PROCEDIMIENTO VENTAS A CREDITO (Aplica al Proceso de Ventas)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO VENTAS A CREDITO (Aplica al Proceso de Ventas) PR017 Versión 15 Octubre 2012 OBJETIVO Suplir a nuestros clientes las necesidades de rodamientos en el momento oportuno, a través de un buen servicio, una excelente asesoría técnica y ofreciendo un plazo determinado para cancelar la Deuda. 2. ALCANCE Comprende desde identificar la necesidad del cliente hasta archivar la factura firmada por el cliente aceptando haber recibido la mercancía y para que haga las veces de letra de cambio en caso de cobro. 3. CONDICIONES GENERALES En los cuadernos o agendas de vendedores R047, serán admitidos los tachones y enmendaduras, con el fin de agilizar las ventas. 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD 1 (P) Mantener un presupuesto de ventas mensual por sucursal. Responsable: Administradora. ACTIVIDAD 2 (P) Preparar un programa mensual de visitas a los clientes con base a la proyección anual de ventas realizada por la administrador(a). Verificar mes a mes que el vendedor cumpla como mínimo el 60% del programa, las visitas restantes deberán ser reprogramadas para el mes siguiente o según convengan las partes involucradas. Responsable: Vendedor y Administradora. ACTIVIDAD 3 (P) Evaluar solicitudes de crédito, y crear el cliente en el sistema mediante el documento R-033 (Registro del cliente). Responsable: Auxiliar de contabilidad 2 y asistente de sistemas ACTIVIDAD 4 (P) Preparar el material didáctico para las charlas técnicas. Responsable: Administradores y Vendedores. ACTIVIDAD 5 (H) Escuchar del cliente la necesidad hasta identificar la referencia requerida y registrar en el cuaderno o agenda de vendedores R047 (referencia, marca, cantidad, precio, tiempo de entrega y sucursal donde se encuentra la mercancía en caso de que sea de otra ciudad). Responsable: Vendedor, asistente de vendedor de industria. ACTIVIDAD 6 (H) Asesorar al cliente de acuerdo a la necesidad especifica que requiera (desde identificar una referencia hasta dictar una charla técnica). Responsable: Vendedor, asistente de vendedor de industria. Página 1 de 7

2 ACTIVIDAD 7 (H) Cotizar al cliente con base a la lista de precios y al registro R157-Politica de fletes y descuentos, o con el precio producto de compra en plaza, y especificar en la cotización el tiempo de valides de la oferta según convenio con el cliente, si los precios incluyen o no IVA, el tiempo de entrega y demás información que se determinante en el tramite comercial. Responsable: Vendedor, Cajera, Asistente de vendedor de industria, asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 8 (H) Solicitar importaciones de emergencia a través del R013, cotizar al cliente y obtener orden de compra por escrito del cliente. Responsable: Vendedor, asistente de vendedor de industria. ACTIVIDAD 9 (V) Confirmar la importación de emergencia a través del R130 para poder proceder a la importación. Responsable: Vendedor y Administradores. ACTIVIDAD 10 (H) Registrar las modificaciones a los pedidos, cotizaciones, licitaciones y convenios (si se da el caso), para dejar evidencia de las mismas. Así los demás integrantes del equipo de trabajo tendrán acceso a la información actualizada para dar respuesta veraz al cliente en cualquier momento. Responsable: Vendedor o asistente de vendedor de industria. ACTIVIDAD 11 (H) Confirmar la existencia física de la mercancía en la sucursal donde figure. En caso de que la mercancía no esté disponible, anotarla en el cuaderno de referencias nuevas y/o agotadas (R-012) además anotar las referencias con las que no pudieron suplir la necesidad al cliente o tuvieron que acudir a compra en plaza o importación de emergencia. Responsable: Vendedor o asistente de vendedor de industria o asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 12 (H) Elaborar, enviar y confirmar recibo del registro R014-Reserva de Mercancía cuando sea el caso a la sucursal que disponga de ella, evidenciando de que cotiza y espera a que se autorice la orden de compra dejando claro que la reserva y la cotización no es una venta segura. Responsable: Vendedor ACTIVIDAD 13 (H) Comprar en plaza según el procedimiento, cuando sea el caso de no contar con la mercancía requerida por el cliente. Responsable: Administradora y Vendedor o asistente de vendedor de industria. ACTIVIDAD 14 (H) Elaborar la remisión de venta a Crédito relacionando en ella: Nombre del Cliente, Fecha, Código del Vendedor, Referencia, Marca, Cantidad y Precio; colocando asterisco a la referencia producto de una compra en plaza, nombre de la persona quien la elabora y nombre de quien la solicita, sin enmendaduras y que en el caso que se llegara a presentar algún tipo de enmendadura, debe ser revisado, justificado y aprobado por la administradora. Página 2 de 7

