facturación sea válida, se deberán cumplir los siguientes requisitos: Acuerdo previo documentado por escrito entre el obligado tributario emisor y la entidad que gestione la expedición de la factura, ya sea un tercero o el obligado tributario receptor (autofactura). El empresario o profesional que delega la emisión de facturas en el destinatario, deberá aceptar o rechazar la emisión de cada factura concreta, para lo que dispondrá de 15 días desde la recepción de la copia o su acceso telemático a ella. El rechazo produce la anulación de la factura o se entiende por no emitida. Esto es aplicable a los países miembros de la Unión Europea. Para otros estados es necesaria la autorización de la AEAT.

55 4. Cómo hacer facturación electrónica sin certificado Otra posibilidad aparece con la iniciativa de la AEAT de transformar facturas en papel en facturas electrónicas por parte del tercero que gestiona la expedición electrónica. Las facturas papel enviadas al tercero para su digitalización y firma tendrán la consideración de copia o matriz. En este caso el emisor no tiene obligación de conservar el original de la factura.

56 4. Cómo hacer facturación electrónica sin certificado La Digitalización Certificada permite firmar electrónicamente las facturas digitalizadas por el propio receptor, y sin necesidad de acuerdo previo con el emisor.

57 4. Cómo hacer facturación electrónica sin certificado Con la digitalización certificada es posible destruir todas las facturas en papel, una vez concluido el proceso. Este software deberá estar homologado por la AEAT, según el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Es conveniente contar con un sistema OCR para almacenar de forma estructurada la información de la factura.

58 5. Un ejemplo de factura electrónica Factura XML: Permite fácilmente su intercambio y es fácilmente adaptable a las plantillas deseadas, mediante hojas de estilo.

59 5. Un ejemplo de factura electrónica

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62 Proyectos avanzados de factura electrónica (4/6) Contenidos detallados: 1. Identificación de proyectos avanzados 2. Proyectos orientados a la emisión de facturas 3. Proyectos orientados a la recepción de facturas 4. Facturación electrónica a las Administraciones Públicas

63 1. Identificación de proyectos avanzados

64 2. Proyectos orientados a la emisión de facturas El objetivo principal de un proyecto de emisión de facturas suele ser lograr una reducción de costes derivados de la operativa manual de emisión de facturas: impresión, ensobrado, envío,... Este tipo de proyectos son los más frecuentes, y los más sencillos ya que la empresa que emite es la que controla los formatos y el medio de emisión de la factura.

65 2. Proyectos orientados a la emisión de facturas No obstante, la parte más compleja en estos proyectos suele ser el proceso de firma electrónica, máxime cuando se opta por emplear una firma electrónica con todos los elementos de validación que permitan su posterior verificación al receptor de forma fiable y perdurable en el tiempo (con Autoridades de Sellado de Tiempo TSA- y Autoridades de Validación VA-) Esta última modalidad no es normativamente exigible, aunque libera al receptor del problema de validar firmas electrónicas (revocaciones).

66 3. Proyectos orientados a la recepción de facturas En el caso de la recepción, la parte más compleja es la validación, tanto del formato de las facturas como de los certificados con los que éstas han sido firmadas. En el caso de la verificación de los formatos de las facturas, es necesario conocer el tipo de datos que se reciben para posteriormente convertirlo al formato interno de la empresa y poder tratarlo en sus aplicaciones. Formatos como el XML facilitan enormemente la labor de conversión.

67 3. Proyectos orientados a la recepción de facturas Para la validación de firmas electrónicas de las facturas hay que tener en cuenta dos elementos: El formato de la firma empleado (XML, PKCS#7,...). El certificado con el que se ha firmado la factura. Respecto al primero se deberá identificar el formato de firma para saber analizar los datos informáticos que definen esta firma, y extraer los elementos necesarios (sujeto firmante, emisor del certificado, validez temporal, etc...) Una vez extraída la información del certificado se deberá comprobar la vigencia del certificado en el momento de la firma, así como su revocación.

