Factura electrónica: Operativamente productiva ó productivamente operativa?

Transcripción

1 Factura electrónica: Operativamente productiva ó productivamente operativa? M. En C. Eduardo Bustos Farías 1

2 Objetivo: Dar a conocer los planes y alcances del proyecto elaborado en torno a la Factura Electrónica. M. En C. Eduardo Bustos Farías 2

3 Evolución Modelos y Pilotos Operativos Modificaciones a Leyes, reglamentos y normas Grupo de de trabajo: Comité de de Factura Electrónica Nacimiento de de la la Factura Electrónica en en México 2005 Iniciativas de de Implementación 1997 Necesidad iniciativa privada M. En C. Eduardo Bustos Farías 3

4 Historia Reformas al código fiscal de la federación -Certificado y FEA - CFD Resolución miscelánea Fiscal 2004 y 2005 Reglas generales de Operación CFD ( ) y estándares a utilizar (Anexo 20) Creación de la Infraestructura Extendida de Seguridad IES Creación de la Norma Para la conservación de Mensajes de datos NOM- 151 Reformas al Código Penal en materia de Delitos informáticos Reforma a la Ley federal de protección al consumidor Reformas al Código de comercio en materia - Comercio Electrónico - Firma Electrónica M. En C. Eduardo Bustos Farías 4

5 Hoy IMPLEMENTADAS Apotex Chedraui Levicom Liverpool Merkalink Wal-Mart EMPRESAS COMPROMETIDAS CON LA PRODUCTIVIDAD EN PROCESO Banamex Grupo Bimbo BBVA Bancomer Gigante Casa Saba Hasbro Colgate HEB Comercial Mexicana Jugos del Valle Farmacias Benavides Jumex Farmacias Esquivar Kraft La Costeña Master Foods México Nadro Procter & Gamble Telmex Unilever Volvo M. En C. Eduardo Bustos Farías 5

6 Beneficios AHORROS: Hasta del 50% de los costos en el proceso de facturación los cuales van desde $50 hasta $350 por unidad. En gastos administrativos y de papelería En bodegas para almacenar documentos históricos. En envío y recepción de facturas M. En C. Eduardo Bustos Farías 6

7 Beneficios CUMPLIMIENTO FISCAL: Simplificación para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel Es una herramienta que permite al fisco la posibilidad de desarrollar su función de fiscalización de manera simple, inmediata y de bajo costo. Fácil proceso de Auditoria. Búsquedas rápidas y en un mismo lugar. M. En C. Eduardo Bustos Farías 7

8 Beneficios PRODUCTIVIDAD: Procesos administrativos más ágiles. Oportunidad para explorar la información. Menor posibilidad de falsificación. Confidencialidad y agilidad en el acceso a la información. Mayor seguridad en su resguardo. Recepción, envío oportuno de las facturas. Utilización mas eficiente de los recursos humanos. M. En C. Eduardo Bustos Farías 8

9 La factura Electrónica es Representación digital, bajo los estándares definidos por el SAT, de un tipo de Comprobante Fiscal generada y almacenada en medios electrónicos y con un mayor grado de seguridad. Valida fiscalmente Mismas Características Generada y almacenada en medios electrónicos Mayor Seguridad Opcional M. En C. Eduardo Bustos Farías 9

10 Y además... Esta forma de generar, resguardar, enviar y operar es extensible a otro tipo de Comprobantes Fiscales. M. En C. Eduardo Bustos Farías 10

11 Conceptos para entender Factura Electrónica Para poder generar el sello digital ó garabato se requiere de una llave privada ó bolígrafo la cual se obtiene del software SOLCEDI (*.key) Certificado Digital Hilario Dominguez Llave Publica: Tanto el sello digital como la FEA ó garabato es una serie de datos asociados a la información del documento y al firmante. Es el elemento de Seguridad Certificado digital ó identificación oficial es un documento electrónico proporcionado por el SAT que identifica al propietario, lo asocia con una llave pública y le da facultad para ejecutar ciertas acciones. Existen dos tipos: Certificado de FEA y Certificado de Sello digital (*.cer). M. En C. Eduardo Bustos Farías 11

12 Cómo se ve una factura electrónica? M. En C. Eduardo Bustos Farías 12

13 Cómo se ve una factura electrónica? M. En C. Eduardo Bustos Farías 13

14 Elementos de una Factura Electrónica 1. Información especificada en algunas fracciones del Art. 29 de CFF 2. Certificado de Sello Digital. 3. No de aprobación así como los folios, y en su caso serie, electrónicos. 4. Sello digital 5. Formato electrónico regulado por el SAT (XML): Datos fiscales únicamente Datos comerciales (addenda) 6. Cadena original y leyenda en caso de impresión. AMECE, A.C. RFC: AME F9 Domicilio Fiscal: Boulevard Avila Camacho 138 Piso 9 Col. Lomas de Chapultepec C.P Fecha : 5 de Enero de 2004 Lugar de Expedición: Mexico DF Cliente: Juan López Pérez RFC: JULP T78 Dirección: Revolución 567 Tacubaya Cantidad Descripción Sello digital Valor Unitario apqoeurnsmxncla34spdurt3532osjdmxdnjcjsdj3fqfiehdfh5 adifjidfueifui7fujsikdfjdf8aifsijfidsfjoiuifheifjieifiwf.. No. Factura: A0001 No. de aprobación: No. Certificado : Importe 2 cajas Papelería $ $ Cadena Original 6 # O.C: 3456 No. Proveedor: Descuentos: 3% Sub-Total Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital 6 M. En C. Eduardo Bustos Farías 14 Iva Total $ $30.00 $ A AME f9 AMECEAC boulevardavila Camacho Lomas 000 DF Mexico JULP740127t

15 Cómo Opera? Generación - Emisor Entrega Receptor Folios Sistema de Facturación Y contabilidad Certificados de Sellos digitales Y llaves privadas Folio Asignado + Documento Electrónico (bajo estándar) Información comercial (addenda) + Genera Cadena Original y Sello digital = CFD Folio Asignado Document o Electrónic o Almacenar VAN/AS2 INTERNET IMPRESO Integran y conservan como parte de su contabilidad Verificación de Datos comerciales de la factura Verificación de Datos de la factura con SAT (folio, serie, vigencia del certificado M. En C. Eduardo Bustos Farías 15

