Oficina Online. Manual del administrador

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1 Oficina Online Manual del administrador

2 2/31 ÍNDICE El administrador 3 Consola de Administración 3 Administración 6 Usuarios 6 Ordenar listado de usuarios 6 Cambio de clave del Administrador Principal 6 Nuevo usuario 7 Modificar usuario 10 Activar Envío de SMS 13 Activar Notificaciones 14 Listas de Distribución 16 Nueva Lista de Distribución 16 Alias 18 Nuevo alias 19 Configuración 19 Nueva Carpeta 20 Reasignar espacio a una carpeta 21 Acceder a las subcarpetas 22 Nueva subcarpeta 22 Eliminar carpeta o subcarpeta 23 Provisión Usuarios Online 23 Productos contratados 25 Espacio en disco de empresa 25 Espacio en disco de usuario 25 Usuarios 26 Detalle de ampliaciones de disco 26 Estadísticas SMS 27 Limitación SMS 28 Área de descargas 29 Preguntas Frecuentes 30

3 3/31 El administrador Antes de comenzar con la administración de Oficina Online lea atentamente el Manual de Instalación en el que encontrará detallado el proceso que tiene que seguir como Administrador para disfrutar del servicio. El Administrador de Oficina Online es la persona (o personas) encargada de realizar las operaciones de mantenimiento de la empresa (dar de alta a los usuarios, asignar permisos de utilización de servicios, crear carpetas en los diferentes servicios, etc.). Además, tendrá acceso a información sobre el estado de los distintos servicios (espacio ocupado, espacio contratado...) y sobre las ampliaciones. Existe un Administrador Principal y usuarios administradores. El Administrador Principal se crea al dar de alta la empresa en el servicio de Oficina Online y se caracteriza porque sólo tiene permiso de administración y no disfruta de los servicios propios de Oficina Online. No consume perfil y no se puede borrar. Este Administrador será el responsable de dar permisos de administración a otros usuarios. Una vez asignados los permisos a los usuarios podrán disfrutar de las mismas funcionalidades que el Administrador Principal. Para facilitar las explicaciones asociaremos el nombre de Administrador, tanto al Administrador Principal como a los usuarios con permiso de administración. Consola de Administración La administración de Oficina Online se realiza mediante una Consola de Administración a la que se accede vía Internet, a través de un servidor seguro: Para poder acceder a la Administración de Oficina Online necesita introducir los datos de acceso del Administrador. El Administrador Principal accede con los siguientes datos: Nombre de usuario: (según el contrato) Contraseña: Si ha contratado el Servicio de instalación y migración de correo, el propio instalador le proporcionará la contraseña

4 4/31 Si usted es un cliente que ya tiene un servicio de correo con dominio propio, bien con Euskaltel o con un proveedor externo, y no ha contratado el Servicio de instalación y migración, Atención a Empresas se pondrá en contacto con usted para darle la contraseña y ayudarle en el proceso de migración. (Este proceso está explicado en Manual de instalación) En cualquier otro caso deberá llamar a Atención a Empresas ( ) para que le proporcione la contraseña. Y los usuarios con permiso de administración con: Nombre de usuario: Contraseña: la proporciona otro Administrador. Ilustración 1: Control de acceso Una vez registrado correctamente en la Consola de Administración, el Administrador accede a la Administración de Oficina Online:

5 5/31 Ilustración 2: Administración de Oficina Online Para salir de la Administración de Oficina Online pulse DESCONECTAR.

6 6/31 Administración Las funciones del Administrador incluyen la gestión de usuarios, listas de distribución, servicios y provisión de usuarios Online. Por lo tanto la administración se subdivide en varios apartados: Usuarios Listas de Distribución Alias Configuración Provisión Usuarios Online Usuarios La opción Usuarios permite gestionar las altas, bajas y modificación de los usuarios de Oficina Online. Al pinchar sobre esta opción aparece el listado de usuarios con su identificador, nombre, apellidos y el espacio que tiene disponible. La primera vez que el Administrador haga uso de la Administración de Oficina Online aparecerán por defecto únicamente sus datos. Ordenar listado de usuarios El listado de usuarios que aparece inicialmente se puede ordenar en sentido ascendente o descendente a partir de las distintas columnas que aparecen en él. Por defecto, el listado se muestra ordenado en sentido ascendente según el identificador de los usuarios Para ordenar el listado de usuarios de Oficina Online lo único que tiene que hacer es pulsar el encabezado de la columna según la cual quiere realizar la ordenación. Cambio de clave del Administrador Principal La clave de acceso del Administrador Principal se puede modificar a través de la Consola de Administración. Desde el listado de usuarios, basta con pinchar en el identificador del Administrador Principal para acceder a la pantalla de modificación de la clave.

