Factura Electrónica. Manual de referencia. Versión 2.0 (Noviembre 2014)

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1 Manual de referencia. Versión 2.0 (Noviembre 2014)

2 1. Introducción 2. Tipos de usuarios de la plataforma 3. Menú Principal 4. Portada 5. Administración Agendas de clientes y Agendas de proveedores Entidad / C. Contables Usuarios Workflows y Grupos de decisores Reglas Consentimientos 6. Emisión Crear Factura Manual Consultar y Modificar Importar facturas Exportar facturas Envío Postal Albaranes SIFE. 7. Recepción Consultar Exportar facturas Importar facturas Mis decisiones Captura factura física Asignar factura a Workflow Albaranes SIFE 8. Gestión de Cobros Generar Generar Consulta de ficheros 9. Gestión de Pagos Generar Generar Generar OP 2 de

3 9.4.- Consulta de ficheros 10. Empresas 11. Estados de la factura 12. Ciclo de vida de la factura 13. Ejemplo de utilización Requisito previo Emisión de factura Recepción de factura. 14. Estados de los albaranes de 61

4 1. Introducción El presente documento es una guía práctica de la plataforma de facturación electrónica, concebida desde un inicio para adaptarse al 100% al modelo de datos de e-factura de la AEAT. Se describen las funciones de la aplicación directamente relacionadas con la factura, su ciclo de vida y las acciones asociadas a la misma. También se describen las funciones de soporte que se relacionan indirectamente con la gestión de las facturas: la administración de la aplicación, de usuarios, los procesos de importación, exportación, etc. La plataforma pretende facilitar, por un lado las relaciones de los clientes de Liberbank con sus proveedores y clientes, derivadas de la contratación de obras, suministros, asistencias técnicas y servicios, así como la de Liberbank con sus clientes, facilitando la prestación de productos financieros. Para ello, la plataforma realiza la transmisión telemática de las facturas, la gestión y notificación de cobro, así como la custodia de las mismas. 2. Tipos de usuarios de la plataforma. Empresas con el servicio contratado. Pueden hacer uso de todas las funcionalidades del servicio. Empresas sin el servicio contratado. Son aquellas que no tienen contratado el servicio con nuestra entidad, pero han permitido que se les facture electrónicamente. Únicamente podrán acceder al servicio para consultar las facturas recibidas a través de la pestaña Consultas por NRC,, introduciendo su CIF y el número NRC de la factura que hayan recibido vía o SMS. 4 de 61

5 3. Menú Principal Al acceder al aplicativo se nos mostrarán una serie de funcionalidades, que están determinadas por el rol o roles correspondientes al usuario que se conecta. Portada: Permite consultar el resumen de facturas y su estado, tanto las recibidas como las emitidas, así como acceder mediante la opción que aparece en la parte derecha de la pantalla a Crear Factura Manual que nos permite crear una factura desde cero, siempre con formato compatible con la AEAT-CCI. También en esta página encontramos el Buzón de noticias, que nos muestra los últimos eventos relevantes relacionados con la emisión y recepción de facturas. Administración: Permite consultar, modificar y parametrizar los datos propios de la empresa. o Agenda de Clientes. Permite realizar el mantenimiento, alta y baja de los datos de contacto de nuestros clientes. o Agenda de Proveedores. Permite realizar el mantenimiento, alta y baja de los datos de contacto de nuestros proveedores. o Entidad/Centros Contables. Refleja todos los datos de la entidad a la que pertenece el usuario así como sus centros contables. o Usuarios. Permite administrar todo lo relativo a los usuarios pertenecientes a la empresa (organización). o Workflows. Permite añadir y gestionar tanto los flujos de negocio de las facturas como el grupo de decisores que actúan dentro de estos flujos. o Reglas. Permite crear reglas de pre-emisión emisión de facturas, notificación, visibilidad y negocio. o Consentimientos. Permite añadir el consentimiento de clientes externos a la aplicación para recibir facturas en formato electrónico. Emisión: En este apartado encontramos toda la funcionalidad relativa a la emisión de facturas. o Crear Factura Manual. Nos permite crear una factura de forma manual, con formato compatible con la AEAT-CCI. Es la misma acción que realizamos desde la portada. o Consultar y Modificar. Consulta las facturas que están en alguno de los estados incluidos en la emisión y nos permite e editar, si el estado en que se encuentra lo permite, la factura. o Importar Facturas. Permite importar, para su emisión, facturas a la aplicación creadas con el formato AEAT-CCI. Las facturas pueden ser agrupadas dentro de un fichero zip. o Exportar Facturas. Permite exportar facturas a Excel o a un fichero en el formato AEAT-CCI. o Envío Postal. Permite consultar aquellas facturas que han sido seleccionadas para envío postal y generar el documento PDF correspondiente. o Albaranes. Permite crear, modificar, consultar o enviar un albaran en formato PDF firmado a un cliente dependiendo del estado en que se encuentren estos. o SIFE. Permite realizar las diferentes operaciones de consulta e intercambio de facturas con la plataforma de SIFE-Iberpay. Recepción: En este apartado encontramos toda la funcionalidad relativa a la recepción de facturas. o Consultar. Nos permite consultar las facturas en cualquiera de los estados incluidos en la recepción. o Exportar Facturas. Nos permite exportar en el formato AEAT-CCI las facturas en estado en recepción. o Importar Facturas. Permite importar, como recibidas, facturas a la aplicación creadas con el formato AEAT-CCI. Las facturas pueden ser agrupadas dentro de un fichero zip. o Mis decisiones. Lista la facturas sobre las cuales el usuario debe tomar alguna decisión para que continúen con su flujo de negocio. o Captura Factura Física. Permite capturar la imagen e introducir los datos de facturas físicas para administrarlas junto con las facturas electrónicas. 5 de 61