3 Responsable: Vendedor o asistente de vendedor de industria o asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 15 (H) Con base a la remisión de venta recibida separar la mercancía y ubicar en el lugar Despachos en proceso hasta completar el pedido cuando se trate de mercancía solicitada a otras sucursales, compra en plaza o solicitud de mercancía para importar, y así llevarse a Despachos listos Responsable: Coordinador de Despacho, vendedores ACTIVIDAD 16(H) Disponer de la mercancía requerida por el cliente para hacer el despacho. Responsable: Jefe o Auxiliar de Bodega, Vendedor o Coordinador de despachos. ACTIVIDAD 17(H) Asentar en el sistema solo las remisiones aprobadas por Bodega, la aprobación de bodega asegura que el despacho esta listo para ser entregado al cliente. Responsable: Cajera, Asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 18 (H) Verificar con cartera el estado actual del cliente para determinar si es o no posible el despacho Responsable: Vendedor, asistente de vendedor de industria, asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 19 (H) Disponer de la mercancía requerida por el cliente separándola de la estantería, solicitándola a otra sucursal por medio de traslado, comprándola en plaza o recibiéndola de compras internacionales urgentes, y así entregarla con la remisión. Responsable: Auxiliar de Bodega o Vendedor, asistente de vendedor de industria. ACTIVIDAD 20 (H) Reportar las diferencias de inventario identificadas y confirmadas a través del R094 Diferencias de inventario identificadas por sucursal. Responsable: Coordinador de despachos, vendedores, asistentes de administración y Administradora ACTIVIDAD 21 (H) Asentar la remisión en el sistema y generar factura. Responsable: Cajera, asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 22 (V) Confrontar referencia, marca y cantidad física con la remisión o factura. Responsable: Coordinador de despachos, Cajera y Bodega. ACTIVIDAD 23 (H) Empacar y entregar la mercancía con la factura al mensajero o a la transportadora. Responsable: Coordinador de despachos y Auxiliar o jefe de bodega. Página 3 de 7

4 ACTIVIDAD 24 (H) Liquidar fletes con base a las tablas de precio de la transportadora y del precio y el peso de la mercancía. Responsable: Asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 25 (V) Los mensajeros deben revisar la mercancía cuando se les entrega la ruta, y evidenciar la firma en la remisión con esto aseguramos que el mensajero sea la ultima revisión para que ayude a filtrar errores. Responsable: Mensajeros ACTIVIDAD 26 (H) Registrar en el control de mensajeros: cliente a despacharle, diligencia x hacer y hora de salida. Responsable: Administradora, Coordinador de despachos o Asistente de Admon. ACTIVIDAD 27 (H) Trasladar la mercancía con la factura correspondiente del almacén a la dirección del cliente. Responsable: Mensajero o Transportadora. ACTIVIDAD 28 (H) Entregar la mercancía al cliente obteniendo de éste firma y sello en la remisión, factura o guía como constancia de recibido. Responsable: Mensajero, Vendedor y Transportadora. ACTIVIDAD 29 (H) Entregar al coordinador de despachos o a la administradora la remisión o factura firmada por el cliente o soportada por la guía de la transportadora como constancia de haber entregado la mercancía. Responsable: Mensajero, jefe de bodega o auxiliar de bodega, Asistente de Administración, Cajera y Administradora. ACTIVIDAD 30 (H) Dar información a los clientes de los despachos con respecto a las transportadoras y número de guías. Responsable: Jefe de bodega, asistente de facturación y despachos, asistente de administración. ACTIVIDAD 31 (H) Reportar los cambios en facturación a través del R124- Cambio en base de datos cuando se haya asentado erradamente un código de vendedor, una dirección, un teléfono, etc. Responsable: Vendedor y asistente de vendedor de industria. ACTIVIDAD 32 (H) Diligenciar en formato R124 registrando las referencias y letra asociada para despacho de stock minimo x sucursal que consideren conveniente. Responsable: Vendedores y/o asistentes de Vendedores de Industria. Página 4 de 7

