MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: DG REV: 0 FECHA: 23/06/09 TITULO: MANUAL DEL MODULO DE REQUERIMIENTOS EN EXTRANET NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manual del Modulo de en Extranet OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Describir el funcionamiento de la Extranet de Oficialía Mayor, en particular para el Módulo de requerimientos y describir sus funciones. ÁREAS DE APLICACIÓN: Unidades administrativas que intervienen en el proceso: Dirección General. Dirección de Compras. Dirección de Procedimientos Jurídicos y Licitaciones Dependencias Formuló DIRECTOR DE INFORMÁTICA DE LA OFICIALÍA MAYOR Revisó REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Autorizó TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONS 1 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

2 La pagina de Oficialía Mayor. Para acceder a la página de Oficialía Mayor en la Red (Internet), se necesita tener en su equipo de cómputo un explorador de Internet, algunos de ellos son: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape, etc., el más común es Internet Explorer. Una vez ya en la pantalla de su explorador teclee la siguiente dirección que pertenece a la página de Oficialía Mayor. 2 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

3 Pantalla principal. En la pantalla principal (img. I) la opción para acceder a la Extranet de Oficialía Mayor, se encuentra en el menú principal ubicado en el lado izquierdo de la pantalla. La forma de acceder a la Extranet es con un clic con el botón izquierdo del ratón. Opción Extranet img. I 3 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

4 Pantalla de acceso En seguida se mostrará la pantalla de acceso a Extranet (img. II), para acceder debe iniciar una sesión y por lo tanto tener asignado un usuario y su contraseña. Usuario Contraseña img. II Si cuenta con ello, introduzca sus datos y presione el botón Entrar (img. III). img. III En caso contrario comuníquese a Oficialía Mayor al Departamento de Informática. 4 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

5 Página de Inicio A continuación se mostrará la Página de Inicio (img. IV), que muestra el nombre del usuario que inicio sesión, el menú principal y las Dependencias a las que tiene acceso. Menú Principal Usuario Dependencias img. IV Es importante mencionar que el listado del Menú principal (img. V) dependerá de las características y privilegios que tenga el usuario, así como también para el acceso a Dependencias. img. V 5 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

6 I.. Está opción contiene la información del control de, en la cual se puede realizar la captura y modificaciones de, el Reporte de, además la consulta de la Lista de Artículos Catalogados y la selección del Ejercicio. Las diferentes opciones de se encuentran ubicadas al centro de la pantalla (img. 1) y son: Captura de. Se capturara el encabezado y detalle del preliminar del Requerimiento, y queda pendiente la asignación de folio hasta su autorización. Modificación de. En esta opción se pueden realizar cambios en el encabezado y detalle de los preliminares que aún no han sido autorizados por el Director Administrativo. Autorización de. En esta sección se autorizan los requerimientos capturados y se genera el requerimiento que deberá ser firmado y enviado a la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor. en transito. En esta opción se pueden consultar los foliados que aún no han sido recibidos en la Dirección General de Adquisiciones. Reporte de. Muestra información y el estado de los seleccionados por el usuario. Lista de artículos catalogados. Muestra la lista de los artículos de la naturaleza seleccionada con información de descripción, unidad de medida y precio de los artículos. Seleccionar ejercicio. En esta opción se selecciona el ejercicio en el cual se desea trabajar. Por default el ejercicio a trabajar es el año en curso. 6 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

7 Menú de img. 1 7 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

8 1.- Captura de. En esta opción se capturara el encabezado y detalle del preliminar del requerimiento, y queda pendiente la asignación de folio hasta su autorización. Al estar en esta opción se mostrará la siguiente pantalla (img. 2), donde se solicita que se capture los campos para el encabezado del Requerimiento, los cuales son: 1. Dirección 2. Naturaleza 3. Catalogado, No Catalogado 4. Programa Subprograma, Fuente Financiera, Obra, Techo Financiero 5. Lugar de pago 6. Características 7. Origen de los Recursos 8. Domicilio de entrega de los bienes. Ver Anexo de para los menús que sean desplegables img. 2 8 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

9 Una vez capturados todos los datos presione el botón continuar (img 3). Dependiendo de la opción de Catalogado es como se mostrará la siguiente pantalla. Botón Continuar img. 3 Sí se selecciono Catalogado significa que el Detalle del Requerimiento se encuentra en un catálogo ya existente con su correspondiente descripción, por el contrario No catalogado el usuario tendrá que describir el producto con su descripción correspondiente (img 4 ). Catalogado img. 4 No Catalogado 9 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

10 Para ambos casos al terminar el detalle de Requerimiento hay que presionar el botón Agregar Partida (img. 5), y se mostrará la siguiente pantalla donde se irá enlistando cada detalle del Requerimiento que se vaya agregando. img. 5 Existe la opción de Modificar el Detalle de Requerimiento, dando un clic en el número del detalle que se encuentra subrayado (img. 6). img. 6 En este ejemplo se muestra como se modifica la descripción del producto y se corrige la palabra Transpaarente (mal capturada) por Transparente (img. 7). Una vez hecha la corrección se presiona el botón Actualizar partida para que se actualice el detalle del Requerimiento. img. 7 Además se tiene la opción de No Actualizar partida y Eliminar partida con sus botones correspondientes. 10 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