6 o Ver Albaranes. Permite capturar, consultar, rechazar, confirmar y notificar los albaranes recibidos de un proveedor dependiendo del estado en que se encuentren estos. El formato de los albaranes será un PDF firmado. o SIFE. Permite visualizar las facturas recibidas desde la plataforma de intercambio de SIFE-Iberpay, así como realizar las distintas operaciones de consulta e intercambio de datos sobre las facturas. Gestión de Cobros: El proveedor tendrá disponible toda la lista de sus facturas (independientemente de que estas estén aceptadas o no), para decidir cómo las envía a su entidad financiera para su cobro. A partir de dichas facturas y completando la información de las mismas con los datos necesarios, podrá remitir a su entidad un cuaderno de recibos o de anticipos de crédito. o Generar 19. Permite generar cuadernos 19 a partir de uno o varios cobros. o Generar 58. Permite generar cuadernos 58 a partir de uno o varios cobros. o Consulta de ficheros. Permite consultar los ficheros de cuadernos (19 ó 58) generados previamente. Gestión de Pagos: El cliente tendrá disponible la lista de sus facturas aceptadas para decidir cómo las envía a su entidad financiera para su pago. A partir de dichas facturas y completando la información de las mismas con los datos necesarios, podrá remitir a su entidad un cuaderno de transferencias, un cuaderno de pagos domiciliados o acceso a Confirming. o Generar 34. Permite generar cuadernos 34 a partir de uno o varios pagos. o Generar 68. Permite generar cuadernos 68 a partir de uno o varios pagos. o Generar OP. Permite generar cuadernos OP a partir de uno o varios pagos. o Consulta de ficheros. Permite consultar los ficheros de cuadernos (34, 68 ó OP) generados previamente. Empresas: Esta opción permite comprobar si una empresa determinada pertenece a la plataforma. 6 de 61

7 4. Portada La parte superior incluye un Resumen de facturas que, a su vez, se divide en dos partes: Facturas en emisión y Facturas en recepción. Este resumen muestra el total de facturas que se encuentran actualmente en la Plataforma en algunos de los estados incluidos tanto en la emisión como en la recepción de facturas. En ambos casos, el total de las facturas que se listan corresponden por defecto a los últimos tres meses. Modificando el valor de los campos de fecha desde y hasta se puede ampliar o reducir el rango de la búsqueda. Cada agrupación de facturas tiene dos columnas: - En la primera podemos observar el total de facturas en cada estado - En la segunda, mediante la opción de ver detalle,, podemos conocer el detalle de cada grupo de facturas. En la parte derecha de la pantalla se encuentra la opción de Crear Factura Manual. Al pulsar sobre esta opción, accederemos al formulario que nos permite generar una factura electrónica. En la parte media de la pantalla se incluye el Resumen de Albaranes, que a su vez se divide en dos partes, Albaranes en Emisión y Albaranes en Recepción.. Este resumen muestra el total de albaranes que se encuentran actualmente en la Plataforma en algunos de los estados incluidos tanto en la emisión como en la recepción. En ambos casos, el total de los albaranes que se listan corresponden por defecto a los últimos tres meses. Modificando el valor de los campos de fecha desde y hasta, y utilizando el botón buscar se puede ampliar o reducir el rango de la búsqueda. En el caso de que no haya ningún albarán que mostrar, no se mostrara el Resumen de Albaranes. En la parte inferior de la portada tenemos la consola del Buzón de noticias de facturas. Si pulsamos sobre Selec. seleccionaremos o deseleccionaremos todos las noticias seleccionadas. Si pulsamos sobre el título de cada mensaje podremos consultar el fichero o a la factura a los que se está haciendo referencia. Pulsando sobre Borrar seleccionados borraremos la selección de noticias. 7 de 61

8 5. Administración Esta pestaña agrupa todo lo relativo a la administración de la empresa: Agendas Clientes, Agendas Proveedores, Entidad/ C. Contables (Centros Contables), Usuarios, Workfows, Reglas y Consentimientos Agendas de clientes y Agendas de proveedores. Permite consultar y administrar la agenda de clientes y proveedores de la organización. En ambos casos lo primero que visualizaremos es un filtro que nos permite seleccionar distintos criterios de búsqueda. Si no se incluye ningún criterio, al pulsar sobre el botón Aceptar se listarán todos los clientes / proveedores. Opciones de búsqueda: o Criterios de búsqueda: Nombre Número de documento Correo electrónico Número de cliente/proveedor. o Expresión: Podremos introducir el valor completo o bien una parte de él. Campos del resultado de la búsqueda: o o o o o No.doc.: : NIF/CIF del cliente / proveedor. Nombre: Nombre del cliente / proveedor. Localidad: Localidad del cliente / proveedor. Acciones: : Acciones que se pueden realizar con cada entrada en la agenda. Editar datos de la empresa. Borrar empresa Otorgar consentimiento. C. contable: Muestra el nombre del centro contable (si estuviese definido) al que pertenece el elemento de la agenda. 8 de 61

9 Si nuestra organización tiene Centros Contables definidos, pero nuestro usuario no está asignado a ninguno de ellos, en la tabla de resultados se mostrarán tanto los elementos de la agenda que no tengan centro contable asignado como los que pertenezcan a cualquier centro contable de la organización. Por motivos de seguridad estos últimos sólo aparecen en modo consulta, por lo tanto si desplegamos el combo de acciones disponibles sólo nos permitirá Consultar datos Alta de Cliente / Proveedor. Al pulsar sobre Crear nuevo cliente / proveedor, nos aparecerá la siguiente pantalla. Sus campos son: Identificación Fiscal o Tipo de persona: Física o Jurídica. o Tipo de Residencia: Residente, Residente en la UE o Extranjero. o Número de Documento: CIF/NIF de la empresa. o Plataforma Externa: Se informa si el cliente pertenece a una de las plataformas de intercambio, como GE-Factura o SIFE-Iberpay o Entidad: Si se ha seleccionado SIFE-Iberpay en Plataforma Externa, se indicara la entidad con la que trabaja el cliente de la agenda Nombre o Persona Física: Nombre completo y los apellidos. o Persona Jurídica: Razón Social de la empresa y el Nombre Comercial. Domicilio Nacional Datos relativos al domicilio cuando el tipo de residencia de la organización es Residente o Dirección: Código alfanumérico como máximo de 80 posiciones. o Población: Código alfanumérico como máximo de 50 posiciones. o Provincia: Código alfanumérico como máximo de 20 posiciones. o Código Postal: Código numérico de 5 posiciones fijas. o País: Solo permite seleccionar España. Domicilio Extranjero Datos relativos al domicilio cuando el tipo de residencia de la organización es Residente en la UE o Extranjero. o Dirección: Código alfanumérico como máximo de 80 posiciones. o Población y Código Postal: Código alfanumérico como máximo de 50 posiciones. o Provincia: Código alfanumérico como máximo de 20 posiciones. o País: Todos los países excepto España. Datos de Contacto o Correo-e: Campo alfanumérico de 60 posiciones. o Teléfono: Campo numérico de 15 posiciones. o Fax: Campo numérico de 15 posiciones. o Dirección Web: Campo alfanumérico de un máximo de 60 posiciones. o Código INE: Campo alfanumérico de 9 posiciones como máximo. o CNO/CNAE: Campo alfanumérico de 5 posiciones. o Contacto: Campo alfanumérico de un máximo de 60 posiciones. Puede ser una razón social o bien una persona física. 9 de 61