68 4. Facturación electrónica a las Administraciones Públicas Según lo dispuesto en la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, es obligatorio el uso de facturación electrónica en la contratación con la Administración General del Estado. En la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, se prevén actuaciones de dinamización del uso de la factura electrónica dirigidas al resto de la actividad productiva del país.

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71 Interacción con la factura papel (5/6) Contenidos detallados: 1. Conservación de las facturas recibidas en papel 2. Conservación de las facturas recibidas electrónicamente

72 1. Conservación de las facturas recibidas en papel Aunque normativamente se prevé la conservación electrónica de las facturas, (deben estar disponibles para la inspección tributaria en el formato original en el que fueron recibidas), se entiende que dicha conservación electrónica solo se aplica a las facturas remitidas electrónicamente. El proyecto que la Agencia Tributaria promueve para la conservación de las facturas recibidas en papel es el de Digitalización Certificada.

73 1. Conservación de las facturas recibidas en papel La Digitalización Certificada es el proceso en que, partiendo de una factura en papel, se genera una imagen digital firmada electrónicamente a la que se le aplica la presunción de tener el mismo valor probatorio que la factura original, de forma semejante a la de una compulsa electrónica (e-compulsa: Orden ITC/1475/2006). La Digitalización Certificada permite la destrucción de la factura original en papel.

74 1. Conservación de las facturas recibidas en papel Para ello será preciso utilizar dispositivos homologados, así como disponer de un informe de auditoría del proceso de digitalización.

75 1. Conservación de las facturas recibidas en papel Empleando un sistema OCR, se podrá simplificar la indexación y posterior búsqueda documentos. Si además la factura se ha impreso según una plantilla acordada, será más sencillo para el OCR extraer los datos para tratarlos informáticamente. Para minimizar el número de modelos posibles y mejorar las probabilidades de reconocimiento óptico, una de las iniciativas recomendada es UNeDocs, de las Naciones Unidas (para facturas complejas en intercambios de importación y exportación, en diferentes idiomas).

76 1. Conservación de las facturas recibidas en papel

77 2. Conservación de las facturas recibidas electrónicamente Aunque existe la posibilidad de almacenar facturas electrónicas en papel mediante un código de barras, ésta no es la solución más adecuada. Lo habitual sería disponer de aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas emitidas o recibidas, junto con su firma electrónica, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada factura, de forma que se permita su identificación mediante dicho código.

78 2. Conservación de las facturas recibidas electrónicamente Este código de autenticación (hash) permitirá el acceso a la factura asociada y garantizará al que accede que la factura cumple con los requisitos contemplados en la normativa.

79 2. Conservación de las facturas recibidas electrónicamente Por tanto, una factura transcrita al papel con este código es válida, siempre que: Se mantenga dicho repositorio donde exista la factura y su firma electrónica. Exista un mecanismo de verificación de la firma en el repositorio. Se pueda acceder de forma completa a la factura mediante dicho código.

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82 Formatos de factura y firma (6/6) Contenidos detallados: 1. Formatos de factura electrónica 2. Formatos de firma

83 1. Formatos de factura electrónica El formato contenedor de la factura, desde un punto de vista legal, no tiene ninguna relevancia. Cualquier formato, PDF, RTF, MS-Excel, TXT, HTML, XML, etc., es válido siempre que posteriormente sea firmado electrónicamente para dotarlo de validez legal. No obstante el estándar XML es el recomendado para el intercambio de facturas electrónicas porque permite definir nombres de campos y asignarles significados; por tanto el intercambio entre interlocutores puede resultar más sencillo.

84 1. Formatos de factura electrónica

85 1. Formatos de factura electrónica Existen grupos de trabajo para dar uniformidad a las definiciones de las facturas XML, que se agrupan en un organismo de impulso a la estandarización que se denomina OASIS. El formato que actualmente cumple de una manera más efectiva con los requerimientos de la facturación electrónica es el XML UBL (Universal Business Language), formato basado en ebxml (Electronic Business using XML).

