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1 X.- RESULTADOS DE AUDITORÍAS. Información relativa a los resultados de auditoría del OIC en CICESE. I.-El número y tipo de auditorías a realizar en el cuarto trimestre 2009, de acuerdo al siguiente cuadro: AUDITORIA NUMERO DE REVISIONES AUDITORÍAS 2 REVISIONES DE CONTROL 2 AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO 1 TOTAL 5 II.-Durante el periodo comprendido del 01 de octubre al 31 de diciembre 2009, se realizaron un total de 3 Auditorías y 2 Revisión de Control por parte del Órgano Interno de Control a la operación del Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California (CICESE). Rubro Descripción Número de revisiones efectuadas Número de observaciones y/o Acciones de Mejora 230 Obra Pública Desempeño Seguimiento 1 0 observaciones 962 Evaluación de 1 0 Riesgos MAR 500 Seguimiento acciones 1 0 mejora TOTAL de 8

2 III.- Seguimiento de los resultados de Auditoría al cuarto trimestre 2009, conforme al siguiente formato: SALDO INICIAL DETERMINADAS ATENDIDAS SALDO FINAL AUDITORÍA 10 REV OBS/ ACC TRIM OBSERVACIÓN/ ACCIÓN MEJORA SOLVENTADA AL 4/TRIM/2009 REVISIONES DE AUDITORÍA Recursos Humanos: /09 Error en el cálculo del pago de horas extras al personal Derivado de la verificación por medio de la nómina, al cálculo de las horas extras pagadas al personal, se encontró que la entidad está utilizando el salario diario integrado para determinar el monto por hora para calcular el pago de horas extras y triples a los servidores públicos que se extienden de su jornada diaria. Correctiva: Presentar a este órgano Interno de Control un acta circunstanciada del porque integran el salario para el cálculo de las horas extras. Por medio de oficio número DA/RH/1363/2009 fechado el 18 de diciembre de 2009 la Subdirectora de Recursos Humanos Lic. Maritza Elizabeth Chávez López nos anexa copias de las constancias de los cursos de capacitación asistidos por el jefe de departamento de personal de la Subdirección y copia del oficio DA/RH/03/1803/2009 en el cual instruye a sus tres jefes de departamento de apegarse a la normatividad aplicada en cada una de sus áreas /09 Preventiva: La Subdirectora de Recursos Humanos deberá instruir a su personal de apegarse a la normatividad aplicable y proporcionar capacitación al personal de nóminas. Recursos Humanos: Otorgamiento de prestaciones económicas fuera de norma Derivado de la verificación al pago de Correctiva: Por medio de oficio número DA/RH/03/1804/2009 fechado el 18 de diciembre de 2009 la Subdirectora de Recursos Humanos 2 de 8

3 las remuneraciones al personal en las nóminas, se detecto que al personal que labora en las embarcaciones de la entidad se le está otorgando el pago de singladuras por el doble de salarios mínimos del que se establece en la cláusula 8 del contrato colectivo de trabajo, asimismo se le está otorgando al jefe de embarcaciones 1500 pesos mensuales por este mismo concepto. Correctiva: Cancelar a la brevedad el pago de singladuras al Jefe de departamento de embarcaciones, asimismo solicitar la modificación de la Cláusula 8 del Contrato Colectivo de Trabajo por el doble de salarios para el personal de la tripulación del barco mencionando que el pago es por catorcena y no nada más cuando estén en el mar. Recuperar el pago en exceso del Jefe de departamento. Preventiva: La Subdirectora de Recursos Humanos deberá instruir a su personal de apegarse a la normatividad aplicable y proporcionar capacitación al personal de nóminas. Lic. Maritza Elizabeth Chávez López nos anexa copia de la Póliza de diario de fecha 31 de diciembre 2009 con la cual se registro el depósito del pago en exceso al jefe de departamento de embarcaciones. Preventiva: Nos anexa copias de las constancias de los cursos de capacitación a los cuales asistió la jefe del departamento de personal de la Subdirección y copia del oficio DA/RH/03/1803/2009 en el cual instruye a sus tres jefes de departamento de apegarse a la normatividad aplicada en cada una de sus áreas /09 Recursos Humanos: ERRORES DE CALCULO DE RETENCION DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA EN PAGOS DE FINIQUITOS AL PERSONAL QUE CAUSO BAJA EN LOS EJERCICIOS CORRESPONDIENTES A 2006, 2007 Y 2008 De acuerdo a la revisión llevada a cabo por parte de este Órgano Interno de Control, a 10 cálculos de Retención del Impuesto Sobre la Renta que realizó la Entidad por concepto de Finiquitos al personal dado de baja, por los ejercicios comprendidos del 2006, 2007 y 2008 de un total seleccionado de 21, se observó, lo que se indica a continuación: Preventiva: Por medio de oficio número DA/RH/03/1804/2009 fechado el 18 de diciembre de 2009, la Subdirectora de Recursos Humanos Lic. Maritza Elizabeth Chávez López nos anexa copias de las constancias de los cursos de capacitación asistidos por los jefes de los departamentos de personal y capacitación y desarrollo de la Subdirección, así mismo copia de finiquito con la firmas por parte del personal que elaboró y revisó los cálculos realizados. 3 de 8