10 Datos Registrales o Registro Mercantil: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. o Libro: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. o Hoja: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. o Folio: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. o Sección: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. o Tomo: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. o Otros datos: Campo alfanumérico de 20 posiciones como máximo. Notificaciones sobre acciones y eventos de las facturas Si se incluye algún texto en este campo, cada vez que se produzca un evento asociado a las facturas de este cliente / proveedor se enviará un correo electrónico y/o un mensaje SMS. Notificaciones sobre acciones y eventos de los albaranes Si se incluye algún texto en este campo, cada vez que se produzca un evento un evento asociado a los albaranes de este cliente / proveedor se enviará un correo electrónico y/o un mensaje SMS. Domicilio Nacional (Envío Postal) Son los datos relativos a la dirección postal del cliente / proveedor en donde recibirá el correo portal tradicional. o Dirección: Código alfanumérico como máximo de 80 posiciones. o Población: Código alfanumérico como máximo de 50 posiciones. o Provincia: Código alfanumérico como máximo de 20 posiciones. o Código Postal: Código numérico de 5 posiciones fijas. o País: Solo permite seleccionar España. Datos bancarios Estos números IBAN serán los que aparecerán disponibles dentro de las opciones de cobro cuando se envíe una factura a esta empresa. El resto de datos se usarán en los diferentes cuadernos que puede generar la aplicación. o IBAN: Número de IBAN de la cuenta de la empresa. o Titular: Titular de la cuenta bancaria de la empresa. o Dirección: Dirección del titular de la cuenta bancaria de la empresa. o Ciudad: Ciudad del titular de la cuenta bancaria de la empresa. o Código Postal: Código Postal del titular de la cuenta bancaria de la empresa. o Sufijo: Sufijo de la cuenta bancaria Alta de Centro Contable en agenda de clientes / proveedores. Datos generales o Número: Máximo 19 posiciones. o Tipo de dirección: Dirección Nacional o Dirección extranjera. o Punto lógico del operador: Máximo 14 posiciones. o GLN Físico: Máximo 14 posiciones. o Tipo de rol: Meramente informativo. Los centros contables no tendrán comportamientos diferentes por tener roles distintos: Fiscal Receptor Pagador Comprador Vendedor Receptor del Pago Receptor del Cobro Emisor o Descripción: Hasta 2500 caracteres. 10 de 61

11 5.2.- Entidad / C. Contables. Datos de la organización a la que pertenece el usuario, así como sus centros contables asociados. Si el usuario no pertenece a ningún centro contable y es administrador de la organización, podrá editar todos los campos que aparecen a continuación. En cambio, si éste pertenece a uno o varios centros contables sólo podrá editar los datos de estos centros. La pantalla se divide en 5 bloques principales que vamos a detallar a continuación Logo de la entidad Nos permite seleccionar el logo de la empresa en cuestión. Este logo será el que aparecerá al inicio de las facturas de la empresa vistas como PDF. El formato recomendado de imagen es JPG. El tamaño recomendado para la imagen del logo es de 150 píxeles de ancho y 60 píxeles de alto Imagen del pie de la factura Funciona igual que la inserción de logo. Esta imagen será la que aparecerá al pie de las facturas de la empresa vistas como PDF Estilo de la factura Permite seleccionar el lugar donde se mostrarán los datos fiscales de la empresa en los PDF de las facturas. Existen 2 opciones: - al pie de página con el texto horizontal. - en el lateral izquierdo de la página con el texto en vertical Datos generales Los campos son los mismos que anteriormente se describieron para las agendas (véase 5.1) a excepción de los datos bancarios que incluyen alguna modificación que pasamos a describir a continuación Datos bancarios Se pueden incluir tantos grupos de datos como se desee. Estos grupos de datos se asignarán a un tipo de fichero de cuadernos (19 o 34) para ser usados por defecto al generar los mismos. Los campos a informar son: o IBAN: Número de IBAN de la cuenta de la empresa. o Tipo de fichero: Se puede elegir entre ficheros 19 o 58. o Entidad present.: Código de la entidad presentadora. 4 dígitos. o Oficina present.: Código de la oficina presentadora. 4 dígitos. o Sufijo present.: Sufijo de la cuenta presentadora del cuaderno Centros contables Solo podremos añadir centros contables si nuestro usuario no pertenece a ningún centro contable. Funciona de manera similar a los centros contables que se dan de alta en las agendas (véase 5.1.2). La única diferencia es que aquí podemos asignarles también datos bancarios como los de la sección de 61

12 5.3.- Usuarios. Muestra los usuarios que pertenecen a nuestra empresa. Podremos - Deshabilitar usuarios - Habilitar usuarios - Editar usuarios Editar un usuario permite modificar sus datos o administrar los permisos que tiene para ejecutar una determinada acción cambiando el rol asignado o bien cambiando las acciones individuales disponibles. Un usuario puede tener varios roles. Los Roles disponibles son: o Emisor. Gestión de la emisión de facturas. o Receptor. Gestión de la recepción de facturas. o Administrador. Administración completa. o Gestión de Cobros. Gestión de cuadernos de cobro. o Gestión de Pagos. Gestión de los cuadernos de pago. o Decisor. Permite tomar decisiones en lo que respecta a un flujo de negocio (workflow): aceptar, rechazar o pasar al flujo de negocio aquellas facturas que estén en un estado pendiente de decisión Workflows y Grupos de decisores. Un workflow o flujo de negocio permite definir el proceso que debe seguir una factura pendiente de decisión para que sea aceptada o rechazada. Cada una de las acciones de este flujo es representado por un sello. Cada sello tendrá una serie de campos que deben ser rellenados en un orden determinado por unos usuarios determinados. Al Crear un Workflow, deberemos: o Dar un nombre al Workflow. o Crear cada uno de los sellos (acciones necesarias para la aceptación o denegación). o Establecer el orden de las acciones ( sellos ). Los sellos pueden ser del siguiente tipo: o Texto. Añadir algún tipo de comentario. o Fecha. Completar una fecha. o Firma. Dar el Ok mediante el firmado electrónico. o Lógicos. Si / No. 12 de 61

