Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 1 de 9. Revisó : Jefe Administración y Finanzas Fecha : Abril 2011

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1 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 1 de 9 1. Objetivo El propósito de este documento es establecer las actividades que deben realizar los ejecutivos comerciales al momento de emitir las facturas por las destinaciones que se tramiten a los clientes de Agencia de Aduanas Alan Smith y Cía. Ltda. 2. Alcance Este procedimiento debe ser atendido por el Área Comercial y Administración y. 3. Responsabilidad 3.1 Ejecutivos Comerciales 3.2 Jefes Comerciales 3.3 Jefe de Contabilidad 4. Documentos aplicables 4.1 Fichas de clientes. 5. Terminología Factura: Documento comercial y tributario cuyo objetivo es traspasar al cliente los cobros correspondientes a los distintos conceptos asociados a su destinación (importación, exportación, otra). Nota de Débito: Documento comercial y tributario cuyo objetivo es cobrar al cliente los valores que pudieron quedar pendientes en la factura. Nota de Crédito: Documento comercial y tributario cuyo objetivo es rebajar al cliente los valores que pudieron ser cobrados en exceso en la factura. También se puede emitir para realizar correcciones de RUT, Dirección, Giro y

2 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 2 de 9 Comuna, excluyéndose la corrección de razón social (Oficio SII Nº105 de 1990). 6. Equipos y Herramientas No aplica. 7. Actividades del Procedimiento 7.1 Documentos Necesarios para emitir una factura El Ejecutivo Comercial debe tener a su disposición, para emitir la factura, la carpeta aduanera contendiendo: En el caso de las destinaciones de ingreso: Declaración de Ingreso (DIN) Conocimiento de Embarque Factura Comercial Certificado de Seguro (si lo hay) Certificado de Pago Electrónico (si fue cancelado de esta forma) Facturas, boletas y otros comprobantes de los Desembolsos realizados por Cuenta del Cliente. Solicitud de Fondos (si procede). Antecedentes de las tarifas pactadas con el cliente. En el caso de las destinaciones de salida: Documento Único de Salida o documento que evidencie productos embarcados. Facturas, boletas y otros comprobantes de los Desembolsos realizados por Cuenta del Cliente. Solicitud de fondos (si procede) Antecedentes de las tarifas pactadas con el cliente. 7.2 Proceso de Facturación Los siguientes son los pasos que debe seguir el ejecutivo para emitir la respectiva factura: Ingresar al sistema informático Transcomex seleccionando en Contabilidad la opción Facturación. Seleccionar la opción Nuevo al pie de pantalla.

3 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 3 de 9 Registrar el número de despacho a facturar y el tipo de documento de venta según la naturaleza de la destinación (Factura de Importación, Factura Exportación, etc.). En la pantalla Detalle Cliente el sistema rescatará los datos desde el documento aduanero que se haya confeccionado para el despacho a facturar. Si hay algún dato que no haya sido completado, se debe escribir en el recuadro que corresponda. Se debe seleccionar el centro de costo (ej: Casa Matriz) Concluidos los pasos anteriores se selecciona la opción Aceptar. Se pasa a la ventana de descripción de la mercancía en donde se debe anotar la fecha de pago del Giro Comprobante de Pago, que corresponde al timbre del banco o comprobante de pago electrónico u otro equivalente que respalde fehacientemente del pago de los respectivos derechos de aduana e impuestos. Si no hubiese pago de derechos, se puede anotar la fecha de tramitación del documento. Una vez registrada la fecha del punto anterior, el cursor se irá directamente al recuadro en donde se debe verificar la descripción de las mercancías, debiendo completar según corresponda. Luego se pasa a la ventana Detalle del Giro, y en esta se deben verificar los datos de valores que el sistema extrae del respectivo documento aduanero. Se debe registrar el tipo de cambio que proceda (la generalidad es el T/C aduanero) y se hará, para el caso de destinaciones con pago de Impuestos, la conversión automática de los valores parciales que componen los impuestos asociados a la destinación aduanera. Se selecciona luego el botón Confirmar y se pasa a los Desembolsos por cuenta de clientes. Teniendo la vista de los Desembolsos por Cuenta de Clientes se debe verificar que los documentos contenidos en la carpeta para refacturar al cliente sean los mismos que aparecen en pantalla. Si hay algún dato en pantalla y no en carpeta o viceversa se deberá resolver con Contabilidad para que haya 100% de consistencia entre lo documental v/s lo reflejado en pantalla. Finalmente se ingresan los Honorarios y Gastos de Despacho pactados con el cliente. Concluidos los pasos anteriores y teniendo la certeza que el documento a facturar contiene todos los antecedentes, y valores que el cliente necesita para aceptar el documento de venta, se marca el casillero del extremo