4 EJERCICIO 2006: a).-la Entidad omite considerar la parte proporcional de antigüedad del trabajador, para efecto de la exención que señala el Art. 109 Frac. X de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. b).- A los importes devengados por concepto de (sueldos, vacaciones proporcionales, ajuste de calendario e incentivos), la Entidad no aplica el procedimiento establecido en el 2do. Párrafo del Art. 113 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. c).- Debido a que la Entidad no proporcionó soporte documental del procedimiento llevado a cabo para la determinación del ISR al Finiquito del finado C. Rebollar Bustamante Cecilio Javier, este Órgano Interno de Control, sólo puede expresar que se presenta una diferencia retenida de menos por un importe de $ 4, en el cálculo realizado por la Entidad versus el realizado por el OIC. EJERCICIO 2007: a).- Debido a que la Entidad no proporcionó soporte documental del procedimiento llevado a cabo para la determinación del ISR al C. Nieto Hipólito Isaías, este Órgano Interno de Control, sólo puede expresar que se presenta una diferencia retenida de menos por un importe de $ 8, en el cálculo realizado por la Entidad versus el realizado por el OIC. b). Incumple con los procedimientos establecidos en el 6to. Párrafo del Art. 113 de la LISR y el establecido en el Art. 142 del RLISR. EJERCICIO 2008: a).- Para efecto de la exención a que se refiere el Art. 109 Frac. X de la LISR, la Entidad tomó para dicho cálculo el salario mínimo vigente correspondiente al ejercicio 2007, debiendo utilizar el salario mínimo vigente de b). Al determinar la base de lo conceptos de indemnización para efecto de aplicar la exención del Art. 109 Frac. X de la LISR, omite considerar el importe 4 de 8

5 correspondiente a la prima de antigüedad por $ 32, Preventiva: Otorgar capacitación al personal involucrado en los cálculos de Retención de Impuesto Sobre la Renta por concepto de pago de indemnización y prestaciones devengadas (Finiquitos) al personal que causa baja en la Entidad, así como una estricta supervisión a los cálculos realizados /09 Activo Fijo/Segudos/Baja: Convocatorias de licitación que no cumplen con la normatividad establecida. De la revisión a la convocatoria de las licitaciones de seguros de bienes y de personas para la contratación de los servicios por los ejercicios 2008 y 2009, se observo que en la convocatoria 001 para la contratación del servicio de seguro de bienes y de personas para el ejercicio 2008 no cumple con la fracción XII del Articulo 29 de la LAASSP y del Art. 25 fracción XII de los Pobalines en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del CICESE al no indicar que cualquier persona podrá asistir a los diferentes actos de licitación en calidad de observador, por lo que respecta a la convocatoria 008 para el mismo servicio por el ejercicio 2009 no cumple con la fracción VI del Articulo 29 de la LAASSP y del Art. 25 fracción VI de los Pobalines en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del CICESE al no describir los servicios a licitar. Por medio de oficio No. 6.C.25.1.SRMS/ el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios C.P. Héctor Santillán Herrera nos anexa copia del oficio 6.C.25.1.SRMS girado al personal del área de Servicios Generales encargado de la elaboración de las convocatorias de apegarse estrictamente a la Normatividad establecida en la LAASSP y su Reglamento. Preventiva: El Subdirector de Recursos Materiales deberá, instruir al Jefe de Servicios Generales que en lo sucesivo al elaborar las convocatorias de licitaciones se apegue estrictamente a la normatividad establecida en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y su Reglamento. 5 de 8