13 o o Complejo con título. Definir un sello compuesto por varios de los sellos anteriores e identificarlo con un Título. Complejo sin título. Definir un sello compuesto por varios de los sellos anteriores sin identificar con un Título. Para establecer el orden de los sellos y la asignación de usuarios a esos sellos, se pulsará sobre Introducir Opciones. Dentro de esta opción, podremos asignar a cada Sello las siguientes características: o No correlativo: No es obligatorio informar este sello para poder pasar al siguiente. o Puede ser editado siempre: Este campo puede ser modificado incluso después de que se halla pasado al paso siguiente. o Permisos de edición: Qué usuarios pueden editar y visualizar este campo. Importante: sólo podrán escogerse usuarios que pertenezcan a algún grupo decisor. o Permisos de visibilidad: Usuarios que pueden visualizar este campo. Importante: sólo podrán escogerse usuarios que pertenezcan a algún grupo decisor Reglas. Las reglas identifican acciones predefinidas que se realizan cuando se cumplen una serie de condiciones. Tipos de reglas: o Reglas de Notificación en Emisión: permiten realizar notificaciones de facturas en función de campos de la misma. Las nuevas notificaciones son adicionales a las ya existentes en la Plataforma. o Reglas de Pre-emisión: permiten modificar la factura en función de campos de la misma antes de emitirla. o Reglas de Visibilidad: permiten restringir la visibilidad de las facturas a determinados usuarios de empresa en función de campos de la factura. o Reglas de Negocio: permiten definir un flujo de decisión para las facturas recibidas en función de campos de la factura. o Reglas de Notificación en Recepción: permiten realizar notificaciones de facturas en función de campos de la misma. Las nuevas notificaciones son adicionales a las ya existentes en la Plataforma y se enviaran cuando la empresa recibe una factura. La administración de todas ellas está centralizada en una misma ventana. Sobre una regla podremos: o Desactivar regla. o Activar regla. o Editar regla o Borrar regla. 13 de 61

14 Al crear regla indicaremos, en primer lugar, el tipo al que pertenece. Las condiciones necesarias para la ejecución de una regla se generan seleccionando dentro de los conceptos de la factura aquellos que cumplan una serie de requisitos. Se pueden necesitar varias condiciones para que la regla se cumpla. Estas condiciones se recogen dentro de Condiciones Activas Consentimientos Este menú permite añadir o modificar el consentimiento de nuestros clientes para recibir facturas emitidas en formato electrónico. Los únicos datos obligatorios para añadir un consentimiento son la razón social y CIF del cliente.. Puede también añadirse uno o más correos electrónicos del cliente. Por último, el consentimiento puede incluir un conjunto específico de facturas que se pueden filtrar por su serie, referencia o alguno de los conceptos incluidos en ellas. Si se selecciona la opción Añadir a reglas de notificación inmediatamente,, siempre y cuando se haya agregado también un correo electrónico, se creará automáticamente una regla que emitirá notificación al cliente cada vez que se le emita una factura. Dentro de la opción de Facturas en Emisión se marcará cada una de las facturas con un indicador rojo o verde dependiendo de si disponemos del consentimiento del cliente asociado a la factura. En caso de no disponer de Consentimiento, la factura emitida solo quedará disponible para su envío postal tradicional. También podremos desde esta pantalla añadir el consentimiento directamente si hubiésemos conseguido obtenerlo. Los consentimientos pueden modificarse o consultarse utilizando los botones Consultar y Modificar que se muestran en la parte superior de la pantalla. Es posible importar una serie de clientes a partir de un fichero de texto en formato CSV. En este caso, para cada uno de los datos que se desea importar se debe indicar el número 14 de 61

15 de columna (comenzando con el número 1) que corresponde con cada dato dentro del fichero CSV. En el ejemplo que se muestra, el fichero CVS tiene tres columnas separadas por tabulaciones (no se usan comas): la primera correspondiente a la razón social del cliente, la segunda al CIF y la tercera al correo electrónico: Razón Social C Razón Social D Razón Social V 15 de 61

16 6. Emisión Crear Factura Manual Esta opción nos permite crear una factura de forma manual con formato compatible FacturaE. Esta acción está disponible en también desde la portada de la aplicación. La creación de la factura se puede realizar mediante: o Formulario resumido. Incluye los campos mínimos que se necesitan para generar una factura o Formulario completo. Incluye todas las opciones del formato FacturaE Formulario resumido Es el formulario que aparece por defecto cuando se pulsa en Crear Factura Manual en el submenú de Emisión. Los campos que se muestran en el formulario resumido son los mínimos necesarios para generar una factura electrónica. La descripción de cada campo se explican dentro del formulario completo (véase 6.1.2). Hay una serie de campos se autocompletan cuando se introducen otros datos relacionados con ellos. Estos campos que se autocompletan pueden consultar y modificar pulsando sobre el botón Mostrar Campos Opcionales. Por ejemplo: Cuando se completa el Total a pagar automáticamente se establece una única línea de factura con: - un concepto genérico, - la cantidad de una unidad - el precio unitario considerando que el total ya incluye un IVA. 16 de 61