4 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 4 de 9 superior de pantalla que tiene un recuadro en blanco con la escritura a su lado que dice: Factura OK. La marca en dicho recuadro significa que el documento es definitivo y no permitirá modificaciones. Cumplido lo anterior el documento queda disponible para que el personal de soporte proceda con la impresión del mismo. En el caso de las notas de débito y crédito el proceder es el mismo, siendo la única diferencia la selección del documento a emitir. 7.3 Impresión de documentos La impresión, revisión y distribución de documentos la realiza el Departamento de, para lo cual se han definido los siguientes horarios para cada área: Horario Impresión Horario de Distribución 10:15 am 11:10am 15:15 pm 16:10pm 17:15 pm 18:10pm 7.4 Revisión y Anulación de Documentos de Venta Una vez impresas las facturas, notas de crédito y notas de débito son revisadas por el Departamento de, para dar su aprobación al documento y su posterior distribución. Para anular un documento, el interesado debe solicitar esta acción al Jefe de Contabilidad y/o al Sub-Contador, quien debe tener todas las copias del documento y revisar si tributaria y contablemente se puede realizar. Una vez verificado lo anterior, procede con la anulación del documento. Para el caso de no tener todas las copias del documento, debe contar con la autorización de un Gerente. Luego de la anulación, puede acceder a la reemisión del documento si es que procede.

5 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 5 de Despacho de Facturas a Clientes Las copias de la factura que se deben enviar al cliente son las siguientes: Original: Cliente, Triplicado. Control Tributario, Los documentos que se adjuntan a la factura son: En el caso de las Declaraciones de Ingreso: DIN (copias Interesado e Interesado Banco Central) Fotocopia de Comprobante de Pago Electrónico (si hubo) Fotocopia de Conocimiento de Embarque Fotocopia de Factura Comercial Originales de Facturas, y copias u originales de Boletas u otro comprobante que acredite el pago de servicios por cuenta de clientes y que se haya cobrado en la respectiva factura. En el caso de las declaraciones de Salida de Mercancía: Documento Único de Salida o documento que evidencie productos embarcados. Originales de Facturas, y copias u originales de Boletas u otro comprobante que acredite el pago de servicios por cuenta de clientes y que se hayan cobrado en la respectiva factura. El envío de la factura al cliente se realiza en la forma que se haya convenido: por correo certificado, por mano, retira desde oficina, etc. 8. Registros 8.1 Ficha de Clientes 8.2 Facturas Afectas 8.3 Facturas Exentas 8.4 Notas de Débito 8.5 Notas de Crédito

6 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 6 de 9 9. Anexos Anexo 1: Ficha de Clientes 10. Modificaciones del Documento Se modifica el punto 7.3 quedando como departamento a cargo de la impresión y distribución. Se modifica el punto 7.4 definiendo que es quien distribuye luego de la revisión de los documentos de venta.

7 Procedimiento de Facturación REF: P-DC-04 Página 7 de 9 Anexo 1 Ficha de Clientes

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