16 La Factura electrónica NO es aislada! COMPRADOR Catálogo de Producto y Precios Orden de compra Confirmación orden de compra Aviso de embarque Notificación de recibo Factura Acuse de recibo/error Aviso de Pago Pago PROVEEDOR M. En C. Eduardo Bustos Farías 16

17 Cómo implementar Factura Electrónica? 1. EDUCACIÓN a. Compromiso de la alta dirección b. Asignar líder del proyecto y su equipo c. Documentación d. Identificar Implicaciones Fiscales/Legales, Operativas y Técnicas a. Revisión de Proceso Actual b. Propuesta del nuevo modelo de negocio c. Preparar sistemas y procesos internos d. Solución de factura electrónica e. Capacitación Interna 2. TRABAJO INTERNO M. En C. Eduardo Bustos Farías 17

18 Cómo implementar Factura Electrónica? 3. CASO PRÁCTICO a. Pilotos b. Productivo i. Cumplir con los requerimientos del SAT Tener una contabilidad electrónica y Simultanea. Contar con un Certificado de FEA valido Contar con uno o mas certificado de Sello Digital Solicitar folios electrónicos ante el SAT Reportar mensualmente folios utilizados. ii. Eliminar facturas en papel c. Masificación M. En C. Eduardo Bustos Farías 18

19 Datos importantes El esquema de facturación electrónica es opcional El certificado de FEA (Tu es obligatorio. La operación se rige de acuerdo a las reglas y su anexo 20. Se puede facturar en papel y en electrónico simultáneamente, siempre y cuando aplique la regla , de lo contrario deberá elegirse un solo esquema de comprobación fiscal Se debe resguardar la facturación en el formato original (XML) en el domicilio fiscal LA FACTURA NO ES AISLADA!! M. En C. Eduardo Bustos Farías 19

20 Tipo de Soluciones Tecnológicas Solución en Web- ASP Sistema Administrativo (Crea datos de facturación) Domicilio Fiscal Emisor Almacén de facturas Almacén de facturas Sistema Contable (Afecta cuentas y subcuentas) Envía Factura electrónica (XML) para su resguardo Envía información de la factura. Domicilio de Tercero Sistema Facturación electrónica - Solución ASP Genera factura electrónica en formato XML con seguridad (sello digital) definida por el SAT. Administra Certificados digitales y llaves privadas. Envía factura electrónica a destinatario. Genera reportes mensuales. Servicios M. de En valor C. Eduardo agregado Bustos Farías 20

21 Tipo de Soluciones Tecnológicas Solución Web - Buró de servicios Domicilio Fiscal Emisor Sistema Administrativo (Crea datos de facturación) Sistema Contable (Afecta cuentas y subcuentas) Sistema Facturación Electrónica (entregado por buró de servicio) Genera factura electrónica en formato XML con seguridad (sello digital) definida por el SAT Administra certificados digitales y llaves privadas. Genera reportes mensuales Almacén de facturas Almacén de facturas Envía factura electrónica para distribución. Domicilio de Tercero Solución Buró servicios Envía factura electrónica a destinatario. Servicios de valor M. En agregado C. Eduardo Bustos Farías 21

22 Tipo de Soluciones Tecnológicas Aplicación de Factura Electrónica Domicilio Fiscal Emisor Sistema Administrativo (Crea datos de facturación) Sistema Contable (Afecta cuentas y subcuentas) Sistema Facturación Electrónica Genera factura electrónica en formato XML con seguridad (sello digital) definida por el SAT Administra certificados digitales y llaves privadas. Genera reportes mensuales Envía factura electrónica a destinatarios Almacén de facturas Almacén de facturas M. En C. Eduardo Bustos Farías 22

23 Tipo de Soluciones Tecnológicas ERP con módulo de Factura Electrónica Domicilio Fiscal Emisor Sistema Administrativo (Crea datos de facturación) Sistema Contable (Afecta cuentas y subcuentas) Modulo de Facturación Electrónica Genera, recibe y Administra Almacén Almacén de de facturas facturas factura electrónica en formato XML con seguridad (sello digital) definida por el SAT Administra certificados digitales y llaves privadas. Genera reportes mensuales Permite contabilidad simultanea Administra series y folios Envía factura electrónica a destinatarios (opcional) M. En C. Eduardo Bustos Farías 23

24 Sectores que utilizan intercambio electrónico de transacciones Sectores pioneros que se estima una adopción natural del CFD por ser una forma de institucionalizar el uso de transacciones electrónicas: -Automotriz - Autoservicio - Departamental -Calzado - Financiero - Retail Sectores relativamente recientes en México -Educativo - Farmacéutico - Ferroviario -Gobierno - Aduanal - Textil -Telefonía - Hotelería - Construcción -Transformación M. En C. Eduardo Bustos Farías 24

25 Beneficios del Intercambio electrónico Grandes ahorros en la operación al eliminar el papel: Impresión, Ensobretado, Distribución física, Almacenamiento físico Ahorro al automatizar procesos: Captura automática, Se evitan errores de recaptura, Búsquedas más rápidas y más eficientes, Integración a los procesos de workflow de sistemas automáticos, como el ERP. Mejor servicio al cliente. Eficiencia en la cadena M. En de C. suministro Eduardo Bustos Farías 25

26 Costo promedio de las soluciones Solución Web ASP y Buró de servicio Renta mensual de $ a $ MX Cobró por documento: $ 2.00 a $5.00 MX Aplicación Factura electrónica: entre los $60 y $200 mil dólares ERP con módulo de factura : entre $2 mil y $1 millón de dólares M. En C. Eduardo Bustos Farías 26

27 Requisitos para las soluciones de Factura Electrónica 1. Contabilidad Electrónica y Simultánea. 2. Administración de Llaves y Certificados 3. Generación de sello digital. 4. Formato XML. 5. Reporte mensual 6. Resguardo 7. Impresión de la Factura Electrónica. 8. Folios 9. Comunicación con el SAT M. En C. Eduardo Bustos Farías 27