7 7/31 Ilustración 3: Modificación clave del Administrador Principal Introduzca la nueva clave Pulse ACEPTAR. Nuevo usuario Para añadir un nuevo usuario a Oficina Online ejecute los siguientes pasos: Pulse NUEVO USUARIO

8 8/31 Ilustración 4: Solicitud de datos nuevo usuario Introduzca los datos del nuevo usuario: - Nombre - Apellidos - Nombre a mostrar - Identificador - Clave inicial: mínimo 8 caracteres (Contraseña) - Confirmar clave - Teléfono Fijo - Teléfono Móvil: se emplea en los servicios de Envío de SMS y Notificaciones. - Otro Teléfono - Espacio a asignar - Perfil de usuario: Podrá seleccionar entre los perfiles contratados y todavía no utilizados. Pulse GUARDAR.

9 9/31 Si desea recibir comunicaciones comerciales por vía electrónica marque el checkbox que aparece en la parte inferior de la pantalla (por defecto está deseleccionado) Al añadir un nuevo usuario, sólo se podrán seleccionar los perfiles que hayan sido contratados por la organización. Por defecto se mostrará al nuevo usuario el perfil más bajo disponible. Una vez introducidos todos los datos, se añade el usuario al listado inicial. Perfiles de usuarios El perfil de usuario determina los servicios a los que tendrá acceso dicho usuario y el modo en que dicho usuario puede acceder a los servicios. Funcionalidad Servicios Usuario Básico Grupo Móvil Correo Profesional Correo POP3, IMAP4 Antivirus + Antispam Contactos personales Agenda Notas Lista de tareas 25 MB para información personal Envío de SMS Notificaciones Fax virtual Trabajo en grupo Lista global de direcciones Tablón de anuncios Contactos Compartidos Agendas Compartidas 50 MB para información compartida Foros Movilidad Sincronización con pocket PC a través de Internet Todos ellos accederán además a los servicios de: Tablón de anuncios Contactos Compartidos Lista global de direcciones Antivirus en el servidor de correo

10 10/31 Modificar usuario Desde el listado de usuarios, puede modificar los datos de un usuario. Pinchando en el identificador, en el apellido accede a la pantalla donde se muestran la información de cada usuario y las distintas opciones. Ilustración 5: Modificaciones

11 11/31 1. MODIFICACIÓN: Los datos modificables son el nombre, los apellidos, el nombre a mostrar, los distintos números de teléfono y el espacio asignado. Ilustración 6: Modificación de datos La casilla Es administrador aparece seleccionada si el usuario pertenece al grupo administradores. Se podrá añadir o eliminar en usuario del grupo de administradores, para ello basta con pinchar la casilla Es administrador. Los usuarios administradores tendrán permiso de administración y podrán entrar en la Administración de Oficina Online, mediante su identificador También podrá modificar si quiere que el usuario reciba o no comunicaciones comerciales por vía electrónica. Pulse MODIFICACIÓN Rellene nuevos datos Pulse ACEPTAR

12 12/31 2. CAMBIO CLAVE: Permite introducir una nueva clave de usuario. Ilustración 7: Cambio de clave Pulse CAMBIO CLAVE Introduzca nueva clave (mínimo 8 caracteres) Pulse ACEPTAR 3. ELIMINACIÓN: Permite borrar un usuario. El proceso de eliminación de un usuario pide confirmación antes de realizar dicha operación, mediante un mensaje. El perfil asociado queda libre para poder asociarlo a un nuevo usuario. Una vez liberado el perfil asociado a un usuario será posible darlo de baja a través de Provisión Usuarios Online. Si un perfil se está utilizando no se puede dar de baja. El Administrador Principal nunca se puede eliminar. Además, un usuario con permiso de administración no se puede borrar a sí mismo.