5 ACTIVIDAD 33 (H) Revisar y controlar diariamente el consecutivo de las remisiones de ventas asentadas. Responsable: Administradora o asistente de administración. ACTIVIDAD 34 (H) Generar al final del día el reporte de ventas a crédito. Responsable: Cajera, asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 35 (H) Enviar diariamente las guías de las transportadoras que dan evidencia de haber enviado al cliente la mercancía solicitada a otra sucursal. Responsable: Administradora o asistente de administración. ACTIVIDAD 36 (V) Revisar las facturas de crédito con su respectivo reporte para enviar a cartera. Responsable: Administradora o asistente de Administración. ACTIVIDAD 37 (H) Archivar en orden numérico las facturas firmadas por el cliente o soportadas con la guía de la transportadora. Responsable: Cajera, asistente de facturación y despachos de bodega. ACTIVIDAD 38 (V) Recibir, revisar los reportes de ventas por día. Responsable: Auxiliar de contabilidad 2. ACTIVIDAD 39 (H) Visitar los clientes y elaborar reporte diario de las visitas realizadas en el documento R-032. Responsable: Vendedor de Industria o externos de comercio. ACTIVIDAD 40 (H) Registrar el número de visitas a realizar por dia o por mes en el registro R032- Informe de Actividades del vendedor externo. Responsable: Vendedor. ACTIVIDAD 41 (H) Registrar los clientes nuevos creados por vendedor por mes. Responsable: Vendedor. ACTIVIDAD 42 (V) Confrontar mensualmente el informe de las visitas versus las ventas por cliente de cada vendedor. Responsable: Administrador(a) ACTIVIDAD 43 (A) Consultar que maquinaria tienen los clientes, para identificar cual podría ser su posible necesidad. Responsable: Vendedor. Página 5 de 7

6 ACTIVIDAD 44 (A) Identificar, registrar y analizar mensualmente toda variación que tengan los indicadores, con el fin de adoptar variaciones que puedan llegar a propiciar la mejora continua. Responsable: Administradoras ACTIVIDAD 45 (H) Marcar los rodamientos vendidos cuyo diámetro sea mayor de 80mm, con la fecha y nombre de quien despacho el rodamiento. Igualmente se debe registrar esta venta en el R148- Cuaderno con Marcación de rodamientos grandes. Esta información podrá servir para verificar que una devolución corresponde a mercancía despachada por ARSA. Responsable: Jefe, Auxiliar de Bodega o Vendedor. ACTIVIDAD 46 (V) Procesar los servicios no conformes identificados. Indicador: servicios no conformes Identificados = Servicios no conformes procesados. Responsable: Administradoras 5. DEFINICIONES Lista de precios: Herramienta confiable que permite a los vendedores, a través de una terminal conectada al sistema con actualización en línea, consultar de inmediato las referencias requeridas por el cliente, o también reporte con referencias, cantidad consolidada y precio unitario. Lista de Clientes: Clientes existentes en el sistema de todas las zonas, activo, inactivo, de todos los vendedores y con el descuento asignado. Catálogos: Guía de aplicaciones y medidas suministrados por proveedores. Cartera Actualizada: Estado en cartera por cliente, por zona y por sucursal a la fecha requerida. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Lista de Clientes con el Descuento Asignado L002 Lista de Productos con Precio de Venta L003 Traslados de Mercancía PR014 Compras en Plaza PR017 Importaciones de emergencia PR028 Cotizaciones R001 Remisiones por Ventas a Crédito R002 Ventas a Crédito (Facturas) R005 Reporte de Ventas a Crédito por Día R007 Cuaderno de referencias nuevas y/o agotadas R012 Reserva de Mercancía R014 Traslados de Mercancía entre Sucursales R024 Guía de Transportadora R026 Recibo de Caja provisional R027 Recibo de Caja Definitivo R028 Reporte de Remisiones Asentadas R029 Reporte de Remisiones por Facturar R030 Informe de Actividades del Vendedor de Industria R032 Página 6 de 7

7 Registro de Cliente R033 Ventas por Cliente R040 Estado de Cartera por Vencimientos R041-1 Correría de Cartera por Zonas R041-2 Agenda o Cuaderno de los vendedores R047 Ventas Mensuales por Cliente y por Vendedor R057 Asistencia a capacitaciones R068 Comportamiento de las Ventas por Cliente x Vendedor R106 Solicitud de Crédito R111 Control de Mensajeros R113 Relación de Cheques Recibidos en Ventas de Contado R108 Relación de Cheques Posfechados R109 Relación de Cheques Devueltos R110 Programa Semanal de Visitas a Clientes R128 Cuaderno-Marcación de rodamientos grandes vendidos. R148 Política de Fletes y Descuentos R157 Página 7 de 7