28 Pruebas para saber si una solución cumple con los requisitos Contabilidad simultanea. En el caso de las soluciones Web ó aplicaciones de factura electrónica, pida a su proveedor integrar a la aplicación de Factura electrónica el archivo plano que genera ó reciba su ERP ya que este será el medio de comunicación entre sus sistemas contables y administrativos. En el caso de ERP con módulos de factura electrónica solicite ver el registro de la factura en el módulo de contabilidad. Administración de Certificado y Llaves Privadas. Si ya cuenta con su (s) certificado (s) de sello digital con su (s) respectiva (s) llave privada, solicite que la aplicación la importe y que le cree perfiles de usuario para cada uno. M. En C. Eduardo Bustos Farías 28

29 Pruebas para saber si una solución cumple con los requisitos Generación del sello digital. Envíe al SAT la factura generada (XML) con certificado de sello digital para su validación. Formato XML. Envíe a AMECE el archivo generado Reporte Mensual. Solicite a la aplicación genere el archivo plano y deberá corroborar que sea un archivo de texto (*.txt) separado por pipes y bajo lo estipulado en el anexo 20 apartado A. M. En C. Eduardo Bustos Farías 29

30 Pruebas para saber si una solución cumple con los requisitos Impresión del Comprobante Fiscal Digital. revisará que la impresión tenga como mínimo los siguientes datos: Fracciones I, II, III, IV, VI y VII del artículo 29-A del Código Cadena original (No en UTF-8) No. de serie del certificado de sello digital. (a 20 posiciones) sello digital leyenda: Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital Resguardo. Solicite a su proveedor extraer las facturas emitidas/ recibidas y estas deberán ser en XML y guardarlas en una localidad que usted indique. M. En C. Eduardo Bustos Farías 30

31 Pruebas para saber si una solución cumple con los requisitos Validaciones. Vigencia de certificados de sello digital. Cambie la fecha (posterior ó anterior a la vigencia del certificado) de la computadora en donde esta instalada la aplicación y trate de generar una factura. La aplicación deberá notificarle que esta caducado el certificado. Validez de Certificado digital (hasta que SAT libere Web Services) Validez de folios (hasta que SAT libere Web Services) Duplicidad de folios. Trate de enviar o recibir una misma factura dos veces y la aplicación deberá notificarle que ya existe ó que ya esta utilizado. Sello digital. Pida al proveedor de tecnología acceso a la carpeta donde se almacenan los documentos enviados (de donde extrae los datos la aplicación para la visualización posterior), se modificará los datos contenidos en el XML, se salvarán cambios y se tratará de visualizar debiendo marcar un error indicando que ha sido alterado el CFD. XML. Modifique etiquetas o atributos aleatoriamente de minúsculas a mayúsculas, se M. En C. Eduardo Bustos Farías 31 cambiaran datos numéricos a alfabéticos y deberá mandar un error.

32 Cómo elegir la solución n correcta? 1. Defina sus necesidades tecnológicas. Identificar volúmenes de emisión y recepción de los CFD Tipo de documentos a intercambiar Socios comerciales Documentos Adicionales (acuses de recibo, notificación de errores, etc.) Estándares establecidos por socios comerciales para addenda y documentos adicionales Capacidad de Explotación de la información Medios de comunicación Integración a sistema contable Cuánto puede pagar en licencias, actualizaciones y / o mantenimientos M. En C. Eduardo Bustos Farías 32

33 Cómo elegir la solución n correcta? 1. Defina sus necesidades tecnológicas. Inversiones en Hardware / Software / Personal.- Se debe revisar que la infraestructura tecnológica en Hardware y Software que el proveedor de servicios solicita sea compatible con lo que ya se tiene. Así mismo, se debe revisar qué personal técnico será necesario para administrar la aplicación Tiempo de implementación Medios de transmisión que requiero. M. En C. Eduardo Bustos Farías 33

34 Cómo elegir la solución n correcta? 2. Evalúe que esa solución cumpla con sus necesidades y requerimientos mínimos Que aporte mayor valor agregado a sus procesos en la integración. Que se adapte de la forma más natural a su ERP o Sistema Administrativo Contable. Que le permita controlar la emisión, la recepción, el respaldo y el transporte para no diversificar sus procesos Que garantice la integridad y seguridad en la transmisión de información Solución revisada por AMECE para reducir posibles errores en los estándares solicitados por el SAT. Presupuesto Retorno de Inversión M. En C. Eduardo Bustos Farías 34

35 Cómo elegir la solución n correcta? 3. Que el proveedor sea confiable. Reputación Servicio Amplia experiencia en el intercambio electrónico de información. Soporte M. En C. Eduardo Bustos Farías 35

36 Cómo elegir el medio de transmisión? n? 1.Velocidad, Seguridad, estabilidad y confidencialidad del envío, 2. Realizar segmentación de los socios comerciales. 1. Grandes volúmenes de información. Un medio que permita automatizar la entrega y envío de documentos (VAN, AS2, FTPs, etc.) 2. Medianos y pocos volúmenes de información. Un medio que no sea tan costoso y sea fácil de adquirir (correos electrónicos encriptados, Paginas de Internet con seguridad, etc.) 3. Cuando el receptos no cuenta con medios electrónicos para recibir una factura se deberá utilizar mensajería tradicional 3. Acuerdo previamente entre emisor y receptor 4.Que permita llevar el control de la transmisión M. En C. Eduardo Bustos Farías 36

37 Requerimientos técnicos t 1. Solución Web ASP y Buró de servicio Contar con un sistema contable Acceso a Internet Impresora 2. Aplicación y ERP con módulo de factura electrónica Contar con un sistema contable* Una PC ó servidor cuyos requerimientos dependerán del volumen de información a intercambiar Seguridad interna de las empresas Proxy o Firewall. Modelo de impresión. Base de datos *Si es ERP esto ya no es requerido M. En C. Eduardo Bustos Farías 37