13 13/31 4. CAMBIO DE PERFIL DE USUARIO: El proceso de modificación de perfil sirve para pasar un usuario, con un perfil determinado, a otro perfil contratado. Habrá que tener en cuenta que cambiar un usuario a un perfil inferior al que tiene (por ejemplo de Premium a Estándar), puede producir la pérdida de información. Ilustración 8: Cambio de perfil Pulse CAMBIO DE PERFIL DE USUARIO Seleccione nuevo perfil de usuario Pulse ACEPTAR Activar Envío de SMS Cualquier usuario puede acceder al servicio de Envío de SMS. En ese caso, en el listado inicial de usuarios bajo el identificador y a continuación de Servicios Asociados, aparecerá el texto Envío SMS en gris si no está activado el servicio (aunque sí contratado), y en blanco si está ya activado.

14 14/31 Para activar el servicio de Envío de SMS ejecute los siguientes pasos: Pulse ENVÍO SMS Seleccione Activar Envío SMS Pulse ACEPTAR Ilustración 9: Activación de Envío SMS Activar Notificaciones Cualquier usuario puede acceder al servicio de Notificaciones. En ese caso, en el listado inicial de usuarios bajo el identificador y a continuación de Servicios Asociados, aparecerá el texto Notificaciones en gris si no está activado el servicio (aunque sí contratado), y en blanco si está ya activo. Para activar el servicio de Envío de SMS ejecute los siguientes pasos: Pulse NOTIFICACIONES Seleccione Activar Notificaciones Pulse ACEPTAR

15 15/31 Ilustración 9: Activación de Notificaciones

16 16/31 Listas de Distribución La opción Listas de Distribución permite crear listas de usuarios internos con el fin de que un mail dirigido a esta lista se distribuya a todos ellos. Ilustración 101: Gestión de Listas de Distribución Los grupos se muestran ordenados alfabéticamente. Nueva Lista de Distribución Para añadir una nueva lista de distribución a Oficina Online ejecute los siguientes pasos: Pulse NUEVA LISTA DE DISTRIBUCIÓN Introduzca el nombre y la descripción. Pulse GUARDAR.

17 17/31 Ilustración 12: Añadir una nueva Lista de Distribución Para asignar usuarios a una lista de distribución se pincha sobre el nombre de la lista y se selecciona mediante las flechas de asignación los nombres de los usuarios que pertenecerán a dicha lista.

18 18/31 Ilustración 13: Añadir/eliminar usuarios de una Lista de Distribución Las nuevas listas de distribución se pueden modificar o eliminar. Alias La opción Alias permite asignar uno o varios alias a un usuario de Oficina Online. De modo que podrá recibir mails enviados a varias direcciones que siempre irán destinados al mismo buzón de correo. Permite la recepción de a la dirección así como a la dirección de modo que el usuario dispone de varias direcciones asignadas al mismo dominio y un solo buzón de correo para su comodidad.

19 19/31 Nuevo alias Para añadir un nuevo alias para un usuario de Oficina Online ejecute los siguientes pasos: Pulse NUEVO ALIAS Introduzca el nuevo Alias. Pulse GUARDAR. Configuración Ilustración 14: Añadir un nuevo Alias La opción Configuración permite gestionar los distintos servicios que ofrece Oficina Online: AGENDAS COMPARTIDAS, DISCO DURO COMPARTIDO, CONTACTOS COMPARTIDOS, FOROS y TABLÓN. Al pinchar sobre esta opción aparece el listado de servicios y las carpetas en las que se dividen. Cada servicio se divide en carpetas y subcarpetas. Estas últimas se pueden crear bien desde la Consola de Administración o bien por los usuarios desde el acceso a los servicios de Oficina Online. Las que aparecen inicialmente son las carpetas del sistema y no se pueden modificar ni eliminar:

20 20/31 AGENDAS COMPARTIDAS: no tiene una carpeta inicial sino que para poder utilizar el servicio es necesario crear las agendas. DISCO DURO COMPARTIDO: Carpeta general FOROS: Foro General CONTACTOS COMPARTIDOS: Contactos generales TABLÓN: Tablón de Anuncios Ilustración 15: Configuración El Administrador puede crear y eliminar nuevas carpetas de tipo AGENDAS COMPARTIDAS, CONTACTOS COMPARTIDOS, DISCO DURO COMPARTIDO y FOROS. Cada usuario en función de su perfil podrá acceder a unas u otras carpetas. Además a partir de la Consola de Administración puede añadir subcarpetas a las carpetas creadas en el DISCO DURO COMPARTIDO y FOROS. Nueva carpeta Para añadir una carpeta nueva al servicio AGENDAS COMPARTIDAS, CONTACTOS COMPARTIDOS, DISCO DURO COMPARTIDO o FOROS ejecute los siguientes pasos: Seleccione el servicio Pulse NUEVA CARPETA.