17 Formulario completo Si la factura que se quiere ingresar es más compleja que lo que permite el formulario resumido,, será necesario entonces utilizar el Formulario Completo al que se puede acceder utilizando el botón que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Los botones Guardar y Validar y Guardar están presentes a lo largo de toda la creación de la factura y su función es la siguiente: Guardar: Guarda la factura sin validar. Al no estar validada no se puede emitir, pero sí nos permite modificarla con posterioridad. Validar y Guardar: Valida y guarda la factura. Podrá ser emitida e incluso modificarla, siempre que la volvamos a validar. Si se produce algún error en la validación, la factura no quedará guardada. Al acceder al Formulario Completo obtenemos los distintos apartados de la factura plegados. Pulsando sobre el botón ver detalle desplegaremos cada apartado, obteniendo todos sus campos Datos Generales Introduzca datos identificativos de la factura. Número de factura: Máximo de 20 posiciones. Número de serie: Máximo de 20 posiciones. Fecha de emisión: Pulsando sobre el calendario seleccionaremos emos la fecha de emisión. Tipo de Emisor: Podremos elegir entre: Emisor, Receptor o Tercero. Tipo de Documento: Podremos elegir entre: Abreviada, Autofactura o Completa. Clase: Podremos elegir entre: Original, Original Rectificativa u Original Recapitulativa. Moneda Facturación: Podremos elegir entre todas las monedas de curso legal. Moneda Impuesto: Podremos elegir entre todas las monedas de curso legal. Fecha Contravalor: Fecha que sólo tendrá efecto si la moneda de facturación es distinta de Euro. Tipo Cambio: Es el tipo de cambio si la moneda de facturación es distinta de Euro. 17 de 61

18 Total Gastos Financieros: Total de gastos producidos por cualquier tipo de financiación relativa a la factura que se está emitiendo. Referencia Externa: Referencia para aplicación o plataforma externa. Para facturas rectificativas introduzca los datos asociados. Si seleccionamos como clase de factura original rectificativa, aparecerán rán los siguientes campos: Número de factura rectificativa. Número de la factura a rectificar. Máximo de 20 posiciones. Serie: Número de serie que tendrá nuestra factura a rectificar. Máximo de 20 posiciones. Motivo: Motivo que justifica la rectificación de la factura: - Serie de la factura. - Fecha de Expedición. - Nombre y apellidos / Razón Social del emisor. - Nombre y apellidos / Razón Social del receptor. - Identificación fiscal del Emisor / obligado. - Identificación fiscal del Receptor. - Domicilio del Emisor / Obligado. - Domicilio del Receptor. - Detalle de operación. - Porcentaje impositivo a aplicar. - Cuota tributaria a aplicar. Criterio de rectificación. Las opciones disponibles son: - Rectificación por diferencias - Rectificación íntegra.. Periodo impositivo. Se incluirá fecha de inicio y fecha de fin del periodo impositivo. Motivo Extendido. Descripción del motivo de rectificación de la factura. Máximo 2500 caracteres. Disponemos de un buscador de facturas a rectificar pulsando sobre el botón Cargar Factura a Rectificar. Buscará la factura introduciendo el número o el número y la serie de la factura. Indique opcionalmente los siguientes datos adicionales. Periodo Facturación. Fecha de inicio y fecha de fin del periodo de facturación. Factura asociada. Número que tendrá nuestra factura asociada. Máximo 20 posiciones Lengua. Idioma de la factura. Máximo de 10 posiciones. Lugar de expedición. Descripción del lugar de expedición de la factura. Máximo de 20 posiciones. Código Postal. Numérico de 5 posiciones. Información Adicional. Máximo de 2500 caracteres. Factoring Datos de cesionario. Se solicitan todos los datos necesarios para incluir la factura en un proceso de Factoring. Menciones Expresas. Pulsando sobre Añadir Mención podemos añadir un número indeterminado de menciones de hasta 60 caracteres. Documentos relacionados. Permite adjuntar documentos a la factura que se está creando. Estos documentos pueden ser ficheros de texto o datos (doc, rtf, pdf, xml), hojas de cálculo (xls) o imágenes (gif, jpg, bmp, tiff). 18 de 61

19 Datos del Emisor. Identificación Fiscal. Tipo de persona. Jurídica o Física. A menos que ésta sea una autofactura, esta opción es automáticamente seleccionada por la plataforma en función de la información que se tenga sobre nuestra empresa. En caso de que sea una autofactura, nos solicitará: Tipo de Residencia. - Residente en la UE. - Residente - Extranjero. Número de Documento. CIF/NIF de la empresa. Este valor no puede modificarse. Nombre. Razón Social / Nombre y Primer apellido. Nombre Comercial. Nos permite añadir el nombre común de la empresa, en caso de que fuera diferente de su razón social. Domicilio nacional. Aparecerá sólo si hemos seleccionado Residente como Tipo de Residencia. Dirección. Máximo de 80 posiciones. Población. Máximo de 50 posiciones. Provincia. Máximo de 20 posiciones. Código Postal. Código numérico de 5 posiciones fijas. País. Solo permite seleccionar España. Domicilio Extranjero. Aparecerá sólo si no hemos seleccionado Residente como Tipo de Residencia. Dirección. Máximo de 80 posiciones. Población y Código Postal. Máximo de 50 posiciones. Provincia. Máximo de 20 posiciones. País. Todos los países excepto España. Datos adicionales. Correo-e. 60 posiciones. Teléfono: Máximo 15 posiciones. Fax: Máximo 15 posiciones. Dirección Web. Máximo 60 posiciones. Código INE: Máximo 9 posiciones. CNO/CNAE: Máximo 5 posiciones. Contacto: Máximo 60 posiciones. Puede ser una razón social o bien una persona física. Código cliente/proveedor: Máximo 10 posiciones. Otros Datos: Máximo 60 posiciones. Datos registrales. Registro Mercantil: Máximo 20 posiciones. Libro: Máximo 20 posiciones. Hoja: Máximo 20 posiciones. Folio: Máximo 20 posiciones. Sección: Máximo 20 posiciones. Tomo: Máximo 20 posiciones. Otros datos: 20 posiciones como máximo. 19 de 61