38 Principales problemas tecnológicos 1. Error en contraseñas 2. Convivencia del Folio SAT y el Folio interno del ERP. 3.Adaptación de ERP en el formato de fecha, hora minuto y segundo de la generación y registro contable Información de clientes. 4.Estructura de datos no adaptadas (domicilios fiscales no separados) y Bases de datos no homologadas. 5.Estandarización de Addenda 6.Interfases entre sistema contable y de facturación M. En C. Eduardo Bustos Farías 38

39 Recomendaciones en Seguridad 1. Almacenamiento de Llaves Privadas. El uso de un token (dispositivo de almacenamiento de memoria conectado a un puerto usb, por ejemplo) 2. Almacenamiento de Comprobantes Fiscales Digitales. En domicilio Fiscal y utilizando el esquema descrito en la Norma de Conservación de Documentos (NOM-151). 3.Sobre Digital. Para garantizar la confidencialidad de la información, es decir, que nadie más que el destinatario pueda ver la factura electrónica se recomienda encriptar la información (sobre digital) utilizando la llave pública del receptor. 4. Administración de Usuarios para la emisión y/o recepción de documentos electrónicos M. con En diferentes C. Eduardo Bustos privilegios Farías 39

40 Recomendaciones en Seguridad 5.Políticas de: a. Seguridad Física y Ambiental. b. Sistema de Archivos. c. Contraseñas. d. Bloqueo de Contraseñas. e. Auditoria. f. Asignación de Derechos de Usuario. g. Seguridad de Sistemas Operativos. h. Aplicación de Patches y Hotfixes. i. Archivos de Eventos. j. Servicios del Sistema. k. Archivos de Registro de Eventos. l. Respaldos de Seguridad. M. En C. Eduardo Bustos Farías 40

41 Recomendaciones en Seguridad 5.Políticas de: m. Controles Criptográficos. n. Contra Software Malicioso. o. Tolerancia a Fallos. p. Administración Remota. q. Monitoreo de Servicios. M. En C. Eduardo Bustos Farías 41

42 Recomendaciones en procesos electrónicos 1. Establecer las reglas del negocio 2.Asignación de responsabilidades internamente con las áreas involucradas 3.Realizar el análisis previo de su estructura de funcionamiento de las Facturas tradicionales 4.Definición de los flujos Operativo y Comercial adecuando los requerimientos a su modelo previamente analizado. M. En C. Eduardo Bustos Farías 42

43 Recomendaciones en procesos electrónicos 5.Utilizar una aplicación que ya tenga implementados los procesos electrónicos 6.Generación de Manuales de Administración y Operación 7.Acceso a Bitácoras electrónicas de instalación, configuración, acceso y preguntas comunes 8.Cursos de Capacitación segmentados por área dependiendo sus responsabilidades M. En C. Eduardo Bustos Farías 43

44 Recomendaciones en Addenda 1.Aunque por definición la adenda es utilizada para el manejo de datos opcionales, es importante aprovechar este instrumento para incluir el manejo de la información vital ligada a las operaciones de la empresa emisora tales como fechas de caducidad de medicamentos, lotes, número de fianza, referencia al número de control en el ERP, Nos. de serie de equipos, etc. 2.Otra área de oportunidad es utilizar la Adenda para identificar si el CFD es factura, nota de crédito, nota de cargo, recibo de honorarios, números de identificación de artículos, etc. M. En C. Eduardo Bustos Farías 44

45 Recomendaciones en Addenda 3.Es importante coordinar un esfuerzo de estandarización para la codificación de estos elementos porque aunque el concepto de adenda proporciona gran flexibilidad, el lado negativo es que se podría dar lugar a la creación de múltiples adendas que las empresas emisoras tendrían que administrar. 4.Utilizar estándares AMECE: XML ó EDIFACT M. En C. Eduardo Bustos Farías 45

46 Validaciones Recomendadas 1. Certificados: Vigencia Que el certificado, al momento de la generación del C.F.D., no este expirado. Validez - El certificado no este revocado ó cancelado al momento de ser generado el C.F.D. y que sea un certificado emitido por el SAT 2. Factura Formato sea valido contra el schema definido por el SAT La serie y el folio fueron autorizados por el SAT al emisor Integridad Verificar que el documento no fue modificado después de generado a través del sello digital. Cumplimiento del formato y datos establecidos para la addenda. Verificación de artículos facturados contra pedidos y recibidos Verificación de domicilios M. En C. Eduardo RFC, Bustos y razones Farías sociales. 46

47 Status de las empresas ante el SAT. M. En C. Eduardo Bustos Farías 47

48 Antecedentes La Firma Electrónica Avanzada tu es una herramienta que proporciona como primer servicio opcional, la posibilidad de emitir Comprobantes Fiscales Digitales Facturación Electrónica Solicita su cita al Centro de Atención Telefónica Externo (01 800) Reúne toda la información para acudir a su cita (requisitos) Obtiene la aplicación SOLCEDI y genera archivo.key y archivo.req Realiza la visita presencial Le entregan su certificado digital

49 Sujetos Estarán en posibilidad de emitir facturas electrónicas, los contribuyentes que cumplan con los siguientes requisitos: 1.- El emisor deberá contar con su certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente. 2.- Llevar su contabilidad en sistema electrónico. 3.- Cumplir con lo dispuesto en el CFF y RMF. 4.- Utilizar el estándar tecnológico reconocido por el SAT. 5.- Contar con al menos un certificado de sello digital. 6.- Solicitar los cantidad folios a utilizar. 7.- Generar y enviar el Informe Mensual.

50 Requerimientos para la Emisión de CFD Regla Requisitos para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales. I. En los registros electrónicos se aplique el folio y la serie a los CFD. II. En los sistemas electrónicos en que se lleve la contabilidad efectúe simultáneamente el registro contable. III. Los sistemas electrónicos administren los folios e impidan la duplicidad. IV. El sistema genere un archivo con un reporte mensual. V. Se de cumplimiento a las especificaciones técnicas del Rubro C del Anexo 20. VI. Se generen sellos digitales para los CFD.