21 21/31 Introduzca los siguientes datos - Nombre de la carpeta - Descripción de la carpeta - Espacio a asignar (Mb) Pulse GUARDAR. Ilustración 16: Nueva Carpeta Reasignar espacio a una carpeta Para reasignar espacio a una carpeta de las AGENDAS COMPARTIDAS, CONTACTOS COMPARTIDOS, DISCO DURO COMPARTIDO o FOROS ejecute los siguientes pasos: Seleccione la carpeta Pulse ASIGNACIÓN ESPACIO. Introduzca el nuevo espacio a asignar (Mb). Pulse GUARDAR.

22 22/31 Acceder a las subcarpetas Para acceder a una subcarpeta del DISCO DURO COMPARTIDO o FOROS ejecute los siguientes pasos: Seleccione una carpeta Pulse SUBCARPETAS. A la izquierda le aparecerá la estructura en árbol de las subcarpetas a través de la cual podrá navegar. Ilustración 17: Estructura de las subcarpetas Nueva subcarpeta Se pueden añadir subcarpetas a las carpetas o subcarpetas del DISCO DURO COMPARTIDO y FORO. Para añadir una subcarpeta nueva al servicio DISCO DURO COMPARTIDO o FOROS ejecute los siguientes pasos: Seleccione una carpeta Pulse SUBCARPETAS. Pulse CREAR SUBCARPETA. Introduzca el nombre de la subcarpeta

23 23/31 Pulse GUARDAR. Si desea añadir una nueva subcarpeta a otra subcarpeta ya creada, navegue hasta ella y ejecute los pasos anteriores. No se establece espacio para las subcarpetas ya que todas ellas comparten el espacio asignado a la carpeta a la que pertenecen. Eliminar carpeta o subcarpeta Para eliminar una carpeta o subcarpeta del servicio de AGENDAS COMPARTIDAS, CONTACTOS COMPARTIDOS, DISCO DURO COMPARTIDO o FOROS ejecute los siguientes pasos: Seleccione la carpeta o subcarpeta que desea eliminar Pulse ELIMINAR CARPETA. Provisión Usuarios Online La opción Provisión Usuarios Online permite obtener información acerca del número de perfiles contratados y el número perfiles de distinto tipo en uso. Esta opción permite dar de alta nuevos perfiles (para después poder crear usuarios) o dar de baja perfiles contratados y no usados. Se facturará por el número de perfiles utilizados, no por el número de usuarios.

24 24/31 Ilustración 18: Provisión Usuarios Online

25 25/31 Productos contratados Dentro del apartado de Información, el Administrador tiene acceso a la información sobre los productos contratados de la empresa: Espacio contratado, perfiles de usuarios y número máximo por cada uno, etc. Se divide en distintas secciones. Espacio en disco de empresa El espacio de empresa es espacio en disco asociado a los servicios de la empresa. El Administrador reparte el espacio entre los distintos servicios. Los servicios de empresa que se reparten el espacio asociado a la empresa son: Disco duro compartido Agendas Compartidas Foros Contactos compartidos Tablón de anuncios En esta sección se muestra cómo se ha repartido el espacio de empresa entre los diferentes servicios y carpetas. Además, se indica cual es el uso que cada uno de estos servicios está haciendo del espacio asignado Espacio en disco de usuario El espacio de usuario es espacio en disco asociado a cada usuario y que se reparte entre los distintos servicios de usuario. Inicialmente cada usuario puede disfrutar del espacio asignado en la creación. Los servicios de usuario que se reparten el espacio de usuario son: Correo Contactos personales Agenda Notas Lista de tareas Disco duro personal Envío de SMS Notificaciones