20 Centro Contable del emisor. Podremos Editar y Eliminar el Centro Contable asociado al emisor de la factura. La opción Eliminar no elimina el centro contable totalmente, únicamente lo desasigna de la factura sobre la que estamos trabajando. Al Editar el Centro Contable, podremos seleccionar uno diferente de entre los que tengamos dados de alta Dirigido a. Se incluirán los datos del receptor de la factura. Podemos insertar un receptor de forma manual o bien podemos seleccionar uno de nuestra agenda de clientes o del directorio de empresas. Los campos son los mismos que los del emisor. Encontramos en esta sección la opción añadir centro contable,, que nos permite crear un centro contable nuevo. Una vez rellenados los campos, podemos modificar los datos almacenados en la agenda si marcamos Modificar los datos de las agendas. De no existir en la agenda, se agregarán. Para localizar los datos del receptor en la agenda o en el directorio de empresas, pulsaremos sobre seleccionar cliente o seleccionar organización respectivamente. Si el cliente seleccionado tiene asignada una plataforma externa, al emitir la factura se realizara de forma automática el intercambio de la factura con la plataforma seleccionada. Además, si la plataforma es SIFE-Iberpay, esta factura aparecerá en el menú de Sife para poder realizar las demás operaciones de intercambio con Iberpay. En el caso de que se esté confeccionado una autofactura,, esta podrá intercambiarse con otra plataforma si el emisor de la factura se ha seleccionado de la agenda de proveedores y éste tiene asignada una plataforma externa para el intercambio Líneas de Factura. Se incluirán importes, descuentos e impuestos. Pulsando añadir línea nos desplegará el siguiente formulario: Concepto y cantidad del bien o servicio. Concepto. Máximo 2500 posiciones. Cantidad. Máximo 8 posiciones. Unidad de medida. Selección del tipo de medida. Importe del bien o servicio. Precio Unitario sin Impuestos. Precio de la unidad de bien o servicio en la moneda indicada en la cabecera de la factura, siempre sin impuestos. Precio Unitario de Coste. Base imponible especial que permite calcular la cuota especial de los impuestos repercutidos. Importe Total. Automático. Multiplicación de la 20 de 61

21 cantidad por el Precio Unitario sin Impuestos. Impuestos repercutidos. Es posible añadir más de un impuesto repercutido por línea de factura pulsando sobre +añadir. Fiscalidad especial. Permite seleccionar - No aplicable. - Operación sujeta y exenta. - Operación no sujeta. Motivo Fiscalidad especial. Debe de rellenarse si no se ha seleccionado No aplicable en el desplegable anterior. Impuesto Repercutido. Permite seleccionar el tipo de impuesto a través de un desplegable. % Impuesto Repercutido. Máximo 6 posiciones. Importe Impuesto Repercutido. Automático. Cálculo sobre el porcentaje del impuesto repercutido. En el caso de factura exenta de un impuesto determinado, se debe especificar el impuesto con porcentaje 0% y añadir la razón de la exención en el campo Observaciones. Base imponible especial (artículo 3.5 Ley 36/2006) y Cuota especial. Valores calculados a partir del Precio Unitario de Coste. % Recargo de equivalencia. Máximo 6 posiciones. Impuestos retenidos. IRPF. Marcar y especificar el porcentaje, si aplica. Otros. Marcar y especificar el porcentaje, si aplica. Importe Neto a Pagar. Automático. Cálculo final teniendo en cuenta todos los anteriores. Descuentos. Motivo Descuento. Máximo de 2500 posiciones. % Descuento. Automático. Porcentaje de descuento sobre el coste Total. Importe Descuento. Máximo 15 posiciones con dos decimales. Cargos. Motivo Cargo. Máximo 20 posiciones. Descripción del cargo a nivel de línea de factura. % Cargo. Automático. Porcentaje de cargo sobre el coste Total. Importe Cargo. Automático. Máximo 15 posiciones con dos decimales. Importe Neto a Pagar. Automático. Máximo 15 posiciones con dos decimales. Total neto a pagar incluyendo los cargos. Otras referencias del bien o servicio. Periodo de facturación desde. Determina el periodo de inicio de la facturación y va asociado al campo facturación hasta. Periodo de facturación hasta. Determina el periodo de fin de la facturación y va asociado al campo facturación desde. Fecha de operación. Número de expediente de contratación del emisor. Máximo 20 posiciones. Referencia operación emisor. Máximo 20 posiciones. Ayuda para a reconocer la factura. Número de expediente de contratación del receptor. Máximo 20 posiciones. Referencia operación receptor. Máximo 20 posiciones. Ayuda a reconocer la factura. Orden del pedido. Máximo 5 posiciones. Suele coincidir con el número de albarán. Código de artículo. Máximo 7 posiciones. Fecha contrato del emisor. Fecha de operación de emisor. Fecha contrato del receptor. Fecha del contrato del receptor. Referencia del receptor. Máximo 20 posiciones. Fecha del expediente. 21 de 61

22 Albaranes. Permite añadir varias referencias a albaranes por línea de factura. Observaciones. Permite comentarios de hasta 2500 caracteres. Extensiones. Lista compuesta por los pares Título/Valor. Pulsando sobre el botón añadir extensiones accederemos a la página de extensiones de línea. Los campos son: Título. Máximo 100 caracteres. Valor. Máximo 100 caracteres. Extensiones de Utilities. Las extensiones de Utilities se emplean para añadir datos adicionales a la factura relacionados con los servicios básicos: agua, gas, electricidad, etc. Pulsando sobre el botón añadir extensión Utilities vamos a la página de extensiones de línea de Utilities donde encontraremos los siguientes formularios. Datos de Suministro 22 de 61

23 Medida. Consumos, Precios, Históricos y Mensajes Reglamentarios. 23 de 61

24 Mensajes no reglamentarios, ATR asociado, Conformidades, CYII Recap Factura, Conceptos factura agrupada y Datos de pago adicionales. 24 de 61

25 Extensiones de Turismo. Las extensiones de Turismo se emplean para añadir datos adicionales a la factura relacionados con servicios turísticos: hoteles, vuelos, alquiler de coches, agencias de viajes, etc. Sólo puede haber una extensión de turismo por línea de factura, aunque pueden añadirse todos los elementos que sean necesarios en esta extensión. Referencias, Agencias, Comisiones, Servicios. 25 de 61

26 Detalles de servicio. 26 de 61

27 27 de 61

28 Descuentos, Cargos y Suplidos al Total. Se incluirán los descuentos, cargos y suplidos que se aplican al total de las líneas de factura. Descuentos. Puede haber varios por factura. Motivo Descuento. A nivel de factura. Máximo de 2500 caracteres. Porcentaje Descuento. Automático. Sobre el coste total de todas las líneas de factura. Importe Descuento. Máximo 15 posiciones con seis decimales. Cargos. Puede haber varios por factura. Descripción del Cargo. A nivel de factura. Máximo de 2500 posiciones. Porcentaje del Cargo. Automático. Sobre el coste total de todas las líneas de factura. Importe del Cargo. Máximo 15 posiciones con seis decimales. Suplidos. Puede haber varios por factura. Datos del Comprador. Tipo de persona. Jurídica o Física. Residencia del comprador. Residente en España, a, Residente en EU o Extranjero. Número de documento. CIF o NIF. Datos del Vendedor. Son los mismos campos que en Comprador. Datos del Suplido. Número de factura. Número de serie. Fecha de emisión. Importe total del suplido. 28 de 61