11 Una vez actualizada la partida presione el botón Finalizar para terminar con la Captura del Requerimiento (img. 8). img. 8 Presione Finalizar para terminar con la captura Al finalizar se mostrará la siguiente pantalla en donde aparece el Requerimiento Preliminar que contiene el encabezado y la lista del Detalle de Requerimiento (img.9). Para salir escoger otra opción hay que presionar el botón Regresar al menú. Presione para regresar al menú de img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

12 2.- Modificación de. En esta opción se pueden realizar cambios en el encabezado y detalle de los preliminares que aún no han sido autorizados por el Director Administrativo y se mostrará la siguiente pantalla (img. 10) en la que aparece un listado de los preliminares. Para modificar un requerimiento hay que dar un clic en link que es el Nombre de la Naturaleza y aparece subrayado. img. 10 Para modificar, presione en el link de Naturaleza del detalle de requerimiento img. 10 Una vez seleccionado el Requerimiento, se mostrará la primera pantalla que muestra el encabezado del Requerimiento y en donde se puede modificar dicho encabezado (img. 11). Presione el botón Continuar para seguir con la modificación. Botón Continuar img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

13 Y donde también se puede modificar el detalle de Requerimiento (img.12). Para terminar presione el botón Finalizar. Botón Finalizar Datos modificados img. 12 Una vez terminada la modificación del Requerimiento se mostrará la pantalla con el Requerimiento Preeliminar donde muestra el encabezado y detalle del Requerimiento modificado. Para seleccionar otra opción presione el Botón Regresar al menú (img. 13). img. 13 Seleccione para seleccionar otra opción 13 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

14 3.- Autorización de. En esta sección se autorizan los requerimientos capturados y se genera el requerimiento que deberá ser firmado y enviado a la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor. Y muestra la siguiente pantalla en donde aparece un listado de los Requerimiento que esperan Autorización (img. 14). Para Autorizar un requerimiento hay que dar un clic en link que es el Nombre de la Naturaleza y aparece subrayado. Para autorizar, presione en el link de Naturaleza del detalle de Requerimiento img. 14 Una vez seleccionado el Requerimiento, se mostrará la siguiente pantalla que muestra el encabezado del Requerimiento, el Detalle del Requerimiento y el Nombre de las personas que firmaran el Requerimiento (img. 15). 14 FORMATO: OM-DGA-SGC img. 15

15 En la pantalla anterior cuenta con 3 botones que son: Regresar a la lista. Realiza la acción de regresar a la lista de para Actualizar (img. 16). img. 16 Cancelar Requerimiento. Que Cancela el Requerimiento preliminar. Y muestra un mensaje de advertencia en el que pregunta si esta seguro de cancelar el requerimiento y con la opción de los botones Regresar a la lista y Cancelar Requerimiento (img. 17). Para continuar con la cancelación del Requerimiento Presionar si se desea cancelar la cancelación del Requerimiento img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

16 Autorizar Requerimiento. Que autoriza el Requerimiento. Una vez presionando el botón de Autorizar Requerimiento se mostrará la siguiente pantalla que contiene el encabezado del Requerimiento, el detalle del Requerimiento las firmas de quien autoriza el requerimiento, el formato y muy importante resaltar que contiene un número de folio del Requerimiento ya asignado (img. 18). No. de Folio Encabezado y detalle del Requerimiento Firmas Formato img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

17 4.- en Transito. En esta opción se pueden consultar los foliados que aún no han sido recibidos en la Dirección General de Adquisiciones. Y mostrará un Pantalla con un listado de los en transito, para acceder a ellos hay que dar un clic en el link de la Naturaleza del Requerimiento (img. 19 ). Para consultar, presione en el link de Naturaleza del detalle de Requerimiento img. 19 Una vez presionando el link se mostrará la pantalla que contiene el encabezado del requerimiento y el detalle del Requerimiento (img. 20). img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

18 5.- Reporte de. Muestra información y el estado de los seleccionados por el usuario. Se mostrará la siguiente pantalla (img. 21) donde se piden los Criterios para seleccionar los requerimientos a desplegar, que incluye el campo del día y al día (fecha), la Dirección y la Naturaleza. Una vez capturados los criterios de búsqueda se necesita presionar el botón Continuar para desplegar los. Presionar para desplegar el listado de los Fecha de captura del Requerimiento Dirección Naturaleza img. 21 La siguiente pantalla muestra el listado de los según la captura de los criterios anteriores (img. 22). img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

19 Se puede consultar por medio del link Número de folio que se encuentra subrayado y muestra la siguiente pantalla que contiene Requerimiento con su encabezado y detalle. (img 23). img. 23 Y también por medio del link de Naturaleza que se encuentra subrayado y muestra la siguiente pantalla que contiene el encabezado del Requerimiento y el estado actual del Requerimiento, además un link que contiene la Lista de órdenes de compra de este requerimiento. (img. 24) Encabezado Lista de Ordenes de Compra Estado Actual del Requerimiento img FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

20 CUADRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO PUESTO FIRMA FORMULÓ: DIRECTOR DE INFORMÁTICA DE LA OFICIALÍA MAYOR REVISÓ: REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION COORDINADOR DEL SGC APROBÓ: TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES COPIA No: ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES DE LA OFICIALÍA MAYOR ESTE DOCUMENTO NO DEBE SER REPRODUCIDO SIN AUTORIZACIÓN 20 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1