GERENCIA COMERCIAL CORPORATIVO PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE BOLETAS DE GARANTÍAS SOPORTE ADMINISTRATIVO. PAGINA PI.GC POR DEFINIR 1 de 5
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- Ana Isabel Henríquez Paz
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1 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 1 de 5 Procedimiento Emisión de Boletas de Garantías Elaborado por: Jefe Departamento Soporte Administrativo Aprobado por: Gerente Comercial Corporativo Fecha: Fecha: Firmas Firma 1.- Objetivo. Asegurar que el proceso de emisión de Boletas de Garantía se realice de manera correcta y oportuna de acuerdo a los documentos contractuales que las invocan. 2.- Aplicación. Este procedimiento aplica para todas las emisiones de Boletas de Garantía que se constituyen a través de PAIS. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. BG : Boleta de Garantía DC: Departamento Comercial JDSA: Jefe Departamento Soporte Administrativo CC: Centro de Costo DSA: Departamento Soporte Administrativo 3.2 Términos. Boleta de Garantía (BG): Es un documento que se emite con el objeto de garantizar determinadas obligaciones que la empresa contrae a favor de un tercero. Tesorería: Unidad dependiente del Departamento de Contabilidad, encargada entre otras tareas, de gestionar con los Bancos la emisión de las Boletas de Garantía. 1 de 5
2 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 2 de Método o Descripción del Proceso. 4.1 Solicitud de Boleta de Garantía por Seriedad de La Oferta. El proceso en cuestión se inicia a partir del Departamento Comercial, respecto a la preparación de una Oferta, en la que por Bases, se exige la presentación de un documento en garantía para garantizar la seriedad de ésta. Una vez que el Departamento Comercial ha procesado la información contenida en estas bases, debe canalizar la solicitud de una BG a través del Departamento Soporte Administrativo entregando a lo menos los siguientes datos: Moneda (UF, Pesos o Dólares) Monto Razón Social Cliente Rut Cliente Glosa Fecha de Vencimiento CC Datos de Contacto responsable por parte del cliente (nombre, teléfono y/o correo electrónico) Plazo de Entrega al Cliente El Departamento de Soporte Administrativo, a través de su Encargado de Procesos de Post Venta, tendrá un plazo máximo de un día hábil para revisar esta información, llenar el formulario foliado Orden Emisión Boleta de Garantía (Ver anexo 6) y a su vez el formulario de Solicitud de BG propio del Banco según corresponda. Además, dentro de este mismo plazo, debe gestionar la firma de contabilidad del Formulario Orden Emisión Boleta de Garantía para finalmente entregar a Tesorería ambos formularios. Tesorería tiene un plazo máximo de dos días hábiles, para que una vez recibidos los formularios de parte del DSA, gestione la respectiva BG con el Banco y de aviso de la recepción en contabilidad de dicho documento. Este aviso se deberá realizar a través de un correo electrónico enviado a la casilla grupal soporteadministrativo@ipais.cl, a su vez DSA entregará la respectiva boleta al Departamento Comercial. 2 de 5
3 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 3 de Solicitud de Boleta de Garantía por correcto cumplimiento de contrato y/o correcta ejecución. Una vez firmado por el representante legal de PAIS el respectivo contrato, el Departamento Soporte Administrativo, a través de su Encargado de Procesos de Post Venta, tendrá un plazo máximo de un día hábil para completar el formulario foliado Orden Emisión Boleta de Garantía (Ver anexo 6) y a su vez el formulario de Solicitud de BG propio del Banco según corresponda. Además, dentro de este mismo plazo, deberá gestionar la firma de contabilidad del Formulario Orden Emisión Boleta de Garantía para finalmente entregar a Tesorería ambos formularios. Tesorería tendrá un plazo máximo de dos días hábiles para que una vez recibidos los formularios de parte del DSA, gestione la respectiva BG con el Banco y de aviso de la recepción en contabilidad de dicho documento. Este aviso se deberá realizar a través de un correo electrónico enviado a la casilla grupal soporteadministrativo@ipais.cl. Luego, a través del DSA, se coordinará la entrega del documento al cliente. 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Encargado de Procesos de Post Venta: Responsable de gestionar la emisión de las BG según el presente procedimiento. Jefe de Soporte Administrativo: Responsable de Supervigilar el cumplimiento oportuno del proceso descrito en este Procedimiento. Tesorera: Encargada de gestionar con el banco la emisión de las BG, coordinar su retiro e informar oportunamente de la tenencia del documento. DSA: Responsable de canalizar la solicitud de una BG a través de Tesorería. Depatamento Comercial: Responsable de canalizar la solicitud de una BG por Seriedad de la Oferta a través del Departamento Soporte Administrativo. 3 de 5
4 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 4 de Anexos Formulario Orden de Emisión de Boleta de Garantía ORDEN DE EMISION BOLETA DE GARANTIA Nº xx/año A: FECHA: Tesorería DD/MM/AAAA DE: Encargado de Cobranzas CENTRO DE COSTO: xx-yyyyy ANTECEDENTES MONTO: xxx A NOMBRE DE : RUT : PARA GARANTIZAR : xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx PAGADERA : PLAZO DE VALIDEZ : A la Vista xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CONTABILIDAD DEBE ENTREGAR BOLETA A: SEÑOR : XXXXXXXXXXXXXXXXXX EMPRESA: PAIS OBSERVACIONES xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx... FIRMA SOLICITANTE 4 de 5
5 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC POR DEFINIR 5 de Registros. Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable Formulario Orden de Emisión de Boleta de Garantía Por Correlativo interno - DSA Directorio compartido. Digital Eliminar Encargado de Procesos de Post Venta 8.- Bitácora de Actualizaciones. Número Ítem alterado Fecha 00 Creación del Documento Título / 1.- Objetivo. / 2.- Aplicación. / 3.1 Abreviaturas. / 4.- Método o Descripción del Proceso. / 5.- Responsabilidades y Obligaciones. / 7.- Registros de 5
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