29 Subvenciones, Anticipos y Retenciones por garantía. Se incluirán información relativa a subvenciones, anticipos y retenciones por garantía, a nivel de factura. Subvenciones. Se incluyen las subvenciones que se reciben a nivel de todas las líneas de factura. Puede haber varios por factura. Descripción de la Subvención. Descripción de la subvención a nivel de factura. Máximo 2500 posiciones. Porcentaje de la subvención. Automático. Porcentaje de la subvención sobre todas las líneas de factura. Importe de la subvención. Máximo 15 posiciones con dos decimales. Subvenciones. Representan los anticipos que recibimos a nivel de todas las líneas de factura. Puede haber varios por factura. Fecha del anticipo. Representa la fecha del anticipo. Importe del anticipo. Máximo 15 posiciones con dos decimales. Retenciones por garantía. Representa las retenciones por garantía recibimos a nivel de todas las líneas de factura. Solo puede haber una por factura. Descripción. Descripción de la retención por garantía a nivel de factura. Máximo 2500 posiciones. Porcentaje. Automático. Porcentaje de la retención por garantía sobre todas las líneas de factura Importe. Máximo 15 posiciones con dos decimales. Importe de la retención por garantía aplicada Datos relativos al cobro y extensiones. Los cobros son obligatorios dentro de la factura, al menos debe haber uno. Su importe debe coincidir con el total de las líneas de factura. Datos relativos al cobro. Son obligatorios los campos: Fecha de Vencimiento. Fecha en la que se debe presentar al cobro. Importe. Máximo 20 posiciones. Forma de Pago. - Contado. - Crédito documentario. - Contrato Adjudicación. - Letra. - Pagaré. - Cheque. - Reposición. - Especiales. - Compensa. - Giro. 29 de 61

30 Se deberá informar, dependiendo de la Forma de Pago: IBAN Emisor: Cuenta del emisor. Ha de coincidir con un IBAN correcto. IBAN Receptor: Cuenta del receptor. Ha de coincidir con un IBAN correcto. BIC Emisor: Cuenta del emisor, en caso de que se haya escogido SWIFT como forma de pago. BIC Receptor: Cuenta del receptor, en caso de que se haya escogido SWIFT como forma de pago. Observaciones: Observaciones sobre el cobro. Máximo 2500 posiciones. IBAN Entidad financiera: Entidad financiera del IBAN. El resto de campos no son obligatorios. Domicilio nacional. Domicilio nacional de la entidad financiera - Dirección: Máximo 80 posiciones. - Población: Código alfanumérico como máximo de 50 posiciones. - Provincia: Código alfanumérico como máximo de 20 posiciones. - Código Postal: Código numérico de 5 posiciones fijas. - País: Solo permite seleccionar España. Domicilio Extranjero. Domicilio extranjero de la entidad financiera. - Dirección: Máximo 80 posiciones. - Población y Código Postal: Máximo 50 posiciones. - Provincia: Máximo 20 posiciones. - País: Todos los países excepto España. Extensiones de la factura. Las extensiones al total de la factura, se comportan como las descritas a nivel de extensiones de línea de factura. (Ver ) Extensiones de factura de Utilities. Las extensiones de Utilities al total de la factura, se comportan como lo descrito a nivel de línea de factura. (Sección ) Extensiones de factura de Turismo. Las extensiones de Turismo al total de la factura, se comportan como lo descrito a nivel de línea de factura. (Sección ) Extensiones de factura de Correos (Postales). Podemos añadir tantas como queramos a nivel de factura. Las extensiones Postales tienen los campos que podemos observar en la imagen inferior. Se puede generar una extensión con tantas trazas y albaranes como desee el usuario. 30 de 61

31 6.2.- Consultar y Modificar. La opción de Consulta permite acceder a las facturas que están en estado de emisión, y nos permite editarlas. Se podrán aplicar Filtros a la búsqueda. El Filtro permite acotar la búsqueda según los siguientes criterios: - Número de factura. - Número de serie. - Nombre del cliente. - CIF del cliente. - Estado. - Fecha. - Precio total - NRC. - Impuestos repercutidos. - Porcentaje retenido. - Base imponible retenida. - Cuota retenida. - Referencia para el emisor. - Referencia para el receptor. - Referencia externa. Los criterios de búsqueda pueden combinarse utilizando operadores lógicos (AND y OR) Importar facturas. Esta opción permite importar facturas a la aplicación, creadas con el formato FacturaE. Las facturas deben estar agrupadas dentro de un fichero comprimido tipo zip. Si al realizar la importación marcamos la opción de Modificar los datos de las agendas, se modificarán los datos relativos a Clientes y Proveedores que tenemos grabados en sus respectivas agendas. También podemos validar contablemente las facturas importadas. Para ello marcaremos Realizar validación contable. Las facturas pasarán, además de la validación normal del esquema, una validación a nivel contable más estricta. Una vez finalizado proceso de importación nos la aplicación nos informará de si ha ido todo correctamente o si por el contrario ha dado algún tipo de error. 31 de 61

32 6.4.- Exportar facturas. Desde la opción de búsqueda se pueden exportar facturas en formatos PDF, Excel o AEAT-CCI Exportar a Excel. Es necesario seleccionar por lo menos una factura para ejecutar esta acción. El primer paso consiste en seleccionar el tipo de informe que se va a generar: - Informe resumido con los datos esenciales de la factura - Informe completo que incluye todos los datos de la factura Exportar en formato AEAT-CCI. La exportación de las facturas se realizará en formato XML. El fichero resultante se comprimirá formato ZIP Exportar a PDF Multidocumento. La exportación de las facturas se realizará en formato PDF Envío Postal. Nos permite recuperar las facturas que han sido seleccionadas para envío postal. Una factura puede ser seleccionada para envío postal por cualquiera de estos motivos: La factura no ha podido ser enviada electrónicamente a al menos uno de sus destinatarios, sea porque el envío ha fallado o porque no se ha encontrado su dirección de . El centro contable u organización de al menos uno de sus destinatarios requieren envío postal en la agenda de clientes o en la agenda de proveedores. El usuario ha seleccionado explícitamente esta opción en la sección de Emisión Consultar y Modificar. 32 de 61

