Emisión de Comprobantes Fiscales con Código de Barras Bidimensional (CBB) con los sistemas Aspel

Transcripción

1 Emisión de Comprobantes Fiscales con Código de Barras Bidimensional (CBB) con los sistemas Aspel a) En Aspel-SAE 4.6 I. Configuración del CBB 1. Obtener la aprobación de folios impresos y el archivo correspondiente al CBB de acuerdo al procedimiento publicado por el SAT. 2. Verificar que se tenga actualizado el sistema Aspel-SAE al Re-instalable 3 ó superior. Esto se puede verificar a través de la opción Ayuda / Servicio de Actualización en línea. Figura 1. Verificando el último re-instalable. 3. Ingresar a Aspel-SAE 4.6 y seleccionar la opción Utilerías / Configuración / Facturas. 4. Seleccionar la pestaña Por documento y dar clic en el botón. Figura 2. Configuración de Folios. 26/01/2011 1

2 5. Indicar la serie aprobada por el SAT, en caso de no haber solicitado serie, se debe indicar el folio inicial 1 y activar la casilla Impresos. Figura 3. Registrando la serie aprobada por el SAT. 6. A continuación, se deben indicar los datos siguientes: a. Número de aprobación. b. Año de aprobación. c. Rango de folios. d. Código de Barras Bidimensional, en formato JPG o BMP. NOTA: Como el formato del archivo que actualmente está proporcionando el SICOFI se encuentra en formato PNG, se debe cambiar a cualquiera de los tipos anteriores, para ello se podrá utilizar la aplicación Paint de Microsoft Windows (en el Re-instalable 4 de Aspel-SAE esta conversión ya no será necesaria). e. Fecha de aprobación. Figura 4. Capturando la información de la aprobación de Folios. f. Seleccionar el formato de impresión Emisión de facturas impresas.qr2 ó Emisión de facturas impresas(multimoneda).qr2 (para comprobantes en moneda extranjera). 7. Aceptar la configuración de todos los parámetros. 26/01/2011 2

3 Nota: En caso de emitir Notas de Crédito o Devoluciones con CBB, se debe configurar un folio y serie diferente en: Utilerías / Configuración / Facturas / Por documento / Devoluciones, de forma muy similar a las facturas. II. Emisión de Comprobantes con CBB 1. Ingresar a la opción Módulos / Facturas y Vendedores y/o con el icono. 2. Agregar un nuevo documento utilizando el icono. 3. Seleccionar el folio utilizando la tecla de función F9 o con el icono. Figura 5. Seleccionando el tipo de folio. 4. Indicar la información del documento como fecha, clave del cliente, descuentos, datos de los productos, entre otros, como cualquier factura. Figura 6. Generando una Factura 26/01/2011 3

4 5. Grabar el documento utilizando la tecla de función F3 o el icono. 6. El sistema mostrará la ventana de totales, posteriormente se indica la forma de pago. 7. Finalmente, el sistema mostrará la vista preliminar, desde la cual se podrá enviar a impresión el documento, guardarlo en formato PDF o enviarlo por Correo Electrónico si se tiene configurado Microsoft Outlook. Figura 7. Impresión de una Factura con CBB. NOTA: Si se cuenta con el re-instalable 3, se deben descargar los formatos de impresión en en la sección Base de Conocimientos, descompactar el archivo FormatosFacturasImpresasCBB_SAE.zip y copiar el contenido al directorio Datos o en la carpeta donde se guardan los formatos que utiliza Aspel-SAE 4.6. La operación anterior sustituye los formatos actuales de impresión con CBB que instala el sistema de forma predeterminada y que llevan por nombre Emision de facturas impresas y/o Emisión de devoluciones impresas, por lo que se recomienda realizar un respaldo previo de estos formatos en caso de haber realizado modificaciones. 26/01/2011 4

5 b) En Aspel-CAJA 3.0 I. Configuración del CBB 1. Obtener los folios impresos y el archivo correspondiente a la imagen del CBB de acuerdo al procedimiento publicado por el SAT. 2. Verificar que se tenga actualizado el sistema al re-instalable 2 ó superior. Esto se puede verificar a través de la opción Ayuda / Servicio de Actualización en línea. Figura 8. Verificando el último re-instalable. 3. Ingresar a Aspel-CAJA 3.0 y seleccionar la opción Configuración / Parámetros del sistema / Folios Fiscales. 4. Dar clic en el botón. Figura 9. Configuración de Folios 26/01/2011 5

6 5. Se debe indicar una serie aprobada por el SAT (máximo 2 caracteres) y activar la opción Impresa. Figura 10. Indicando la serie y el tipo de folio. 6. A continuación, se deben indicar los datos siguientes: a. Número de aprobación. b. Año de aprobación. c. Folio final. d. Código de Barras Bidimensional, en formato JPG o BMP. NOTA: Como el formato del archivo que actualmente está proporcionando SICOFI se encuentra en formato PNG, se debe cambiar a cualquiera de los tipos anteriores, para ello se podrá utilizar la aplicación Paint de Microsoft Windows (en el Re-instalable 3 de Aspel-CAJA esta conversión ya no será necesaria). e. Fecha de aprobación. Figura 11. Capturando la información de la aprobación de Folios. 7. Aceptar la configuración de todos los parámetros. 8. Asignar la serie a la Caja o Tienda (dependiendo de la forma de Administración) registrada en el Administrador de Catálogos, por ejemplo, si se va a asignar a una Caja, ingresar a la opción Archivo / Catálogos / Cajas. 26/01/2011 6

7 9. Seleccionar la pestaña Folios e indicar si el folio registrado se va a utilizar para Facturas o Notas de Crédito. Figura 12. Registrando el folio a utilizar en la factura. 10. Asignar un formato de impresión en la pestaña Dispositivos, se debe seleccionar cualquier formato que NO indique preimp o CFD, por ejemplo, Facturacarta.qr2, (este formato ya está modificado para incluir el código de barras de bidimensional). Figura 13. Seleccionando el formato de impresión. 26/01/2011 7

8 II. Emisión de Comprobantes con CBB 1. Ingresar a la opción Archivo / Administrador de Facturas y Notas de Crédito y/o con el icono. 2. Agregar un nuevo documento utilizando el icono. 3. Indicar la información del documento como clave del cliente, descuentos, datos de los productos, etc., como cualquier factura. Figura 14. Generando una Factura 4. Grabar el documento utilizando la tecla de función F3 o el icono. 5. El sistema mostrará la ventana de totales, posteriormente se indica la forma de pago, se guardará el documento y enviará a la impresora seleccionada la impresión del comprobante. 26/01/2011 8

9 Este comprobante tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de folios, la cual es: 12/01/2011 Figura 15. Impresión de una Factura con CBB. NOTA: Si se cuenta con el re-instalable 2, se deben descargar los formatos de impresión en en la sección Base de Conocimientos, descompactar el archivo FormatosFacturasImpresasCBB_CAJA.zip y copiar el contenido al directorio Formatos. La operación anterior sustituye los formatos actuales de impresión con CBB que instala el sistema de forma predeterminada y que llevan por nombre Factura y NotaCredito (excepto los formatos que indican preimp y CFD ), por lo que se recomienda realizar un respaldo previo de estos formatos en caso de haber realizado modificaciones. 26/01/2011 9