MANUAL BODEGA 2.0 PARA USUARIOS COMPRADORES

Transcripción

1 MANUAL BODEGA 2.0 PARA USUARIOS COMPRADORES 1

2 INTRODUCCIÓN Pensando en las necesidades de los proveedores inscritos en el sistema, Iconstruye desarrolló Bodega 2.0, una versión en la que se diferencian los distintos tipos de ingresos y salidas de materiales en las distintas bodegas. Ingresos: Recibir Orden de Compra: se podrá acceder a recepción de OC desde el Módulo de Recepción o desde el Módulo de Bodega (Ingresos Recibir OC). Ambos menús llevan a la misma pantalla. Traspasos: ingresar material que otra obra o centro de gestión está traspasando al centro de gestión en el cual se está trabajando. Devolución a bodega: reingresar materiales que sobraron en terreno. Otros: ingresos de materiales no asociados a Orden de compra (regalos de muestras, compras con caja chica, etc.) Salidas: Consumo: material que se va a utilizar en terreno. Traspasos: material que se traspasa a otro centro de gestión u obra. Devolución a proveedor. En este manual le mostraremos en qué consisten cada una de las mejoras introducidas y cómo sacar mayor ventaja de ellas. Atentamente, Iconstruye Mi brazo derecho 2

3 RECEPCIÓN 1. RECIBIR ÓRDENES DE COMPRA Pantalla para recibir ordenes de compra que tienen alguna de sus líneas con una recepción pendiente. El acceso será con rol de recibir (básico, similar al actual). En esta pantalla aparecerán los siguientes datos: Encabezado Resultados Encabezado Opciones de Búsqueda a. Por Número de orden de compra b. Filtro por Centro de Gestión (incluye todos ) c. Filtro por rangos de fechas de envío de las OC a proveedor d. Filtrar por proveedor (Proveedores No eliminados) e. Filtro para seleccionar órdenes de compra con recepción pendiente, sin recepción pendiente o todas 3

4 Resultados Por defecto Aparecen todas las ordenes de compra, en las que alguna de sus líneas está pendiente de recepción, es decir: cantidad comprada < cantidad recibida (por línea de OC) y OC no está cerrada. Los datos que aparecerán son: a. Nº de orden de Compra b. Centro de Gestión de la orden c. Fecha de envío de la orden de compra al proveedor d. Estado de la Orden de Compra e. Proveedor de la orden de compra f. Monto Comprado (Sin Iva) g. Monto Recibido (Sin IVA, prorratea los descuentos totales de la OC a las líneas) h. Estados de recepción de la orden (Sin recibir Recepción Parcial Recepción Completa Recepción con Exceso Recepción Cerrada) i. Opciones (Recibir Orden de Compra (dependiendo de los estados) Historial de recepción) Desde esta pantalla se podrán recibir Ordenes de Compra de diferentes obras, para esto hay que seleccionar el centro de gestión en el filtro de Centros de Gestión. La opción de recibir aparecerá sólo en aquellas OC que se encuentren en los siguientes estados de ordenes de compra: Enviada a proveedor, Enviada por fax, En Proceso y Aceptada La opción de recibir NO aparecerá en aquellas OC que se encuentren en los siguientes estados de ordenes de compra: Cancelada, Cancelación Solicitadas y No aceptadas Las OC con estado de Recepción Cerrada no tendrán la opción para recibir Las OC con estado de Recepción Completa o Recibidas con Exceso sólo podrán ser recibidas desde la pantalla de Control de Recepción de Ordenes de Compra (con el rol de recibir con exceso) 4

5 2. RECIBIR ORDEN DE COMPRA A esta pantalla se puede acceder haciendo clic en el icono de Recepción de Orden de Compra. El usuario puede seleccionar desde esta pantalla la bodega a la cual va a ingresar el material. En caso de no manejar bodegas, aparecerá deshabilitada la opción de ingresar los materiales a una bodega. Existirán las opciones de recibir con Guía Proveedor (titular OC), Guía de Tercero y Factura. Al seleccionar como tipo de documento de recepción Guía de Tercero, aparecerán los Campos a ingresar del tercero: Nombre, Rut, teléfono, dirección y contacto. 5

6 La recepción con factura constituye una referencia para registrar el movimiento de recepción de material, por lo tanto esta igualmente deberá ser imputada en el módulo de Facturación. Las compras efectuadas en monedas extranjeras o en Unidades de Fomento (UF) tienen la opción de ingresar el tipo de cambio a considerar para el cálculo de los montos recibidos y saldo asociado. Toda recepción llevará un Nº de Comprobante asociado, el cual podrá ser consultado en movimientos de Bodega y se podrá Imprimir. 6

7 3. CONTROL DE RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA El Usuario con el Rol que permita recibir excesos de Material, podrá acceder a ésta pantalla que es muy similar a la pantalla de recepción de Orden de Compra, pero con opciones más avanzadas. Nuevos filtros de Estado de OC y Estado de Recepción Este usuario puede acceder en la pantalla de recepción de orden de compra a nuevos filtros: Filtro para buscar por estado de la orden de compra Filtro para buscar por el estado de recepción de la orden de compra Además puede Cerrar la Recepción de una OC y acceder al Historial de Recepciones. 7

8 4. PANTALLA DE HISTORIAL DE RECEPCIÓN Esta pantalla muestra el detalle de las últimas 10 recepciones por línea de la orden de compra. En caso que la información supere las diez líneas aparecerá una lupa para acceder al detalle completo las recepciones. Los siguientes documentos tendrán link a sus respectivos detalles: Nº Orden de Compra, Nº Guía o Factura, Nº Comprobante de Ingreso. 8

9 5. PANTALLA DE DOCUMENTO DE TRANSPORTE CON EL CUAL SE RECIBIÓ EL MATERIAL Esta pantalla muestra el detalle de todas las órdenes de compras asociadas al documento de despacho, con su nº, bodega, comprobante, código, descripción del recurso, cantidad solicitada, recibida y rechazada, además de los comentarios del rechazo. 9

10 6. CONSULTAR DOCUMENTOS DE TRASPORTE. En Reportes de Bodega se encuentra esta pantalla donde puede consultar el detalle de todos los documentos con los cuales se efectuaron las recepciones de material. Opciones de Búsqueda Opciones de Búsqueda Nº del Documento (Guía o Factura). Fecha de movimiento: Fecha de ingreso del documento Búsqueda por proveedor 10

11 7. ANULAR OPERACIONES Toda modificación que se haga en un documento de recepción (Guías y/o facturas) quedará registrada, por lo tanto en caso que sea necesario modificar una guía o factura está podrá ser Anulada para que sea ingresada correctamente. En caso de anular una guía que ya está imputada a una factura, se generará una contrapartida que anulará la recepción (esto quedará registrado en la factura 11

12 SALIDAS SALIDAS POR CONSUMO Se incorpora nueva información: Partida de Material y el Usuario Aprobador. Las Salidas por Consumo incorporan nueva información como la Partida de Material y el Usuario Aprobador. Ambos datos son configurables desde administración de bodega. 12

13 Dudas, Sugerencias? Comuníquese con su ejecutivo de cuenta o llámenos a Atención al Cliente al