51 Requerimientos para Impresión de CFD Regla Requisitos para la generación de la representación impresa de de los comprobantes fiscales digitales. Cadena original con la que genero el sello digital Número y año de aprobación de los folios Sello digital correspondiente Número de serie del certificado Número de referencia bancaria y/o número de cheque Leyenda Este Documento es una Impresión de CFD Serie del certificado RFC de operaciones publico en general XXAX Monto de los impuestos retenidos Unidad de medida

52 Requerimientos del Informe Mensual de CFD Regla Requisitos para el Informe Mensual de utilización de Folios y Series de comprobantes fiscales digitales. RFC del cliente Serie Folio del comprobante fiscal Número de aprobación Fecha y hora de expedición Monto de la operación Monto del impuesto Estado del comprobante El informe mensual de facturas al SAT se enviará a través de la aplicación de SICOFI por Internet. Art. 29 fracción III inciso C, Regla

53 Problemáticas La Facturación Electrónica en una modalidad que incorpora todos los Comprobantes para efectos Fiscales Se opta por el esquema cuando se generan y solicitan los Certificados de Sellos Digital y Folios Es un acto Voluntario La fecha y hora del comprobante es del lugar de donde se emite. Comprobantes en Moneda Extranjera La emisión de CFD empieza desde el numeral 1 El receptor puede optar por recibirlos en papel o electrónico El emisor solo los puede almacenar en electrónico en formato XML

54 Esquema Operativo Generación - Emisor Afectación Simultanea Sistema del Contribuyente CFF Art. 29 RMF Frac. II RMF Frac. I y III Asigna Folio y No. de Aprobación Genera XSD Documento Electrónico (bajo estándar SAT) XML RMF Anexo 20 Rubro C Folio Asignado Genera Cadena Original XLS RMF Anexo 20 Rubro D RMF Almacenar por lo Menos 5 AÑOS Comprobante Fiscal Digital Documento Electrónico Genera Sello Digital Llave o Clave Privada archivo.key ******** RSA XML Entrega Receptor DISPOSITIVO MAGNETICO INTERNET RED REPRESENTACIÓN IMPRESA Integran y Conservan como parte de su Contabilidad VERIFICACIÓN DE DATOS DE LA FACTURA (FOLIO SERIE Y VIGENCIA DEL CERTIFICADO)

55 Esquema Operativo Sucursal Generación - Emisor RMF Frac. II RMF Registro Contable se Transmite como Máximo en 24hrs Garantizar Fecha y Hora de Generación Sistema del Contribuyente CFF Art. 29 RMF Frac. II Almacenar por lo Menos 5 AÑOS Afectación Simultanea Sistema de la Sucursal CFF Art. 29 RMF Frac. II RMF Frac. I y III Asigna Folio y No. de Aprobación Folio Asignado Genera XSD Documento Electrónico (bajo estándar SAT) XML RMF Anexo 20 Rubro C Genera Cadena Original XLS RMF Anexo 20 Rubro D Almacenar por Máximo 24hrs Comprobante Fiscal Digital Documento Electrónico Genera Sello Digital Llave o Clave Privada archivo.key ******** RSA XML Entrega Receptor DISPOSITIVO MAGNETICO INTERNET RED REPRESENTA CIÓN IMPRESA

56 Tips Fiscales Operativos Antes de solicitar sellos y folios debe contar con un sistema de facturación electrónica. No debe emitir otro tipo de comprobantes salvo que sea dictaminado. Contribuyentes con estatus de elegible por el SAT: Localizado Activo Con obligaciones de acuerdo a su régimen Garantizar el registro simultaneo en el sistema contable y el comprobante fiscal. La solicitud de sello, folios e informe mensual deben ser firmado con Tu Firm@.

57 Tips Fiscales Informáticos Utilizar el estándar electrónico XSD definido por el SAT. Normalizar sus bases de datos, un elemento por campo en las direcciones. El XLM es el único estándar electrónico valido para almacenar CFD. El sistema debe asignar los folios con el número de autorización que le corresponde. Puede generar XSD para determinar el contenido de la Addenda según sus necesidades.

58 Esquema de Soporte CFD El Portal del SAT tiene toda la información sobre Comprobantes Fiscales. Platicas informativas del SAT: Calendario disponible en el Portal del SAT Enviar preguntas sobre casos específicos Atención Personalizada en las 66 ALACs Soporte Telefónico Nacional Distrito Federal y área Metropolitana Monterrey y área Metropolitana Lunes a Sábado de 8:30 a 21:30hrs.

59 Comprobantes Fiscales Digitales Facturación Electrónica

60 Impresión de Comprobante Fiscal Cadena original Sello digital

61 Simultáneamente el registro contable Definición Se entenderá por simultaneo, que al asignarse el folio y en su caso serie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad efectúe simultáneamente el registro contable en las cuentas y subcuentas afectadas por cada operación, haciendo referencia exacta en dicho registro de la fecha y hora, en que se generó el comprobante fiscal digital Asimismo, los comprobantes fiscales digitales se generarán exclusivamente a partir del registro electrónico contenido en el sistema de facturación o punto de venta. Tratándose de establecimientos, locales o sucursales que no puedan afectar de manera simultánea los registros contables, se considerará que se cumple con dicho requisito cuando el registro contable se realice dentro del término de 24 horas siguientes a la generación del comprobante fiscal digital. Los sistema de los establecimientos, locales o sucursales deberán mantener almacenados temporalmente los comprobantes fiscales digitales y los registros electrónicos que les dieron origen y transmitirlos dentro del término señalado en el párrafo anterior, dejando evidencia de la fecha y hora de transmisión. El almacenamiento temporal, se deberá hacer como mínimo por un plazo de tres meses.

62 Comprobantes en Moneda Extranjera Definición No existe disposición legal que prohíba la emisión de comprobantes en moneda extranjera. Sin embargo, en estos casos, es importante considerar además de la simultaneidad del registro contable al momento de la emisión del Comprobante Fiscal Digital, que dicho registro se deberá efectuar al tipo de cambio aplicable en la fecha en que se concierten las operaciones, conforme a los artículos 29 y 86 del Código Fiscal de la Federación y de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, respectivamente. Asimismo, respecto al cumplimiento de la obligación de pago se aplicará lo dispuesto en la Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos.