86 1. Formatos de factura electrónica En España el CCI (Centro de Cooperación Interbancaria) ha desarrollado un conjunto de recomendaciones para codificar tanto la factura como la firma electrónica. El formato recomendado está basado en XML, y recoge todos los requisitos de la normativa española. Este formato, llamado AEAT-CCI, ha sido oficialmente respaldado por la Agencia Tributaria para su uso por proveedores de la Agencia cuando emitan facturas destinadas a ella, y ha sido adoptado por toda la AGE pasándose a llamar Facturae.

87 1. Formatos de factura electrónica + Datos Datos factura facturaxml Visualizador PARTICULAR esigna esigna Viewer Viewer Visualización particular + Visualizador AEAT AEAT Visualización AEAT AEAT

88 2. Formatos de firma Además de los tipos de firma simple, avanzada y reconocida (cualificada), que establecen tanto la Directiva como la Ley de Firma Electrónica, se han definido en el marco del Comité Europeo de Normalización otros tipos de firma electrónica: - Firma Básica Firma Fechada Validada + + Firma Validada Fechada Básica -

89 2. Formatos de firma Firma Básica Recoge los elementos esenciales de la firma electrónica: El resumen del documento (hash) El certificado del firmante asociado a la clave privada con la que se firma La firma electrónica (resultado de aplicarle la clave privada al resumen).

90 2. Formatos de firma Firma Fechada Añade a la firma básica información temporal sobre el momento de la firma o de su verificación.

91 2. Formatos de firma Firma Validada Añade a la firma fechada información sobre la vigencia del certificado empleado en el momento de la firma o de su verificación. La firma validada se denomina también Firma Completa (designada con las siglas ES-XL), porque incluye todos los elementos que permiten comprobar que el certificado utilizado por el firmante estaba vigente en el momento de la firma.

92 2. Formatos de firma Estas firmas se derivan de los formatos PKCS#7 y XMLDsig. Además estas firmas se pueden codificar dentro de la especificación PDF 1.6 de Adobe, de forma que pueden ser verificadas con el software gratuito Acrobat Reader.

93 Preguntas frecuentes (Anexo) -

94 Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital? Sí son equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos. Así en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresión remisión por medios electrónicos de facturas.

95 Tiene validez legal la factura electrónica? La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios.

96 Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente? Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente. El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente.

97 Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida? El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa: Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma. Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas. Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

98 Qué se puede ceder a un tercero en la facturación? Siempre hay un profesional / empresario que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los llamados obligados tributarios. Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario. Es decir: Se puede ceder la expedición de las facturas a un tercero. Se puede ceder la conservación de las facturas, o al menos sus matrices a un tercero. El cliente destinatario puede ceder la recepción y conservación de las facturas a un tercero.

99 En caso de cesión a un tercero, quién es responsable? En caso de cesión de todo o parte del proceso de facturación a un tercero, los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios.

100 En qué formato deben conservarse las facturas? El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA/962/2007. Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden: Conversión de papel a digital. Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden. Conversión de digital a papel.

101 Qué ficheros se envían al destinatario de la factura? Lo más frecuente, es enviarle al cliente un fichero firmado. Es decir, un único fichero que contiene la información legal requerida a la factura y también contiene la firma. Podría darse el caso, poco usual, de que se trate de dos ficheros. Por un lado el contenido de la factura y por otro un fichero con la firma. En este caso hay que garantizar la correspondencia entre el fichero de la factura y el de su correspondiente firma.

102 De quién es el certificado que hay que usar para firmar la factura que se emite? El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.

103 Qué formatos son válidos para la factura electrónica? Contenido: No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato Facturae (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). Firma: Puede usarse PKCS7, XadES, PDF,...La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES.

104 Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado? Las facturas remitidas electrónicamente, firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos. Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certificado antes de la firma de la factura. Asimismo, el software del destinatario debe asegurarse que la factura ha sido firmada con un certificado no caducado, ni revocado.

105 Existen herramientas gratuitas para realizar facturación electrónica?

106 Fuentes de información Fin de la presentación

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