26 26/31 En esta sección se muestra cómo se ha dividido el espacio de usuario entre los usuarios y cual es el uso que cada usuario está haciendo del espacio asignado. Usuarios En esta sección se recoge información sobre los perfiles contratados. El Administrador podrá conocer el número de perfiles contratados y cual es el uso que se está haciendo de ellos. Ilustración19: Información de contratación y uso de Oficina Online Detalle de ampliaciones de disco Esta sección muestra el listado con las ampliaciones de disco realizadas a partir de la configuración inicial. Las ampliaciones pueden ser: Espacio en disco de empresa Espacio en disco de usuario

27 27/31 Estadísticas SMS Dentro del apartado de Información, el Administrador tiene acceso a las estadísticas sobre el consumo de mensajes SMS que está realizando cada usuario. Esto le permitirá realizar un control del gasto si lo considera necesario. Ilustración 20: Estadísticas SMS Por cada usuario se dispone de información sobre la utilización de los servicios de Envío de SMS y Notificaciones en los últimos meses.

28 28/31 Limitación SMS Permite establecer la limitación de número de mensajes SMS permitidos por empresa. Esta limitación tiene un carácter mensual. Para poder activar el servicio envío SMS para un usuario, es necesario que esta limitación SMS este establecida (aparece un mensaje recordatorio en la pantalla de activación SMS de usuario) Ilustración 21: Limitación SMS

29 29/31 Área de descargas Permite descargar actualizaciones de software y manuales. Desde esta opción se podrá descargar el cliente Outlook para que los perfiles Premium puedan beneficiarse de todas las ventajas de Oficina Online, así como de un Add-in para el cliente Outlook que permite el envío de sms de forma tan sencilla como enviar un . Ilustración 22: Área de descargas

30 30/31 Preguntas Frecuentes Puede haber más de un Administrador? Sí, existe lo que se conoce como Administrador Principal y además este puede dar permisos de administración a otros usuarios desde Modificación de Usuarios. Estos usuarios tendrán permiso de administración y podrán acceder a la Administración de Oficina Online a través de su identificador Qué es el DISCO DURO COMPARTIDO? Es el espacio asignado en disco que se estructura en carpetas. En ellas los usuarios pueden depositar los archivos que deseen bien para su uso o bien para que sean consultados por otros. Qué datos necesito para dar de alta un nuevo usuario? El Administrador debe introducir el Nombre, los Apellidos, el identificador de usuario, la clave, el espacio que se le vaya a asignar y el perfil de usuario de entre los contratados por la empresa (existen tres Estándar, Premium y Grupo - pero cada organización contrata los que considere). Dónde puedo saber el espacio disponible para cada usuario? Acudiendo en el menú a Productos contratados (Espacio en disco por usuario). En este apartado se muestra la información sobre el espacio contratado por la empresa, el asignado a cada usuario y el consumido por cada uno de ellos. Quién decide la clave de cada usuario? El Administrador es el encargado inicialmente de introducir este dato. Posteriormente, se puede modificar. Siempre con un mínimo de 8 caracteres. Qué datos necesito para dar de alta una nueva lista de distribución? Simplemente el nombre y la descripción de la lista. Después, basta con seleccionar de la casilla de los usuarios, los que se quieran agrupar y, mediante unas flechas de asignación, incluirlos en la nueva lista de distribución. Se pueden añadir nuevos servicios compartidos? No, en principio los servicios disponibles son: AGENDAS COMPARTIDAS, DISCO DURO COMPARTIDO, FOROS, CONTACTOS COMPARTIDOS y TABLÓN.

31 31/31 En todos los servicios se pueden añadir nuevas carpetas, excepto en el TABLÓN, y gestionar los permisos de acceso a dichas carpetas, pero en ningún caso añadir nuevos servicios. Adicionalmente, en los servicios DISCO DURO COMPARTIDO y FOROS, se pueden añadir subcarpetas. Se pueden borrar o modificar las carpetas de sistema de cada servicio? No, se pueden borrar o modificar sólo las nuevas carpetas que cree el Administrador dentro de cada uno de los servicios. Por qué algunos servicios asociados a los usuarios es necesario activarlos y/o desactivarlos? Los servicios de Envío de SMS y Notificaciones se pueden activar y/o desactivar para crear distintos niveles de privilegios incluso dentro de un mismo perfil. Por otra parte, en el caso de los servicios de Envío de SMS y Notificaciones que se facturan por número de mensajes SMS enviados, permite realizar un control de gasto.

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