63 Informes mensuales al SAT Encabezado del informe (generado por SICOFI.) Firma Original (Cadena de 172 caracteres b64) RFC Emisor Número de Serie del Certificado Período que informa Detalle de folios utilizados Pública Privada Empresa RFC ABC RFC del Cliente Serie Folio No. de Aprobación Fecha/hora de emisión Monto IVA Edo. del comprobante Informe Mensual (archivo.zip) LtbuUZu/RGu/EGQb8ofNuC+a79e19/E1inqp51PzP16kXLVZ6QhXJlC4yqHo29dY48BToz2 u6vmgdry2352oazzbszdypxyyj2mvkskwj8mwvxfk11fg1nhyz8bvfmgi8svb8ayyywf UqVcXGAbWngqiR/M013VkCo90M2usHro= AAAA431003CW /2003 GOIJ760714CF0 A /03/ :05: MATH360109A4A A /03/ :07: MOBJ740619HY7 A /03/ :10:

64 Informes mensuales al SAT 1 3 2

65 Cómo saber si una empresa esta preparada Conocimiento de si misma y saber que la implementación NO es un tema único de tecnología y se debe responder a: Los procesos actuales de facturación van a cambiar? Facturación centralizada vs. descentralizada? Recibir, emitir, o ambos? De quién voy a recibir electrónicamente? Hasta dónde quiero incorporar la información recibida a mis sistemas de información? Mis clientes van a estar listos para recibir? Para mis sistemas de información, qué alternativas hay? Y la gente? M. En C. Eduardo Bustos Farías 65

66 Cómo saber si una empresa esta preparada Conocimiento de si misma y saber que la implementación NO es un tema único de tecnología y se debe responder a: Los procesos actuales de facturación van a cambiar? Facturación centralizada vs. descentralizada? Recibir, emitir, o ambos? De quién voy a recibir electrónicamente? Hasta dónde quiero incorporar la información recibida a mis sistemas de información? Mis clientes van a estar listos para recibir? Para mis sistemas de información, qué alternativas hay? Y la gente? M. En C. Eduardo Bustos Farías 66

67 Tiempo de implementación Dependiendo de los procesos a modificar se puede llevar de 3 a 12 meses M. En C. Eduardo Bustos Farías 67

68 Retorno de Inversión El Retorno de inversión se calcula de manera individual, hay una serie de factores directos que deben considerarse: 1. Difícilmente en el corto plazo todos sus clientes y proveedores se suban al esquema de intercambio electrónico, 2. Es conveniente identificar el famoso ; Cuántos y cuales proveedores y clientes me generan el 80% de la documentación? Para definir una estrategia focalizada, y que este parámetro se considere como parte del calculo del ROI 3. Cuánto tiempo me va a llevar tener cubierto este 80-20?, la respuesta a esta pregunta es otra variable que debe considerarse Pero también existen una serie de beneficios cualitativos, que a la larga también se verán reflejados como mejoras de negocio: 1. La disminución en los tiempos de revisión, aclaración y disputas, los cuales pueden acortar los tiempos de cobranza, con la mejora del flujo de efectivo para la compañía 2. La imagen de mercado que puede generarse. 3. La probable adquisición de nuevos clientes, Etc. De acuerdo con estadísticos mundiales así como estudios locales el ROI esperado será entre el 59% y hasta el 83% M. En C. Eduardo Bustos Farías 68

69 Cómo iniciar la implementación? n? De acuerdo a lo expuesto en el primer inciso de este documento, las compañías deben empezar con una fase de conocimiento o diagnóstico donde: Se identifique la situación actual Se defina una situación deseada Se defina un plan de trabajo que permita llegar al objetivo, partiendo de la situación actual Por último ejecutar las actividades definidas en el plan de trabajo. M. En C. Eduardo Bustos Farías 69

70 Impacto Operativo de la factura electrónica La factura electrónica tiene un impacto dentro de la operación del negocio importante ya que toca varias partes del proceso, los puntos principales que deberá cuidar son: Generación y resguardo de acuerdo a lineamientos establecidos por SAT Rediseño de procesos administrativos Rediseño de controles internos Rediseño en el proceso de auditoria M. En C. Eduardo Bustos Farías 70

71 Impacto Fiscal de la factura electrónica Obtención para la documentación de Certificados 1. Tener la documentación necesaria 2. Revisar Status en la Base de datos del SAT (Activo, Identificado, etc.) Esquemas de administración de certificados digitales 1. Renovación (DOF mayo 31, 2004 regla ) 2. Revocación (DOF mayo 31, 2004 regla , Código de Comercio Art. 9 ) 3. Verificación, Resguardo y seguridad M. En C. Eduardo Bustos Farías 71

72 Impacto Fiscal de la factura electrónica Generación de facturas. Deberá considerarse la información, formato electrónico y sellado digital descrito en DOF mayo 31, 2004 regla fracción V y VI, DOF septiembre 1, 2004 rubro C y D del anexo 20 Esquemas de Comprobación Fiscal. Si se requiere emitir Comprobantes Fiscales (como la factura) en papel y en electrónico simultáneamente se deberá apegar a lo descrito en el DOF agosto 31, 2004 regla Resguardo de facturas. Emisor y receptor están obligados a conservar fiscalmente 5 años (en su formato original) en el domicilio fiscal, en medios electrónicos actualizados los CFD y tenerlos a disposición de las autoridades fiscales M. En C. Eduardo Bustos Farías 72

73 Impacto Fiscal de la factura electrónica Impresión de facturas. En caso de que un receptor requiera una impresión de la factura electrónica, el emisor está obligado a proporcionarla siguiendo los lineamientos descritos en el DOF mayo 31, 2004 regla Reporte de folios utilizados. El emisor estará obligado a reportar los folios utilizados de forma mensual y electrónica bajo las características descritas en el DOF mayo 31, 2004 regla fracción IV así como DOF septiembre 1, 2004 Anexo 20. Solicitud de Folios. Se deberán solicitar al SAT a través de su pagina de Internet (SICOFI) é iniciará con folio 1 y serie diferente a la de papel (DOF mayo 31, 2004 regla párrafo último) M. En C. Eduardo Bustos Farías 73