6 4 02 2/09 Activo Fijo/Seguros/Baja: En los fallos que emitió la Entidad para la adjudicación de los servicios de seguro de bienes y seguros de personas por el ejercicio 2009 no se contemplo el mínimo de requisitos que debe de contener. Se verifico que los fallos que emitió la entidad para las adjudicaciones de los servicios de seguro de bienes y seguro de personas por los ejercicios 2008 y 2009 se hayan apegado a la normatividad observando que en los dos fallos emitidos para la contratación de seguros de 2009 omitieron incluir la información para la firma de los contratos establecida en la fracción IV del articulo 46 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Preventiva: El Subdirector de Recursos Materiales y Servicios deberá instruir al personal responsable de elaborar los fallos de las licitaciones de en lo sucesivo se elaboren en estricto apego a la normatividad y capacitar permanentemente al personal bajo su dirección de acuerdo a las funciones que desempeñan. Por medio de oficio No. 6.C.25.1.SRMS/ el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios C.P. Héctor Santillán Herrera nos anexa copia del oficio 6.C.25.1.SRMS girado al personal del área de Servicios Generales encargado de la elaboración de los fallos de apegarse estrictamente a la Normatividad establecida en la LAASSP y su Reglamento así mismo copias de las constancias a los cursos asistidos /09 Unidad Foránea La Paz: Comprobantes sin cumplir con requisitos fiscales y Registros contables Incorrectos. De la revisión al gasto ejercido en la Unidad Foránea la Paz por el periodo comprendido del 01 de enero de 2008 al 30 de abril de 2009 por medio de las pólizas 8 de cheque, 90 de diario y 9 de egreso se observo lo siguiente: Ejercicio 2008 Póliza de diario factura importe $1, refaccionaría Gastelum RFC. Incorrecto, P.D factura 19 importe $ 5, Jorge Manríquez Montaño (impermeabilización) Vigencia Preventiva: Por medio de oficio SRF/0089/2009 la Subdirectora de Recursos Financieros nos anexa oficios SRF/0087/2009 y SRF/0086/2009 girados al Jefe de Contabilidad y a la C. Laura Marcela Calderón encargada del Fondo fijo de la Unidad La Paz respectivamente en los cuales gira instrucciones de revisar que los comprobantes cumplan con requisitos fiscales así como la correcta afectación en base al clasificar por objeto del gasto por lo que este OIC da por cumplida la recomendación. 6 de 8

7 vencida, P.D factura 20 importe 5, Jorge Manríquez Montaño (Impermeabilización) vigencia vencida. No se afecto a la partida de gasto que le correspondía, de acuerdo a la descripción del concepto en la factura, de conformidad con el clasificador por objeto del gasto, pólizas de diario 40332, 80374, 80373, 80388, 90345, 90350, 90357,120580, 40381, 50972, 50978, y el monto que ascienden las facturas es de $24, pesos. Preventiva: El Subdirector de Recursos Financieros deberá, informar al personal de la Unidad la Paz encargado del manejo del fondo fijo de revisar que los comprobantes reúnan los requisitos fiscales, asimismo que informe a la Refaccionaría Gastelum el RFC correcto; por otra parte deberá instruir al Jefe de Contabilidad que en lo sucesivo al recibir los reportes de las comprobaciones de la Unidad Foránea el personal bajo su supervisión revise los comprobantes antes de contabilizarlos y las afectaciones de pago con base en el clasificador por objeto del gasto /09 Unidad Foránea La Paz: Recursos aplicados a proyectos no autorizados e incumplimiento a políticas internas. De la revisión al gasto ejercido en los proyectos vigentes de la Unidad Foránea la Paz se observó lo siguiente: Se está incumpliendo con el proceso otros compromisos ya que no se está verificando si existe disponibilidad en la cuenta interna a la que se le va a cargar el gasto por parte del área de presupuestos, en la comprobación de otros compromisos no firma la persona responsable de la cuenta. En la cuenta de recursos autogenerados Preventiva: Por medio de oficio DA/ de fecha 18 de diciembre de 2009, girado a la C.P. Maria Araceli Sánchez Cortes Subdirectora de Recursos Financieros, el Director Administrativo le solicito gire instrucciones a su personal de apegarse a las políticas y reglamentos internos vigentes por lo que se da por atendida la recomendación preventiva. 7 de 8

8 de la Unidad foránea se observo que el gasto ejercido por medio de las tres pólizas de egreso y dos de diario fue utilizado por el Dr. Guillermo Gutiérrez de Velasco investigador de la misma unidad para apoyar dos de sus proyectos sin autorización del Coordinador de la Unidad responsable de la cuenta, por otra parte se observo en las comprobaciones de solicitudes de otros compromisos que se pagaron viáticos y pasajes sin haber anexado oficio de comisión ni la justificación de porque es considerado un gasto extraordinario; en la comprobación de la solicitud de viáticos numero las fechas de tres facturas no coinciden con la fecha de la salida. originales Preventiva: El Director Administrativo deberá girar instrucciones al Subdirector de Recursos Financieros de que el personal bajo su dirección se apegue a las políticas y reglamentos internos establecidos. 8 de 8

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