33 En la pantalla de Envíos Postales nos encontramos un filtro que nos permite seleccionar el tipo de facturas que queremos visualizar. Si pulsamos aceptar sin incluir ningún criterio, obtendremos todas las facturas que se encuentran pendientes de envío. También podemos utilizar el criterio Estado envío postal para obtener también facturas que ya han sido enviadas, o incluso las que han sido canceladas. Podremos operar individualmente sobre cada factura seleccionando la acción en el desplegable Acciones: - Cancelar. Cambia el estado postal de esta factura a cancelada. - Ver PDF. - Ver XML.. - Notificar factura. Intentará notificar la factura de nuevo. Podremos operar sobre varias facturas marcando su correspondiente Checkbox de la columna Selec. La opción Generar PDF para impresión tomará todas las facturas seleccionadas y las incluirán en un sólo archivo PDF cuya descarga comenzará inmediatamente. Las facturas incluidas en el PDF pasarán al estado postal Enviada Albaranes. Nos permite crear, editar, consultar o enviar un albarán a un cliente. El albarán estará guardado en un archivo pdf que tendrá que estar firmado. Los criterios de búsqueda disponibles son: - Número de albarán. - Número de serie. - CIF del cliente. - Fecha de albarán. - Periodo de albarán. - Estado Crear albarán. La creación de albarán es el alta en la aplicación de un albarán que ya tenemos formado y digitalizado en formato PDF. Para dar de alta un albarán es necesario informar al menos los siguientes campos: - Nombre. - Fecha. - Periodo del albarán. - Datos del receptor. Pueden seleccionarse de la agenda de clientes o del directorio de empresas de la aplicación. - Fichero PDF que contiene el albarán firmado Es opcionales el Número de serie. 33 de 61

34 Una vez rellenados los campos, se podrá Visualizar, Validar y Guardar o Enviar,, que no sólo lo guarda, si n o que también lo envía al cliente SIFE. Nos permite la búsqueda de facturas que se han seleccionado para intercambiarse con la factura de SIFE-Iberpay. Sobre la pantalla de búsqueda, podremos filtrar este tipo de facturas. Los posibles estados de una factura en intercambio (SIFE) son los siguientes: Intercambiada. plataforma de Iberpay. Factura enviada a la No Intercambiada. No se ha podido enviar la factura a Iberpay por algún problema. Esperando Intercambio. Se ha intentado intercambiar la factura fuera del horario permitido. El horario permitido de intercambio se encuentra entre las y las en días laborables. Las facturas que se encuentren en este estado se intercambiarán n de forma automática a las del siguiente día laborable disponible. Acciones.. Las acciones que se pueden realizar con una factura de este tipo son: Petición de Aceptación de Pago. Se solicita al receptor de la factura que envíe la aceptación del pago de la factura. Esto solo se puede realizar cuando la factura ha podido ser intercambiada con la plataforma. Sólo para Intercambiadas. Enviar adjuntos. Permite enviar al receptor uno o varios documentos que se encuentren anexados a la factura, como albaranes, certificados, órdenes de compra, etc. Sólo para Intercambiadas. Mensajes de factura. Muestra el historial de operaciones que se han realizado sobre la factura. Para todas. 34 de 61

35 7. Recepción Consultar Nos permite consultar las facturas en estado Recepción.. Funciona exactamente igual que la consulta en Emisión.. Los Criterios de filtrado son: - Nº de factura. - Nº de serie. - Nombre del proveedor. - CIF del proveedor. - Estado. - Fecha. - Precio total. - NRC. - Impuestos repercutidos. - Porcentaje repercutido. - Base imponible repercutida. - Cuota repercutida. - Impuestos retenidos. - Porcentaje retenido. - Base imponible retenida. - Cuota retenida. - Referencia para el emisor. - Referencia para el receptor. - Factura física. - Usuario rechazo / aceptación. - Fecha rechazo / aceptación. - Referencia externa. - Centro Contable. solo aparecerá si el usuario que está utilizando la aplicación pertenece a uno o más Centros Contables Exportar facturas Nos permite exportar facturas en estado Recepción a un fichero.zip o a un fichero Excel. Se comporta de la misma forma que la opción Exportar de Emisión. 35 de 61

36 7.3.- Importar facturas Permite importar facturas a la aplicación creadas con el formato AEAT-CCI. Las facturas pueden ser agrupadas dentro de un fichero zip. El comportamiento es similar a la importación en la opción de Emitir Factura. En el proceso importación podremos seleccionar las siguientes opciones marcando su correspondiente Check: de Modificar los datos de las agendas. Incorporar de los datos de los proveedores a las agendas. Importar como facturas físicas: Estas facturas no necesitarán estar firmadas y, por tanto, no entrarán en el circuito habitual de las facturas electrónicas normales. Importar como facturas proforma: Las facturas no tendrán validez real. Estas facturas se utilizan como una especie de borrador para que, tanto emisor como receptor, se pongan de acuerdo previamente a la emisión definitiva. Lógicamente estas facturas se importan sin firma electrónica. Importar como autofacturas comerciales: Estas facturas se importarán como facturas electrónicas con la peculiaridad de que tendremos los papeles del emisor y el receptor intercambiados. Si no marcamos ninguno de los últimos 3 Check las facturas importadas deberán ir correctamente firmadas Mis decisiones Muestra a un usuario decisor una lista de facturas incluidas dentro de algún workflow y que precisan de alguna decisión suya para proseguir con su flujo de negocio. Para tomar las decisiones necesarias hay que escoger la opción Editar el Sello del Workflow. Esta opción nos lleva a la página en donde se muestra el sello asociado a la factura. Los campos sobre los cuales se debe tomar la decisión aparecerán como editables. Los campos sobre los cuales ya se ha tomado una decisión por parte de otros usuarios, pueden aparecer visible o no, dependiendo de loa permisos de los que disponga el usuario. 36 de 61

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