74 Impacto Fiscal de la factura electrónica Administración de Folios. Se deberá contemplar los lineamientos para su asignación, afectación simultanea y validaciones establecidos en el DOF mayo 31, 2004 regla fracciones I, II y III Operaciones con público en general. Se define un RFC genérico para facturar y reportar folios (DOF mayo 31, 2004 regla fracción IV inciso a, regla fracción VII, regla ). Recepción de Facturas. Las empresas receptoras tienen la obligación de verificar ante el SAT la información del CFD (los folios, números de aprobación y Validez de Certificados digitales se revisarán en el SAT a través de Internet) M. En C. Eduardo Bustos Farías 74

75 Impacto TécnicoT Básicamente se deberá buscar que la solución tecnológica: 1. Permita integrar la factura electrónica a los procesos de la empresa de manera automática 2. Observar que se cumplan con los estándares definidos Los tiempos de implementación para la plataforma tecnológica son de 2 a 3 meses incluyendo las siguientes fases: 1. Análisis de requerimientos para factura electrónica 2. Análisis y selección de solución tecnológica 3. Integración al sistema Back Office (ERP) 4. Puesta en marcha y posible extensión de funcionalidad (integración con banca electrónica, etc.) M. En C. Eduardo Bustos Farías 75

76 Impacto TécnicoT SITUACION ACTUAL NO EXISTE UN MÓDELO ÚNICO DE IMPLEMENTACIÓN TECNOLÓGICA Organización Procesos Infraestructura + Organización Procesos Infraestructura Proveedor/Cliente Definición de Objetivos Análisis de Procesos Modelo de Integración Gestión del cambio MI MODELO M. En C. Eduardo Bustos Farías 76

77 Mejores Prácticas para disminuir aclaraciones Proceso de alineación y sincronización de información. Catalogo electrónico y centralizado Sincronizar información mínima para los socios comerciales y productos Uso de códigos de barras estandarizados. Proceso de orden de compra. La información del producto obtenida desde el catalogo electrónico. Pedir unidades mínimas y múltiplos catalogados Expresar precio del producto, descuentos y promociones. Intercambiar la Orden de Compra de manera electrónica Integrar de manera automática a los sistemas internos para su procesamiento. Proceso entrega y recepción de mercancía. Utilizar evidencia electrónica de recibo de mercancía. Facturar después de recibir la evidencia de recibo de mercancías. Utilizar aviso de embarque y la carta porte Proceso de Facturación. Rediseño de proceso buscando eficiencias y disminución de aclaraciones Preparar sistemas internos para procesar facturas electrónicas Utilizar acuses de recibo y notificaciones de errores electrónicas M. En C. Eduardo Bustos Farías 77

78 Retos a Vencer Alinear políticas, procesos, procedimientos y herramientas de soporte a la estrategia de factura electrónica. Aprovechar la inercia que se puede desencadenar, para revisar y mejorar procesos que están relacionados de manera indirecta con la recepción y emisión de facturas Entender y aprovechar que como esta es una iniciativa que involucra a clientes y proveedores, se pueden repensar los modelos actuales de intercambio de información, para que estos se puedan mejorar. Cambio Cultural M. En C. Eduardo Bustos Farías 78

79 Factura Electrónica, una realidad en el comercio M. En C. Eduardo Bustos Farías 79

80 Chedraui Chedraui esta listo desde principios de año para recibir facturas electrónicas y recientemente implemento la generación de notas de crédito y débito. Fases de implementación 1.- Centro de Distribución. 6 meses 2.- Locales Metropolitanas y Centro. 8 meses 3.- Locales Noreste. 3 meses 4.- Locales Sureste. 3 meses 5.- Perecederos. 6 meses M. En C. Eduardo Bustos Farías 80

81 Chedraui Planes a corto plazo Para Chedraui es necesario Recibir CFD e integrarlo a nuestro transaccional en el menor tiempo posible. Y requeriremos a partir del 01 de Octubre 2005 que nos Facturen de Manera electrónica. La entrada o requerimiento a cada proveedor dependerá de la fase en la que lo hayamos incluido. Para iniciar pruebas deberán contactar a Carlos Alarcón calarcon@chedraui.com.mx M. En C. Eduardo Bustos Farías 81

82 Chedraui: : Modelo de Negocio CHEDRAUI PROVEEDORES Envía O.C. 1 Recepción O.C. Recibo de Mercancía 2 Envío de Mercancía Recibo CFD Factura Valida CFD XML 2a Genera CFD XML Envío CFD Factura Proceso automático de Conciliación de Facturas en el Sistema Transaccional. 3 Envío confirmación de recibo Envío Nota de cargo CFD Aviso de pago Genera CFD XML www 3 3a 4 Valida CFD XML www Recepción confirmación de recibo Envío Nota de cargo CFD Consulta su pago M. En C. Eduardo Bustos Farías 82

83 HEB HEB estará listo para iniciar la recepción de facturas electrónicas en enero de 2006, promoviendo el uso masivo durante el segundo y tercer trimestre de Fases de implementación 1.- Fase Piloto con 100 proveedores. Tiempo: 3 meses 2.- Integración de 500 proveedores por mes. Tiempo: 1 mes por cada 500 proveedores. M. En C. Eduardo Bustos Farías 83

84 HEB Planes a corto plazo En HEB se visualizan grandes beneficio en cuanto a reducción en costos de operación, por lo que tienen la visión de integrar a su 100% de sus proveedores. Ya que de no realizarse se estima que los costos de operación puedan ser más altos y esto cause perder mercado en la cadena M. En C. Eduardo Bustos Farías 84

85 Liverpool Flujo de mercancía + 3,500 proveedores nacionales activos 2 Centros de distribución 7 Depósitos regionales + 70 millones de piezas recibidas y distribuidas anualmente Flujo de información + 500,000 skus activos + 60,000 Pedidos generados mensualmente + 70,000 Facturas recibidas mensualmente + para la 30,000 Computación Facturas recibidas en CD Enseres menores M. En C. Eduardo Bustos Farías 85

86 Liverpool Alcance Todos los proveedores nacionales activos. Prueba piloto en septiembre del 2005 con 20 proveedores Masificación durante el 2006 (800 proveedores de Aviso Anticipado de embarque) M. En C. Eduardo Bustos Farías 86

87 Liverpool Generación Generación de de pedidos pedidos y y transmisión transmisión Preparación de la Preparación de la mercancía mercancía Modelo de negocio Validación Validación de de pedido pedido y y asignación asignación de de cita cita Generación del ASN Generación del ASN Recepción Recepción de de mercancía mercancía Envío de mercancía Envío de mercancía Publicación de la Publicación de la recepción vía WEB recepción vía WEB Recepción Recepción y y validación validación de de la la factura factura Descarga Descarga y y generación generación de de factura factura y y envío envío PROCESOS PROCESOS LIVERPOOL LIVERPOOL Almacenamiento Almacenamiento de de información información y y TEF TEF PROCESOS PROCESOS Fundamentos PROVEEDOR PROVEEDOR de Derecho Publicación Publicación del del desglose desglose de de pago pago vía vía WEB M. En C. Eduardo Bustos Farías WEB 87

88 Liverpool Siguientes pasos - Finalización del desarrollo sin el esquema automático del SAT - Investigación y certificación de herramientas para nuestros proveedores - Implementación del esquema con la validación automática - Masificación M. En C. Eduardo Bustos Farías 88

89 Farmacias Esquivar Farmacias Esquivar es la mayor cadena de Tiendas de Autoservicio con especialidad en Farmacia en el estado de Chiapas. A lo largo de cincuenta años ha crecido hasta contar con 51 farmacias en 19 ciudades del Estado. Como empresa preocupada por estar siempre a la vanguardia en procesos estandarizados para el comercio global, implantó un sistema automatizado para generar Facturas Electrónicas en todas sus sucursales. Caso: Situación: Sector: Solución: Beneficios: Farmacias Esquivar Procesos largos al revisar y corregir facturas. Errores en captura de facturas. Altos costos de facturación. Tiendas de autoservicio Implementación de Factura electrónica Ahorros en facturación. Ahorros en tiempo y recursos. Disminución en errores de captura. Mayor productividad. M. En C. Eduardo Bustos Farías 89

90 Farmacias Esquivar Planes a Corto plazo: Farmacias Esquivar tiene mas de 5 años manejando la factura electrónica de manera operativa con sus principales proveedores reportando grandes beneficios. Tienen planeado incluir a la factura los requerimientos definidos por la autoridad fiscal a finales de este año, principios del 2006 M. En C. Eduardo Bustos Farías 90

91 Farmacias Esquivar Beneficios Entrega de mercancía se ha vuelto más rápida La revisión de las facturas (que ahora se hace de forma global) se ha reducido de 40 a 3 minutos Los errores en la captura de datos disminuyeron en un 60% Reducción de las aclaraciones a solo un 2%. M. En C. Eduardo Bustos Farías 91

92 Telmex Planes A corto plazo: Pruebas piloto como emisor con 2000 usuarios de su comunidad Mediano plazo: Masificación de la emisión de factura electrónica con su comunidad y recepción de facturas electrónicas de sus principales proveedores Largo plazo: Comercialización de solución para factura electrónica. M. En C. Eduardo Bustos Farías 92

93 Wal*Mart Wal*Mart es uno de los pioneros en este tema iniciando pruebas pilotos de manera operativa con P&G desde hace mas de 4 años. Actualmente Wal*Mart, omitiendo las validaciones de folio, serie y certificado, estará listo para recibir facturas electrónicas con requerimientos fiscales a partir del mes de Septiembre. Sin embargo para la liberación final, se consideran 2 meses a partir de la fecha de entrega de las especificaciones técnicas del SAT para realizar la validación de forma automática. M. En C. Eduardo Bustos Farías 93

94 Wal*Mart Planes a Corto Plazo El proceso de integración de proveedores será en inicio en función de aquellos que estén listos para iniciar con este proceso. Sin embargo, es importante considerar que este proceso es para reducir costos en la cadena de abasto, por lo que una vez probado el proceso de integración, se realizará un Roll Out a todos los proveedores. M. En C. Eduardo Bustos Farías 94

95 Wal*Mart Modelo de Negocio M. En C. Eduardo Bustos Farías 95

96 Wal*Mart Plan de trabajo Contactar al área de Soporte EDI y al área de Mercaderías de cada negocio 1ª Etapa: Revisión de Sintaxis: Responsable: Sistemas, Actividades: Revisión de la estructura de los archivos de factura en formato XML y EDIFACT., Tiempo: Una semana 2ª Etapa: Estabilización del proceso: Responsable: Mercaderías, Actividades: Validación de factura electrónica contra el papel. Envío de pruebas de archivos en EDIFACT de los rechazos y validaciones., Tiempo: Dos semanas 3ª Etapa: Producción: Responsable: Mercaderías y Sistemas, Actividades: Recepción electrónica en automático de las facturas generadas, así como los rechazos de las facturas. El pago se realizará con la información electrónica recibida., Tiempo: Tres días M. En C. Eduardo Bustos Farías 96

97 Elementos de una Factura Electrónica CERTIFICADO DIGITAL Identificación oficial Certificado De Firma Electrónica Avanzada TU OBLIGATORIA Garabato Firmar (FEA) Facultad/Documento Declaraciones fiscales Certificado de sello dig. Folios Reportes mensuales Otros Certificado de sello digital OPCIONAL sellar (sello digital) Factura electrónica Otros Comprobantes Fiscales digitales M. En C. Eduardo Bustos Farías 97

98 Certificado de FEA PROVEEDOR Solicitud de la cita SAT Confirmación de la Cita Bajar software SOLCEDI Generación requerimiento de certificado y llaves boligrafo Llave Privada (*.key) Requerimiento de Certificado (*req) Cita Acreditación de Documentos Entrega de Certificado de FEA en Disquette Publicación En Internet M. En C. Eduardo Bustos Farías 98

99 Certificado de Sello Digital PROVEEDOR Requiere de Certificado FEA Bajar software SOLCEDI SAT Envío por Internet COMPRADOR Obtención Certificados Generación requerimiento de certificado y llaves boligrafo Llave Privada (*.key) Requerimiento de Certificado (*req) Publicación Certificados en Internet M. En C. Eduardo Bustos Farías 99